TEMA 5. LA NORMALIZACIÓN.
1. La descripción.
2. La normalización.
1. La descripción.
La descripción es una fase de la archivística. Es una fase del tratamiento archivístico destinada a
la elaboración de instrumentos de trabajo y de consulta para poder facilitar tanto el conocimiento
de los fondos como su uso. Nos va a servir para generar instrumentos y dentro de estos hay dos
grandes grupos, de consulta o de información, y de trabajo o de control. La descripción por
lo tanto nos va a permitir encontrar el documento o la unidad de instalación que se necesite.
La palabra descripción en el ámbito archivístico se utilizó por primera vez en el ámbito anglosa-
jón. Si definimos la palabra instrumento la definiríamos como algo que utilizamos para un fin.
Dentro de la archivística y dentro de la descripción una de las herramientas más importantes para
el archivero son los instrumentos de control que nos sirven para poder llevar a cabo y cumplir
con eficacia las funciones del archivo.
Los instrumentos de control en un archivo nos van a permitir la custodia, la conservación y la
información de la documentación. Mediante estos instrumentos de control el archivero puede sa-
ber que es lo que tiene, donde lo tiene y poder saber otras actuaciones como por ejemplo la res-
tauración.
Los instrumentos de información son todos aquellos instrumentos pensados para el usuario,
para que el usuario pueda saber que es lo que hay en ese archivo. Habrá instrumentos que sirvan
para las dos cosas, para informar y para controlar, pero siempre tendrá matices.
Todos ellos tienen cabida en los que se denominan como instrumentos de descripción. Dentro
de los instrumentos de control nos encontramos con varios, por ejemplo el cuadro de clasifica-
ción. También está el inventario topográfico que es el que indica donde está cada unidad de
instalación.
Otro instrumento de control es la relación de entrega, que son las actas de ingreso en el archi-
vo. El más usual suele ser por una transferencia. Éstos a su vez generan un inventario de entre-
ga. Otro instrumento de control son los calendarios de conservación.
El instrumento de descripción más importante en un archivo y que ademas después nos va servir
de base para otros tipos de instrumentos es el inventario, que puede reflejar un archivo entero,
una sección, un fondo, o incluso una única serie documental. Si el inventario es el del archivo en-
tero se le denomina inventario general y significa que toda la documentación que hay en el archi-
vo está reseñada en ese inventario. Si el inventario solo recoge una sección, un fondo o una se-
rie, siempre tendrá que llevar unos elementos mínimos, primero la signatura, identificación nu-
mérica, la descripción en si de la documentación, las fechas extremas, si hay documentos gráficos
o fotográficos, y unas observaciones.
El inventario es por lo tanto un instrumento tanto de control como de información y por lo tanto
solamente se tendrá que hacer uno.
Dentro de los instrumentos de información o de consulta tenemos el cuadro de clasificación, la
guía del archivo y algunos inventarios. Hoy en día toda estos instrumentos de consulta se pueden
publicar en varios soportes, no solamente en papel, sino también en soporte digital. Pares no es
un instrumento de información sino que es un programa de difusión elaborado por el Ministerio de
Cultura, y en realidad es un catálogo, ya que el catálogo en archivística se entiende como una
selección de documentos.
Nos encontramos con más instrumentos de descripción. Uno de los más importantes es la guía.
La palabra guía viene de guidare en latín. Lo que se pretende con una guía es representar unas
cosas y guiar al usuario en la documentación. Esta guía tiene una serie de datos que son:
