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3. NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
3.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable para generar información, consistente, relevante, verificable y comprensible, y hacen referencia a las técnicas cualitativas y cuantitativas de valuación de los hechos económicos; al momento en el cual se realiza el registro contable.
3.1.1 MEDICIÓN ECONÓMICA
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, debe considerar mediciones apropiadas a las características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones y operaciones del ente público, siempre que posean valor económico para ser expresados en términos monetarios. Los hechos económicos serán registrados en la moneda de curso legal en el Ecuador.
3.1.2 IGUALDAD CONTABLE
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos sobre la base de la igualdad, entre los recursos disponibles (activos) y sus fuentes de financiamiento (pasivos y patrimonio), aplicando el método de la Partida Doble.
3.1.3. COSTO HISTÓRICO
Está constituido por el precio de adquisición o importe, sumando los costos o gastos incurridos por la institución para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación, incluyendo las adiciones y mejoras que permitan su capitalización.
En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados al valor monetario pactado, ya sea éste el de adquisición, producción, construcción o intercambio de los recursos y obligaciones.
Los bienes recibidos en calidad de donaciones, que no tengan un valor establecido, serán valorados y registrados en la fecha que se establezca el precio estimado o de mercado.
3.1.4 DEVENGADO
En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas comerciales de general aceptación.
3.1.5 REALIZACIÓN
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En la Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio serán reconocidas cuando los hechos económicos que las originen cumplan con los requisitos legales o estén de acuerdo con la práctica comercial de general aceptación.
En las operaciones que presenten opciones alternativas para su valuación, se optará por aquella en que exista menos probabilidad de sobre valorar o subvalorar las variaciones en el patrimonio.
3.1.6 REEXPRESIÓN CONTABLE
El costo reexpresado, está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos.
Se utilizarán métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la materia, que permitan expresar los activos, los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de su determinación.
Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera deben reexpresarse en moneda de curso legal, según las normas y procedimientos aplicables a cada evento.
3.1.7 CONSOLIDACIÓN
La Contabilidad Gubernamental permitirá obtener información financiera consolidada, a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades de la administración o en función de requerimientos específicos.
Dicha información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial y global; presentará agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los resultados de gestión y de las cuentas de orden, así como de los informes presupuestarios producidos por los entes financieros objeto de consolidación.
La estructura y contenido de los informes consolidados serán fijados por el Ministerio de Finanzas y se la preparará a base de la información financiera, patrimonial y presupuestaria que le proporcionarán los dignatarios, funcionarios o servidores públicos de las instituciones del Sector Público no Financiero, en los plazos establecidos en la Ley.
Con la finalidad de obtener la información financiera, contable y presupuestaria institucional el Ministerio de Finanzas pondrá a disposición de los responsables de generación, la normativa de aplicación general en el ámbito del Sector Público no Financiero y los instrumentos técnicos e informáticos que aseguren su entrega oportuna.
3.2 NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Las Normas Técnicas de Contabilidad comprenden criterios que precisan y delimitan el proceso contable que está orientado a la creación, transformación, intercambio,
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instancias.
3.2.1.4 Otros movimientos monetarios
Los hechos económicos que generen traspasos monetarios entre cuentas de los subgrupos Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros, que no representan derechos u obligaciones monetarias, no requerirán el reconocimiento de la instancia del devengado y en consecuencia, tampoco tendrán afectaciones presupuestarias.
3.2.1.5 Ajustes económicos
Los ajustes originados en depreciaciones, corrección monetaria, consumo de existencias, acumulación de costos u otros de igual naturaleza, que impliquen regulaciones, traspasos o actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo o Patrimonio, se registrarán directamente en las cuentas que correspondan, sin que por ello, implique afectación presupuestaria, ni se efectuarán en cuentas de Activos Operacionales ni de Deuda Flotante.
