gestion ms project mediante, Resúmenes de Fundamentos de Administración y Gestión

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HERRAMIENTA PARA LA

GESTIÓN DE PROYECTOS:

MS-PROJECT

PROGRAMA DE

TITULACIÓN

0 ÍNDICE

• 0 ÍNDICE
• 1 INTRODUCCIÓN
  • 1.1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO
  • 1.2 OBJETIVO DEL CURSO
  • 1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS
  • 1.4 BIBLIOGRAFÍA
• 2 CONOCIENDO A MICROSOFT PROJECT...................................................................
  • 2.1 MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL
  • 2.2 REQUISITOS DEL SISTEMA
  • 2.3 INTERFAZ DEL MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL
• 3 INICIO DE UN PROYECTO CON MS-PROJECT
  • 3.1 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA
  • 3.2 ESTABLECER EL CALENDARIO LABORAL
  • 3.3 INICIO DEL PROYECTO: ESPECIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
• 4 PLAN DEL PROYECTO EN MS-PROJECT..................................................................
  • 4.1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
  • 4.2 DEFINIR TAREAS.......................................................................................................................................
  • 4.3 SECUENCIA DE LAS TAREAS
  • 4.4 ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DE LAS TAREAS
  • 4.5 ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS A LAS TAREAS
    • 4.5.1 Asignación de los recursos de Tipo Trabajo
    • 4.5.2 Asignación de los recursos de Tipo Material
    • 4.5.3 Asignación de los recursos de Tipo Costo
  • 4.6 ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS TAREAS
  • 4.7 VERIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO....................................................................
    • 4.7.1 Estadísticas del proyecto
    • 4.7.2 Detalle de la información
  • 4.8 LÍNEA BASE DEL PROYECTO
• 5 EJECUCIÓN
  • 5.1 REGISTRAR VALORES REALES DE TAREAS
  • 5.2 ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO
• 6 MONITOREO Y CONTROL
  • 6.1 GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE MANAGEMENT)

2 CONOCIENDO A MICROSOFT PROJECT

2.1 Microsoft Project Professional

También conocido como MSP. Es uno de los Software más utilizados para la Gestión de Proyectos. Es desarrollado y comercializado por la empresa Microsoft Corporation formando parte de la suite Microsoft Office. Este Software soporta los procedimientos descritos en el PMBoK del PMI. Entre las funcionalidades principales tenemos:

• Planificación detallada de las tareas (actividades), duraciones y asignación de recursos.
• Ajuste de la planificación del proyecto.
• Registro del progreso del proyecto.
• Evaluación del progreso del proyecto (Gestión del valor ganado).
• Generación de múltiples informes, etc.

2.2 Requisitos del sistema

Requisitos del sistema para Microsoft Project Standard y Project Professional:

• Procesador de 1,6 gigahercios (GHz) o superior, 2 núcleos.
• Memoria RAM de 4 Gb o mayor.
• Espacio disponible en disco duro de 4 Gb para su instalación.
• Monitor con resolución de 1280 x 800 o superior.
• Sistema Operativo Windows 10 o superior.

2.3 Interfaz del Microsoft Project Professional

Al iniciar una sesión de Microsoft Project Professional aparecerá la pantalla de inicio la cual mostramos en la Figura N° 1. Figura N° 1 Pantalla de Inicio de Microsoft Project Professional Descripción de los elementos de la interfaz:

• La cinta de opciones, las fichas, grupos y comandos: la cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una funcionalidad. Los comandos se organizan en grupos lógicos, y estos grupos forman las fichas. Cada ficha está orientada a un tipo de actividad.
• La barra de herramientas de acceso rápido: contiene un conjunto de comandos independientes de la cinta de opciones. Esta barra se puede personalizar (Ficha: Archivo \ Opción: Opciones \ Opción: Barra de herramientas de acceso rápido).
• Escala temporal: es la banda que contiene la leyenda de la escala de tiempo en la parte superior de las vistas Diagrama de Gantt , Gráfico de recursos , Uso de tareas, Uso de recursos, entre otras vistas. La escala temporal consta de un nivel superior, uno medio y uno inferior.
• Accesos directos: son iconos que activan en forma directa las vistas más utilizadas de Microsoft Project: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Organizador de Equipo, Hoja de Recursos e Informe.
• La barra de estado: la barra de estado es la barra horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla y que muestra información sobre el modo de programación de las nuevas tareas (manual o automático).
• Barra de vistas: la barra de vistas aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de MS Project. Al hacer clic derecho sobre la barra podremos seleccionar una vista. Muestra diferentes vistas entre las cuales destacan el Diagrama de Gantt , Uso de tareas , Hoja de recursos , Uso de recursos, etc.
• Botón seleccionar todo: cuadrícula que se ubica en la parte superior izquierda de la tabla. Al hacer clic derecho sobre la barra podremos seleccionar una nueva tabla. Por ejemplo, para la vista diagrama de Gantt tenemos las tablas: Costo, Entrada, Resumen, Seguimiento, etc.

