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MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL

MANUAL DEL PARTICIPANTE

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TÉCNICO EN OFIMÁTICA Página 3 Escuela de Tecnologías de la Información

Capítulo

Funciones Lógicas y

de Texto

Objetivos: Usar funciones lógicas Usar funciones de texto Anidar funciones lógicas y de texto Resolver aplicaciones prácticas

MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL Escuela de Tecnologías de la Información Página 4

FUNCIONES LÓGICAS

Las funciones lógicas se utilizan para evaluar diferentes alternativas en la toma de decisiones y según su resultado se va a decidir si se ejecuta o no alguna acción establecida. Estas funciones realizan una comparación lógica entre diferentes valores dentro de la hoja de cálculo, las cuales nos van a retornar como resultado un valor lógico de VERDADERO o FALSO. Por ejemplo: ¿Podemos determinar la mayoría de edad de una persona mediante su edad en Excel? Por supuesto que sí, traduciendo la pregunta a una función condicional, se tendría la siguiente expresión: =SI (Edad >= 18 , “Mayor de edad”, “Menor de edad”) donde “Edad” representa a cualquier celda que contenga el valor de la edad. Es importante mencionar que los resultados de una función lógica siempre van a ser: VERDADERO: Significa que se cumple la condición “Mayor de edad”. FALSO: Significa que no se cumple la condición y por lo tanto es “Menor de edad”. Las funciones condicionales se caracterizan por que contienen una condición mediante la cual se evalúa ciertas alternativas, que se establecen como obtención de un resultado verdadero o falso de la condición.

MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL Escuela de Tecnologías de la Información Página 6 A continuación, detallaremos algunas de las funciones más utilizadas:

FUNCIÓN SI

(prueba_lógica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso])

Realiza una evaluación a la prueba lógica y devuelve el valor de verdadero o falso de acuerdo con la evaluación del argumento. La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:  prueba_lógica (obligatorio): Es la expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es verdadero o falso.  valor_si_verdadero (opcional): Es el valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es verdadero.  valor_si_falso (opcional): Es el valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es falso. Ejemplo 1: Dada una lista de personas, se pide determinar su sexo. Ejemplo 2: Dada una lista de alumnos y sus promedios, se pide determinar si están aprobados o desaprobados. La prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado verdadero o falso. Los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la prueba lógica.

TÉCNICO EN OFIMÁTICA Página 7 Escuela de Tecnologías de la Información

FUNCIÓN Y (valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como verdadero o FALSO si uno o más argumentos se evalúan como falso. La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:  valor_lógico1 (obligatorio): Es la primera condición a evaluar y cuyo resultado puede ser verdadero o falso.  valor_lógico2; ... (opcional): Son las condiciones adicionales que se desean evaluar. Se pueden considerar hasta un máximo de 255 condiciones. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO =Y(VERDADERO; VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO

VERDADERO

=Y(VERDADERO; FALSO) Un argumento es FALSO FALSO =Y(2+2>0; 2+3=5; 3-5< 0 ) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO

VERDADERO

=Y(5-3>0; 3-2<0; 7 - 7=0)

Al menos un argumento se evalúa como FALSO

FALSO

Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de SI , se puede probar varias condiciones diferentes en lugar de una sola.

TÉCNICO EN OFIMÁTICA Página 9 Escuela de Tecnologías de la Información Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO =NO(VERDADERO) Invierte VERDADERO FALSO =NO(FALSO) Invierte FALSO VERDADERO

FUNCIÓN SI.ERROR (valor; valor_si_error)

Devuelve el valor especificado si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. La función SI.ERROR debe usarse para prevenir y controlar los errores en una fórmula. La sintaxis de la función SI.ERROR tiene los siguientes argumentos:  valor (obligatorio): Es la fórmula que se ingresa en la función para determinar algún posible error.  valor_si_error (obligatorio): Es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se evalúan los siguientes tipos de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!. Al usar la función SI.ERROR , es importante considerar lo siguiente:  Si el valor o valor_si_error están en una celda vacía, SI.ERROR los trata como un valor de cadena vacía ("").