3.2.1.6 Donación de bienes en existencias, muebles e inmuebles y de recursos
Recepción de Bienes
La recepción de bienes a título gratuito, se registrarán directamente con cargos a las cuentas de los grupos 13 "Inversiones para Consumo, Producción y Comercialización" o 14 "Inversiones en Bienes de Larga Duración", que correspondan a su naturaleza y finalidad, la contra cuenta será la 611.99 "Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles".
Recepción de Recursos
Las donaciones recibidas en dinero constituyen ingresos corrientes o de capital y como tales serán registrados en las respectivas Cuentas por Cobrar, originando simultáneamente su ejecución presupuestaria.
Entrega de Bienes
La entrega de bienes a título gratuito se registrará disminuyendo el valor contable del bien que se trate, sea del grupo 13 " Inversiones para Consumo, Producción y Comercialización" o del grupo 14 "Inversiones en Bienes de Larga Duración"; en éste último caso se disminuirá también la depreciación acumulada correspondiente y por su valor en libros, se debitará la cuenta 611.88 "(-) Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles".
Entrega de Recursos
Las donaciones entregadas en dinero constituyen gastos corrientes, de inversión o de capital y como tales serán registrados en las correspondientes Cuentas por Pagar, originando simultáneamente su ejecución presupuestaria.
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3.2.1.7 Estimaciones presupuestarias En la Contabilidad no se registrarán las estimaciones incorporadas en el Presupuesto; sin embargo, el Sistema Contable contendrá mecanismos técnicos de integración, que permitan la confrontación de las estimaciones presupuestarias con los movimientos de su ejecución que se producen en la instancia del devengado contable.
3.2.1.8 Períodos de contabilización
Los hechos económicos se deberán contabilizar en la fecha que ocurran, dentro de cada período mensual, de acuerdo con las disposiciones legales y prácticas comerciales de general aceptación en el país. No se anticiparán o postergarán las anotaciones, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el Catálogo General.
En el período mensual que se encuentre con cierre en el sistema informático, no se podrán alterar o modificar los datos; las regularizaciones por errores u otras causas deberán efectuarse en el mes siguiente que se halle abierto. Consecuentemente, la información financiera producida al término de cada período mensual no se modificará por ninguna circunstancia.
Las transacciones cuya documentación de respaldo se reciba con posterioridad al término de un periodo mensual o al cierre de un ejercicio fiscal, según el caso, se registrarán en el mes o en el año siguiente, en la fecha de su recepción.
Todo movimiento contable y presupuestario que deba efectuarse con aplicación a un ejercicio fiscal se realizará exclusivamente hasta el 31 de diciembre de cada año, fecha en que se clausurarán los presupuestos y deberá operar el cierre contable, de conformidad con las normas técnicas vigentes para el efecto.
3.2.2 AGRUPACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS
3.2.2.1 Alcance
Esta norma determina el criterio de agrupación de los hechos económicos, para su registro en la Contabilidad Gubernamental.
3.2.2.2 Tipo de movimientos
Los hechos económicos en el proceso de contabilización, serán identificados con una de las siguientes opciones:
Apertura (A) Financiero (F) Ajuste (J) Cierre (C) Cuentas de Orden (0)
3.2.2.2.1 Movimiento de Apertura
Identifica el registro de los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio y de las
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3.2.3.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para la utilización de los excedentes de caja y los recursos estimados en las proyecciones presupuestarias para inversiones en títulos, valores y préstamos.
3.2.3.2 Aplicaciones de excedentes de caja
Los excedentes de caja, conformados por las disponibilidades de fondos deducidos los requerimientos para redimir obligaciones inmediatas, se podrán aplicar transitoriamente en operaciones con documentos fiduciarios de fácil conversión, siempre y cuando se tengan las facultades legales para efectuar dicho tipo de transacciones.
Las transacciones originadas con excedentes de caja constituirán simples traspasos de fondos entre las cuentas de disponibilidades, igualmente su recuperación.
Las rentas financieras derivadas de estas operaciones serán registradas contablemente, en la fecha de su devengamiento, como derechos monetarios.
