GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Prepara tus exámenes
Prepara tus exámenes y mejora tus resultados gracias a la gran cantidad de recursos disponibles en Docsity
Consigue puntos base para descargar
Gana puntos ayudando a otros estudiantes o consíguelos activando un Plan Premium
Orientación Universidad
Prepara tus exámenes
Prepara tus exámenes y mejora tus resultados gracias a la gran cantidad de recursos disponibles en Docsity
Busca documentos
Prepara tus exámenes con los documentos que comparten otros estudiantes como tú en Docsity
Busca tu universidad
Encuentra los documentos específicos para los exámenes de tu universidad
Video Cursos
Estudia con lecciones y exámenes resueltos basados en los programas académicos de las mejores universidades
Quiz
Responde a preguntas de exámenes reales y pon a prueba tu preparación
Consigue puntos base para descargar
Gana puntos ayudando a otros estudiantes o consíguelos activando un Plan Premium
Comunidad
Pregúntale a la comunidad
Pide ayuda a la comunidad y resuelve tus dudas de estudio
Ebooks gratuitos
¡Nuestros e-books salva-estudiantes!
Descarga nuestras guías gratuitas sobre técnicas de estudio, métodos para controlar la ansiedad y consejos para la tesis preparadas por los tutores de Docsity
Gestión de Adquisiciones en Proyectos: Papel del Director y Herramientas Utilizadas, Guías, Proyectos, Investigaciones de Gestión Social
El papel activo del Director de Proyectos en la gestión de las adquisiciones, incluyendo la aplicación de políticas y normas, el uso de herramientas y técnicas como análisis de Hacer o Comprar y el control de contratos. Se detalla el tipo de contratos, como contratos de precio fijo y costos reembolsables, y las negociaciones para acordar aspectos del contrato final.
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2021/2022
1 / 24
Esta página no es visible en la vista previa
¡No te pierdas las partes importantes!
Documentos relacionados
Vista previa parcial del texto
¡Descarga Gestión de Adquisiciones en Proyectos: Papel del Director y Herramientas Utilizadas y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Gestión Social solo en Docsity!
GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
ÍNDICE
- GENERALIDADES..................................................................................................................................
- MARCO CONCEPTUAL..........................................................................................................................
- 2.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LA CALIDAD …………………….....……………………………………………….……………
- 2.2 GESTIONAR LA CALIDAD DEL PROYECTO …………….………….…………………………………………………..…….…
- 2.3 CONTROLAR LA CALIDAD DEL PROYECTO ………………………………………….……………………………..………….
- BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................................................................
Fig. No. 1 Ventajas y desventajas de las adquisiciones centralizadas y descentralizadas Según la Guía del PMBOK® del PMI® (2017), la Gestión de los Adquisiciones del Proyecto incluye tres procesos: Planificar la Gestión de las Adquisiciones, Efectuar las Adquisiciones y Controlar las Adquisiciones. Estos son tres procesos de los grupos de proceso de Planificación, Ejecución, y Seguimiento y Control, respectivamente. Los recursos que se pueden adquirir en el proyecto incluyen a los materiales, insumos y productos, equipamientos, herramientas y tecnología, los recursos humanos que formarán parte del equipo, especialistas que pueden brindar servicios y conocimiento de la industria o de una disciplina específica. La definición de que cuáles recursos se obtendrán dentro de la propia organización y cuáles se adquirirán de compañías externas se realiza en la planificación de las adquisiciones del proyecto.
