Generalidades Tema 1 procesos estructurales, Monografías, Ensayos de Administración de Empresas

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Tecnológico Nacional de

México

Lic. en Administración

TEMA 1.

GENERALIDADES

Procesos Estructurales

Índice

• Introducción
• 1. Generalidades
  • organización. 1.1 Concepto de diseño organizacional y su importancia en el desarrollo de la
  • 1.2 El enfoque sistémico de la organización
    • 1.2.1 Sistemas abiertos.
    • 1.2.2 Teoría del caos.
    • 1.2.3 Subsistemas organizacionales
  • 1.3 Dimensiones del diseño de la organización: Estructurales y Contextuales.
    • 1.3.1 Niveles de diseño, nivel empresa y nivel operativo.
  • 1.4 Ambiente externo
    • 1.4.1 Dominio ambiental.
    • 1.4.2 Incertidumbre ambiental.
    • 1.4.3 Adaptación a la incertidumbre ambiental..................................................................
• Casos prácticos
  • Coca-Cola
  • Starbucks
  • McDonald’s
• Síntesis.............................................................................................................................................
• Fuentes bibliográficas

1. Generalidades

1.1 Concepto de diseño organizacional y su importancia en el

desarrollo de la organización.

Diseño organizacional

“Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor”. Chavenato.

El diseño organizacional es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad.

Importancia

Los gerentes de hoy en día se encuentran presionados ante la búsqueda de formas nuevas, mejorar la coordinación y la motivación de sus trabajadores para poder aumentar el valor de la empresa.

Es por ello, que el diseño organizacional es un factor altamente importante en las organizaciones ya que permite formalizar los procedimientos dentro de la misma, da una guía, permite la integración de las personas, proporciona la información y mejora la tecnología utilizada en una organización. Además, son capaces de estructurar con sinergia las distintas unidades de trabajo, es decir, busca otorgar las condiciones para que una compañía pueda operar con eficiencia en su día a día.

El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

“Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor”. Chavenato.

1.2 El enfoque sistémico de la organización

El enfoque sistémico se ha utilizado para facilitar el estudio de las relaciones entre individuos y organizaciones. Las organizaciones como sistemas son un todo, hay que visualizarlos como sistemas y un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que requiere del ambiente para sus necesidades.

Las organizaciones como sistemas cuentan con las siguientes características:

Un propósito: Tienen una finalidad específica. Globalismo o totalidad: Todas sus partes son interactuantes y la falta de algún elemento sería caótico. Un objetivo: Hacia donde se dirige la organización.

1.2.1 Sistemas abiertos.

Un sistema abierto debe saber interactuar con el ambiente para salir adelante, necesita sus recursos y ayuda del ambiente, no puede aislarse debe cambiar y adaptarse de manera continua. Un sistema abierto se preocupa por lo que sucede con sus clientes, proveedores y competidores; no le tiene miedo al cambio.

La organización como sistema abierto es aquel que está integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.

Características de los sistemas abiertos:

INTERACCIÓN CON EL ENTORNO. Son los intercambios que hace la organización buscando recursos fuera para ingresarlos a fin de lograr su supervivencia.

SINERGIA. La suma de todas las acciones ejecutadas por la organización es mayor que el resultado de las acciones individuales de cada una de sus partes.

Equilibrio económico. Es el proceso de mantener la estabilidad a través de la consecución de recursos en el entorno, la producción de bienes y servicios que son adquiridos por los clientes.

donde los individuos puedan desarrollar su potencial de desarrollo profesional y, también puedan vivir su vida con plenitud y dignidad. Para lograr esto el gerente debe comprender, con profundidad, la naturaleza de los individuos, sus percepciones de la realidad en un mundo cada vez más complejo.

La teoría del caos estudia la sensibilidad a condiciones iniciales de algunos sistemas, es decir, de aquellos sistemas en los que un pequeño cambio, puede generar grandes consecuencias.