3.2.3.3 Inversiones en títulos y valores
Las inversiones en documentos fiduciarios con las características de depósitos a plazo, acciones, bonos u otros instrumentos de igual naturaleza, efectuadas con finalidad de lucro, ánimo de control o cualquier otra causa, sujetos a restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos o de acuerdo con las prácticas comerciales existentes en el país, se podrán efectuar siempre y cuando las disposiciones legales lo permitan y en el presupuesto institucional del respectivo ejercicio fiscal se hayan asignado recursos para dicha finalidad.
A la fecha de vencimiento de los documentos de inversión o al momento de adoptar la decisión de su recuperación total o parcial, el monto respectivo se lo trasladará a la cuenta 113.27 “Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones” y se definirá la contra cuenta correspondiente, de entre las alternativas que tienen los subgrupos 121 y 122 de Inversiones Temporales y Permanentes.
3.2.3.4 Inversiones en préstamos
Los créditos monetarios otorgados a terceras personas naturales o jurídicas, entregados en uso de las facultades legales que lo permitan y sujetos a restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos u otros documentos de igual naturaleza, se podrán conceder siempre y cuando en el presupuesto del respectivo ejercicio fiscal consten asignaciones para dicho propósito.
A la fecha de vencimiento de las Inversiones en Títulos y Valores de las Inversiones en Préstamos y Anticipos o de las cuotas pactadas, el monto de dicho movimiento se trasladará a la cuenta 113.27 “Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones” y se definirá la contra cuenta correspondiente, de entre las alternativas que tiene el subgrupo 123 “Inversiones en Préstamos y Anticipos”.
3.2.3.5 Cambios en las condiciones para la recuperación de inversiones
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Se mantendrán como Inversiones en Títulos y Valores o en Inversiones en Préstamos y Anticipos sí, con antelación, se postergan las condiciones del plazo para la restitución, o existen fundadas expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperación.
En los casos en que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha posterior al traslado indicado en el numeral anterior y la recuperación exceda el ejercicio fiscal vigente, la regulación respectiva se hará como una corrección de errores.
3.2.3.6 Rentas de inversiones
Las rentas generadas por las inversiones financieras realizadas según lo prescrito en esta norma, sea por concepto de intereses, comisiones, reajustes u otras causas, serán registradas contablemente, en la fecha de sus vencimientos, como derechos monetarios, en la cuenta 113.17 “Cuentas por Cobrar Rentas de Inversiones y Multas” y se definirá la contra cuenta correspondiente, de entre las opciones existentes dentro de la cuenta 625.01 “Rentas de Inversiones”.
3.2.3.7 Observancia de las disposiciones legales
La utilización de recursos en inversiones financieras, solamente se lo podrá realizar una vez que se haya cumplido con lo establecido en el Art. 32 de la Codificada Ley Orgánica de Régimen Monetario y Banco del Estado y el Reglamento para las Inversiones Financieras del Sector Público.
3.2.4 EXISTENCIAS
3.2.4.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para la valoración, contabilización y control de las inversiones en existencias.
3.2.4.2 Valoración
Las adquisiciones de existencias se deberán valorar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor necesario para que el bien esté en condiciones de consumo, transformación, venta o utilización en inversiones en proyectos o programas. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición.
Las disminuciones de existencias se registrarán valorándolas, mediante el método denominado: Precio Promedio Ponderado.
3.2.4.3 Contabilización
Las adquisiciones de bienes, destinadas a la formación de existencias, se deberán registrar en la contabilidad debitando la cuenta de existencias que corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los subgrupos 131, 132 ó 134, según se trate de existencias para consumo, producción, venta e inversión, y acreditando la
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3.2.5.2 Aspectos generales
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:
Costo de adquisición , comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la misma;
Valor de donación , es el asignado para su correspondiente registro, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación;
Valor contable , equivale al costo de adquisición o de donación, más los aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien;
Valor en libros , comprende el valor contable menos la depreciación acumulada.
Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
Bienes de propiedad privativa Institucional; Destinados a actividades administrativas y/o productivas; Generen beneficios económicos futuros; Vida útil estimada mayor a un año; Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).
3.2.5.3 Valoración
Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición.
Los gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en funcionamiento; los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de gestión.
3.2.5.4 Contabilización
Las adquisiciones de bienes de larga duración se deberán registrar en la contabilidad, debitando la cuenta que corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los subgrupos 141 ó 142, para los bienes institucionales o en los subgrupos 144, 145, 151 ó 152 para los bienes adquiridos para proyectos o programas específicos y acreditando, en cualquiera de los casos, la Cuenta por Pagar 213.84 que corresponde al devengo del gasto presupuestario.
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Las cuentas del subgrupo 142 serán utilizados sólo y exclusivamente por las entidades que realicen procesos productivos de transformación de insumos; la depreciación periódica se registrará como parte de los costos incurridos, en la cuenta 133.91.
Las cuentas de los subgrupos 151 ó 152 serán utilizadas cuando los costos de los bienes adquiridos pasen directamente a formar parte del producto final de los proyectos o programas de inversión en ejecución; caso contrario, se usarán las cuentas de los subgrupos 144 ó 145, conforme lo indicado en el numeral 1 de la NTCG 3.2.8.4.
3.2.5.5 Erogaciones capitalizables
Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar la vida útil estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duración, de conformidad con los criterios técnicos, deberán registrarse como erogaciones capitalizables que aumentan el valor contable del bien. Los costos asignados a las partes o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberán disminuir el valor contable respectivo; así también la correspondiente Depreciación Acumulada.
Los gastos en reparaciones ordinarias o periódicas, destinadas al mantenimiento y conservación de la capacidad de uso del bien, deberán registrarse como gastos de gestión.
3.2.5.6 Disminución y baja de bienes de larga duración
La venta, permuta, entrega como parte de pago u otra forma de traspaso de dominio, a título oneroso, de los bienes de larga duración, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros) constituirá el costo del bien y se contabilizará en la cuenta respectiva del subgrupo 638 “Costo de Ventas y Otros”.
El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de larga duración, se registrará con débito en la cuenta 113.24 “Cuentas por Cobrar Venta de Activos no Financieros” y crédito en la contra cuenta del subgrupo 624 "Venta de Bienes y Servicios" que corresponda. La utilidad o pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto, comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas.
La exclusión de inventario por la baja de bienes de larga duración, por obsolescencia o por ser ya inservibles, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros) disminuirá directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a la institución.
La disminución de bienes de larga duración, para ser entregados en donación, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros), se acreditará directamente a la cuenta 611.88 "(-) Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles”.
Los bienes de larga duración, entregados en comodato por parte de la institución, no requerirán de la disminución del inventario, debiendo por ello, efectuar el registro de
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TIPO DE BIEN
VIDA ÚTIL ESTIMADA (Años) Administración Proyectos y Programas Producción Edificaciones
- Hormigón Armado y Ladrillo 50 40
- Ladrillo (o Bloque) 40 35
- Mixto (Ladrillo o Bloque y Adobe o Madera) 35 30
- Adobe 25 20
- Madera 20 15 •Maquinaria y Equipos 10 UTPE * Muebles y Enseres 10 10 Instalaciones 10 UTPE* Equipos de Computación 5 5 Vehículos 5 UTPE*
UTPE. Unidades de Tiempo o de Producción Estimadas.
La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones especializadas, será la establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante; la de los software se establecerá en función de criterios técnicos
Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables obligarán al recálculo del monto de la depreciación, en términos de la reestimación de la vida útil del bien.
3.2.6.3 Valor residual
Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente al 10% de su valor contable
3.2.6.4 Método de cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas y las correspondientes a proyectos o programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula:
CDP = cuota de depreciación proporcional. n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición.
