¡Descarga GESTIÓN DE PROYECTOS U1 y más Apuntes en PDF de Gestión de Proyectos de Software solo en Docsity!
Iniciaremos con los conceptos básicos para la gestión de proyectos
Por lo que necesitamos definir ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es una secuencia
de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los
resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha
límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).
¿Cuáles son las características de un proyecto?
–Temporal: Debe tener principio y fin: Un proyecto tiene principio y fin definidos.
– Único: Carácter no repetitivo.
– Progresivo: Sigue una serie de etapas en su elaboración.
Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).
Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño.
Los proyectos siguen una planeación
Un proyecto incluye un equipo de personas.
Un proyecto puede generar:
- Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final en sí mismo; • Un servicio o la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de negocio que brinda apoyo a la producción o distribución); • Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes (p.ej., Un proyecto Seis Sigma cuyo objetivo es reducir defectos); o • Un resultado, tal como una conclusión o un documento (p.ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad). Los ejemplos de proyectos, incluyen entre otros:
- El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado; • La implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una organización; • El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software); • La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado; • La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura; o • La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes.
1.1 Gestión de Proyectos
La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de
un proyecto, con el fin de cumplir sus requerimientos.
Se puede describir como un proceso de planteamiento, ejecución y control de un
proyecto, desde su comienzo hasta su conclusión, con el propósito de alcanzar un
objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con un coste y nivel de calidad
determinados, a través de la movilización de recursos técnicos, financieros y humanos,
su objetivo final es el de obtener el mejor resultado posible del trinomio coste-plazo-
calidad.
En resumen, la gestión de proyectos suma áreas tan distintas como la incorporación del
proyecto, la gestión de costes, la gestión de calidad, la gestión del tiempo, la gestión de
recursos humanos o la gestión de la comunicación (entre los miembros y el exterior). Así,
la gestión de proyectos forma un ciclo dinámico que transcurre del planteamiento a la
ejecución y control.
1.-INICIO DEL PROYECTO
El inicio es la primera fase del ciclo de vida del proyecto. Aquí es donde se mide el valor y la viabilidad del plan. El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades: Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa. Análisis previo del alcance del proyecto. Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto. Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad. Objetivo Comprender El caso de negocio del proyecto Comprender El beneficio de completarlo (es decir, ¿qué objetivo empresarial más amplio respalda?) Comprender Los principales resultados Todos estos elementos pueden recogerse en un cartel de proyecto, que se puede consultar siempre que necesite tomar distancia para comprender mejor el proyecto. Los gerentes de proyecto suelen utilizar dos herramientas de evaluación para decidir si desean llevar a cabo el trabajo o no: Documento de caso de negocio : este documento justifica la necesidad del proyecto e incluye un estimado de los beneficios financieros potenciales. Estudio de factibilidad : esta es una evaluación de las metas del proyecto, cronograma y costos para determinar si el plan debe ser ejecutado. Equilibra los requisitos del proyecto con los recursos disponibles para ver si la continuación del trabajo tiene sentido. Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso. analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto , pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.
3.-EJECUCIÓN DEL PROYECTO
La tercera fase de la gestión de proyectos es donde menos problemas suelen encontrar.
Esta es la fase que se asocia de manera más común con la gestión de proyectos y consiste en
entregar resultados que satisfagan al cliente.
La ejecución depende en gran medida de la fase de planificación. El trabajo y los esfuerzos del
equipo durante la fase de ejecución se derivan de plan del proyecto.
Los líderes del equipo hacen que esto suceda asignando recursos y manteniendo a los miembros
del grupo enfocados en las tareas designadas.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecución de las tareas planificadas.
Gestión de las peticiones de cambio.
A medida que vayan avanzando en las tareas del proyecto se irán procesado y aprobado los resultados del proyecto, se ejecutarán los paquetes de trabajo, Realizará el control de proyecto y la gestión en curso de riesgos y calidad. En caso de necesidad: iniciar y coordinar cambios en el proyecto así como aprobación técnica. De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.
Seguimiento de tareas e hitos planificados.
Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
Gestión de incidencias.
Generación de informes de seguimiento
5.-CIERRE DE PROYECTO
El cierre es importante para terminar bien este proyecto y preparar los proyectos futuros para el éxito.