La ciencia del caos se centra en los modelos ocultos, en los matices, en la «sensibilidad» de las cosas y en las «reglas» sobre cómo lo impredecible conduce a lo nuevo. En la teoría del caos existen tres conceptos claves transversales, el control, la creatividad y la sutileza.

La teoría del caos es un paso adelante, no un alejamiento, hacia nuestro conocimiento de la naturaleza. Por supuesto, a medida que comenzamos a interiorizarnos y a entender las áreas de la naturaleza que previamente no entendíamos, los viejos conceptos ya no encajan de la manera que lo hacían.

CONTROL

Los individuos que conocen la teoría del caos saben muy bien que la obsesión de “mantener el control” es una entelequia. Saben que los sistemas caóticos no son predecibles, manipulables y controlables y que, en lugar de resistirnos a las incertidumbres de la vida, lo que deberíamos hacer es aceptarlas.

CREATIVIDAD

Cuando aceptamos la incertidumbre, como una característica de la vida, cuando aceptamos el caos, es entonces que aparece la creatividad, las ideas fluyen libremente, pero, estas tienen su tiempo para nacer y su tiempo para morir. Eso es el caos: muerte y nacimiento, destrucción y creación al mismo tiempo.

SUTILEZA

Aceptar la incertidumbre y permitir que fluya la imaginación, nos permitirá, al mismo tiempo, poner atención a las pequeñas sutilezas, a los pequeños detalles que pueden provocar cambios significativos en las personas.

“El caos se refiere a una interconexión subyacente que se manifiesta en acontecimientos aparentemente aleatorios.” John Briggs & F. David Peat

Para la teoría del caos la realidad es una mezcla entre azar y determinismo. En las organizaciones las conductas de los hombres es una mezcla de incertidumbre (probabilidad azar) y determinismo. La teoría del caos promueve el cambio y la inestabilidad (retroalimentación positiva), establece las relaciones de covarianza cuando una variable aumenta también lo hace la otra, es decir, que a partir de pequeños cambios, se generan grandes cambios (efecto mariposa) o grandes cambios producen pequeñas modificaciones. En la vida surgen hechos intrascendentes, sin embargo pueden cambiar nuestra vida.

La teoría del caos nos dice que la realidad la debemos conocer fractalmente. Los fractales son generados por sistemas dinámicos no lineales y son muy útiles en la toma de decisiones.

1.2.3 Subsistemas organizacionales

Los subsistemas de organización son todas las partes de una organización que funcionan juntas para un propósito común (para que la operación funcione con éxito).

Por lo tanto, los departamentos de una organización actúan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseño de la organización, estos pueden ser:

ENLACE SOBRE LOS LÍMITES: Manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. Estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios.

PRODUCCIÓN: El subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. Este subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes.

MANTENIMIENTO: Están dirigidos a mantener la estabilidad y la capacidad de producción en la organización mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento.

ADAPTACIÓN: Es responsable del cambio organizacional, detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos. También es responsable de la creación de las innovaciones y ayudar a la organización a cambiar y adaptarse.

1.3 Dimensiones del diseño de la organización: Estructurales y

Contextuales.

Dimensiones estructurales

Describen las características internas de una organización, establecen las bases para medir y comparar a las organizaciones. Algunas son:

1. Formalización: Representa la cantidad de documentación escrita en la organización. La documentación incluye procedimientos, descripción de funciones, regulaciones y manual de políticas. 2. Especialización: Es el grado por el cual las tareas organizacionales son subdivididas en funciones separadas. 3. Estandarización: Es la extensión en la cual actividades con trabajos similares son desarrolladas de una manera uniforme. 4. Jerarquía de autoridad: Describe quién reporta a quién y el tramo de control de cada administrador. 5. Complejidad: Se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización. La complejidad puede ser medida a lo largo de tres dimensiones: vertical, horizontal y espacial. 6. Centralización: Se refiere al nivel jerárquico que tiene una autoridad para tomar una decisión. 7. Profesionalismo: Es el nivel formal de educación y entrenamiento de empleados. 8. Razones de personal: Se refiere a la designación de personas a varias funciones y departamentos.

