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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION Y CONTADURIA
Administración (parte I):
Definición:
La administración es un proceso racional y simple que se encuentra incluido en todo ser humano, y se basa en Coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas (Robbins / Coulter). Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos de manera satisfactoria (Chiavenato). Y la Coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planear, organizar dirigir y controlar, para alcanzar objetivos establecidos (Silk).
Características de la administración:
La administración es Universal : Se puede aplicar en todo tipo de
organismo formal, social y en todos los sistemas políticos existentes.
Valor Instrumental : Es un medio para alcanzar un fin, es decir, se
utiliza en los organismos sociales, para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
Interdisciplinaria: La administración hace uso de principios,
procedimientos y métodos de otras ciencias, que están relacionados con
la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con las matemáticas,
estadísticas, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología,
filosofía, antropología, con todas las disciplinas o ciencias en la que el
ser humano participe.
Unidad Temporal : La administración tiene una participación
permanente en la existencia de la empresa, pero no impide el desarrollo
de otras actividades.
Carácter Específico : Tiene características específicas que no permite
confundirla con otra ciencia o técnica.
Flexibilidad: Los principios y técnicas administrativas se pueden
adaptar a las diferentes necesidades de la empresa.
Unidad Jerárquica : En las empresas existen varios niveles jerárquicos
para administrar, pero todos miran hacia el mismo fin.
Importancia:
La administración es una actividad de máxima importancia dentro de las actividades de cualquier empresa e incluso dentro de nuestras vidas, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de esta se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, como en negocios, escuelas, gobierno, familia, entre otros. Además cabe destacar que a través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, mejorar las relaciones humanas y generar empleos, aspectos que tienen mucha connotación en diversas actividades del hombre.
Finalidad:
La finalidad de la administración puede centrarse simultáneamente en lograr resultados, mejorar el uso de los recursos, aumentar los beneficios, satisfacer a los clientes, cumplir con la responsabilidad social, contribuir al desarrollo, entre otros. En ese sentido, la administración conlleva a darle forma de manera constante y consciente a las organizaciones, las cuales cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerentes, administradores.
Objetivos:
La administración es una labor que desarrolla y aplica conocimientos relacionados con las actividades de planeación, organización, dirección y control de una empresa cuyos objetivos van en consonancia con sus metas. Hay que contar con personas que tengan la capacidad para tomar decisiones que ayuden a alcanzar los objetivos y metas planteadas de la empresa. Tomando en cuenta la utilización eficiente y eficaz de los recursos con los que cuenta, y empleando las herramientas como la innovación,
Evolución:
El desarrollo de la administración se puede explicar mejor a través de tres etapas distintas que atravesó el mundo organizacional del siglo XX (20) las cuales son: Era industrial clásica: El periodo de industrialización fue fundamental para el surgimiento de la teoría administrativa. La industrialización clásica a finales del siglo XIX (19) como consecuencia directa de la revolución industrial se extendió hasta mediados del siglo XX (20), más precisamente hasta 1950. En esta etapa, el capital financiero era la principal fuente de riqueza. El desarrollo industrial distanció a los países desarrollados de los países en desarrollo y a pesar de las dos guerras mundiales, en esta era predominó un ambiente empresarial invariable y tranquilo que exigía organizaciones estables y definidas. En las décadas iníciales de este periodo predominaron los tres enfoques tradicionales de administración: administración científica , que hacia énfasis en las tareas en el nivel del obrero; teoría clásica y modelo burocrático , que valorizaban la estructura organizacional, y teoría de las relaciones humanas , que destacaba el papel de las personas en las organizaciones. Estas teorías constituyeron la base de la administración en los primeros 50 años del siglo XX. La era industrial clásica dominó la primera mitad del siglo XX y puso en primera marcha el motor de los cambios que habrían de ocurrir en lo que restaba del siglo. La teoría administrativa estaba sentando sus bases preocupándose por los aspectos prescriptivos y normativos para administrar las organizaciones. Era Industrial neoclásica: Ocurrió entre 1950 y 1990, y significo una etapa de gran transición en el mundo de los negocios. El final de la Segunda Guerra Mundial libero las organizaciones hacia sus productos y servicios originales y el desarrollo tecnológico (la televisión, la telefonía digital, el computador de la primera a la cuarta generación, y el microcomputador), y estableció las condiciones básicas para que las organizaciones de la época produjesen, en
