La gestión documental facilita que la información se comparta y aproveche con mayor eficiencia como
un recurso colectivo.
El impacto más significativo dentro de una eficiente gestión documental en una empresa, esta dentro de
la clasificación de los documentos que se reciben y se crean dentro de la organización a través de un
conjunto de normas técnicas y prácticas que aplican los principios de racionalización y de economía. La
cual permite determinar el tiempo de conservación de los papeles a largo plazo mas valiosos, los
guardados y eliminados
LA TOMA DE DECISIONES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS PODRIAN MEJORAR
1. Actúa con Rapidez, sencillez. Ahorra en el acceso instantáneo a la documentación
2. Permite el uso racional de recursos, facilita que la información se comparta y se aproveche en
forma eficiente y como un recurso colectivo
3. Proporciona seguridad y fiabilidad de la información de gran valor para la organización,
garantizando su perfecto estado de conservación, disponiendo para el uso diario su réplica
electrónica.
4. Mejorar la productividad, reducción de gastos en papel, espacio físico y envío de documentos.
5. Optimiza tiempo y espacio en el manejo de documentos.
DOCUMENTOS
Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de
reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información
física y espacio para información variable. El momento en que un formulario se completa se convierte
en documento.
LAS FUENTES DE INFORMACION DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PUEDES SER:
De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).
Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).
De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo).
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones de
impuestos).
Es importante mencionar que su mala gestión puede ocasionar entorpecimiento y retraso en las
actividades, por una parte, por el volumen de papelería requerido, como el grado de complejidad, lo que
conlleva al encarecimiento de costos administrativos
Una gestión documental eficiente puede mejorar significativamente la toma de decisiones en una
organización esto permite que los líderes y empleados tomen decisiones más informadas y efectivas en
todos los niveles de la organización.
