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DOCUMENTO DE CARACTERIZACION DE PROCESOS Y EMERENCIA ANTE DESASTRES
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha
Instructivo levantamiento de procesos operativos [NOMBRE DE LA ENTIDAD EMPLEADORA] I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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**1. INTRODUCCIÓN AL INSTRUCTIVO......................................................................... 2
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2. INFORMACIÓN DEL PROCESO 2.1. Descripción Entendiendo que los procesos operativos o también denominados procesos de negocio corresponden a un conjunto estructurado y medible de actividades diseñadas para producir un producto o servicio especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en cómo se ejecuta el trabajo dentro de la entidad empleadora, en contraste con el énfasis en el qué, característico de la focalización en el producto. Los procesos contienen actividades con propósitos, es ejecutado colaborativamente por un grupo de personas trabajadoras de distintas especialidades, con frecuencia cruza las fronteras de un área funcional. Por lo anterior, el levantamiento y análisis de estos procesos es fundamental para la etapa de identificación de peligros, como una forma de representar la realidad de la manera más exacta posible de la entidad empleadora, a partir de la identificación y descripción de las diferentes tareas que se realizan en ella para lograr un determinado resultado (producto o servicio). I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 3.1. Responsable de Gestión de Riesgos de SST Levantar los procesos operativos generales de la entidad empleadora Comunicar los procesos levantados [Otras responsabilidades] 3.2. Responsable del centro de trabajo Conocer los procesos generales levantados y validarlos a nivel de centro de trabajo Participar en el desarrollo de observaciones y entrevistas, así como en la diagramación de los procesos del centro de trabajo Actualizar cuando corresponda el registro de los procesos levantados en el centro de trabajo [Otras responsabilidades] 3.3. Jefaturas directas Conocer los procesos generales levantados y validarlos a nivel de áreas/puestos de trabajo Participar en el desarrollo de observaciones y entrevistas, así como en la diagramación de los procesos de las áreas/puestos de trabajo Actualizar cuando corresponda el registro de los procesos levantados en las áreas/puestos de trabajo [Otras responsabilidades] I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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4. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO El levantamiento de procesos para la identificación de peligros de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es una actividad fundamental para asegurar un ambiente laboral seguro y saludable. Esta práctica implica la recopilación detallada de información sobre los procesos, tareas y actividades que se realizan dentro de una organización con el fin de identificar peligros y evaluar sus riesgos. A continuación, se detallan las etapas para lograr este objetivo: 4.1. Levantamiento de los procesos Considerando que la participación de las personas trabajadoras en esta etapa y poder proceder con la identificación y levantamiento de los procesos se debe recurrir a entrevistas de las personas trabajadoras y el trabajo en terreno para la recolección de datos, los que posteriormente serán analizados y validados para ser utilizados en el proceso de gestión de los riesgos de SST, específicamente en la I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha identificación de los peligros. Una vez levantados los procesos por medio de entrevista y observación, se procede con la documentación de estos en los registros respectivos, para continuar con la validación y aprobación con cada una de las personas responsables. 4.1.1 Desarrollo de entrevistas Se debe preparar previamente el tipo de entrevista a aplicar a las personas trabajadoras que participan directamente en las labores para la recolección de datos y su registro respectivo. Las entrevistas deben ser planeadas, ya que se debe decidir de antemano qué personas trabajadoras se abordarán y qué trabajo se va a observar, siendo las entrevistas del tipo semi estructuradas ya que ofrecen al investigador un margen de maniobra considerable para sondear a los encuestados, además de mantener la estructura básica de la entrevista. Incluso si se trata de una conversación guiada entre investigadores y entrevistados, existe flexibilidad. Esta etapa incluye como requisito indispensable la participación de las personas trabajadoras que se desempeñan en la realización diaria de las tareas, los cuales poseen un conocimiento detallado de éstas, qué recursos demanda, qué incidentes han ocurrido y las medidas implementadas y qué se espera como resultado, logrando con esto, describir a nivel de detalle las actividades y/o tareas que se desarrollan en cada proceso. Las entrevistas y observaciones deben ser estructuradas y guiadas de tal forma que permitan: Levantamiento de la organización de los trabajos: Este permite el ordenamiento lógico desde el punto de vista de SST de la distribución de las personas trabajadoras, considerando las ubicaciones físicas como centro y áreas de trabajo; operativa como el cargo u ocupación; y específica como el puesto de trabajo, considerando los factores sociales y organizacionales que los caractericen. I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha personas trabajadoras. Levantamiento de los incidentes ocurridos en el pasado: Es una técnica en que se refiere a eventos ya ocurridos y por tanto, los peligros que se identifiquen son reales y