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Manual de Perfiles de Cargos para empresas pequeñas
Tipo: Monografías, Ensayos
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Informe final de seminario de profundización presentado como requisito para optar al título de INGENIERO CIVIL-INDUSTRIAL Asesor Ing. CARLOS WILMER OVIEDO CORDOBA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA CIVIL-INDUSTRIAL NEIVA
A Dios, por permitirme llegar a este punto de mi vida, gozando de buena salud para poder cumplir mis metas y objetivos. A mis Padres, Rosa pulido y Orlando Sánchez, por sus grandes esfuerzos en darme esta formación académica, preocupaciones por mi proyecto de vida y haberme formado con buenos valores, los cuales han sido de suma importancia para poder afrontar esta gran etapa de mi vida. A mis profesores y conferencistas del diplomado, por su tiempo, su dedicación, así como por la sabiduría que trasmitieron en el desarrollo de mi formación como profesional. JUAN CARLOS SÁNCHEZ PULIDO A Dios por su presencia en cada momento de mi vida; a mis padres Amira Trujillo y Orlando Laiseca por haber contribuido en gran parte en mi formación profesional; brindándome su apoyo incondicional y permanente y esforzándose por ayudarme a logar este sueño de ser profesional. A mis hermanas Paola Andrea y Tatiana Gorethy, por su apoyo, motivación permanente y consejos en cada peldaño que voy escalando. HUGO ARMANDO LAISECA TRUJILLO
A Dios, por darme tan linda oportunidad de poder culminar mis estudios, por poner en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante esta etapa. De igual manera gracias a mis padres por su sacrificio y guía durante este proceso de formación sin ellos no sería posible lograr esta meta. Agradecemos a los profesores, quienes compartieron sus conocimientos y apoyo para este proceso de formación académica. Al señor MIGUEL ÁNGEL RUIZ, por permitirnos el ingreso a su empresa y poder compartir nuestros conocimientos. De igual manera a todas aquellas personas que formaron parte en la elaboración de este trabajo, les agradecemos por su apoyo. JUAN CARLOS SÁNCHEZ PULIDO A la universidad Cooperativa de Colombia, por acogerme en sus aulas hasta culminar mis estudios y ser profesional; al director, a los docentes de la Universidad por impartir sus conocimientos, experiencias, esfuerzo y motivación Permanente hacia los estudiantes de esta carrera profesional_._ HUGO ARMANDO LAISECA TRUJILLO
Pág. Figura 1. Estructura organizacional ....................................................................... 35 Figura 2. Estructura organizacional propuesta....................................................... 36
La competencia se estructura en base a tres componentes fundamentales: el saber actuar, el querer actuar y el poder actuar (Le Boterf, 1996). Según el Diccionario de la Real Academia, “Competencia”, en su cuarta acepción, significa “aptitud, idoneidad”. COMPETENTE: persona experta o que conoce bien una disciplina o una técnica, o persona que tiene capacidad y aptitudes para ocuparse de ella. COMUNICACIÓN: la comunicación es el proceso de transmisión de información entre un emisor y un receptor que decodifica e interpreta un determinado mensaje. DESCRIPCIÓN DE CARGOS: es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace), los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende. (Chiavenato, 1999 , p.331). EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO: un equipo de alto rendimiento es un grupo de personas con unos roles específicos, complementarios y multifuncionales que cooperan juntos, con gran compromiso e identificación, en la consecución de un objetivo común del cual son responsables y por cuya consecución cuentan con los recursos y la autonomía suficientes. Es aquel equipo que ha alcanzado los objetivos propuestos de una manera excelente en términos de eficacia y de eficiencia. Es una actividad individual que ejecuta el ocupante del cargo. En general, es la actividad asignada a cargos simples y rutinarios. FEEDBACK: es un término inglés que puede traducirse como realimentación o retroalimentación. Se trata de la alimentación de un sistema a través del regreso de un sector o de un porcentaje de su salida. El feedback, de esta manera, es un mecanismo que supone el retorno de una parte de los elementos que salen del sistema. Esto quiere decir que algo sale del sistema y luego, al menos un fragmento o una proporción, vuelve a ingresar al mismo. Muchas veces el regreso de la salida permite corregir el sistema en cuestión a partir de los datos que ingresan. GESTIÓN: Es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. FUNCIONES: conjunto de tareas de carácter general que constituyen la esencia de los objetivos del cargo. Por ejemplo: asesorar, planificar, coordinar, organizar, controlar, regular, ejecutar.