2. MARCO CONCEPTUAL 2.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los potenciales proveedores. El beneficio clave de este proceso es determinar si es preciso adquirir bienes y servicios desde fuera del proyecto y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera y cuando hacerlo. La siguiente figura muestra un diagrama del proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones con sus entradas, herramientas y técnicas y salidas Fig. No. 2 Desarrollar el Plan de Gestión las Adquisiciones del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas El Plan para la Dirección del Proyecto con sus planes subsidiarios es una entrada clave para este proceso, ya que define el propósito y objetivos del proyecto, el alcance, el cronograma, el presupuesto, los riesgos, y toda otra información del proyecto que puede influir en las decisiones de la planificación de la gestión de las adquisiciones. La documentación de los requisitos del proyecto es otra entrada importante, ya que puede incluir datos de requerimientos sobre los que se pueden generar adquisiciones. También pueden incluir requisitos de procedimientos o normativas a cumplir que tengan impacto en las contrataciones, tales como normas de seguridad, seguros, medio ambiente, etc. Como resultado de la planificación de los riesgos pueden surgir compras o contrataciones, por ejemplo, de seguros o trabajos a terceros. Esta información se encuentra en el Registro de Riesgos, por lo que deberá ser considerado en la planificación de las adquisiciones. Las compras y contrataciones también pueden estar relacionadas con los recursos requeridos para las actividades del proyecto, tales como materiales, equipamientos, tecnología, instalaciones,
- Roles y responsabilidades de las partes en las contrataciones.
- Estándares y procedimientos a seguir para los procesos de adquisiciones.
- Disponibilidad de múltiples proveedores, o por el contrario, si el producto o servicio es ofrecido por un único proveedor.
- Disponibilidad de estimaciones independientes de costos y tiempos de los bienes o servicios a adquirir, a fin de comparar con las propuestas de los proveedores.
- Forma en que se realizará el seguimiento y control del contrato.
- Formatos en que se realizarán los reportes del avance del contrato.
- Definición del Sistema de Control de Cambios indicando el proceso y las responsabilidades de evaluación y aprobación de los cambios que surjan al contrato. Análisis de Hacer o Comprar Las posibilidades son muy variadas, ya que el proyecto puede hacer internamente todo el trabajo que involucre, puede comprar o contratar todo, o cualquier rango de soluciones en el medio. Hay algunas razones por la que un proyecto podría decidir comprar y otras razones que inclinarían la decisión hacia el desarrollo del trabajo internamente. Las razones más importantes para decidir “comprar” son:
- Disminuir riesgos sobre costo, tiempo, performance o alcance, como respuesta al riesgo, la compra o contratación es una forma de transferir el riesgo.
- Enfocarse en el “core” del negocio y subcontratar los trabajos que son satelitales o secundarios.
- Acceder a los expertos, o comprar “know-how”, cuando el conocimiento está en otras organizaciones externas.
- Las razones más importantes para decidir “hacer” internamente son:
- Que se tengan recursos ociosos, tales como instalaciones, el personal, la tecnología.
- Querer mantener el control del proceso y hacer seguimiento de cerca.
- Si el proyecto involucra información confidencial que no se desea que terceros conozcan. También influye en este análisis el presupuesto disponible y los costos asociados a hacer internamente, comparado con el de comprar a externos. Otra decisión que se debe considerar en la compra de bienes, es si conviene adquirir a través de una compra, donde se adquiere la propiedad del bien, o tal vez convenga alquilarlo. En este caso, el análisis estará determinado por el tiempo que se requiera utilizar ese producto. Por ejemplo, si se requiere un equipamiento por 10 días, el precio de venta es de $1000.- y el precio de alquiler es de $ 80 por día - , el análisis se inclinaría por el alquiler, ya que por 10 días se pagarían $ 800.- lo cual es menos que el valor de compra. En el ejemplo anterior, se consideraban solamente una parte de las implicancias de comprar o alquilar. Otras consideraciones podrían ser el costo de mantenimiento, el riesgo de no conseguir alquilar cuando se requiera en el proyecto, etc. No se debe olvidar, en los análisis de costos, que el propio proceso de contrataciones ya tiene costos involucrados.