concretos, los cuales serán levantados y seleccionados junto al levantamiento de los procesos operativos, pudiendo ser tanto accidentes/enfermedades reales o potenciales pertenecientes a otras organizaciones que practican actividades de similares características, siendo imprescindible contar con suficientes datos para poder obtener una conclusión y realizar un análisis de éstos. Es importante en este levantamiento, separar el registro de eventos por género. De este análisis también se obtendrán los datos sobre las medidas de control ya implementadas en los procesos operativos, antecedente relevante para el análisis de los riesgos, los informes técnicos y de investigación internos y los efectuados por parte de los organismos administradores u otras entidades calificadas. Levantamiento de las situaciones de emergencias potenciales: Corresponde al registro de las situaciones de emergencias que se han generado o que podrían generarse en el centro de trabajo y/o en el entorno, incluyendo situaciones disruptivas en los procesos. 4.1.2 Registro de los procesos levantados Una vez levantados los procesos por medio de entrevista y observación, se procede con la documentación de estos en [GDR_XX_REG_01 Levantamiento de procesos] para continuar con la validación de los responsables respectivos. Este registro se enfocará en la descripción de las siguientes materias: ANTECEDENTES DE LOS PROCESOS I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha o Proceso: Nombre del proceso principal (ej. Producción, Logística, Mantenimiento). o Subproceso: Etapa específica o actividad que forma parte del proceso general. o Descripción del proceso / subproceso: Breve explicación de qué se trata y qué se realiza en ese proceso o subproceso. o Responsable: Nombre del responsable directo del proceso/subproceso. o Áreas: Departamento o unidad organizativa involucrada. DESARROLLO DE LOS PROCESOS o Puestos de trabajo involucrados: Cargos o funciones que ejecutan las tareas del proceso (ej. Operador, Técnico, Supervisor). o Descripción de las tareas: Actividades específicas realizadas dentro del proceso. o Tipo de tareas: Si son rutinarias (diarias, frecuentes) o no rutinarias (eventuales, mantenimiento, emergencias). o Entradas del proceso: Recursos, materiales, insumos o información necesarios para iniciar el proceso. o Salidas del proceso: Productos, servicios, resultados o documentos generados por el proceso. o Documentos aplicables: Procedimientos, instructivos, manuales o normativas que rigen la ejecución de las tareas. ANTECEDENTES DE QUIENES REALIZAN LAS TAREAS o N° de personas trabajadoras: Cantidad total de trabajadores que realizan la tarea o están involucrados en el proceso. o Identidad sexogenérica: Información sobre el sexo o identidad de género de quienes ejecutan las tareas (útil para análisis de inclusión y equidad). I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha procesos o responsables específicos. 4.2. Análisis de los procesos Para el análisis e interpretación de la información plasmada en el levantamiento de procesos, se construyen diagramas o mapas de los procesos con el fin de generar la estructura sobre la cual se identificarán y evaluarán los factores de riesgo o peligros presentes en el centro de trabajo. Esto adicionalmente permitirá identificar con exactitud la cantidad de personas trabajadoras expuestas a los distintos peligros y agentes de higiene, estableciendo más adelante los grupos de exposición similar que sean necesarios. 4.2.1 Diagramación de los procesos Pueden ser varios los diagramas o mapas que se extraen del análisis de los procesos, entre los que se pueden encontrar: MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA En el diagrama se ilustra la relación de la distribución del centro de trabajo y las personas trabajadoras, los que se encuentran en distintas ubicaciones físicas como las áreas dentro del centro de trabajo y ubicaciones operativas como los cargos/ocupaciones y los puestos de trabajo. I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha MODELO DE ESTRUCTURA DE PROCESOS En el diagrama se ilustra la relación de los distintos macro procesos, procesos y subprocesos que se ejecutan en el centro de trabajo para el desarrollo final de los productos y servicios del negocio, este tipo de diagrama permite contar con un plano general de los procesos a analizar. I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha 4.2.2 Cierre del análisis de los procesos El análisis del levantamiento de procesos operativos del centro de trabajo se transformará en un insumo necesario para la identificación y registro de los peligros de SST y de las medidas de control existentes, con ello ir desarrollando los campos de la Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos [GDR_XX_REG_ Matriz IPER].
5. DATOS DEL DOCUMENTO I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
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LEVANTAMIENTO DE PROCESOS OPERATIVOS Revisión Versión Fecha aprobación Indicar fecha Identificación Código [GDR_XX_ITT_01] Revisión [00] Versión [02] Nombre Levantamiento de procesos Estado [Elija un elemento] Creación y actualización Elaborado por [Haga clic o pulse aquí para escribir texto] Fecha de elaboración [Indicar cargo de la persona que elabora] [Fecha de elaboración] Revisado por [Haga clic o pulse aquí para escribir texto] Fecha de revisión [Indicar cargo de la persona que revisa] [Fecha de revisión] Aprobado por [Haga clic o pulse aquí para escribir texto] Fecha de aprobación [Indicar cargo de la persona que aprueba] [Fecha de aprobación] Historial de modificaciones Fecha Revisió n Responsable Descripción de la modificación I N S T R U C T I V O L E V A N T A M I E N T O D E P R O C E S O S O P E R A T I V O S
