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LECCION 2
FORMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS
Esta es una de las características más importantes de una planilla de cálculos. Permite establecer relaciones entre constantes, funciones y referencias a celdas de una forma fácil y accesible.
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos pudiendo utilizar los valores de las hojas de cálculo. Una fórmula siempre comienza por un signo igual (=). Por ejemplo: si la celda activa es B6 y allí escribimos =2+4, el resultado será 6 y es el valor que quedará almacenado en esa celda.
Una fórmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes.
INGRESAR DATOS EN UNA FÓRMULA
Veamos un ejemplo:
A B C D E 1 2 10 20 3 4 5 6 7
- En la planilla que se muestra, se ubica el cursor en la celda C2 y se escribe el signo =.
- Se pica con el mouse en la celda A2. El usuario notará que automáticamente en la celda C2 Excel escribió A.
- Se escribe el signo +
- Se pica con el mouse en la celda B2. El usuario notará que automáticamente en la celda C2 Excel escribió B.
- La fórmula se ha completado (=A2+B2). Finalmente se pulsa Enter o Intro y Excel mostrará el resultado de la fórmula, en este caso 30.
En la celda C2 se muestra el resultado de la fórmula escrita. Este es el método más cómodo y más utilizado para ingresar fórmulas de estas características. También pueden ser ingresadas escribiendo con el teclado la totalidad de los caracteres, lo cual no es tan práctico y es mayor la probabilidad de cometer errores.
Si se cambia el valor de una de las celdas A2 o B2, automáticamente cambiará el valor de la celda C2, dado que su valor depende de los valores de estas celdas. Este recálculo automático es una característica muy importante en una planilla de cálculos.
COMPONENTES DE UNA FÓRMULA
La siguiente imagen muestra los componentes de una fórmula:
- Signo igual : toda fórmula comienza con un signo igual.
- Funciones : se pueden incluir en una fórmula. En el ejemplo de la figura, la función Raíz(144) calcula la raíz cuadrada de 144.
- Operadores : establecen las relaciones entre los componentes de una fórmula.
El operador ^ eleva un número a la potencia que indique el número que se
encuentre a su derecha. En el ejemplo es 3. El operador * (asterisco)
multiplica.
- Referencias : es posible incluir referencias. B6 representa el valor de la celda B6.
- Constantes : son números o textos escritos directamente en una fórmula, por ejemplo: 2.
Las funciones , como se explica en un apartado posterior, son fórmulas predefinidas
que se incluyen en Excel para facilitar al usuario los cálculos que desee hacer.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculos e
indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se utilizarán en una fórmula.
= Raíz(144) * B6^
Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los cálculos con los
siguientes operadores:
Operador de referencia Significado (Ejemplo)
: (dos puntos)
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) , (coma) Operador de unión que combina una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))^ varias referencias en
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
; (punto y coma) Separador de argumentos en funciones.
ALGUNOS EJEMPLOS DE FÓRMULAS
Fórmula Resultado Descripción
= 100+5 105 Suma = 100- 5 95 Resta = 1005 500 Multiplicación = 100/5 20 División = 100^2 10.000 Exponenciación = A25 50 Suponemos A2= = (A2+B2+C2)/3 20 Promedio. Suponiendo A2=15, B2=20, C2=
Importante: Una de las características más importantes y poderosas de las planillas
de cálculos es el recálculo automático que se realiza cuando el valor de una referencia involucrada en una fórmula cambia. Si se toma el ejemplo de la fórmula A2*5, y se cambia el valor en la celda A2 por 2, automáticamente el valor del resultado de la fórmula se recalculará y será 10. Esto se aplica desde los más simples esquemas hasta los más complejos, y permite al usuario, entre otras cosas, hacer variaciones con los datos para comprobar la incidencia en los resultados finales. Lógicamente, cualquier cambio sobre datos que se utilicen para realizar cálculos, implicará que Excel recalculará todas las operaciones que deriven de esos datos, relevando al usuario de esta tarea.