 Si valor es una fórmula de matriz, SI.ERROR devuelve una matriz de resultados

para cada celda del rango especificado en el valor.

MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL Escuela de Tecnologías de la Información Página 10 Ejemplo: Dada una lista de alumnos y sus evaluaciones, se pide determinar su promedio. Además, se debe tomar en cuenta que algunos alumnos no han rendido su evaluación parcial o final, por lo que es necesario que se actualicen dichas notas para evitar el error.

PRÁCTICA DE CLASE

Desarrollar los siguientes ejercicios que se encuentran planteados en el archivo “Funciones Lógicas”, dentro de la carpeta “Recursos del Libro” correspondientes al Tema 01. Ejercicio 01: Indicar el tipo de alumno de acuerdo con su matrícula.

MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL Escuela de Tecnologías de la Información Página 12 Ejercicio 04: Indicar el resultado de la evaluación, conociendo los estudios realizados por el candidato. Ejercicio 05: Indicar el trato de la persona, considerando el sexo y el estado civil de la persona. Recuerda que podemos ampliar el número de condiciones lógicas usando las funciones Y así como O dentro del argumento prueba_lógica de la función SI.

TÉCNICO EN OFIMÁTICA Página 13 Escuela de Tecnologías de la Información

FUNCIONES DE TEXTO

Son un conjunto de funciones especiales que se utilizan dentro de la hoja de cálculo para poder manipular los diferentes caracteres que conforman una cadena de texto. Estas funciones también permiten concatenar diversas cadenas de caracteres, con el fin de obtener una nueva cadena o extraer una porción de la misma. Por ejemplo: ¿Es posible armar un código con los datos de un producto en Excel? La respuesta es sí, ya que Excel nos permite manipular los caracteres que conforman los datos del producto y ordenarlos según el código que queremos representar. Entre las funciones de texto que podemos encontrar tenemos. FUNCIÓN DESCRIPCIÓN CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código. CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto. CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo. DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales. DERECHA Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto. ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas). ESPACIOS Quita todos los espacios del texto, excepto los espacios individuales entre palabras. En Excel 2016 hay diferentes funciones de texto, entre las que podemos destacar funciones que extraen y buscan caracteres, que convierten la cadena en mayúsculas y minúsculas y otras que permiten concatenar diferentes cadenas.

TÉCNICO EN OFIMÁTICA Página 15 Escuela de Tecnologías de la Información Se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones.  El núm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.  Si el núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolverá todo el texto.  Si se omite el núm_de_caracteres , se considera como 1. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO =IZQUIERDA(“SENATI”;2) Devuelve los dos primeros caracteres de la cadena

SE

=IZQUIERDA(“ESCUELA

DE TECNOLOGIA”;7)

Devuelve los siete primeros caracteres de la cadena

ESCUELA

=IZQUIERDA(“SENATI”)

Devuelve el primer carácter de la cadena

S

FUNCIÓN DERECHA (texto, [núm_de_caracteres])

Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario. La sintaxis de la función DERECHA tiene los siguientes argumentos:  texto (obligatorio): Es la cadena que contiene los caracteres que se desea extraer.  núm_de_caracteres (opcional): Especifica el número de caracteres que se desea extraer del texto. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO =DERECHA(“SENATI”;2) Devuelve los dos últimos caracteres de la cadena

TI

=DERECHA (“ESCUELA DE

TECNOLOGIA”;10)

Devuelve los diez últimos caracteres de la cadena

TECNOLOGIA

=DERECHA (“SENATI”)

Devuelve el ultimo carácter de la cadena

I

MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL Escuela de Tecnologías de la Información Página 16 Se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones.  Si la posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve “" (texto vacío).  Si la posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto.  Si la posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!.