3 INICIO DE UN PROYECTO CON MS-PROJECT

3.1 Configuración del sistema

Para empezar a trabajar en MS-Project, primero hay que configurar el sistema para su uso eficiente en un proyecto determinado. Para realizar las configuraciones habituales debemos entrar a la ficha Archivo (Vista BackStage), comando Opciones. ¡Para el proyecto que vamos a desarrollar, hacer las modificaciones como se muestran en las siguientes vistas de configuración! La vista que aparece por defecto es la General ( Figura N° 3 ). Esta vista nos muestra opciones generales de trabajo. Figura N° 3 Vista General (Ficha Archivo \ Opción Opciones) La vista Mostrar ( Figura N° 4 ) permite cambiar el modo en que se muestra el contenido del proyecto.

Figura N° 4 Vista Mostrar (Ficha Archivo \ Opción Opciones) La vista Programación ( Figura N° 5 ) permite hacer configuraciones relacionadas con la programación, calendarios y cálculos. Hacer cambios según la Figura N° 5. Figura N° 5 Vista Programación (Ficha Archivo \ Opción Opciones) Es necesario especificar que Project maneja más de un calendario. En la Vista de Programación se puede configurar el Calendario Estándar o Base. Este calendario permite al Software hacer los cálculos de programación correspondientes. Cuando se desea especificar excepciones se podrá usar los calendarios específicos del Proyecto, Tareas o Recursos (se verá más adelante en el documento).

Figura N° 8 “Crear Calendario...” (Ficha Proyecto \ Opción Cambiar Tiempo de Trabajo) Figura N° 9 Horario Laborable (Ficha Proyecto \ Opción Cambiar Tiempo de Trabajo
Pestaña “Semanas Laborables” \ Botón “Detalles...”) Figura N° 7 “Excepciones” (Ficha Proyecto \ Opción Cambiar Tiempo de Trabajo) Luego de crear el calendario Personalizado, hay que asignarlo a la Escala Temporal para evidenciar el nuevo calendario. Para abrir la ventana de Escala Temporal ( Figura N° 10 ) : Clic Derecho en la Escala Temporal de la Vista Diagrama de Gantt, opción Escala Temporal, pestaña Periodo no laborable.

Figura N° 10 Ajustar Calendario en Escala Temporal (Ficha Vista \ Opción Escala Temporal \ Pestaña “Periodo no laborable” \ Opción "Calendario")

3.3 Inicio del proyecto: Especificación de información

Primero denominaremos al proyecto ejemplo “CASA-PEPITO” (se refiere a la construcción de una casa en un árbol). Guardamos con el mismo nombre al archivo del proyecto en project. Luego, hay que especificar la información básica acerca del proyecto ( Figura N° 11 ) :

• Fecha de Comienzo : para el ejemplo: 1 de diciembre de 2021.
• Fecha de fin : desactivada, pues se programará el proyecto a partir de la fecha de comienzo. Se puede cambiar con la opción “ Programar a partir de”.
• Fecha de estado: fecha que se define para realizar un informe de rendimiento.
• Calendario: permite escoger el calendario predeterminado para el proyecto. Por ejemplo, si se escoge la alternativa Estándar , se refiere que el proyecto se regirá por el calendario Estándar preestablecido (sin excepciones). También permite especificar calendarios personalizados según las características del proyecto. Para el ejemplo escogeremos el calendario creado: Personalizado. Figura N° 11 Información Básica en el Proyecto (Ficha Proyecto \ Opción Información del Proyecto)

4.2 Definir tareas

Para empezar a registrar las tareas en MS-Project, siga los siguientes pasos:

• Hacer Clic en la primera fila de la columna Nombre de Tareas de la vista Diagrama de Gantt.
• Escriba el nombre de la tarea.
• Pulsar Enter.
• Repetir los pasos para las subsiguientes tareas. Ingresar las tareas especificadas pertenecientes al plan del proyecto ejemplo. Luego hay que organizar las tareas según la jerarquía mostrada en la Figura N° 13. Para la organización jerárquica de las tareas usar la opción de Sangría de Tarea de la ficha de Tarea, grupo de Programación. Figura N° 13 Ingreso de tareas del proyecto Para mayor información en la gestión de las tareas se puede insertar columnas (Figura N° 14 ). Estás columnas contienen información predeterminada provista por Project. Para el ejemplo insertemos las columnas:
• EDT: permite apreciar la jerarquía en forma numérica.
• Modo de Tarea: permite especificar cuanto control se tiene sobre la tarea. El Modo de Tarea también se puede apreciar en la barra de estado. o Programación manual: cuando el usuario define su inicio, fin, duración, etc. El MS-Project no podrá cambiar estas especificaciones. o Programación automática: permite al MS-Project programar las tareas en función de dependencias, restricciones, calendarios, etc.

Para realizar la inserción de columnas se hace Clic Derecho sobre la barra de etiquetas de las columnas, se escoge la opción Insertar Columnas y se elige la columna con el tipo de información a mostrar. Otros elementos referenciales para la gestión de las tareas son: la Tarea Resumen del Proyecto y los Hitos.

