Gestión de Costos en Proyectos: Planificación, Estimación y Preparación, Diapositivas de Gestión de Proyectos

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Gestión de Proyectos

Gestión de los Costos

Unidad 3 – Semana 12

Al finalizar la unidad el estudiante comprenderá los

impactos de la triple restricción en la gestión de

proyectos y estará en capacidad de evaluar el

desempeño de un proyecto aplicando las herramientas y

técnicas del PMI.

Logro de la sesión

Gestión de los Costos

• Planificar la Gestión de los Costos es el proceso que

establece las políticas, los procedimientos y la

documentación necesarios para planificar, gestionar,

ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

• El beneficio clave de este proceso es que proporciona

guía y dirección sobre cómo se gestionarán los costos

del proyecto a lo largo del mismo.

Planificar la Gestión de Costos

Gestión de los Costos

• Establece los procesos relacionados con la planificación, estimación, determinación y control de los costos para el proyecto.
• Su función principal se vincula en el establecimiento de los costos de los recursos requeridos para llevar a cabo las actividades del proyecto.
• La labor de planificación de la gestión de los costos se propicia en las primeras etapas del proyecto, permitiendo establecer un marco para para cada proceso en la gestión de los costos.
• Considera un monitoreo continuo para revisar la ejecución de los gastos de proyecto y para controlar su adecuado uso. … Porque es importante?

Planificación de los Costos

• Inadecuada definición del alcance.
• Plazos irreales en el cronograma
• Inadecuada estimación de recursos
• No consideramos adecuadamente los factores ambientales (ejemplo: falla en

el análisis de riesgos).

• No se dispone o no se utilizan los activos de los procesos de la organización. Inconsistencias en la gestión de costos .

El PM debe analizar las necesidades del proyecto, llegar a sus

propias estimaciones y reconciliar las diferencias para plantear

objetivos realistas

Planificación de los Costos

• Plan de dirección
• Acta de

constitución

• Factores

ambientales

• Activos de los

procesos de la

organización.

• Juicio Experto
• Técnicas analíticas
• Reuniones

▪ Plan de gestión

de costos

ENTRADAS

HERRAMIENTAS

SALIDAS

Estimar los Costos

• Juicio experto : Personas con conocimiento del área de aplicación o consultores expertos. Las estimaciones deberían ser formulados por las personas que realizan el trabajo, siempre que sea posible. Esto junto con información histórica puede proveernos una técnica para obtener estimaciones confiables.
• Estimación analógica (arriba hacia abajo : Comparación con un proyecto anterior. Será más fiable cuando el trabajo para el que se está realizando la estimación es similar de hecho y no sólo en apariencia que el trabajo similar previo. Esta técnica no toma en cuenta las diferencias entre los proyectos que se comparan. Esta técnica implica menor esfuerzo (horas/hombre y por tanto menor costo en la planificación), pero al ser menos exacta implica riesgos. Por tanto las estimaciones son preparadas con una limitada cantidad de información y entendimiento del proyecto Herramientas

Estimar los Costos Herramientas

• Estimación paramétrica : Usa cantidades conocidas de los materiales, para los recursos y los multiplica por costos unitarios. Resulta de aplicar un modelo paramétrico que es una representación matemática de las relaciones de costos entre las características físicas o funcionales de un sistema/proceso y su costo resultante. Depende de la recolección y análisis de los anteriores datos de costos (datos históricos) y otras variables
• Estimación ascendentes (botton up) : Toma estimaciones de costos del nivel mas bajo de la EDT y luego suma a los niveles mas altos. Se estiman los costos del trabajo en detalle, al nivel de las actividades. Luego se consolidan al nivel de los paquetes de trabajo, luego se consolidan al nivel de los entregables de mayor nivel, y así sucesivamente hasta llegar al máximo nivel. Suele ofrecer estimaciones más confiables.

Estimar los Costos Análisis de Reservas:

• Son asignaciones para contingencias que se pueden agregar a las

estimaciones de costos. Conocido como reservas para contingencias,

“colchón” o “amortiguador”, en reconocimiento a los riesgos que pueden

afectar a las estimaciones de costos.

• Las reservas forman parte de los requerimientos de financiamiento.
• Puedes ser parciales o totales.
• También podría reducirse o eliminarse con posterioridad, a medida que

se dispone de información más precisa sobre el proyecto.

• Reservas para contingencias : Riesgos conocidos
• Reservas para la gestión : Riesgos no identificados

Estimar los Costos

• Estimación de los costos de las actividades Evaluaciones cuantitativas de los costos de las actividades, tanto mano de obra, materiales, equipo y otras como reservas de contingencia.
• Base de estimaciones :
  • Básicamente responde las pregunta de COMO se llegaron a esas estimaciones. Cómo fue realizada la estimación, se utilizó algún modelo de referencia? ¿Qué alternativas de costos se están considerando?
  • ¿Qué supuestos se consideraron para la estimación
• Actualizaciones a documentos del proyecto****. Salidas Tipo Cant. Unidad Costo Observ Modelos 3 personas S/ 80/hora Prendas a moldear (polos) 6 prendas S/ 0 Sala de fotografía 3 sala S/ 0 Cámara fotográfica 1 cámara S/ 25/hora Scanner de alta resolución 1 scanner S/ 0 Fotógrafo 1 persona S/ 40/hora Almacenamiento 1 USB Diagramador 1 persona S/ 25/hora Cliente/usuario 1 persona S/ 0 Caja Chica 2000 soles S/ 500

Preparar Costos Entrevista 1 ( ) Entrevista 2 ( )^ Entrevista 3^ Informe Pasajes ( ) (^) Comida ( ) Pasajes ( )^ Comida ( )^ Pasajes^ Comida^ Hojas bond^ Tinta impresora

Presupuesto

Reserva de gestión

Línea base de costo

Reserva para contingencia

Estimación del proyecto

Estimación de paquetes de trabajo

Preparar Costos S/6, S/ S/5, S/5, S/ 530 Paq 1: S/400 Paq^ 2: S/2000^ Paq^ 3: S/1500^ Paq^ 4: S/ Act 1: S/ Act 2: S/ Act 3: S/ Act 4: S/ Act 5: S/ Act 6: S/ Act 7: S/ Act 8: S/

7. Presupuesto de costos
8. Reserva de gestión (entre 3 a 5%)
   5. Línea base de costo
   6. Reserva para contingencia (entre 10 a 20%)
      3. Estimación del proyecto
9. Estimación de actividades
10. Estimación de paq de trabajo