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Fórmulas que se encuentra en el archivo Lección 2 – Ejercicio 1.xls
MODIFICAR FÓRMULAS
Ubicando el cursor en la celda que contiene la fórmula a modificar, Excel mostrará en la barra de fórmulas la expresión en esa celda, como se muestra en la siguiente figura:
Colocando el puntero del mouse en la barra de fórmulas, podremos modificarla escribiendo los cambios necesarios. Se debe notar que cuando se modifica una fórmula se marcan con un recuadro de color a todas las celdas involucradas, pudiéndose ir a modificar directamente, en forma gráfica, a esos recuadros y desplazarlos o modificarlos de manera de cambiar las referencias por medio del mouse, como se muestra a continuación:
Ver las celdas involucradas puede ayudar a detectar posibles problemas en la fórmula. Más adelante se estudiará que se puede recurrir a herramientas para realizar revisiones con más detalle.
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Fórmulas que se encuentra en el archivo Lección 2 – Ejercicio 1.xls
ESCRIBIR UNA FUNCIÓN
Cuando se desea utilizar una función, esta se puede escribir directamente, lo cual tiene el inconveniente que requiere del usuario conocer la sintaxis exacta. Para ayudar a los usuarios que no cumplen este requisito se puede utilizar el Asistente para insertar funciones. Las funciones se encuentran agrupadas en categorías:
Financieras Fecha y hora Matemáticas y trigonométricas Estadísticas Búsqueda y referencia Base de datos Texto Lógicas Información Cubo
También se incluyen en la lista
Usadas recientemente Todas
Cuando se elige utilizar una función por el método descripto en el párrafo anterior, se abrirá un cuadro de diálogo llamado Asistente insertar funciones, que es particular para cada función. Este asistente ayudará y guiará al usuario para escribir los datos en forma correcta. Asimismo, se suministra información sobre los datos que deben ser ingresados en cada campo del asistente
CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE PARA INSERTAR FUNCIONES
Es importante entender el funcionamiento de este asistente ya que se utiliza con mucha frecuencia. Para mostrar su funcionamiento utilizaremos el siguiente ejemplo:
A B C D E 1 2 10 3 20 4 30 5 10 6 40 7 60 8
Se desea calcular el promedio de los números contenidos en las celdas desde la A hasta la A7 y el resultado colocarlo en la celda A8. Primeramente se debe seleccionar la celda A9. Luego se debe oprimir el botón fx en la barra de fórmulas. A continuación se presentará el asistente para insertar funciones:
En este primer cuadro de diálogos se debe indicar la función a utilizar. Para ello se tienen varias alternativas:
- En el campo buscar se puede escribir una palabra que describa a la función. Si la palabra escrita es promedio , el cuadro de diálogos presentará, entre la lista de funciones, la función promedio. Seguidamente se debe picar sobre el nombre de esta función y luego en el botón aceptar.
- Desplegar la lista para seleccionar una categoría. Una vez seleccionada la categoría, en la lista de funciones se presentarán todas aquellas pertenecientes a esa categoría. Se debe picar en el nombre de la función elegida y luego en el botón aceptar.
INGRESAR DATOS EN LOS CAMPOS DEL ASISTENTE PARA INSERTAR
FUNCIONES:
Los datos se pueden escribir tecleándolos en forma directa o marcando las celdas en la hoja de cálculos por medio del mouse. En caso de utilizar este último método, se deberán seguir los siguientes pasos:
Picar en el botón contraer que se encuentra a la derecha del campo que se está utilizando, de manera de minimizar el cuadro de diálogo y acceder a la hoja.
Sobre la hoja, se deberán seleccionar con el mouse (picando y/o arrastrando) las celdas requeridas. Una vez seleccionadas convenientemente, se debe oprimir Enter. Luego se reestablecerá el cuadro de diálogo, mostrando el resultado de la acción anterior.
Si fuese necesario, se ingresarán otros datos en los restantes campos del cuadro de diálogo.
Al finalizar el ingreso de datos se picará en el botón Aceptar.
Para nuestro ejemplo, se seleccionará el grupo de celdas contiguas entre A2 hasta A7, de modo que el cuadro de diálogo contenga los siguientes datos:
Picando en el botón Aceptar del cuadro, en la celda A9 se obtendrá el valor promedio de las celdas elegidas. (promedio=30 en este caso)
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones – 1 que se encuentra en el archivo Lección 2 – Ejercicio 2.xls
MODIFICAR UNA FUNCIÓN
Para modificar una función se puede seguir el siguiente procedimiento:
Seleccionar la celda en donde se encuentre la función. La función aparecerá en la barra de fórmulas. Se podrá modificar ahora a la función de varias maneras
- Llevando el cursor a la barra de fórmulas se pueden realizar los cambios que sean necesarios.