INCENTIVOS: el incentivo puede tratarse de la estimulación que se le otorga a un individuo por su buen desempeño en cualquier ámbito (laboral, afectivo, etc.) con la intención de que se esfuerce por mantenerlo. Se trata, por lo tanto, de una recompensa. La comunicación es la acción de comunicar o comunicarse, se entiende como el proceso por el que se trasmite y recibe una información. LIDERAZGO: el liderazgo es la función que ocupa una persona que se distingue del resto y es capaz de tomar decisiones acertadas para el grupo, equipo u organización que preceda, inspirando al resto de los que participan de ese grupo a alcanzar una meta común. Por esta razón, se dice que el liderazgo implica a más de una persona, quien dirige (el líder) y aquellos que lo apoyen (los subordinados) y permitan que desarrolle su posición de forma eficiente. IDONEIDAD: Significa adecuado y apropiado para una cosa. ORGANIZACIÓN: es la función que consiste en buscar los medios que son necesarios poner en práctica para determinar el grado de eficiencia del órgano administrativo, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse al medio ambiente. (Quiroga, 1999 , p.11). PUESTO DE TRABAJO: un puesto de trabajo es aquel espacio en el que un individuo desarrolla su actividad labor, también se le conoce como estación o lugar de trabajo. RESULTADOS DEL TRABAJO: Son los productos concretos que se esperan del trabajo. RIESGOS: condiciones, situaciones, características del trabajo o factores inherentes al mismo, que son elementos agresivos a la salud o la integridad física o mental. TAREAS: conjunto de acciones y operaciones que constituyen una unidad compleja y son las principales actividades concretas que se desarrollan en un cargo. TRABAJO EN EQUIPO : el trabajo en equipo consiste en la realización de un trabajo. El trabajo de equipo se origina en el seno de un grupo de personas, orientados para el alcance de objetivos comunes. En virtud de ello, cada persona del equipo debe de aportar o realizar una parte para resolver un conflicto o un trabajo encomendado.
En el presente trabajo se hace una identificación de los cargos y procesos existentes, como paso inicial para la elaboración del manual de perfiles de cargo por competencias en la empresa “DISOLPIN”. Nace en 1993, por un deseo de independencia laboral del señor Miguel Ángel Ruiz Palacio quien toma la iniciativa de crear una sociedad limitada denominada DISOLVENTE Y PINTURAS DEL SUR LTDA; la cual un año después de su funcionamiento por situaciones de crisis económica es liquidada. Posteriormente el señor Miguel Ángel constituye una empresa Unipersonal a su nombre a la cual llamó - Disolventes y Pinturas del Sur- «DISOLPIN» cuya principal actividad económica es la comercialización y distribución de pinturas y materiales para la construcción; y actualmente tiene la distribución de pinturas para el sur de Colombia tales como SIKA, PINTURAS TONNER, PINTURAS MULTINOS Y SAPOLIN. Realizando la visita de reconocimiento se evidenció que dicha empresa presenta falencias en algunos procesos desarrollados por el área de recursos humanos, entre ellos encontramos el organigrama, y que no cuentan con un manual de perfil de cargos. De acuerdo a lo expuesto se establece la necesidad de elaborar el manual de perfiles de cargos por competencias, que le facilite a la empresa identificar los cargos, el perfil, la escolaridad, experiencia, las funciones, responsabilidades, competencias y habilidades, proporcionándole a la administración un instrumento que le permita escoger dentro de los aspirantes a los diversos puestos, los candidatos adecuados para desempeñar las funciones requeridas, se realizó una recolección de información relacionada con las responsabilidades, actividades, niveles de reporte y supervisión, relaciones internas y reportes elaborados y recibidos de cada posición a través de formularios especialmente diseñados y a través de entrevistas personales al gerente. Con todos los elementos aplicados y recolectados se elabora el manual de perfiles de cargos por competencias. Posteriormente se realiza la actualización del organigrama ilustrando de forma detallada las relaciones de autoridad y de jerarquía existentes en la empresa, haciendo claridad sobre los canales formales de comunicación al interior de la empresa y de los conductos regulares. De igual forma, dentro de la empresa disolventes y pintura del sur DISOLPIN se elabora una descripción detallada sobre los lineamientos para realizar algunas actividades críticas, mediante la elaboración de instructivos teóricos que sirvan como herramienta de adiestramiento a los operarios en el desempeño de sus funciones. Finalmente, se mostrará el diseño en que se publicarán estos documentos para el conocimiento y revisión en el área de recursos humanos y el modo en que se garantizará su permanente actualización. Esto permitirá que la Empresa en todo momento pueda contar con información real en su Sistema de Documentación.
