INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
APRENDIZ:
JORGE HERNANDO ORTIZ AGUDELO
Ficha: 2161743
INSTRUCTOR:
ERIKA LIZETH GUTIERREZ ACOSTA
SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
AGOSTO DE 2020
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Gestión Documental en el Entorno Laboral: Un Manual Práctico para Estudiantes, Monografías, Ensayos de Archivística
Informe sobre la administración documental.
Tipo: Monografías, Ensayos
2020/2021
1 / 12
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INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
APRENDIZ:
JORGE HERNANDO ORTIZ AGUDELO
Ficha: 2161743 INSTRUCTOR: ERIKA LIZETH GUTIERREZ ACOSTA SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL AGOSTO DE 2020
INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta lo que dice la Ley General de Archivos, la Gestión Documental se define como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Es importante decir que el informe de Administración documental se realiza y redacta con el fin de generar comunicaciones de carácter oficial, ya que esto es lo que permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los documentos, puesto que si estos no se encontraran clasificados de una forma ordenada y correcta, sería una tarea bastante difícil su ubicación y de igual manera esto tomaría demasiado tiempo; teniendo en cuenta esto se puede decir que para las empresas esto no es rentable pues representa un aumento bastante significativo en los costos y de igual forma es importante aclarar de la correcta administración documental que lleve una empresa se genera una correcta toma de decisiones en un momento dado.
Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas. Recepción: El proceso de recepción se desarrolla en la Ventanilla única, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de Gestión Documental. En este punto es importante hablar de tres pasos dentro del proceso de recepción que son: la recepción del documento, su radicación y finalmente el registro del documento. Su función es la de recibir correspondencia remitida por las personas naturales o las personas jurídicas, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.
- El sobre debe estar correctamente marcado. Luego de este proceso se clasifica la comunicación teniendo en cuenta si esta es una comunicación oficial o es una comunicación personal. Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios; tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros. Se debe verificar que la documentación que es recibida este completa, que se encuentre firmada, que contenga los anexos que se relacionan, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y de igual forma que el documento y sus anexos se encuentren en perfecto estado. Apertura: Se produce al desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y se verifican los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
- Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
- Revisar que este firmado y verificar sus anexos. En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo que no este firmada, se considera un documento anónimo y deberá ser remitido sin radicar, de igual forma se debe proceder a una respectiva investigación. Registro y Radicación: Después de recibir las comunicaciones oficiales en Ventanilla única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (Sistema de Gestión Documental de la Empresa). Se registran los siguientes datos:
- Fecha
- Nombre del remitente
- Dirección, teléfono y correo electrónico
- Funcionario destinatario, dependencia y si lleva copia a otra dependencia.
- Asunto
- Número de folios y anexos. Radicación e impresión de rótulo: Según ICONTEC, (2009) en la Guía Técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello del radicado en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido. Paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco (5) documentos de diferente contexto.
1. Comunicaciones oficiales externas Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca sello a la correspondencia para de esta forma controlar la fecha de recibido en la casilla correspondencia con el formato diligenciado, según el servicio requerido donde corresponda. Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero y se verifica el aval del envío por parte de la unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico). Se diligencia la guía, se registra:
- Nombre
- Dirección
- Empresa
- Teléfono
- Contenido
- Ciudad a la que va
- Tipo de servicio
- Peso
- Volumen
- Forma de pago
- Observaciones
- Centro de costos
- Departamento que lo envió. Posteriormente se llama al operador para programar la recogida de la correspondencia. 2. Comunicaciones oficiales vía fax Las comunicaciones recibidas y enviadas vía fax, se tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en la ventanilla única. Cuando se recibe un fax en la ventanilla única dirigido a un funcionario de la institución, se escanea y se imprime con el fin de garantizar su permanencia, durabilidad y conservación; y después de esto se continua con el procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales; posteriormente este se distribuye a la dependencia respectiva. 3. Memorandos Este deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento de carácter físico para un trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si este es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que se envió el documento. El destinatario recibe el documento físico o electrónico y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.
- Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
- El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta la respuesta y entrega al jefe de la dependencia para revisión, este la revisa y procede a firmarla.
- Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
- El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos o internos según sea el requerimiento.
- Terminado el tramite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente. 5. Correo electrónico. La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico. La receptora verifica firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando los datos como:
- Nombre
- Código de la dependencia remitente
- Numero de radicación
- Fecha y hora del recibido
- Nombre del funcionario responsable del tramite
- Anexos
- Tiempo de respuesta, si lo amerita. Adicionalmente a lo anterior se relaciona aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento, lo verifica y da constancia de recibido.