- Haciendo doble clic en la celda, en lugar del valor aparecerá la función, pudiéndose corregir la expresión que se encuentra en la misma celda.
5. Oprimiendo el botón fx que se encuentra en la barra de fórmulas.
Seguidamente se abrirá el asistente para insertar funciones, ver figura anterior. Allí se podrán modificar los valores en los campos tal cual se indicó en el apartado “Cómo utilizar el asistente para insertar funciones ”.
- Llevando el cursor a la barra de fórmulas o haciendo doble clic sobre la celda en donde se encuentra la función, Excel marcará con unos recuadros a todas las celdas involucradas en la función. Dichos recuadros pueden modificarse moviendo los ajustadores de tamaño. Esto provocará la modificación de las celdas que participen en la función.
El botón autosuma
En las fichas Inicio y Fórmulas se encuentra el botón autosuma cuyo ícono es.
Es otra forma de utilizar la función Suma y Excel lo llama autosuma. Cuando se oprime este botón, se ingresa la función sumatoria o autosuma que es una de las más utilizadas. Esta función permite sumar el contenido de un rango de celdas. Tiene la particularidad de proponer al usuario el rango de celdas que se encuentra más cercano a la celda en donde se insertará esta función. El rango propuesto se muestra dentro de un recuadro de líneas de trazos en movimiento. Si es necesario, se puede modificar este rango arrastrando las líneas con el mouse. Finalmente se debe oprimir Enter.
A la derecha del botón autosuma, se ha incluido un botón cuyo ícono es una flecha hacia abajo, el cual permite desplegar un menú de funciones de uso frecuente: suma, promedio, cuenta, máximo y mínimo. La inclusión de esta opción permite acceder rápida y directamente a esas funciones de manera de agilizar el trabajo.
Nota : cuando alguna función detecta que a su criterio, no se han incluido todas las celdas adyacentes posibles, muestra un mensaje de advertencia mediante una llamada. Picando en esta llamada se accede a una descripción del posible error y la forma de solucionarlo.
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones – 2 que se encuentra en el archivo Lección 2 – Ejercicio 2.xls
Situando el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, se notará que la forma del puntero cambia de una cruz blanca a una negra. Esto significa que podemos propagar la fórmula de la celda, simplemente arrastrando el controlador de celda para abarcar otras celdas (en este caso el rango desde D3 hasta D5). Inmediatamente en las celdas mencionadas veremos el resultado del producto de las celdas B y C de su misma fila. Seleccionando las celdas de la columna D , se notará que la fórmula de cada celda, que aparece en la barra de fórmulas, es la misma fórmula de producto de la primera celda, pero han cambiado los números de referencia. Es decir que seleccionando la celda D4, la fórmula que se verá será =B4+C4. Este tipo de copiado se debe a lo que se llama en Excel direccionamiento relativo.
Se puede copiar una fórmula en otra celda mediante los botones de copiar y pegar. Este tipo de copia se realizará utilizando el direccionamiento relativo mencionado anteriormente. Es decir: si la celda D2 contiene la fórmula =B2+C2 y es copiada a la celda D10, esta última celda contendrá la fórmula =B10+C10.
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones – 3 que se encuentra en el archivo Lección 2 – Ejercicio 2.xls
Direccionamiento absoluto
Ya hemos visto que el direccionamiento relativo tiene ventajas y se puede utilizar en diversas situaciones. Pero en otras ocasiones, es necesario que la referencia a una celda sea siempre la misma. En ese caso la celda debe escribirse con signos $ antes de cada coordenada. Por ejemplo si deseamos referenciar con direccionamiento absoluto a la celda F8 deberemos escribirla como $F$8. Excel, para facilitar esta escritura permite que escribamos la referencia normalmente, F8 en nuestro caso, y luego oprimamos la tecla de función F4. Eso transforma a F8 en $F$8.
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones – 4 que se encuentra en el archivo Lección 2 – Ejercicio 2.xls