Tipos de Contratos Entre las definiciones del Plan de las Adquisiciones se incluye el tipo de contrato que se efectuará para cada adquisición. Los tipos de contratos pueden ser: los contratos de precio fijo, los contratos de costos reembolsables, y los contratos por tiempo y materiales. Contratos de precio fijo: En este tipo de contrato se establece una suma total por todo el trabajo contratado, que se acuerda antes de firmar el contrato, generalmente, como parte de la oferta del proveedor. Estos contratos pueden incluir incentivos por desempeño y ajustes económicos, por ejemplo, por la inflación que podría afectar cuando el período del contrato es extenso. En los contratos de precio fijo es muy importante que el comprador realice una especificación completa y detallada del producto o servicios a adquirir para que el vendedor pueda realizar una oferta acorde. De lo contrario, puede suceder que el proveedor establezca un precio muy alto para protegerse de los riesgos por las ambigüedades de las especificaciones. Asimismo, si las especificaciones fueran deficientes o incompletas, puede ocurrir que se requieran muchos cambios, durante el desarrollo del trabajo, en el contrato o incluso que el proveedor no pueda cumplir con el trabajo por aumentarle sus costos más allá de lo que pueda solventar. Contratos de Costo Reembolsable. Este tipo de contrato implica pagar al proveedor mediante reembolsos, los costos en que incurre por realizar el trabajo del contrato, más los honorarios para el proveedor, que sería su ganancia. Este tipo de contratos es recomendable cuando el trabajo a contratar no está detalladamente definido, o el comprador no puede realizar la especificación del trabajo por falta de experiencia, conocimiento o recursos. También los contratos de costos reembolsables pueden incluir incentivos para los casos por desempeño y por el cumplimento de objetivos. Dentro de los Contratos de Costo Reembolsable se pueden encontrar: Costo más Honorarios Fijos , donde la ganancia del vendedor se establece en un valor fijo preestablecido. Costo más Honorarios Fijos con Incentivos , donde a la ganancia preestablecida se le adiciona un incentivo por el desempeño. Costo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos , donde la ganancia del proveedor se establece con relación al cumplimiento de ciertos objetivos definidos en el contrato. Otra forma de contrato de costos reembolsable, que si bien se utiliza en ciertas industrias no es recomendable, es el Costo más Porcentaje del Costo, donde honorarios del vendedor se establecen como un porcentaje de los costos. Cabe mencionar que este tipo de contrato es arriesgado para el comprador, ya que el vendedor estará incentivado a aumentar los costos. Contratos por Tiempo y Materiales. Esta forma de contratación define un valor fijo unitario por algún parámetro del bien o servicio a adquirir. Por ejemplo, se puede establecer un precio unitario
Fig. No. 3 Riesgo sobre los Costos según el Tipo de Contrato En el caso de los Contratos de Tiempo y Materiales, al ser un tipo de contrato híbrido, donde el precio unitario es fijo, pero la cantidad de unidades es variable, el riesgo sobre el costo es intermedio. El mayor riesgo para el comprador está asociado con el aumento de las unidades proporcionadas en el contrato. Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones Será necesario describir cada artículo que se desee adquirir con claridad y con el suficiente detalle como para que el posible vendedor pueda elaborar una oferta acorde a las necesidades del proyecto. Los enunciados de trabajo contienen las especificaciones del bien o servicio a adquirir, además de la cantidad que se pretende comprar y otros requerimientos para la compra. Hay diferentes tipos de especificaciones de trabajo y la elección del que conviene utilizar en cada caso varía según el tipo de producto a adquirir y el tipo de contrato.
- Especificación Funcional. Define la manera en que se quiere utilizar el producto y las características funcionales del mismo. Permite estimular la creatividad del proveedor, quien brindará la solución propuesta. El criterio con el que el comprador evaluará el producto para formalizar la aceptación deberá estar claramente definido en la especificación para evitar disputas. Ejemplo de productos en que se puede realizar una especificación funcional son los aplicativos de software en que el comprador define las funciones que desea realizar con el aplicativo.
- Especificación de Desempeño. En el caso de este tipo de especificación, se documentan las características medibles de desempeño que el producto debe cumplir. Esa misma característica conformará el criterio de aceptación del comprador, es decir, define las pruebas que el producto debe pasar para ser aceptado. Ejemplo de especificación de desempeño puede ser la que se utilice para requerir un camión que pueda cargar un peso de una tonelada.