La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados a
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actividades productivas, se determinará aplicando el método de unidades de tiempo o unidades de producción, basado en la siguiente formula:
En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que por sus características sea imposible emplear el método de unidades de tiempo o producción, se aplicará el método de línea recta.
La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante el método de unidades de tiempo o de producción, se contabilizará en función del proceso productivo.
3.2.6.5 Contabilización
La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable de los bienes y durante el tiempo establecido en la tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentren en condiciones de operación y cumplan el objetivo para el cual fueron adquiridos.
Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas de los subgrupos 141, 142, 144 ó 145 el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización respectiva.
El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades administrativas se reflejará en la cuenta 638.51 de los gastos de gestión; en cambio, la originada en procesos productivos en la cuenta 133.91, la correspondiente a proyectos en la cuenta 151.91 y la de programas en la cuenta 152.91, las que incrementarán los costos del producto esperado.
3.2.7 AMORTIZACIÓN DE INVERSIONES DIFERIDAS
3.2.7.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para amortizar o devengar las Inversiones Diferidas.
3.2.7.2 Tiempo estimado
Los costos acumulados en investigación, desarrollo, derechos u otras inversiones diferidas de igual naturaleza, se amortizarán en un tiempo estimado que no podrá exceder de diez (10) años. No obstante se excluirán del cálculo de la amortización, siempre y cuando exista la certeza de que los costos acumulados de las inversiones diferidas serán integrados en proyectos o programas en ejecución.
Los costos acumulados de software de base o de aplicación y versiones de
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Las adquisiciones de bienes de larga duración destinados a proyectos o programas, se registrarán debitando las cuentas de los subgrupos 144 ó 145 según corresponda y para su depreciación se empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas del grupo 14 Inversiones en Bienes de Larga Duración el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización respectiva.
El monto de la depreciación del período incrementará los costos de los proyectos o programas, con cargo deudor a las cuentas 151.91 ó 152.91 y acreedor a las cuentas 144.99 ó 145.99, según como corresponda.
El destino de los bienes de larga duración adquiridos, determina los procedimientos de registros y sus efectos dentro de la contabilidad, de acuerdo a las siguientes consideraciones:
Los bienes adquiridos como parte del desarrollo de proyectos o programas y que son entregados en forma inmediata a las entidades u organismos actuantes, se contabilizarán directamente en las cuentas de los subgrupos 151 ó 152, incrementando los costos de las inversiones.
Las adquisiciones de bienes que forman parte del producto final, incrementarán los costos del proyecto o programa, para lo cual se reclasificarán por su valor neto en libros, debitando las cuentas del subgrupo 151 ó 152 y acreditando las de los subgrupos 144 ó 145.
Para aquellos bienes que no se integren al producto final en forma total, se las registrará conforme lo indicado en la NTCG 3.2.5.4 y se los reclasificará con un débito en las cuentas del subgrupo 141, acreditando las de los subgrupos 144 ó
- El Monto de la depreciación del período incrementará los costos de los proyectos o programas.
Para aquellos bienes que una vez concluido el proyecto o programa, su destino sea a terceros o diferente al de la institución u organismo ejecutante, el valor de los mismos deberá ser considerado como parte de los costos de las inversiones para lo cual deberá reclasificarse a los subgrupos 151 ó 152.
Cuando se utilicen en la ejecución de proyectos o programas activos del grupo 14 “Inversiones en Bienes de Larga Duración”, la depreciación de aquellos incrementará los costos de los proyectos o programas; la depreciación acumulada en cambio, incrementará la cuenta complementaria correspondiente del Activo.
3.2.8.5 Reconocimiento de gastos de gestión
Los hechos económicos relacionados con los costos en proyectos o programas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o productos intangibles, se contabilizarán en las cuentas de acumulación de costos de los subgrupos 151 ó 152, con crédito a las Cuentas por Pagar correspondientes. Simultáneamente se cargará la cuenta respectiva del subgrupo 631 Inversiones Públicas y se reflejará el efecto en las cuentas complementarias de las Inversiones en Proyectos y Programas 151.98 ó 152.98.