• La Tarea Resumen del Proyecto: muestra la información de resumen acerca de todo el proyecto en la primera fila de la Vista Diagrama de Gantt. La Tarea Resumen del Proyecto se puede mostrar y también ocultar en la ficha Formato opción Tarea Resumen del Proyecto ( Figura N° 14 ). Visualizar la Tarea Resumen del Proyecto para el ejemplo.
• Los Hitos: son tareas atemporales (duración cero) que permiten marcar fechas importantes del proyecto, revisiones de avance, culminación de fases, etc. Los Hitos se pueden especificar en la ficha Tarea opción Hito, dentro del grupo de comandos Insertar ( Figura N° 14 ). Para el ejemplo, insertar dos Hitos: Inicio y Fin de proyecto. Figura N° 14 Tarea Resumen e Hitos del Proyecto

4.3 Secuencia de las tareas

Permite especificar las dependencias entre las tareas del proyecto. Cada tarea o hito debe conectar con al menos una predecesora y una sucesora, a excepción de la primera y última tarea. Para el proyecto ejemplo introduciremos la secuencia de tareas especificada en la Figura N° 15. Sólo es necesario llenar las sucesoras, las predecesoras aparecerán automáticamente (o viceversa). Para poder apreciar las tareas sucesoras es necesario insertar la columna Sucesoras.

Figura N° 16 Insertar la Lista de Recursos (Vista Hoja de Recursos)

4.5 Asignación de los recursos a las tareas

Una vez definidos los recursos necesarios para el proyecto, se tiene que hacer la distribución de dichos recursos a las respectivas tareas. Para el efecto tenemos que cambiar a la vista Diagrama de Gantt. Luego seguir el siguiente procedimiento:

• Seleccionar la tarea a la que se le asignará el recurso.
• Hacer Clic sobre la ficha Recursos opción Asignar Recursos para abrir el cuadro de dialogo de Asignar Recursos ( Figura N° 17 ).
• Seleccione el recurso que desea asignar.
• Hacer Clic en el botón Asignar.
• Clic en el botón Cerrar para terminar la asignación. 4.5.1 Asignación de los recursos de Tipo Trabajo Para el ejemplo del proyecto debemos asignar los recursos a las tareas según como se muestra en la Tabla 3. Tabla 3 Asignación de recursos a tareas Nombre de tarea Recurso Gestión del Proyecto Julio Benites Requisitos de Interesados Juan Ruiz Documento de requisitos Juan Ruiz Elaboración de planos Juan Ruiz Elaboración de presupuesto Constructor Compra de materiales Constructor Construcción de casa Constructor Documento de conformidad Juan Ruiz

Figura N° 17 Asignar Recursos 4.5.2 Asignación de los recursos de Tipo Material Para asignar los recursos de material a una tarea, se usa el mismo cuadro de dialogo Asignar Recursos. Asignaremos los materiales según la Tabla 4. Tabla 4 asignación de recursos materiales a una tarea Nombre de tarea Cantidad Material Compra de materiales 10 Madera 4.5.3 Asignación de los recursos de Tipo Costo A la tarea Construcción de casa asignaremos el costo de alquiler de herramientas con un monto de 1 ,000 nuevos soles.

4.6 Estimación de la duración de las tareas

Especifica el tiempo aproximado que tomará llevar a cabo la tarea. Para facilitar la asignación de la duración a las tareas, primero nos ubicamos en la vista Diagrama de Gantt, entramos a la Ficha Formato y desactivamos temporalmente la opción Tarea de Resumen. Y luego completamos los datos en la columna Duración. Para el proyecto en curso especificaremos las duraciones de las tareas de acuerdo a la Tabla 5.

Figura N° 19 Detalle de la Información (Vista Diagrama de Gantt \ Tabla Resumen)

4.8 Línea Base del Proyecto

Una vez definido el plan de proyecto preliminar, podemos completarlo generando una línea base. La línea base es una fotografía instantánea del proyecto típicamente cuando se completa la planificación o después de una fase crítica. Guarda un conjunto de valores que permitirá el seguimiento del proyecto cuando se empiece con la ejecución. Para guardar una línea base entraremos a la ficha Proyecto opción Establecer línea base ( Figura N° 20 ). Figura N° 20 Proyecto\Establecer línea base

5 EJECUCIÓN

5.1 Registrar valores reales de tareas

En un proyecto real lo más probable es que tengamos que introducir valores por cada tarea según su avance real. Para introducir el porcentaje de avance de la tarea en forma individual podemos hacerlo directamente en la columna % de completado de la tabla Resumen de la vista Diagrama de Gantt. Por ejemplo, la tarea Acta de Constitución se ha completado al 100%, Plan de proyecto se ha completado en un 8 0% y Requisitos de Interesados en 70% ( Figura N° 21 ). Figura N° 21 Llenar avances del proyecto durante la ejecución Para introducir otras variaciones del cronograma de una tarea específica se usa la alternativa Actualizar Tareas de la opción Actualizar según programación de la ficha Tarea ( Figura N° 22). Por ejemplo, la tarea Documentación de Requisitos, duro en la realidad 7 días y empezó 1 día hábil después. Figura N° 22 Tarea\Actualizar según programación\actualizar tareas