enormes escalas de producción, una variedad de productos y servicios realmente innovadores. Los mercados locales se volvieron mucho mas grandes, el ambiente de negocios se volvió variable y, en algunos casos, inestable, debido a los intensos cambios sociales, culturales, económicos y tecnológicos de la época. Una nueva realidad comenzó a mostrar sus amplios contornos (la globalización de la economía) y trajo nuevos conceptos (calidad total, productividad, competitividad) como formas de supervivencia empresarial. Y gracias a las modernas tecnologías de la comunicación. En este nuevo contexto surgieron los nuevos enfoques de administración. La era industrial neoclásica puso la segunda marcha en el motor de los cambios, acelero los acontecimientos, introdujo grandes innovaciones y provoco la sustitución de los antiguos conceptos prescriptivos y normativos por conceptos descriptivos y explicativos en la teoría administrativa. En este periodo, la teoría clásica fue sustituida por la teoría neoclásica; la teoría de la burocracia, por la teoría estructuralista, y la teoría de las relaciones humanas, por la teoría del comportamiento. Al mismo tiempo surge la teoría de sistemas y, más recientemente, la teoría situacional para explicar la administración en los nuevos tiempos. Era de la información: El comienzo de la década de 1990 marca el inicio de la tercera etapa del mundo organizacional: la era de la información, que surge con el tremendo efecto provocado por el desarrollo tecnológico y la llamada tecnología de la información. La nueva riqueza es el conocimiento, el recurso más valioso e importante, que sustituye el capital financiero, que da paso al capital intelectual. La tecnología de la información (TI), unión del computador con la televisión y las telecomunicaciones, invadió la vida de las organizaciones y de las personas. En este nuevo contexto, la información añade nuevas características. Menos espacio: La era de la información trajo el concepto de oficina virtual o no territorial edificios y oficinas experimentaron una drástica reducción de tamaño, los archivos electrónicos acabaron con el papeleo y la necesidad de muebles, liberando
La administración como ciencia y arte y técnica:
Existen muchas opiniones sobre el carácter que desempeña la administración dentro del conocimiento humano y aun no hay un criterio unificado a cerca si la administración es ciencia, arte o técnica.
Ciencia:
La administración se cataloga como ciencia por su definición, es decir, un conjunto organizado de conocimientos sobre la administración, de índole universal y basada en una teoría que se refiere a verdades generales. Además, cumple con características propias de las ciencias sociales, como la observación y el método científico que le permiten encontrar las distintas variables, así como la aplicación de técnicas, principios y teorías que conforman los hechos administrativos y que permiten el crecimiento y desarrollo de las organizaciones, alcanzando sus objetivos, mediante el seguimiento de una metodología diseñada para ello.
Arte:
La administración es considerada un arte porque una parte importante de su aplicación tiene que ver con el uso de cualidades propias de las artes como la inventiva, la creatividad y la intuición. Cabe destacar que el único medio para diseñar una estrategia vanguardista, ante contratiempos frecuentes, en una empresa u organización es el uso de la creatividad.
Técnica:
La noción de la administración como técnica se basa en dos puntos de vista. El primero de ellos observa a la administración como una función de las organizaciones, centrada en la ejecución de un proceso continuo. La segunda perspectiva, visualiza a la administración como un método que solo se aprende, de forma adecuada, a través de la experiencia directa.
La administración contiene elementos de ciencia, arte y técnica, no es exclusivamente una de ellas, sino más bien una unión de las tres. Es por esto que la administración se caracteriza por la interdisciplinaridad en todas las carreras y en todos los ámbitos.
