LAS ACTAS NOTARIALES., Apuntes de Derecho

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ACTAS

NOTARIALES.

UNIVERSIDAD SAN CRISTÓBAL

LICENCIATURA

DERECHO.

CUATRIMESTRE

6to CUATRIMESTRE.

MATERIA

DERECHO NOTARIAL.

TITULO

LAS ACTAS NOTARIALES.

CATEDRÁTICO

LIC. JULIO CESAR MOLINA CABRERA.

ALUMNO

LILIANA GPE JIMÉNEZ VELASCO

LUGAR Y FECHA

SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS A 29 DE JUNIO DEL 2020.

DEFINICIÓN DE ACTA NOTARIAL.

Un acta notarial es el instrumento público original en el que el Notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten, y que asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello. El profesional del Derecho investido de fe pública por el Estado, y que tiene a su cargo recibir, interpretar, redactar y dar forma legal a la voluntad de las personas que ante él acuden, y conferir autenticidad y certeza jurídicas a los actos y hechos pasados ante su fe, mediante la consignación de los mismos en instrumentos públicos de su autoría … El notario conserva los instrumentos en el protocolo a su cargo, los reproduce y da fe de ellos. Actúa también como auxiliar de la administración de justicia, como consejero, árbitro o asesor internacional, en los términos que señalen las disposiciones legales relativas.” Aunado a lo anterior, en esta misma Ley en su artículo 11, se señala que el Notario es un auxiliar “en la administración de justicia”. De acuerdo con Rafael de Pina, un notario es el “titular de la función pública consistente de manera esencial en dar fe de los actos jurídicos que ante él se celebren.” Un hecho jurídico son acontecimientos que surgen con independencia de la voluntad del ser humano, sin embargo, dada su naturaleza, los mismos pueden producir efectos jurídicos. De acuerdo con lo dispuesto por la Ley del Notariado para el Distrito Federal o L.N.D.F., en específico el artículo 125, un acta notarial es “el instrumento público original en el que el Notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten, y que asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello.” Por otra parte, de acuerdo con Rafael de Pina, el acta notarial es el “instrumento original autorizado, en el que se relaciona un hecho o acto jurídico que el notario asienta en el protocolo, bajo su fe, a solicitud de la parte interesada”. Por su parte, en el Diccionario Jurídico Mexicano, se le define al acta notarial como “el instrumento original autorizado, en el que se relacione un hecho o acto jurídico que el notario asiente en el protocolo bajo su fe, a solicitud de la parte interesada.” Según el artículo 198 del Reglamento Notarial, “los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y

circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”. El objeto del acta notarial es, por tanto, los hechos, a diferencia de otros documentos notariales, como las escrituras públicas y las pólizas, en las que se recogen contratos. “Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones” (artículo 144 del Reglamento Notarial). Ello significa que el notario en las actas se limita a dar fe de hechos que percibe por sus sentidos, aunque también de otros que no se perciben directamente por los sentidos pero que el notario puede considerar acreditadas previas las pruebas pertinentes, como en las actas de notoriedad. Pero, en todo caso, las actas no pueden recoger contratos, propios de escrituras y pólizas, en las que la intervención notarial es mucho más amplia. El valor de un acta notarial reside en que prueba de manera incontestable el hecho que constituye su objeto, sin que sea discutible ni siquiera en sede judicial, salvo querella de falsedad. Su utilidad es grande pues permite al ciudadano pre- constituir pruebas de hechos que probablemente habrán de ser alegados posteriormente en el ámbito judicial, administrativo o privado, cuando quizá esos hechos ya no puedan reiterarse o probarse por haber desaparecido sus efectos, ya se trate de manifestaciones, notificaciones, existencia de objetos, documentos –incluso electrónicos- o personas. Ahora bien, aunque la autorización de estos documentos es más flexible que la de las de escrituras o pólizas, tiene también unos límites. Así, será necesario: un interés legítimo por parte de quien inste el acta (alguna razón suficiente para inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás); que la conducta que se pide al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo); que no se invadan esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración, que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal); que la actuación notarial no sea sorpresiva (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar); que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene por qué tener. En todo caso, la actuación del notario ha de ser imparcial, pues si bien debe recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate ni recoger realidades que induzcan claramente a confusión. El acta, como documento público que es, queda custodiada en el protocolo del notario que lo autorizó, y de ella pueden pedir copias no sólo el que la instó, sino también cualquier persona que pueda tener interés legítimo en conocer su

• Acta de Consignación: Arto. 2056 C., por la que se hace pago de dinero, mediante acta redactada en Protocolo ajustada a procedimiento:

• Acta o Escritura de consignación firmada por consignante, Testigos y Notario;
• Expedición de Testimonio con auto de notificación;
• Notificar a acreedor;
• Hacer constar en acta oferta y la repuesta del acreedor, y firmas;

• En mismo Testimonio levanta Acta de lo consignado.