La empresa en la actualidad no cuenta con un manual de perfiles de cargos por competencia. Aunque en la práctica hay cierto conocimiento de los niveles jerárquicos de la compañía, ésta es una información que no está consolidada ni mucho menos documentada y por lo tanto no hay claridad sobre los canales formales de comunicación al interior de la empresa o de los conductos regulares. No se conoce tampoco la cantidad exacta, ni mucho menos la identificación precisa de los cargos de la compañía, lo cual se ve reflejado en las constancias laborales que solicitan los empleados al gerente o jefe, pues en muchas ocasiones la información que aparece allí registrada no corresponde con las actividades que ellos realizan. La elaboración de los 10 perfiles de cargos por competencia que posee fueron construidos en el mes de noviembre del 2006. Dichos manuales no tienen los mismos criterios de elaboración en cuanto a la redacción de las funciones ya que en algunos se precisan las funciones con demasiado detalle y exactitud y en otros se presenta información que es poco relevante y se dejan de lado las funciones principales de los cargos. Algunos de los perfiles que están documentados en la compañía están desactualizados y presentan funciones y responsabilidades de los cargos que no corresponden con la realidad. En el proceso de los disolventes hay dos actividades críticas que afectan directamente al personal de la empresa, al pintor y bodeguero (La elaboración de la pintura deseada y el almacenamiento de los líquidos inflamables mal manipulados). La mayoría de las causas se deben a errores en las actividades, y los operarios encargados de estas actividades no cuentan con un instructivo que describa en forma detallada la forma cómo se deben de realizar. Algunas de estas actividades presentan pequeñas variaciones en la forma correcta de ejecutarse, Ante esta irregular situación se plantea la necesidad de hacer un Manual de Cargos que facilite a disolventes y pinturas del sur DISOLPIN. reclutar y elegir los candidatos con las competencias mínimas requeridas de manera eficaz y eficiente mejorando aún más su productividad, calidad, rentabilidad y competitividad. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Que requiere la empresa disolventes y pinturas del sur “DISOLPIN” para que sus colaboradores cumplan con sus responsabilidades y competencias para cada uno de los cargos?
Elaborar el manual de perfil de cargos por competencias de la empresa disolventes y pinturas del sur “DISOLPIN” mediante la descripción detallada de cada tarea o función basadas en las destrezas y habilidades de los trabajadores para mejorar y cualificar los procesos existentes en la empresa. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Elaborar un Diagnóstico de la empresa DISOLVENTES Y PINTURAS DEL SUR “DISOLPIN” para establecer los niveles de gestión del talento humano desarrollado por competencias dentro de la organización Rediseñar el organigrama acorde a las necesidades de la empresa DISOLVENTES Y PINTURAS DEL SUR “DISOLPIN”, teniendo en cuenta los 10 cargos en la misma Describir el perfil y las responsabilidades de los cargos que actualmente conforman la estructura organizacional de “DISOLPIN”, de acuerdo con la formación académica, nivel de compromiso, experiencia laboral y habilidades requeridas para cada cargo que desempeña cada colaborador Elaborar el manual de funciones de cargo por competencia del personal administrativo y operativo que labora en la empresa disolvente y pinturas del sur DISOLPIN. de modo que puedan ser revisados y actualizados permanentemente.
La administración aporta al conjunto de empleados o colaboradores de esta. A escoger, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona junto a los directivos de la organización. El objetivo básico que persigue es alinear las estrategias de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia a través de las personas. Tales como incorporación, elección, compensaciones, beneficios, formación, desarrollo, y operaciones. Dependiendo de la empresa o institución donde opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados, el manejo de las relaciones con sindicatos, etc. Para poder ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración como la comunicación organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional.” 1 La administración trabaja diariamente para el desarrollo de las personas. El objetivo que se persigue es maximizar el desempeño de los integrantes de la empresa, aumentar su motivación por el trabajo, fomentar su desarrollo profesional, y por tanto obtener un reflejo positivo en los resultados de la compañía. Para una organización, contar con las personas que posean las características adecuadas que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de ella, se ha convertido en una importante necesidad para la administración a través de este enfoque, se deja de percibir los cargos como unidades fijas, sino que se basa en capacidades que pueden ser utilizadas de manera transversal, es decir, las destrezas y habilidades que una persona posee para ejecutar las tareas necesarias para un puesto de trabajo, también son necesarias para otro puesto de trabajo que no tenga aparentemente una relación directa, se hacen dinámicas y manejables, con la finalidad de lograr una satisfacción de las expectativas y necesidades que poseen tanto clientes internos como clientes externos. Por esta razón, el manual de perfiles de cargos por competencias surge como una alternativa que permite lograr una gestión integral, mediante objetivos comunes y un modo de acceder a ellos. (^1) CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. 1a (^) Edición. Portugal. Editorial Mc Graw Hill