Dimensiones contextuales

Caracterizan a toda la organización incluyendo el tamaño, la tecnología, el ambiente externo y los objetivos, representan un conjunto de elementos en la que hacen las estructuras y los procesos de trabajo. Estas son:

1. Tamaño: Es la magnitud de la organización representada por el número de empleados. 2. Tecnología organizacional: Es la naturaleza del subsistema de producción, e incluye las acciones y técnicas usadas para cambiar las entradas de la organización en salidas. 3. El ambiente externo: Incluye los elementos fuera de los límites de la organización.

4. La estrategia y objetivos de la organización: Definen el propósito y técnicas competitivas que las diferencian de otras organizaciones similares. 5. La cultura de la organización: Es el fundamento de un conjunto de valores claves, creencias, entendimientos y normas que comparten los empleados.

1.3.1 Niveles de diseño, nivel empresa y nivel operativo.

El término “control por niveles” se utiliza para definir, cuantas personas dependen de un Director General (Director de División, Director de Departamento, etc.). Con el control por niveles se sabe dónde se sitúa el gerente desde el punto de vista lineal, es decir, qué lugar ocupa en el organigrama de la organización, sin especificar el contenido de sus cometidos funcionales o personales.

El control por niveles podrá variar en función de las características y circunstancias de la organización, su tamaño o dimensión, el grado de competencia dentro de los valores de la organización y el grado de complejidad tecnológica de la misma.

No existen controles por niveles ideales para cada circunstancia, pero si se puede identificar los factores a tener en cuenta para un control adecuado a todos los niveles de la empresa.

Una empresa con un estilo de gestión “orgánica” que propicia las comunicaciones fluidas y la responsabilidad de los comités de trabajo, estará habituada a trabajar en equipo, compartiendo responsabilidades. Este tipo de estructura permitirá un excelente control por niveles, favoreciendo la marcha eficiente de la empresa. Si el control por niveles es demasiado complejo, los subordinados sentirán frustración al no poder acceder fácilmente a sus mandos superiores por estar éstos con problemas de tiempo y excesiva carga de trabajo, sobre todo en las áreas bajo su control que no han sido delegadas.

El control por niveles y las estructuras

Algunos consultores de gestión, han determinado que el número ideal de colaboradores que deben depender de un gestor superior es de cinco o seis. Dependerá en gran medida la naturaleza del departamento y de las funciones o trabajos a realizar. En el departamento de Contabilidad, por ejemplo, donde el trabajo es reiterativo, el control por niveles funciona eficazmente porque el jefe de departamento puede delegar en su personal y estos realizar los trabajos sin controles exhaustivos.

1.4 Ambiente externo

El ambiente externo son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de una compañía, tales como competidores, clientes, gobierno y economía.

El ambiente externo se caracteriza por:

Cambios muy repentinos El Impacto de las tecnologías de información y la Comunicación (TIC’s) La globalización Cambios sociales

Este ambiente a su vez está dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o indirectas conocidas como Microambiente y Macroambiente.

Microambiente

Son todos aquellos aspectos o elementos que están relacionados permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias como en los resultados.

Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los elementos que conforman el microentorno de una organización.

Macroambiente

Se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. El macroambiente estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo que la organización debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto.

Los factores socio culturales, factores tecnológicos, factores económicos, factores político legales, y factores son claros ejemplos del macroambiente.

1.4.1 Dominio ambiental.

Las organizaciones deciden en que negocio estar, en que mercado entrar y que proveedores, bancos, empleados o sitios utilizar y su dominio puede cambiar. La organización puede buscar nuevas relaciones en el entorno y desechar las antiguas. Una organización puede tratar de encontrar un dominio donde haya poca competencia, pocas regulaciones gubernamentales, clientes adinerados y barreras para mantener fuera a la competencia.