Clásicos:
Algunos clásicos de la administración
Frederick Taylor: Inventó herramientas de alta velocidad para el corte de acero y dedico la mayor parte de su vida a la consultoría en ingeniería fue reconocido como el padre de la administración científica. Su principal interés fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y salarios más altos a los trabajadores, a través de la aplicación del método científico. Sus principios insisten en el uso de la ciencia, la generación de armonía y cooperación grupales, la obtención de la máxima producción y el desarrollo de los trabajadores. Sus experiencias como aprendiz, obrero, capataz, maestro mecánico y después como director de ingeniería de una compañía acerera le ofrecieron la gran oportunidad de conocer de primera mano los problemas y actitudes de los trabajadores y descubrir las grandes posibilidades para la elevación de la calidad de la administración. Henry Fayol: Dividió las actividades industriales en seis grupos. Técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas Advirtió la inmensa necesidad de principios y enseñanzas administrativas. En consecuencia, identifico 14 principios, aunque hizo notar que se trataba de normas flexibles, no absolutas, utilizadas de cualquier modo
Autoridad y Responsabilidad: Fayol define a la autoridad como “el derecho de dar órdenes y ser obedecido.” Por su parte la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad, en donde el trabajador deberá hacerse responsable de cumplir la orden recibida. Ambas siempre deben estar equilibradas y relacionadas entre sí. Toda autoridad conlleva una responsabilidad. Unidad de Mando: Este principio se refiere a la necesidad de que un empleado reciba órdenes de un solo mando y rinda cuentas de las actividades a esta misma persona. Recibir órdenes de distintos mandos puede llevar a confusión y conflictos.
Cadena escalar (jerarquía): En la empresa existirá una línea de mando (o cadena
escalar) que va desde la alta dirección hasta los puestos más bajos. Todo el mundo debe tener muy claro quién es su superior y quién su subordinado. Esta jerarquía supone una buena comunicación y no debe romperse. Unidad de Dirección: Esta hace referencia al enfoque y a la unidad de las actividades, es decir, todas deben trabajar hacía un mismo objetivo, detallado específicamente en el plan de acción. Espíritu de cuerpo: este principio dice que fomentar el espíritu de equipo genera armonía y unidad dentro de la organización. Es importante que los empleados de una empresa puedan trabajar unidos ya que trabajar en equipo logrará resultados finales mucho más importantes. Orden: Las personas y los materiales deben hallarse en el lugar apropiado y en el momento exacto. el orden se refiere a dos conceptos: Orden Material: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Orden Social : Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar. Disciplina : Los empleados deben obedecer y respetar las normas que gobiernan la organización. La disciplina es el resultado del liderazgo eficaz, de la comprensión clara de las normas de la organización y de los castigos adecuados, de acuerdo con las instrucciones.
Subordinación de los intereses individuales al interés general: Este principio nos dice que existirán en la organización los intereses de las personas que allí trabajan y los de la propia empresa; se debe dar prioridad a estos últimos porque, de no hacerlo así, la organización colapsará. Remuneración: Es el precio de los servicios prestados, debe ser justa y, hasta donde sea posible, proporcionar satisfacción, tanto al personal como a la empresa. Centralización: Se refiere al grado de involucramiento de los subordinados en la toma de decisiones. La toma de decisión se debe centralizar en la administración, Equidad: El gerente debe prestar atención, ser amable y ser justo con los subordinados. Estabilidad del personal : Fayol sostiene que es importante lograr que los empleados duren mucho tiempo en sus cargos y evitar en lo posible la rotación del personal, ya que la misma genera bajas en la eficiencia laboral por el alto costo que tiene entrenar a una nueva persona para que realice sus tareas. Iniciativa: Los empleados encargados de ejecutar los planes deben mostrar esfuerzo personal. Cualquiera puede sugerir ideas y estas pueden ser valoradas.
División del trabajo: El trabajo debe estar dividido entre los individuos y los
grupos para asegurar que el esfuerzo y la atención se enfoque en porciones
específicas de tareas. Fayol presento la especialización del trabajo como la mejor
manera de utilizar los recursos humanos en la organización.