Se debe pasar por la fase de cierre para atar todos los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:
Realizar un análisis retrospectivo del proyecto (plazos, costes, desarrollo) para debatir lo que ha ido bien y lo
que les hubiera gustado que fuera mejor Preparar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas, si fuera necesario. Almacenar toda la documentación del proyecto en un lugar seguro para poder acceder a ella fácilmente y consultarla más adelante (de nuevo, Confluence puede mantener todo esto organizado en un mismo lugar)
Los equipos cierran el proyecto cuando entregan el trabajo terminado al cliente, comunicando su
finalización a las partes interesadas y liberando recursos para otros proyectos.
Este paso vital en el ciclo de vida del proyecto permite que el equipo evalúe y documente el
trabajo realizado y pase al siguiente proyecto, utilizando los errores y éxitos previos para construir
procesos más fuertes y equipos más exitosos.
Aunque la gestión de proyectos a veces puede parecer abrumadora, dividirla en estos cinco ciclos
distintos puede ayudar al equipo a gestionar incluso los proyectos más complejos y a utilizar el
tiempo y los recursos de forma más inteligente. También es importante recordar los beneficios
de la consultoría en gestión de proyectos , si un equipo de trabajo tiene dudas para realizar
un proyecto debe buscar a un consultor.
Técnicas y Herramientas de Gestión de Proyectos
Hay una gran variedad de técnicas utilizadas en el planteamiento y control de proyecto, a saber, los
Gráficos de Gantt (incluyendo cronogramas, gráficos de carga, entre otros), el PERT (Programe
Evaluation and Review Technique) y el CPM (Critical Path Method). A nivel informático también han
sido desarrolladas varias aplicaciones de apoyo al proceso de gestión de proyectos.
PMI, QUÉ ES
El Project Management Institute, o PMI, es una organización que pretende establecer un conjunto de directrices que orienten la dirección y gestión de proyectos, proponiendo aquellos procesos de gestión más habituales que la práctica ha demostrado que son efectivos. Sus principales objetivos son: Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos. Generar conocimiento a través de la investigación. Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS SEGÚN EL PMI? La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades que componen los proyectos, con el fin de satisfacer los requisitos del mismo. Según el PMI, la dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección. Actualmente el Project Management Institute ofrece ocho tipos de certificación:
- Asociado en Gestión de Proyectos Certificado (CAPM) es aquel que ha demostrado una base común de conocimientos y términos en el campo de la gestión de proyectos. Se requieren 1,500 horas de trabajo en un equipo de proyecto o 23 horas de educación formal en gestión de proyectos para conseguir esta certificación, además de un examen de 150 preguntas de las cuales 135 son válidas para el examinando y las otras 15 son preguntas de prueba del PMI «CAPM Handbook» (en inglés). Archivado desde el original el 24 de abril de 2016. Consultado el 11 de noviembre de 2011..
- Profesional en Gestión de Proyectos(PMP) es aquel que ha experimentado una educación específica y requerimientos de experiencia, ha aceptado ceñirse a un código de conducta profesional y ha pasado un examen designado para determinar y medir objetivamente su conocimiento en gestión de proyectos. Se requieren 4,500 horas de trabajo en un equipo de proyectos y un examen de conocimientos de 200 preguntas. Adicionalmente, un PMP debe satisfacer requerimientos de certificación continuos, de lo contrario pierde la certificación.
- Profesional en Gestión de Portafolios (PfMP) La certificación PfMP reconoce experiencia avanzada, destreza y rendimiento necesarios para gestionar y alinear una cartera de proyectos y programas para realizar estrategias y objetivos organizacionales. Los titulares de la certificación PfMP supervisan el éxito de una o más carteras, equilibran las demandas conflictivas entre programas y proyectos, y asignan recursos basados en prioridades y capacidades organizacionales.
- Profesional en Gestión de Programas (PgMP) es aquel que ha experimentado una educación específica y posee vasta experiencia en dirección de proyectos y programas, también ha aceptado ceñirse al código de ética y conducta profesional del PMI. Se requieren de 8 años de experiencia de trabajo en equipos de proyectos, examen de conocimientos y entrevistas por parte del personal del PMI. Las credenciales de CAPM o del PMP no son requisitos previos para obtener la certificación de PgMP.
- PMI Profesional en Programación (PMI-SP)SM
- PMI Profesional en Gestión de Riesgos (PMI-RMP)SM
- PMI Practicante certificado por PMI en enfoques ágiles (PMI-ACP) es un profesional que aplica en sus proyectos técnicas y metodologías Ágiles «PMI Agile Certified Practitioner» (en inglés). Archivado desde el original el 14 de junio de 2012. Consultado el 18 de junio de 2012..