- Especificación técnica o Diseño. Detalla todo el trabajo que hay que hacer desde una descripción del producto final hasta la calidad del trabajo a realizarse para obtenerlo, incluyendo los materiales
que deben utilizarse y los procesos a seguir para la elaboración. Este tipo de especificación se utiliza normalmente en proyectos de construcción. Se puede elaborar un enunciado de trabajo para cada artículo a adquirir o eventualmente se pueden agrupar varios productos en el mismo enunciado. El enunciado de trabajo será la base sobre la cual los posibles proveedores elaborarán sus ofertas y, una vez seleccionado el proveedor a adjudicar, deberá formar parte del contrato. Documentos de Adquisiciones Cada una de las diferentes formas de invitación tiene sus características, que veremos a continuación. Pedido de Cotización : Esta forma se suele utilizar para comprar productos estándar, donde se solicita a los posibles vendedores que envíen el precio unitario para adquirir el o los productos de interés. Una vez seleccionado el proveedor, se podrá realizar la compra en las cantidades necesarias, generalmente, a través de una orden de compra o un contrato de Tiempo y Materiales. Ejemplos de productos en los que se suelen pedir cotizaciones son los elementos de oficina. Pedido de Propuesta. En este caso, el comprador prepara una especificación funcional del producto o servicio que necesita y solicita a los posibles proveedores que presenten una propuesta técnica para proveer la solución a dicha necesidad, junto con los precios correspondientes. Para realizar la selección, se deberá, en primer lugar, evaluar las distintas soluciones presentadas y, seguidamente, se evaluarán los precios. El pedido de propuesta se puede utilizar para solicitar un trabajo donde el experto es el vendedor, un estudio de factibilidad, etc. Llamado a Licitación. Se utiliza el llamado a licitación para solicitar a los posibles proveedores que presenten sus ofertas sobre un pedido de trabajo con una especificación técnica detallada, en las que el criterio de evaluación será el precio final. En este caso, el trabajo a realizar debe estar definido y el ofertante limitarse a cotizar dicho trabajo. En general, se utiliza un contrato de precio fijo. Criterios de Selección Durante la planificación de las adquisiciones se deberán definir cuáles serán los criterios por los cuales se evaluarán las propuestas de los ofertantes a fin de adjudicar el contrato. Estos criterios de selección deberían formar parte de los documentos de adquisiciones para garantizar la transparencia en el proceso de selección. En algunos casos, el criterio de selección podría ser exclusivamente el precio de compra tal como podría ser en el caso del pedido de cotización de un producto estándar.
Fig. No. 4 Ejemplo de Criterios de Selección Ponderados Fig. No. 5 Diagrama de Flujo de los datos del proceso Desarrollar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 2.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES Dentro de las actividades de este proceso están las publicaciones de las solicitudes de adquisiciones e invitaciones a los posibles vendedores a través de los llamados a licitación, pedido de propuesta o
pedido de cotización. Para estos llamados se utilizarán los documentos que se prepararon durante la planificación. Durante el proceso de la contratación, se pueden realizar conferencias con los oferentes a quienes se les aclaran dudas y responden preguntas. Posteriormente, se reciben las ofertas y propuestas de los posibles vendedores, se evalúan utilizando los criterios de evaluación definidos en el plan y se determinan los posibles proveedores seleccionados. Con estos proveedores se realizan las negociaciones de los aspectos del acuerdo para, finalmente, culminar con la firma del contrato. Todas las actividades mencionadas pueden ser coordinadas directamente por el Director del Proyecto con su equipo o por el área de responsable de las Compras y Contrataciones de la organización. En el último caso, se debe tener en cuenta que el Director del Proyecto deberá estar activamente involucrado en estas actividades para asegurar que en todo el proceso de adquisiciones se consideren los requisitos del proyecto. Cabe destacar que, si bien por simplicidad, se muestran las etapas del proceso en forma lineal, pueden presentarse iteraciones entre las etapas. Como ejemplo de esta interacción, podrían solicitarse las ofertas técnicas en una primera instancia, evaluar las propuestas y a los proveedores seleccionados solicitarles la oferta comercial. El proceso de Gestionar las Comunicaciones, como todo proceso de la ejecución, consiste en implementar lo que se definió en la planificación. En este caso, se seguirá lo que se documentó en el Plan de Gestión de las Comunicaciones, es decir que se comunicará la información a los interesados a lo largo de todo el proyecto. Fig. No. 6 Pasos del proceso de Efectuar las Adquisiciones La Figura 7 muestra las entradas, herramientas y técnicas y salidas del Proceso Efectuar las Adquisiciones. Tal como se ha mencionado previamente, este proceso se basa, principalmente, en el Plan de Gestión de las Adquisiciones que define los artículos a comprar o contratar, la forma que se llevarán a cabo las adquisiciones y las responsabilidades, entre otros aspectos.
