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5.3 Control A cada uno de los riesgos identificados se les asigna un control con el fin de
disminuir la probabilidad de su materialización, calificando su efectividad. Una vez se aplican los controles se obtiene la medición del riesgo residual, es decir el riesgo que queda una vez se aplican los controles.
5.4. Monitoreo En esta etapa, se hace seguimiento al desempeño del Sistema con el fin
de detectar oportunidades de mejora e incluir nuevos riesgos que se pueden generar.
6. ELEMENTOS PARA LA GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN Y CONTROL
DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
La Superintendencia Nacional de Salud expidió la Circular Externa 009 el 21 de abril de 2016, en virtud de la cual se establecieron los lineamientos para implementación del SARLAFT con el fin de evitar que las empresas del sector sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito o para canalizar recursos hacia actividades terroristas
a. Política.
Son los lineamientos bajo los cuales la Unidad gestionará el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo. Estas son aprobadas por la Junta Administradora, estas se encuentran publicadas en la página Web www.uptc.edu.co/unisalud
b. Procedimientos.
Los procedimientos son el mecanismo mediante el cual se implementan cada una de las políticas y controles del SARLAFT que se requieren para mitigar los riesgos. Se encuentran documentados en el SIG.
c. Funciones de la Junta Directiva.
La Junta Administradora de la Unisalud debe cumplir con las funciones establecidas en el Acuerdo 003 de 2017.
d. Infraestructura tecnológica.
Se soportará en los sistemas de información que actualmente funcionan para la administración de la UNIDAD y en el MACROPROCESO: ADMINISTRATIVOS PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS MANUAL DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Código: A-RI-M
e. Reportes.
Los reportes permiten informar acerca del desempeño y posibilitan la detección y reporte de operaciones sospechosas a nivel externo a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF-. Así mismo, se hacen reportes trimestrales que se analizarán en el taller de gestión y se requiere la colaboración de todo el talento humano
f. Capacitación
Se establece como mecanismo de divulgación de las políticas y procedimientos para la prevención y control de lavado de activos y financiamiento de terrorismo, el diseño y desarrollo de un programa de capacitación que permitirá la sensibilización al talento humano de la unidad y contratistas en el inicio y durante el tiempo que dure la relación contractual.
g. Documentación.
La documentación es un elemento que evidencia el funcionamiento del SARLAFT. Por lo tanto, en la debe mantener en todo momento, y a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud los siguientes documentos:
- Las actas de la Junta Administradora donde conste la aprobación de las políticas del SARLAFT, así como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen a dichas políticas.
- Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas y procedimientos aprobados del SARLAFT.
- Las actas de taller de Gestión.
- Las constancias de las capacitaciones impartidas a todo el personal de la empresa sobre el SARLAFT.
7. CONOCIMIENTO
7.1 Afiliados: Los Afiliados a la Unidad se establecen en el Acuerdo 03 de 2017, se
identificarán y cumplirán un proceso de afiliación mediante el lleno de un formulario y la entrega de documentación soporte que será objeto de verificación y confirmación.
7.2 Proveedores: Las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro
de proveedores y cumplirán proceso establecido por la Unidad, mediante el lleno de requisitos y la entrega de una documentación soporte de acuerdo a lo solicitado. Se adelantaran análisis, visitas, reevaluación para establecer que los precios sean acordes con el mercado y cualquier otro análisis que resulte necesario para prevenir un posible contagio de actividades relacionadas con SARLAFT.
7.3 Talento Humano: Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en la
unidad, deberán cumplir con los requisitos dispuestos por la Universidad UPTC. Anualmente los empleados deberán actualizar la información de acuerdo a la hoja de vida del SIGEP.
7.4 Junta Administradora. Su nombramiento se realizará de teniendo en cuenta el
Acuerdo 03 de 2017
7.2 Política para manejo de pagos
Pagos en cheque Cuando se realice un pago con cheque, este debe incluir sellos restrictivos para endoso y consignación en cuenta del titular. La entidad no realizará pagos en efectivo.
7.3 Política deber de reserva
La Unidad mantendrá reserva sobre la información, solo levantará la reserva sobre la información recaudada de sus contrapartes como consecuencia de las solicitudes formuladas por escrito y de manera específica por las autoridades competentes, con el lleno de los requisitos y formas legales
- Persona Expuesta Públicamente (PEP).
Son personas nacionales o extranjeras, que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos o tienen poder de disposición sobre estos, o gozan o gozaron de reconocimiento público. Es importante identificarlas para realizar la verificación de sus antecedentes. Se establecerán procesos más rigurosos de debida diligencia para aquellos clientes que por su perfil o por las funciones que desempeñan, se consideran como de alto riesgo:
Existe una categoría de clientes que presenta los mayores riesgos, particularmente en materia de reputación. Estos son las personas públicamente expuestas o "figuras públicas" y las personas relacionadas con ellos. Para los efectos de esta Política, por "figura pública" se entiende cualquier individuo que ocupa, ha ocupado, persigue activamente, o se encuentra bajo consideración para ocupar un puesto de alto rango en el gobierno (o en un partido político) de un país, estado, municipalidad, o cualquier dependencia (inclusive militar), agencia o instrumentalidad del gobierno (incluyendo corporaciones de propiedad pública) o que a pesar de no cumplir con estos requisitos, goza de reconocimiento público.
Por "persona relacionada" para los efectos de esta Política, se entiende cualquier persona que pertenezca a la familia próxima de la figura pública, por ejemplo, un cónyuge, padre, hermano o hijo; o un consejero de alto rango con estrechos vínculos a la figura pública.
Las Entidades sin ánimo de lucro usualmente se financian a través de donaciones hechas por personas cuya identidad se desconoce, lo que permite y facilita esconder en ellas recursos de origen ilícito. Por este motivo y debido a los fines filantrópicos que persiguen, las fundaciones sin ánimo de lucro implican un mayor riesgo de lavado de activos y de financiación de actividades terroristas. Al elaborar sus procedimientos contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo públicas y personas relacionadas con ellos.