El dominio ambiental de la organización define el espacio en el ambiente externo donde la organización va a interactuar para el logro de sus metas, por ejemplo, el tipo de mercados y servicios.

Podemos conceptuar y analizar seis dominios ambientales que influencien las actividades de una organización: dominios económicos, políticos, sociales, tecnológicos, competitivos y físicos. Algunas organizaciones pueden tener factores en cada uno de estos seis dominios. Otras organizaciones pueden tener factores en solamente un dominio. Sin embargo, los encargados deben estar bien informados sobre cada domino. Los cambios en el ambiente pueden transformar dominios.

Las organizaciones muchas veces intentan cambiar el entorno. Hay cuatro técnicas para influir o cambiar el dominio del entorno de una empresa.

Actividad Política, Regulación: La estrategia política puede utilizarse para reducir barreras gubernamentales en contra de nuevos competidores. Asociaciones Comerciales: Gran parte del trabajo para influir en el entorno se logra junto con otras organizaciones que tienen intereses similares. Actividades Ilegitimas: Ciertas condiciones, como bajas utilidades, presión por parte de los altos directivos o recursos escasos en el entorno pueden llevar a los directivos a adoptar comportamientos que no se consideran legítimos. Modelo Integrado organización – entorno: La incertidumbre es mayor se resuelve a través de una mayor flexibilidad estructural y la asignación de departamentos y funciones adicionales de frontera. Cuando la incertidumbre es baja. Las estructuras directivas pueden ser más mecánicas y el número de departamentos y funciones de fronteras es mínimo.

1.4.2 Incertidumbre ambiental. Corresponde a los sectores con los que la organización se enfrenta día a día. Significa que quienes toman decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales.

Casos prácticos

Coca-Cola

Presidente: Es la persona que está a cargo de toda la organización, siendo la máxima autoridad debe responder por cada uno de los departamentos y debe velar por el correcto funcionamiento de toda su región. Vicepresidente : Es la mano derecha del presidente ayuda en la gestión de toda la organización, puede llegar a relevar al presidente en el caso de que no se encuentre. Jefe de producción: Encargado de velar por todo lo relacionado con la producción y sus sub-departamentos, como lo es el área de maquinaria, calidad e inventarios de mercancías en proceso y terminadas. Es la máxima autoridad en el ámbito de la producción de Coca Cola a nivel regional. Gerente industrial: El gerente industrial junto con sus subordinados tienen la función de responder por el mantenimiento y correcto funcionamiento de la maquinaria ante su jefe de área. Gerente de recursos: Esta área debe responder por el stock de inventarios, así como por las compras de insumos. Gerente de calidad: Al ser una empresa tan prestigiosa, Coca Cola mantiene uno elevados estándares de calidad, esta área debe velar porque en ningún momento la calidad de los procesos y productos se vean afectadas. Auxiliar de calidad: Jefe financiero: Encargado de toda la parte contable y financiera de la empresa, con el objetivo de medir el rendimiento económico de la misma, el jefe financiero debe presentar informes constantemente sobre la salud financiera de la organización. Jefe de marketing: Coca Cola es una empresa que gasta una suma importante en publicidad, en el año 2018 la empresa gastó casi los 1000 millones de dólares en marketing, este equipo de velar porque cada moneda invertida valga la pena para la organización impactando al público. Recursos humanos: Toda empresa grande o mediana debe contar con un departamento de recursos humanos y el Organigrama de Coca Cola no es la excepción, debido a sus altos estándares de calidad el personal de la organización que allí labora debe ser altamente competitivo.