Fig. No. 8 Diagrama de Flujo de los datos del proceso Efectuar las Adquisiciones del Proyecto
Es muy importante garantizar la transparencia por lo cual se suele compartir con todos los posibles oferentes toda la información que se provee como respuesta a uno de ellos, que realice la consulta. Además, se utilizan en este proceso técnicas de evaluación de propuestas, las cuales deberán seguir los criterios y lineamientos definidos en la planificación. Las estimaciones independientes se utilizan para validar que las ofertas estén dentro de un rango razonable. En caso contrario se podría inferir que el vendedor no comprendió correctamente el trabajo a ofertar. Se utiliza en este proceso el juicio de expertos para evaluar la información contenida en las propuestas y la selección del proveedor. Otra herramienta es la publicidad para hacer llegar el llamado a los potenciales vendedores. Mediante las técnicas analíticas, se procura identificar si cada uno de los ofertantes podrá proporcionar los productos o servicios ofertados de acuerdo a las necesidades del proyecto, tratando de determinar los riesgos en que se incurre en caso de contratarlos y que pudieran afectar al plazo, costos, calidad, o producir cambios. Las negociaciones son herramientas que se pueden utilizar para acordar los aspectos del contrato, incluyendo las responsabilidades, los plazos, los costos y las métricas de calidad, la legislación aplicable, los enfoques técnicos y de gestión a seguir, la forma de reportar los avances, el precio y las formas de pago, entre otros. Las principales salidas del proceso de Efectuar las Adquisiciones son los vendedores seleccionados y los acuerdos firmados con estos para formalizar la relación contractual. Estos acuerdos incluyen los términos y condiciones del contrato además de otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. También son salidas de este proceso los calendarios de los recursos contratados que indican las fechas que se requerirán en el proyecto. A partir de este proceso pueden surgir solicitudes de cambio que serán gestionadas en el proceso de Gestión Integral de Cambios y puede actualizarse el Plan para la Dirección del Proyecto y los Documentos del Proyecto. Negociación en las Adquisiciones Se mencionó anteriormente que una de las herramientas y técnicas del proceso de Efectuar las Adquisiciones es la Negociación de la Adquisición. Estas negociaciones, que pueden darse luego de la selección del proveedor, permiten llegar a acuerdos entre comprador y vendedor en aspectos del contrato, tales como responsabilidades, los plazos, los costos y las métricas de calidad, la legislación aplicable, los enfoques técnicos y de gestión a seguir, la forma de reportar los avances, el precio y las formas de pago, entre otros. En algunas contrataciones, el responsable de llevar a cabo la negociación puede ser una persona delárea de adquisiciones de la empresa, por ejemplo, un comprador. De todas formas, es fundamental que el Director del Proyecto esté involucrado en la negociación para asegurarse que
Cabe mencionar que en una reunión de negociación podrían tratarse más de un objetivo, por lo que las etapas de negociación pueden repetirse hasta acordar en todos los aspectos. Al finalizar la reunión es muy valioso realizar una revisión de la negociación, de manera de aprender y mejorar para situaciones futuras. Es importante destacar que si el acuerdo alcanzado no fuera beneficioso para ambas partes, sería muy riesgoso para el proyecto. Acuerdos Los acuerdos pueden denominarse convenios, contratos, subcontratos u órdenes de compra, según la industria en que se desarrolle el proyecto. Dado que el contrato es un acuerdo legal vinculante es importante que sea revisado por personas especialistas en leyes. Muchas organizaciones poseen contratos tipo o formatos de contratos, los que podrían utilizarse. Entre los aspectos que contiene el contrato se pueden mencionar:
- Enunciado de trabajo o entregables.