FUNCIÓN EXTRAE (texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en una posición y en función del número de caracteres que se especifique. La sintaxis de la función EXTRAE tiene los siguientes argumentos:  texto (obligatorio): Es la cadena que contiene los caracteres que se desea extraer.  posición_inicial (obligatorio): Es la posición del primer carácter que se desea extraer del texto. La posición_inicial para el primer carácter del texto es 1, del segundo carácter es 2 y así sucesivamente.  núm_de_caracteres (obligatorio): Especifica el número de caracteres que se desea extraer del texto. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO =EXTRAE (“SENATI”;3;2) Devuelve 2 caracteres de la cadena, comenzando por el tercer carácter.

NA

=EXTRAE (“ESCUELA DE

TECNOLOGIA”;12;20)

Devuelve 20 caracteres de la cadena, comenzando por el doceavo carácter. Como el número de caracteres (20) es superior a la longitud de la cadena (10), todos los caracteres se devolverán. No se agregan caracteres vacíos (espacios) al final.

TECNOLOGIA

=EXTRAE

(“SENATI”;10;2)

Dado que la posición inicial es mayor que la longitud de la cadena (6), se devuelve texto vacío.

MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL Escuela de Tecnologías de la Información Página 18 Es importante considerar que LARGO devuelve la longitud de cualquier valor numérico o de texto, además del espaciado.

FUNCIÓN LARGO (texto)

Devuelve como resultado el número de caracteres de una cadena de texto. La sintaxis de la función LARGO tiene el siguiente argumento:  texto (obligatorio): Es el texto cuya longitud se desea obtener. Los espacios se cuentan como caracteres. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO = LARGO (“SENATI") Devuelve la longitud de la cadena

= LARGO (“ETI SENATI")

Devuelve la longitud de la cadena incluyendo el espaciado

= LARGO (3257)

Devuelve la longitud de cualquier número

FUNCIÓN CONCATENAR (texto1, [texto2], …)

Permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda. La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:  texto 1 (obligatorio): Es el primer elemento para unirse a la cadena de texto final. Puede ser un valor de texto, un número, o una referencia de celda.  Texto2, … (opcional): Es el segundo texto para unirse a la cadena. Todos los demás argumentos son opcionales a partir del segundo. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO = CONCATENAR (“ETI", “ ”, ”SENATI”) Forma un nombre compuesto

“ETI SENATI”

= CONCATENAR (“ESTUDIA", “

”, ”Y”, ” “, “TRIUNFARAS” )

Forma una frase completa

“ESTUDIA Y

TRIUNFARAS”

= CONCATENAR (“AQ",”4262” ) Forma un código “AQ4262”

TÉCNICO EN OFIMÁTICA Página 19 Escuela de Tecnologías de la Información Es importante considerar que MAYUSC puede convertir a mayúsculas los caracteres de texto que se encuentran dentro de cualquier cadena. Es importante considerar que MINUSC puede convertir a minúsculas los caracteres de texto que se encuentran dentro de cualquier cadena.

FUNCIÓN MAYUSC (texto)

Convierte una cadena de texto en mayúsculas. La sintaxis de la función MAYUSC tiene el siguiente argumento:  texto (obligatorio): Es el texto que se convertirá a mayúsculas Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO = MAYUSC (“senati") Convierte el nombre en mayúsculas.

“SENATI”

= MAYUSC (“eti senati") Convierte el nombre compuesto en mayúsculas.

“ETI SENATI”

= MAYUSC (“aq4262") Convierte las letras del código en mayúsculas.

“AQ4262”

FUNCIÓN MINUSC (texto)

Convierte una cadena de texto en minúsculas. La sintaxis de la función MINUSC tiene el siguiente argumento:  texto (obligatorio): Es el texto que se convertirá a minúsculas. Ejemplos: FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO = MINUSC (“SENATINO") Convierte el nombre en minúsculas. “senatino” = MINUSC (“Nuevo Sol") Convierte el nombre compuesto en minúsculas. “nuevo sol” = MINUSC (“AQ4262") Convierte las letras del código en minúsculas. “aq4262”