• Acta de Protesto: Arto. 6 4 2 C. de Comercio, en casos por falta de pago o por falta de aceptación, en relaciones de negocio entre comerciantes. (deuda en letra de Cambio). Ver Arto.636 C. de Comercio. iv) Actas de notificación: que es mera comunicación de un hecho y son:

• Arto.2720 C. sobre cesión de crédito, obligación de notificar a deudor de cesión;
• Arto.2722 C. sobre cesión de crédito hipotecario que debe ser en Escritura e inscrita;
• Arto.2958 C. y 1429 Pr. Cesar arrendamiento por desahucio;
• Artos. 2756 y 2 7 7 8 C. sobre obligación de notificar Donación entre vivos para su aceptación. B) Actas de Referencia: Tienen como objeto relatar manifestación de personas, como declaraciones de voluntad como testigos; C) Actas de Protocolización: cuando se trata de elevar a Escritura Pública documento privado, como en casos de partición privada de herencia o de protocolizar contrato de arriendo; Ver Artos. 61 y siguientes L. N.; D) Actas de Depósito: constituyen una excepción de las Actas, pues no se limitan a consignar un hecho, sino que contienen un negocio jurídico. Caso Arto. 1 0 5 9 C. sobre depósito de Testamento cerrado a Notario. E) Actas de Notoriedad: En general no se recurre a notario, se hacen por vía judicial. Casos Artos. 569 y 570 C. de comprobación de matrimonio y caso de reconocimiento de hijo. II) Clases de Actas que no se extienden dentro de Protocolo: Casos que dispone Arto. 15 # 4 L. N.:

• Inventarios;
• Sustituciones de Poderes;

• Particiones. DIFERENCIA ENTRE ESCRITURA PÚBLICA Y ACTA NOTARIAL Escritura. - Actos jurídicos (voluntad) se manifiestan las partes a obligarse, se moldea el acto expresión de voluntad. Acta notarial. - Hechos jurídicos (no voluntad) se da fe de que lo vio o escuchó, se hace constar el hecho, medio de prueba. Acto jurídico es la exteriorización de la voluntad. Hecho jurídico es una obligación contraída por un acto jurídico sin que exista la voluntad. La Ley del Notariado, hace la distinción entre escritura y acta. De acuerdo a su contenido, en la primera (escritura) se hacen constar actos jurídicos y en la segunda (acta notarial) hechos jurídicos o materiales. La distinción entre escritura y acta, está dividida según la doctrina, unos la aceptan y otros la niegan. Palomino la niega ya que considera que no hay diferencia entre escritura y acta por razón de su estructura, aunque si existe en razón del contenido. El criterio de la ley se puede apuntalar con el examen de las actas y de las escrituras de acuerdo con los siguientes criterios:

• Contenido, estructura y efectos. CONTENIDO: En la escritura pública se hacen constar actos jurídicos y en el acta notarial se relacionan los hechos jurídicos y materiales, que pueden producir o no efectos jurídicos. El legislador (en cuanto a la ley notarial) siguió la doctrina francesa al considerar que los hechos jurídicos en sentido amplio se dividen en actos y en hechos según se manifieste o no la voluntad de la persona y que producen consecuencias de derecho. La escritura pública y el acta notarial pertenecen al género de instrumentos públicos, los dos son instrumentos asentados en forma original en el protocolo. Pero tienen diferencias específicas:
• En las escrituras se hacen constar actos jurídicos y en las actas hechos jurídicos, como consecuencia en la escritura se otorga la voluntad y en las segundas son solo acontecimientos que generan consecuencias de derecho. En la escritura pública el notario dentro de sus deberes de funcionario público a de desenvolver una actividad técnica de jurista acomodando sus actuaciones a la

ESTRUCTURA DE UN ACTA NOTARIAL.

