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LECCION 6
IMPRESIONIMPRESIONIMPRESIONIMPRESION
Para imprimir hay que tener en cuenta las opciones que se encuentran en tres grupos:
- Obtener vista preliminar
- Modificar el formato de página
- Impresión del documento
LA VISTA PRELIMINAR
Esta opción muestra una vista preliminar en la pantalla de lo que se enviará a imprimir en el papel. Es muy útil para realizar las modificaciones necesarias antes de imprimir, evitando de este modo el gasto de papel e insumos en una impresión no satisfactoria.
Se accede a esta opción desde el botón Office, como se muestra en la siguiente figura:
Es recomendable incluir la opción de la Vista preliminar en la Barra de acceso rápido , al igual de la opción de Impresión rápida que se encuentra por encima de la vista preliminar en la opción Imprimir. Ver la figura anterior. Recordar que con un clic derecho sobre la opción se desplegará un menú contextual con la posibilidad de incluir esa función en la barra de acceso rápido.
Mediante el botón Vista preliminar Excel abre una nueva ventana como la que se muestra a continuación:
Seguidamente se describen las funciones de los botones:
Imprimir abre el cuadro de diálogo para imprimir.
Configurar despliega el cuadro de diálogos para configuración de página
Zoom muestra la página en dos tamaños: página completa o tamaño normal.
Página siguiente sirve para pasar a la página siguiente, si la hubiera.
Página anterior realiza lo contrario que siguiente, es decir sirve para pasar a la página anterior.
Mostrar márgenes muestra las líneas de márgenes horizontales y verticales. Tiene la gran ventaja que arrastrando las líneas desde los controladores, se pueden modificar los márgenes gráficamente. También se puede ajustar el ancho de las columnas. Hay que tener en cuenta que estos cambios afectan únicamente a la hoja activa. En la siguiente figura se muestra la vista previa con la opción Mostrar márgenes activada:
VISTA DISEÑO DE PÁGINA
En la siguiente figura se muestra una imagen de una hoja utilizando la vista Diseño de página:
Dispone de reglas horizontal y vertical que se encuentran junto a los números de filas y nombres de las columnas.
Desde esta vista se pueden establecer los márgenes para la impresión del documento. Llevando el cursor al borde superior de la regla vertical, el cursor cambia su forma. Dejándolo un instante sin moverlo, aparecerá el tamaño del margen en centímetros. Arrastrando hacia arriba o hacia abajo, se modificará el margen superior. Con el mismo método se puede cambiar el margen inferior.
Para cambiar el margen derecho , se debe llevar el cursor al borde derecho de la regla horizontal y arrastrarlo con el mouse de la misma forma que se explicó para los márgenes anteriores. Se debe tener cuidado con las medidas del margen derecho e izquierdo porque si se reducen demasiado, las columnas que no entrasen en esa medida pasarán a otras hojas, lo cual seguramente no es deseado por el usuario.
También se puede cambiar el ancho de las columnas, teniendo en cuenta que un ancho excesivo de alguna de ellas, provocará que algunas columnas también pasen a otras hojas.
Encabezados y pies de página en la vista Diseño de página
Se incluye en esta vista una nueva forma de establecer el encabezado y el pie de página, que es mucho más práctica que en versiones anteriores. En el sector superior de la hoja, se encuentra una leyenda informando que se puede hacer un clic para agregar un encabezado. El encabezado superior está dividido en tres sectores, izquierdo, centro y derecho, en donde se puede colocar información. El pie de página se comporta de manera similar.
Cuando se selecciona el encabezado o el pié de página, se muestra la ficha Diseño en la Cinta de opciones que contiene comandos especiales para estos elementos. En la siguiente figura se muestra esta ficha:
En el grupo Encabezado y pie de página hay dos botones que despliegan una lista con textos y elementos que el usuario puede utilizar.
En el grupo Elementos del encabezado y pie de página se encuentran los siguientes botones:
Número de página : se utiliza para incluir números de página a todas las hojas del documento.
Número de páginas : incluye el número total de páginas de un documento. Desde la ficha Página del cuadro de diálogos Configurar página se puede establecer un primer número de páginas distinto de 1.
Fecha actual : inserta la fecha del sistema.
Hora actual : inserta la hora del sistema.
La opción Márgenes personalizados abre el cuadro de diálogos Configurar página en la solapa Márgenes que se detallará en una sección posterior.
Orientación
Se puede elegir entre una impresión vertical u horizontal en la hoja de papel.