- PMI Profesional en análisis de negocios (PMI-PBA) es un profesional que trabaja con los interesados para definir sus requerimientos de negocio, darle forma a los resultados del proyecto e impulsar resultados de negocio exitosos «Profesional en Análisis de Negocios de PMI (PMI-PBA) >». Consultado el 22 de enero de 2018.
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos tiene una elevada importancia en las organizaciones. Además constituye una herramienta muy necesaria para desarrollar productos o servicios , los proyectos se están convirtiendo en una forma de trabajo estratégica útil para sobrevivir en el entorno que vivimos hoy en día. El objetivo que se persigue cuando se realiza una gestión de proyectos, es que se realice un producto original y que se cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser mucho más complicado que con la manera de comercializar el estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir con una necesidad. La gestión de proyectos puede ser utilizada para generar nuevos servicios y productos, ya sean proyectos de desarrollo, de reorganización o de cualquier otro tipo, su gestión mediante la realización de diferentes metodologías alineadas con la estrategia organizacional se traduce en muchas ventajas para la organización. Además, es necesario que sirva para gestionar el cambio en la empresa. El software para la gestión de proyectos aporta diferentes beneficios en cuanto al costo o manejo eficiente de recursos, calidad o, por ejemplo, cumplimiento de proyectos, además ayuda a la mejora del negocio en sí mismo. Dentro del contexto, la utilización de un software específico es la mejor opción para la implantación de proyectos con eficiencia. De forma básica, de la misma forma que un Project manager ayuda en el diseño y control de todos los proyectos, además los programas y aplicaciones son una herramienta de gestión empresarial clave para una aplicación eficaz en la organización.
Un diseño de software adaptado
Diseñar un software para la gestión de proyectos será más o menos idóneo en función a las diferentes características del proyecto. La filosofía de desarrollo puede obedecer a diferentes modelos básicos, como pueden ser: Modelo cascada Modelo de prototipos Desarrollo formal por etapas
También pueden ser iterativos, como el desarrollo incremental o en espiral. La elección de unos u otros se lleva a cabo en función al proyecto , además se deberá considerar las diferentes circunstancias y el tipo de empresas en la que se debe desarrollar, es decir, tiempo disponible, presupuestos, requisitos del cliente u objetivos que se quieren conseguir. También se suele optar por una metodología híbrida si realmente se adapta mejora al caso concreto. Aunque a priori no existe ninguna opción mejor que otra, a la hora de establecer el ciclo de vida de desarrollo de software cada proyecto opta por un enfoque acorde a las necesidades. Frente a soluciones tradicionales, se encuentran asociadas al modelo cascada, siendo una metodología ágil que se encuentra orientada a establecer y ofrecer valor de forma temprana. Se trata de un nuevo enfoque de gestión de proyectos que permite añadir cambios en cualquier momento, además de la mejora continua, con la posibilidad de ceñirse a escalas de tiempo y presupuesto fijo.
Ventajas de los gestores de proyectos
El trabajo diario de los gestores de proyectos hace necesario que se lleve a cabo de forma óptima, sobre todo cuando se trabaja en equipo y ese necesario que se controle cada uno de los diferentes proyectos que lleva a cabo una organización. No en vano, cumplir con todos los objetivos establecidos y la gestión eficiente de los proyectos, son cosas esenciales para culminarlos con éxito. La aplicación de la metodología idónea, la planificación y el control serán mucho más sencillos mediante soluciones de software para la gestión de proyectos. Hoy en día, se puede afirmar que el software de gestión de proyectos es un elemento clave durante el control integral, con eficacia y comodidad. La entidad abarca desde el área de la planificación, desarrollo, producción y relación con los clientes hasta que se lleva a cabo la coordinación de los diferentes proyectos de la organización. Por otro lado, se facilita el registro de diferentes tareas y trabajadores implicados en los mismos dependiendo de las funcionalidades y necesidades del usuario, el control lo lleva a cabo una sola persona, se permite la participación de varias personas o de todo el equipo completo. Su uso nos facilitará el seguimiento y coordinación de trabajos en grupo según todas nuestras necesidades. Los gestores de proyectos, son herramientas muy versátiles y multifuncionales. Se encuentra diseñados para planificar y supervisar tareas , controlar los costos, gestionar los flujos de información, y poder interactuar con todos los sistemas de gestión de las organizaciones.