La estructura del acta notarial está compuesta por los siguientes elementos: PROEMIO. En el proemio podemos distinguir: a) Lugar:  Lugar de otorgamiento de la escritura  Lugar de cumplimiento de las obligaciones consignadas en la escritura  Legislación aplicable a la forma notarial.  Fecha de nacimiento  Fecha del instrumento  Fecha de firma  Fecha de autorización b) Personas que intervienen: Proemio Antecedentes Clausulado Representación Generales Certificaciones Autorización Estructura del acta notarial  Notario

 Sujeto  Parte  Otorgante  Concurrente  Compareciente. c) Calificación del contenido del instrumento:  Protesta de ley. ANTECEDENTES. En este apartado debe considerarse lo siguiente: a) Descripción jurídica.  Título de propiedad b) Descripción física  Descripción general  Otras descripciones c) Otros documentos que deben relacionarse en la escritura.  Permisos previos (SRE, INM, etc.).  Documentos previos (avisos [preventivos], comprobantes de pagos, certificados de libertad o de gravamen, de uso de suelo, etc.) CLAUSULADO: Es el elemento medular del contrato, ya que en él se especifica: su objeto, lo deseado o la voluntad de las partes, se establece la finalidad económica del contrato y se satisfacen las necesidades jurídicas de los contratantes. Aspectos a considerar: gramatical y jurídico. Clasificación de las clausulas: Cláusulas Esenciales (irrenunciables). Son aquellas sin las cuales no existe el contrato. (Precio y cosa en la venta, renta y bien arrendado en

a) Cerciorarse de la identidad y capacidad de los comparecientes. b) Asegurarse de la voluntad de los mismos para la celebración del acto o contrato de que se trate. c) Instruir a los interesados del sentido legal del acto o contrato en que intervengan, dándoles a conocer especialmente el alcance y efectos jurídicos de las renuncias de textos legales que hubiesen otorgado. Estructura del acta notarial d) Leer el acta respectiva a las partes y a todos los que hubiesen intervenido en su otorgamiento, pudiendo todos ellos repetir la lectura por sí mismos o por medio de otra persona. Si alguno de los otorgantes fuere sordo, deberá leer por sí mismo la escritura, pero si no pudiere o no supiere hacerlo, designará una persona que la lea por él. AUTORIZACION. Después de haber cumplido los requisitos previos, el Notario ante cuya fe haya pasado el acto o contrato, extenderá al margen de las escrituras razón de su autorización, con mención de la fecha y el lugar de ésta.

EL PROTOCOLO Y SU INTEGRACIÓN.

El protocolo es el conjunto de libros formados por folios numerados y sellados, en los que el Notario actúa para asentar y autorizar las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices, así como por los libros de registro de cotejos con sus apéndices. El sistema de protocolo que consagra la Ley del Notariado del Distrito Federal es la del Protocolo Abierto, es decir, un conjunto de folios numerados, que en principio se encuentran sin empastar pero que siguiendo las disposiciones de la Ley se conforman libros de un máximo de doscientos folios por cada uno de ellos. De cada libro existe un complemento denominado apéndice, en el que se coleccionan los documentos y demás elementos materiales relacionados con los instrumentos que forman parte del protocolo. Por su parte, para la elaboración del cotejo de documentos se lleva un libro denominado libro de registro de cotejos que es el conjunto de folios encuadernados con su respectivo libro de apéndices, de igual modo cada libro constará de doscientos folios. La Ley del Notariado ha presentado un concepto amplio de lo que es el protocolo, pues es considerado como todos los documentos que obran en la notaría. El conjunto de libros del protocolo se lleva por decenas de libros los cuales el Notario deberá guardar en la notaría durante cinco años, contados a partir de la fecha de la certificación de cierre efectuada por el Archivo General de Notarías Se entiende por protocolo “ la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año, y se formalizará en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra y con los demás requisitos que se determinen en las instrucciones del caso”, según el art. 17 de la Ley del Notariado y 272 y siguientes del Reglamento Notarial que dice: El protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero a treinta y uno de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo Notario. Asimismo, se incorporarán al protocolo las pólizas siempre que el notario así lo hubiera comunicado al Colegio Notarial en los plazos y modo previsto en el artículo 283 de este Reglamento.

cartón, que impida su deterioro. Se pondrán correas para que pueda abrocharse su cubierta exterior. En el lomo del protocolo se pondrá la siguiente inscripción: “ PROTOCOLO. AÑO de ...” (en guarismo), nombre del Notario y expresión de la residencia del mismo. En cada uno de los tomos que lo comprenda el número de matrices en guarismos (del x al y), y el número de orden dentro de la colección (del 1 al ...X) Notas de apertura y cierre En cada Notaría ha de formarse el protocolo general, según el artículo 273 del Reglamento Notarial, del siguiente modo:

1. E1 primer día de cada año se abre extendiendo la nota de apertura, que ha de decir: “Protocolo de instrumentos públicos correspondiente al año...” (la nota será fechada en letra, firmada y rubricada por el Notario).
2. Se van incorporando los instrumentos públicos autorizados por riguroso orden de autorización, siendo numerados correlativamente desde la unidad, a razón de un número por cada instrumento. Posteriormente, se procede a foliar, es decir, se numeran correlativamente todas las hojas, incluso las que estuvieren totalmente en blanco, como a veces ocurre al extender en pliegos los instrumentos públicos.
3. El último día, de cada año, se cierra el protocolo con otra nota, que he de decir: “Concluye el protocolo del año..., que contiene... instrumentos y... folios, autorizados durante el mismo en esta Notaría” (la nota será, como la de apertura, fechada, firmada y rubricada por el Notario).
4. Cuando el protocolo lo requiera por su volumen, se podrá dividir en más de un tomo a efectos de encuadernación, debiéndose poner una nota de apertura y de cierre en cada uno. En este caso de protocolo integrado por varios tomos, en la nota de cierre de cada uno de los tomos del protocolo se expresarán, además, del número de instrumentos y de folios (en letra) que constituyen el último tomo, el número de instrumentos y de tomos que forman el protocolo. Requisitos y Formalidades del Protocolo. El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden

de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y escribírsele en letras y guarismos o dígitos. Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros por la opuesta. Además, se dejará en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones. Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco centímetros, a excepción de aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los testigos. Otras formalidades exigidas: a). Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas; b). Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación del orto, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento sólo debe quedar espacio para las firmas; c). El protocolo debe llevar foliación cardinal escrita en cifras; d). El cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras; e). Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que transcriban se copian de manera textual; f). Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento. Contenido del Protocolo. En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes. Apertura del Protocolo.

porque la ley lo indica expresamente, exonerado del pago de cualquier tipo de impuesto. Para cumplir con el artículo 63 de la ley, una copia de este índice redactado conforme al artículo 41 de la legislación notarial debe ser enviada por los notarios a la Secretaría de la suprema Corte de Justicia dentro del primer trimestre de cada año, es decir, hasta el día 31 de marzo. Los Folios Los folios son las hojas numeradas, selladas y autorizadas que serán cronológicamente utilizadas y ordenadas y sólidamente empastadas para constituir los libros. Cada folio se utilizará por ambas caras, constituyéndose por dos páginas. Para asentar las escrituras y actas en los folios, deberán utilizarse procedimientos de escritura o impresión que sean firme, indelebles y legibles. La parte utilizable del folio deberá aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en blanco y las líneas que se impriman deberán estar a igual distancias unas de otras. Minuta Una minuta es un original de un acto auténtico, del que no puede desprenderse el oficial público que es su depositario. Es, dicho de otra manera, un acto original emanado de la autoridad administrativa o judicial, o para nuestro caso específico, el acto entregado por notario que la ley prescribe que debe conservarse. Es obligatorio de tener los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en relación con la integridad y conservación de los protocolos. El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y escribírsele en letras y guarismos o dígitos.

En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.

CONCLUSIÓN.

Podemos concluir con que, el acta es un documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento judicial o administrativo es donde se despliega su eficacia. Las actas son documentos o escritos que se realizan para hacer constar hechos; y tienen el valor que les otorga la ley. El contenido de un acta puede ser: confesión de algún hecho de los redactores, ejemplo las actas laborales; declaración o manifestación de voluntad, y la reproducción de un negocio jurídico (actas notariales). Las actas deben reflejar siempre la verdad y su contenido inalterable, salvo el consentimiento expreso de los que en ellas intervinieron, y con la observancia de los preceptos legales especiales aplicables. Además, deben ser leídas por todos los que en ellas participan y las suscriben. En algunos casos se utilizan para recoger aquello que se oye o se percibe para preconstruir pruebas que luego son utilizadas en proceso judicial o administrativo, pero son un simple medio de prueba de los acuerdos o hechos asentados en las mismas, por lo que admiten prueba en contrario. El valor probatorio de los hechos asentados en las actas no depende de las propias actas, es decir de su formato, salvo que la ley le imponga cierta solemnidad. De las actas más conocidas se encuentran las de notificación. Su redacción es sencilla, pero en ellas se debe hacerse constar ciertas formalidades que exige la ley. Los apéndices de actas y/o anexos a las mismas tendrán la validez de éstas, si señalaron en la redacción como parte de ellas.