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Instrucciones para la legalización de gastos: procedimiento y ejemplo, Apuntes de Matemáticas

Corporación Universitaria Minuto de Dios - BogotáMatemáticas

Este documento contiene instrucciones detalladas sobre cómo realizar la legalización de gastos y/o reembolso de gastos en una empresa. Se incluyen ejemplos con datos y explicaciones sobre cómo llenar el reporte, el glosario de términos utilizados y cómo entregar el reporte a la contabilidad. Además, se detalla el proceso para obtener la tasa de cambio oficial y cómo llenar un recibo de caja menor en caso de no disponer de factura.

Tipo: Apuntes

2020/2021

Subido el 16/09/2021

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INSTRUCCIONES
qzjqmh-legalizacion_de_gastos.xlsx
Instrucciones & Glosario
INSTRUCCIONES
1 REPORTES
2 COMPROBANTES
3 PREGUNTAS
Dirígete por favor a Naya. Puedes escribir también a [email protected]. (Correos a esa dirección llegarán a ella con copia a Nicolas)
GLOSARIO
FUNCIONARIO: Tu - por ser la persona que está pidiendo el reembolso. Puedes crear y poner una firma electrónica.
PROYECTO:
CARGO: Poner algo de lo siguiente: MD, Consultor, Analista…
TRM: La tasa de cambio oficial del día. La pueden sacar de http://www.banrep.gov.co/es/trm
Usando la segunda pestaña como planilla, crea una nueva pestaña por cada reporte que vayas a entregar.
Es decir, cada reporte puede abarcar el período que requieras. Esto con el fin de facilitarte el proceso para que lo hagas cuando puedas y/o necesites.
Para gastos de transporte es obligatorio que indiques origen y destino del trayecto. Indica también la cuenta a la que quieres que te reembolsen.
Lee por favor también el "Glosario" al final de esta hoja.
Envía el reporte a [email protected] con copia a tu jefe. Si tu jefe no responde dentro de un día hábil con comentarios, asumiremos que él o ella aprobó el contenido.
En Drive, a este archivo solo tendrás acceso tu, tus superiores, Naya y Nicolas - para reducir el riesgo de que otra persona te afecte tu reporte.
Solicita siempre factura o al menos recibo cuando no hay facturas. En la factura debe aparecer UPSIDE CONSULTING SAS - NIT 900.866.809-2.
En casos razonables donde no hay comprobante (viaje en Taxi) debes llenar un "recibo de caja menor" que puedes pedir en la oficina (ver imagen abajo). Imprime los correos de Uber o
reenvíenlos a [email protected]
Entrega los comprobantes físicos a Naya. Razón: La DIAN requiere que sean comprobantes físicos (fotos no bastan, por lo que dicen que más de una persona podría usarlos).
Ella liquidará aquello por lo que haya obtenido un comprobante. Si le falta uno, lo indicará a la derecha del renglón correspondiente.
Pon algo descriptivo para cargar los costos. Por ejemplo, mejor proyecto "Mid year Review Coca Cola" que solo "Mid Year Review" o "Coca Cola" porque con la empresa pueda haber varios
proyectos y los proyectos pueden ser los mismos para varias empresas.
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¡Descarga Instrucciones para la legalización de gastos: procedimiento y ejemplo y más Apuntes en PDF de Matemáticas solo en Docsity!

INSTRUCCIONES

qzjqmh-legalizacion_de_gastos.xlsx

Instrucciones & Glosario

INSTRUCCIONES

1 REPORTES

2 COMPROBANTES

3 PREGUNTAS

Dirígete por favor a Naya. Puedes escribir también a [email protected]. (Correos a esa dirección llegarán a ella con copia a Nicolas)

GLOSARIO

FUNCIONARIO: Tu - por ser la persona que está pidiendo el reembolso. Puedes crear y poner una firma electrónica.

PROYECTO:

CARGO: Poner algo de lo siguiente: MD, Consultor, Analista…

TRM: La tasa de cambio oficial del día. La pueden sacar de http://www.banrep.gov.co/es/trm

Usando la segunda pestaña como planilla, crea una nueva pestaña por cada reporte que vayas a entregar.

Es decir, cada reporte puede abarcar el período que requieras. Esto con el fin de facilitarte el proceso para que lo hagas cuando puedas y/o necesites.

Para gastos de transporte es obligatorio que indiques origen y destino del trayecto. Indica también la cuenta a la que quieres que te reembolsen.

Lee por favor también el "Glosario" al final de esta hoja.

