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SEGUNDA UNIDAD 46
Capítulo 6
Estudio administrativo
En los proyectos de inversión es necesario lograr las metas específicas que le dieron origen, tarea en la cual es imprescindible una buena administración. La administración utiliza una serie de pasos que en conjunto se denominan proceso administrativo, el cual comprende las siguientes etapas: Previsión. Planeación. Organización. Integración. Dirección. Control.
Proceso administrativo.
En la etapa de previsión se elabora un diagnóstico del ambiente donde
operará la organización para identificar los factores que limitan y permiten el desarrollo de la empresa; en el caso de los proyectos de inversión, antes de presentar un estudio detallado sobre él es necesario realizar este diagnóstico.
Planeación. En esta fase se fijan las políticas, procedimientos y
programas que deberá seguir la organización a fin de alcanzar sus objetivos generales o de alguna de sus áreas específicas, es decir, las distintas fases o acciones que se deberán seguir para el logro de los objetivos.
La organización comprende el estudio y diseño de aspectos como
jerarquías, funciones, obligaciones, responsabilidades, autoridad, líneas de comunicación, etc., es decir, cuestiones relacionadas con la actividad de los seres humanos que hacen funcionar la compañía y su interacción con el ambiente, con el propósito de optimizar la operación de la empresa.
En la etapa de integración se reúnen los elementos necesarios para 47
estructurar las operaciones de la organización; por ello, comprende actividades como el reclutamiento y la selección de personal, obtención de diversos activos como inmuebles, equipos, maquinaria, herramienta, materia prima, etc., aspectos intangibles (marcas, patentes, franquicias, permisos, licencias, etc.), es decir, se reúnen los elementos necesarios para que la empresa comience a operar.
Desde la dirección se ejerce directamente la autoridad, a través de
diversas actividades, como la coordinación y la supervisión del personal de la compañía, con la finalidad de obtener los resultados que contribuyan a la consecución de los objetivos.
Por último, el control se refiere específicamente a la revisión de los
resultados obtenidos en todas las etapas del proceso productivo para compararlos con los objetivos fijados previamente.
Estudio administrativo de los proyectos de inversión.
Los proyectos de inversión empresariales son desarrollados por las propias compañías, por lo general, en la estructura organizacional de la compañía se establecen las actividades específicas para el desarrollo de un nuevo producto. En el caso de que se requiriera fundar una compañía para el desarrollo del proyecto de inversión, es necesario establecer una estructura organizacional completa, tarea cuyo punto de partida es la integración legal de la empresa. En suma, los principales elementos que se consideran en el estudio administrativo de los proyectos de inversión son: La constitución jurídica de la empresa u organismo, así como los aspectos legales que afectan su funcionamiento. Diseño de la organización de la empresa.
Constitución jurídica de la empresa y aspectos legales que afectan su
funcionamiento.
Los ordenamientos jurídicos afectan a los organismos o empresas y, por
lo tanto, a los proyectos de inversión, ya que normalmente las empresas se constituyen para generar determinados productos y/o servicios. Por
responden solo hasta la parte de capital que se hayan comprometido a 49 aportar.
Otros trámites.
Existen proyectos de inversión que debido a su actividad requieren la autorización para el uso de patentes o proteger la exclusividad de fabricación de sus productos. Algunos ejemplos de patentes son: pilotes Franki, impresiones 3D para construcciones, etc.
Organización de la empresa.
En los proyectos de inversión, la organización consiste en proporcionar una estructura formal encaminada al logro de metas específicas; en este caso, al logro de producir-vender los productos y/o servicios que serán fabricados o prestados como resultado del proyecto de inversión. Existen varias definiciones de estructura organizacional. De las diversas definiciones de organización se desprenden las siguientes conclusiones, que resumen el acto de organizar y su importancia en los proyectos de inversión: Dota de una estructura a la empresa que desarrolla el proyecto de inversión. Define y establece las funciones de cada uno de los elementos humanos que integrará el personal que llevará adelante la compañía. Expone la responsabilidad, las obligaciones, la autoridad y contribución a los objetivos de todos los elementos humanos, así como de las diversas áreas de trabajo en el contexto global de la empresa. Permite construir la representación gráfica de la organización a través de un organigrama. Evita la duplicidad de funciones. Impide la fuga de las responsabilidades, ya que define con exactitud la contribución de cada elemento humano para el logro de los objetivos de la organización. Determina el número de personas que laborarán en la empresa. Permite incluir, en los estados financieros presupuestados, el gasto del
personal de la empresa mediante la cuantificación de sueldos y 50 prestaciones que percibirá cada trabajador. A partir del conocimiento de personal que trabajará en la empresa, permite cuantificar los activos que se usarán para que la empresa funcione de manera eficiente, como es el caso de materiales de ofi cina, equipo de cómputo, de transporte, etc. Permite incluir, en los estados financieros presupuestados, la inversión y gasto en equipos de oficina, cómputo y transporte relacionado con las funciones de las personas que integran la empresa. Cuando se lleva a cabo la organización de una compañía es necesario observar los principios de la unidad de objetivo y de eficiencia.
El principio de unidad de objetivo establece que una estructura es eficaz
si facilita la contribución de los individuos para el logro de los objetivos empresariales.
Por su parte, el principio de la eficiencia se observa en la medida que
la estructura organizacional facilita que el personal alcance los objetivos con el mínimo de costos o consecuencias imprevistas. Existen distintas maneras de organizar a las empresas, las cuales dependen de los criterios que se utilizan para establecer las diversas líneas de autoridad, responsabilidad, comunicación y funciones, es decir, las interrelaciones entre los diversos puestos. Por lo general, las relaciones entre los diferentes puestos se presentan
de manera gráfica en los organigramas , en los cuales cada rectángulo
representa un puesto que se une con líneas a otros rectángulos que corresponden a otros puestos. En cada uno de los cuadros se muestra el nombre del puesto, mientras que las líneas que los unen representan la línea de autoridad, responsabilidad y comunicación. Los niveles jerárquicos parten de arriba hacia abajo (en el caso de los organigramas verticales), el nivel uno es la máxima autoridad, el director o gerente general, a partir del cual, se establecen los demás niveles. Dadas estas relaciones, a continuación se enlistan las diferentes maneras de organizar o agrupar los organismos o empresas:
mercadotecnia, producción) lleva a cabo los procesos de todas las 52 líneas de productos que la empresa fabrica. Organización territorial. Este tipo de arreglo es utilizado, principalmente, por las empresas que tienen activos físicamente dispersos, pero también es empleada por las empresas que realizan actividades similares en diferentes áreas geográficas, por ejemplo las
comercializadoras, que tienen plazas de venta en diferentes estados 53 de un país o en varios países. Organización por producto. En este tipo de organización, las funciones se agrupan en departamentos específicos para cada proyecto, a cada uno de los cuales se les asigna áreas funcionales específicas para uso exclusivo. Este tipo de organización tiene una forma opuesta a la organización matricial, ya que en esta última se utilizan las áreas funcionales de manera común para todos y cada uno de los proyectos. Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa típicamente organizada. Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones de autoridad con la posición en la empresa.
Diseño de la organización.
Un requisito indispensable en el proceso de diseñar la organización de las empresas es hacer un inventario de las actividades necesarias para el logro de los objetivos.
El desarrollo de las actividades depende de varios factores que agilizan
u obstaculizan el logro de los resultados deseados, por ejemplo, la tecnología que se usa, ya que en la medida que se utilice más y mejor tecnología se requerirá de menos personas para operar las empresas, sin