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En los proyectos de obras institucionales que van a formar parte de los recursos privativos de la Institución (activos), no se efectuará la aplicación a los gastos de gestión.
3.2.8.6 Acumulación de costos de proyectos y programas
Conforme precisa el numeral NTCG 3.2.8.2 anterior, los proyectos y programas tendrán una identificación única de código y denominación, con el fin de facilitar la distinción de la acumulación de los costos incurridos en cada uno de los proyectos y programas, dentro de los varios que puede desarrollar un ente financiero público en el transcurso de cada ejercicio fiscal; para el efecto se utilizará auxiliares, o en su defecto, desgloses de las cuentas existentes a los Niveles 1 y 2 en los subgrupos 151 y 152, hasta llegar a los niveles de cuentas 2, 3 ó 4 que la administración crea conveniente, a fin de disponer del dato, entendido éste como el mínimo nivel de información posible.
Lo indicado en el inciso anterior se aplicará, especialmente, en proyectos y programas financiados con préstamos reembolsables o no reembolsables, proveídos por organismos multilaterales y en las entidades del Gobierno Seccional Autónomo, en donde se desarrollan varios proyectos de obra pública y programas sociales.
Los saldos de las cuentas destinadas a registrar los costos imputables a los proyectos o programas, al momento de su liquidación o al término del ejercicio contable, lo que ocurra primero, deberán trasladarse mediante movimientos de ajuste o de cierre, a las cuentas 151.92 "Acumulación de Costos de Inversión en Obras en Proceso o a la 152.92 "Acumulación de Inversiones en Programas en Ejecución", según los siguientes criterios:
Con un asiento de ajuste , si el momento de su terminación ocurre en cualquier fecha dentro del ejercicio fiscal o si se tratare de programas sociales de tipo permanente, que continúan año tras año; y,
Con un asiento de cierre , si al término del ejercicio aún no han concluido y consecuentemente, van a continuar en el siguiente año. Lo expuesto se observará, especialmente, si se refieren a proyectos de obra pública y a programas sociales, que se caracterizan por no ser permanentes; es decir, que tienen definidas sus fechas de inicio y término, aún y cuando el plazo final de realización se hubiere extendido en función del grado de avance que demuestren.
3.2.8.7 Liquidación de proyectos o programas
Al finalizar la ejecución de los proyectos o programas, que hayan cumplido con las condiciones técnicas establecidas en los acuerdos o contratos, contablemente se procederá a registrar la liquidación, conforme a los siguientes criterios:
a. En los proyectos destinados a la formación de bienes tangibles, que se integrarán a los recursos privativos de la Institución, se deberá trasladar la acumulación de costos de las inversiones, a las cuentas de Inversiones en Bienes de Larga Duración;
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documentación pertinente, serán amortizados en el ejercicio fiscal en vigencia, previa la asignación de los espacios presupuestarios con la fuente de financiamiento 998; en la partida de ingresos con el ítem 38.01.03 “De Anticipos por Devengar de Ejercicios Anteriores” y en la partida de gasto con el ítem que corresponda a la compra.
A fin de viabilizar el proceso de amortización de anticipos, se ejecutará la partida de ingreso con el ítem 38.01.03, solo por el valor que se va a amortizar, con el cual automáticamente se debitará la cuenta 113.97 “Cuentas por Cobrar Anticipos de Fondos de Años Anteriores” y se acreditará la cuenta 124.97.03 y simultáneamente se debitará la cuenta 112.30 “Anticipos a Contratos de Años Anteriores por Regular” y acreditará la cuenta 113.97.