Envía el reporte a [email protected] con copia a tu jefe. Si tu jefe no responde dentro de un día hábil con comentarios, asumiremos que él o ella aprobó el contenido.

En Drive, a este archivo solo tendrás acceso tu, tus superiores, Naya y Nicolas - para reducir el riesgo de que otra persona te afecte tu reporte.

Solicita siempre factura o al menos recibo cuando no hay facturas. En la factura debe aparecer UPSIDE CONSULTING SAS - NIT 900.866.809-2.

En casos razonables donde no hay comprobante (viaje en Taxi) debes llenar un "recibo de caja menor" que puedes pedir en la oficina (ver imagen abajo). Imprime los correos de Uber o

reenvíenlos a [email protected]

Entrega los comprobantes físicos a Naya. Razón: La DIAN requiere que sean comprobantes físicos (fotos no bastan, por lo que dicen que más de una persona podría usarlos).

Ella liquidará aquello por lo que haya obtenido un comprobante. Si le falta uno, lo indicará a la derecha del renglón correspondiente.

Pon algo descriptivo para cargar los costos. Por ejemplo, mejor proyecto "Mid year Review Coca Cola" que solo "Mid Year Review" o "Coca Cola" porque con la empresa pueda haber varios

proyectos y los proyectos pueden ser los mismos para varias empresas.

qzjqmh-legalizacion_de_gastos.xlsx Page 2

Reporte 1 Impreso el: 09/16/2021 a las 23:35:

LEGALIZACIÓN DE ANTICIPO DE GASTOS Y/O REEMBOLSO DE GASTOS REPORTE que abarcara DESDE (día/mes/año) 3-May-

(ACOMPÁÑENSE LOS COMPROBANTES FISICOS) (^) REPORTE que abarca HASTA (día/mes/año) 25-Aug- FUNCIONARIO CARGO Maria Rosalba Martinez Guzman Aux. Administrativa y Contable NIT o C.C. (lo llena Naya) RAZÓN SOCIAL O NOMBRE, APELLIDOS PROYECTO VALOR TOTAL CON IMPUESTOS TRM VALOR EN PESOS 901259341-8 MUNCHER S.A.S Restaurante 5/3/2021 $ 136,800.00 $ 136,800. 900875183-9 PARTNER FOOD S.A.S Restaurante 5/6/2021 $ 111,000.00 $ 111,000. 900411071-1 INVERSIONES NAN S.A.S Gasolina 5/9/2021 $ 155,013.00 $ 155,013. 901259341-8 MUNCHER S.A.S Restaurante 5/14/2021 $ 149,300.00 $ 149,300. 901259341-8 MUNCHER S.A.S Restaurante 5/20/2021 $ 52,800.00 $ 52,800. 9,011,098,939 DIAKONOS S.A.S Gasolina 5/25/2020 $ 132,388.00 $ 132,388. 860076919-1 CREPES Y WAFFLES S.A. Restaurante 5/29/2021 $ 106,100.00 $ 106,100. 830047537-7 WOK MUSEO LAO KAO S.A. Restaurante 5/30/2021 $ 153,800.00 $ 153,800. 830112317-1 PROCAFECOL S.A Restaurante 6/17/2021 $ 24,700.00 $ 24,700. HOTEL TRYP BUCARAMANGA Hospedaje 7/2/2021 $ 1,740,000.00 $ 1,740,000. 830047537-7 WOK MUSEO LAO KAO S.A. Restaurante 7/10/2021 $ 161,600.00 $ 161,600. 900411071-1 INVERSIONES NAN S.A.S Gasolina 8/25/2021 $ 117,055.00 $ 117,055. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - Favor reembolsar a la siguiente cuenta APROBACIÓN POR AREA CONTABLE: VALOR TOTAL GASTOS: $ 3,040,556. Titular: Sonia Sierra Cédula: NOMBRE Y APELLIDO Tipo de cuenta: Fecha de liquidación Número de cuenta: FIRMA DE APROBACIÓN Banco: VALOR TOTAL ANTICIPO: SALDO A FAVOR O A CARGO: $ 3,040,556. FIRMA FUNCIONARIO OBSERVACIONES: NOTA: TODAS LAS FACTURAS DEBEN ESTAR SOPORTADAS A NOMBRE DE 1729 S.A.S. última actualización: 31/10/

1729 SAS

NIT 900.866.809-

CONCEPTO

(Si es trasnsporte, indicar origen y destino)

FECHA DEL

SOPORTE