Tamaño
Esta opción permite seleccionar el tamaño del papel para la impresión. Los tamaños posibles dependerán de la impresora elegida para imprimir. La siguiente figura muestra una típica lista de opciones de distintos tamaños de papel:
La opción Más tamaños de papel abre el cuadro de diálogos Configurar página en la ficha Página. Este cuadro de diálogos se verá en secciones posteriores.
Área de impresión
Cuando sea necesario imprimir una parte de la hoja de cálculos, en primer lugar se debe seleccionar el grupo de celdas que se quieren imprimir. Seguidamente, se debe picar en la opción Establecer área de impresión para que se imprima únicamente el sector seleccionado. Se puede verificar con la Vista preliminar antes de enviar a la impresora.
Borrar área de impresión elimina la selección y permite imprimir la totalidad de la hoja de cálculos. Es conveniente verificar con la Vista preliminar para evitar errores de impresión.
En la descripción del cuadro de diálogos Imprimir en secciones posteriores se explicará un método alternativo para imprimir sólo un sector de la hoja de cálculos.
El cuadro de diálogos Configurar página que se muestra en la figura anterior contiene las siguientes fichas:
Ficha Página : permite elegir un formato vertical u horizontal, la escala de impresión, el tamaño del papel y la calidad de impresión.
Se puede establecer el primer número de página con la opción que lleva el mismo nombre, así se puede comenzar la numeración de páginas desde cualquier número distinto de 1.
Se dispone de un botón para una vista preliminar y de otro para configurar las opciones de la impresora. El botón Imprimir envía los datos a la impresora.
Ficha Márgenes: permite establecer los márgenes ingresando el valor de cada margen en el casillero correspondiente. Se presentan inicialmente los valores predeterminados que el usuario podrá modificar. Asimismo se puede centrar el área de impresión horizontal y verticalmente. Finalmente se dispone de los botones imprimir, vista preliminar y opciones, que ya fueron descriptos en la ficha anterior. A continuación se muestra la ficha Márgenes :
Ficha Encabezado y pié de página : se utiliza para incluir y modificar el encabezado y pié de página.
NOTA: Aunque se recomienda utilizar la vista Diseño de Página para realizar estas operaciones de una manera más fácil y directa, a continuación se explica este otro método para establecer el encabezado y pie de página:
Se pueden incluir números de páginas, leyendas, imágenes (que pueden ser logos), etc.
Para insertar un pie de página, disponiendo de todas las opciones, se debe picar en el botón Personalizar pie de página. Se abre a continuación un cuadro de diálogos como el siguiente:
En la figura del cuadro anterior se observa que se ha agregado un texto en la sección central y el número de página en la sección derecha.
Es útil la opción Repetir filas en extremo superior , ya que permite elegir algunas filas del extremo superior de la hoja que se repetirán, a modo de encabezado en todas las hojas impresas. Esta opción tiene sentido cuando la impresión implicará más de una hoja en papel.
IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO
Cuando se quiere enviar el documento a la impresora, se dispone de varias opciones. Desde el botón Office se puede elegir la opción Imprimir , o picar en el botón Imprimir en alguno de los cuadros de diálogos que se vieron anteriormente. Se abre el siguiente cuadro de diálogos:
La lista desplegable Nombre de impresora permite elegir la impresora en la que se imprimirá el documento. Se debe tener en cuenta que la configuración del documento debe guardar relación con la configuración de la impresora. Por lo tanto, antes de la primera impresión se deben controlar ambas configuraciones. El botón Propiedades abre el cuadro de diálogos para configurar las propiedades de la impresora.
Se puede activar la casilla de verificación Imprimir a un archivo para crear un archivo a partir del documento en lugar de enviarlo directamente a una impresora. El archivo se guarda con formato de impresión con extensión .prn que se puede imprimir posteriormente en otra impresora.
El Intervalo de páginas se utiliza para especificar las páginas que se desean imprimir, pudiendo imprimir todas o un rango de ellas.
La sección imprimir se utiliza para indicar lo que se va a imprimir:
- La opción Selección imprime el rango de celdas que estén seleccionadas en ese momento. Es algo parecido al Area de impresión que se explicó en una sección anterior en esta misma lección.
- Hojas activas se utiliza para imprimir sólo las hojas activas.
- Omitir áreas de impresión : se debe activar esta casilla de verificación para omitir las áreas de impresión que pueda haber especificado.
- Todo el libro se utiliza para imprimir todo el libro, con todas las hojas de cálculo que contenga.
El grupo Copias permite seleccionar la cantidad de copias del mismo documento, pudiendo indicar si se intercalarán o no las páginas.