Organigrama

Ambiente externo

Macroambiente

Política. Cuando coca cola decidió entrar en un país para distribuir los productos, Coca Cola fue el seguimiento de las políticas y regulaciones de cada país. Por ejemplo, al entrar los musulmanes país como Indonesia o Malasia, Coca Cola siguió con la regulación de la políticas de este país. En este caso, la Coca Cola no tiene problemas políticos en esta materia. Económica. Coca Cola también tienen un bajo crecimiento en el mercado de bebidas carbonatadas (en América del Norte). El crecimiento del mercado fue del 1% en 2004. Para estimular el crecimiento, Coca Cola había pasado gran presupuesto de publicidad para apoyar en el consumo de los clientes potenciales y de la competencia. Tecnológico. Debido a la tecnología en desarrollo, Coca-Cola ha avanzado la tecnología en la producción de los productos. La empresa Coca-Cola hizo innovaciones dando sabores nuevos para los consumidores, como la Coca-Cola sabor a cereza, Coca-Cola Diet, Coca-Cola Zero, Coca-Cola con limón, y otra. Pero, los clientes todavía prefieren el sabor original, que es la tradicional, se puede ver por las altas exigencias de las ventas del sabor tradicional.

Microambiente

Starbucks

Organigrama

Ambiente externo

Microentorno

Clientes: Los clientes de Starbucks son diversos tipos de personas, todo depende de la hora para ver el tipo de clientes que llegan a sus instalaciones, ya sea oficinistas por la mañana degustando el café de la mañana o un grupo de jóvenes por tarde que van a socializar, pero en si lo que los clientes buscan no son sus productos sino el buen servicio que les dan y forma en las que tienen sus instalaciones. Competencia: Starbucks tiene una larga lista de competidores, comencemos por analizar los competidores indirectos como lo son las compañías que hacen productos para preparar el café como Nescafé que ofrece una amplia línea de productos que ofrecen distintos tipos de cafés por mencionar el de vainilla, chocolate, menta, que se ofrecen en sobres individuales. Proveedores: Starbucks siempre busca los proveedores locales del país donde se encuentre en el caso de México, se buscan proveedores de café locales y de América latina, también se proveen de Tetra Pack para sus envases, Sancor como proveedor de lácteos y Stapler.

Macroambiente

Económico: La situación económica que enfrenta la población México no está en su mejor posición ahora, la mayoría de las personas están a base de un sueldo el cual apenas les alcanza para llevar el día a día, esta es una situación que la mayoría de los mexicanos enfrentan, debido a esta situación los productos van dirigidos a un nicho de mercado el cual son las personas de alta y media – alta sociedad, que son las personas que reciben un ingreso económico más alto al de la mayoría, ya se sabe que los

productos de Starbucks tienen un precio muy elevado en sus productos, los cuales son más accesibles para el tipo de personas que antes mencione. Tecnológico: No es novedad que en los establecimientos de Starbucks cuenten con equipos tecnológicos apropiados y sofisticados para brindar un excelente servicio a todos sus clientes ya que cuenta con wifi libre haciendo de la visita de sus clientes una experiencia grata.

Adaptaciones

Los individuos, los grupos y la sociedad como un todo cambian constantemente en función de lo que consideran formas deseables y aceptables de vida y de comportamiento. Tales modificaciones pueden incidir profundamente en las actitudes de los individuos hacia los productos y haca las actividades de mercadeo. En el caso de Starbucks maneja un tipo de consumidores que generalmente son personas con educación, capacitadas con un cierto nivel cultural y social a su vez.

Starbucks observa una tendencia de crecimiento que avanza de la mano de los centros comerciales. Por ello, es importante desarrollar estrategias únicas y elaboradas que se adapten al concepto de la empresa y sus consumidores. Esta es la clave, conocer muy bien su concepto para manejarlo de manera favorable.

Una de las maneras de adaptarse, es a través de innovar en sus bebidas, productos y cafeterías. Desde renovaciones exteriores hasta el interior de cada taza de café. Esto puede ser partiendo de las estrategias de añadir distintos sabores a su menú, bebidas de temporada, además de crear postres especiales para acompañar y con ello adoptarse a los cambios.