- Línea base de tiempo.
- Reportes de rendimiento.
- Roles y responsabilidades.
- Precio.
- Términos de pago.
- Lugar de entrega.
- Garantía.
- Soporte.
- Criterios de aceptación.
- Penalidades.
- Incentivos.
- Limitación de responsabilidades.
- Seguros. Para que el contrato tenga validez, debe poseer una oferta, entendimiento y aceptación de la oferta, en forma voluntaria, es decir que no se puede firmar un contrato por coerción, en contrapartida del trabajo se realiza una consideración, que bien puede ser un pago monetario o, eventualmente, otro tipo de valor, el propósito del contrato debe ser legal y las partes deben tener capacidad legal, es decir, estar habilitados legalmente para firmar. Normalmente, se utilizan dos formas comunes de contratos: Contrato cerrado. Por un producto final terminado, también llamado “llave en mano”. Contrato a término. Por nivel de esfuerzo específico, por ejemplo, un trabajo por 6 meses de trabajo.
2.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES
A partir de la firma de cada acuerdo o contrato de adquisición, el Director del Proyecto y su equipo comienzan con la responsabilidad de hacer un seguimiento y control de la ejecución del trabajo del contrato. Este seguimiento y control estará determinado por el tipo de artículo que se adquirió, la forma de contratación, la industria y las características del proyecto, pudiendo ser algo muy sencillo como recibir materiales, revisarlos y dar la aceptación de la recepción, como también algo más complejo, como hacer un seguimiento de toda la etapa de construcción del producto o el desarrollo del servicio, con revisiones y controles intermedios. Todas las acciones que tienen por finalidad el monitoreo y control del trabajo, el contrato y el relacionamiento con el proveedor son las involucradas en el proceso de Controlar las Adquisiciones. Este proceso busca tener un desempeño del trabajo contratado de acuerdo a las necesidades del proyecto y cumpliendo los términos legales correspondientes. Entre las prácticas de este proceso se incluye toda la comunicación con el proveedor, proveyendo la información y los recursos que el mismo necesite de parte del comprador, así como la revisión del rendimiento del trabajo del proveedor, la realización de las inspecciones y auditorías sobre el trabajo y los procesos del contrato, la recepción y aceptación de productos, los certificados de avance y autorizaciones de pagos, las respuestas a reclamos y administración de conflictos, y el registro de toda la documentación que se genere en relación al contrato. También es parte de este proceso la gestión de control de cambios del contrato. Como se puede ver, este proceso de Controlar las Adquisiciones comprende la aplicación de múltiples prácticas de otros procesos de la dirección de proyectos aplicados al contrato. Es muy recomendable que el comprador y el proveedor trabajen de manera coordinada. Considerar que, si el propio comprador se retrasa en sus responsabilidades, esto puede afectar al trabajo correspondiente al proveedor, perjudicando a ambos. En aquellos proyectos donde se realizan múltiples adquisiciones, una responsabilidad crucial del Director del Proyecto será la integración y gestión de las interfaces entre los distintos contratos. En la Figura 9 se diagrama el Proceso de Controlar las Adquisiciones con sus entradas, técnicas y herramientas y salidas. Como entradas para este proceso, el Plan para la Dirección del Proyecto, con sus planes subsidiarios, define cómo se gestionarán los procesos de adquisiciones, los documentos de adquisiciones, y los acuerdos firmados contienen toda la información acordada sobre las contrataciones que se deberán seguir durante el trabajo del contrato. En caso que se hayan solicitado y aprobado cambios que modifiquen los términos del contrato, estos serán considerados por este proceso. Los informes del Desempeño del Trabajo y los Datos del desempeño del trabajo influirán en las decisiones que se tomen en este proceso.