Para hacer efectiva la amortización del anticipo se registrará el compromiso, en el cual se ingresará la estructura de la partida presupuestaria de gasto por el valor de la factura que se va a cancelar, distribuyendo su valor con cargo a la partida con la fuente de financiamiento 998 por el valor que se va a amortizar del anticipo y que debe ser exactamente igual al monto de la cuenta 112.30, creada en la ejecución del ingreso; la diferencia se cargará a la partida con la fuente o fuentes que correspondan al gasto. Es decir, el compromiso siempre será mínimo con dos fuentes de financiamiento.
Finalmente se deberá registrar el gasto devengado, cuyo compromiso se registró anteriormente y se aplicarán las deducciones respectivas, lo que posibilitará el registro contable automático del Activo con crédito a la cuenta por pagar 213 XX. y el del pago que debita dicha cuenta por pagar y acredita las cuentas correspondientes al egreso del banco y de las retenciones realizadas, entre ellas la cuenta 112.30.
- Las cartas de crédito abiertas en ejercicios anteriores, que se mantienen contablemente pendientes de liquidación, habiendo sido ya ejecutadas en base a las instrucciones de los adquirentes, serán liquidadas en el ejercicio vigente, previa la asignación de los espacios presupuestarios con la fuente de financiamiento 998, en la partida de ingresos con el ítem 38.01.04 “De Cartas de Crédito por Devengar de Ejercicios Anteriores” y en la partida de gasto con el ítem que corresponda a la compra de bienes o servicios, que dichos instrumentos de pago garantizaban.
El proceso contable a observar para el efecto, requiere que se haya recibido la respectiva factura comercial y que exista el documento que sustente la recepción de los bienes o servicios adquiridos a través de las operaciones comerciales avaladas con los instrumentos de pago antes referidos; con fundamento en dicha documentación de soporte, se trasladará el valor por liquidar que se halle en la cuenta 112.09 “Apertura de Cartas de Crédito”, a la cuenta 124.97.04 “De Cartas de Crédito por Devengar de Ejercicios Anteriores”, mediante un asiento de apertura.
De existir alguna diferencia en menos (-) a ser regulada, respecto al valor de la Carta de Crédito, el traslado antes indicado se hará por el valor que corresponda a
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la factura comercial respectiva, la diferencia deberá recuperarse; si hubiere diferencia en más (+), la entidad realizará el registro del gasto correspondiente.
A continuación, se procederá a ejecutar la partida de ingreso con el ítem 38.01. “De Cartas de Crédito por Devengar de Ejercicios Anteriores”, operación que permite el registro contable automático que debita la cuenta 113.97 “Cuentas por Cobrar Anticipos de Fondos de Años Anteriores” y acredita la cuenta 124.97.04; y simultáneamente, el asiento que debita la cuenta 112.31 “Cartas de Crédito de Años Anteriores por Regular” y acredita la cuenta 113.97.
Finalmente, se ejecutará la partida del gasto incurrido, que producirá un débito a la cuenta de Activo que corresponda y el crédito a la respectiva Cuenta por Pagar (213.XX) y, simultáneamente, el débito a la cuenta por pagar y el crédito a la cuenta 112.31.
3.2.9 ADQUISICIÓN DE SOFTWARE (Paquetes informáticos)
3.2.9.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento y valoración de los software adquiridos en el mercado.
3.2.9.2 Reconocimiento
Las adquisiciones de software de base o de aplicación y versiones de actualización, se reconocerán como Bienes de Larga Duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
- Disponga de licencia autorizada para el uso del producto;
- Constituyan propiedad privativa de la Institución;
- Susceptible de separarse del medio de instalación;
- Vida útil mayor a un año;
- Costo de adquisición igual o superior a cien dólares (US $ 100).
3.2.9.3 Valoración
Las adquisiciones de software de base o de aplicación y las versiones de actualización deberán ser valoradas al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, seguros, instalación, impuestos no reembolsables, capacitación y cualquier otro valor directamente atribuible para ser puesto en condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas se deducirán del costo de adquisición.
3.2.9.4 Contabilización
Las compras de software definidos en el inciso anterior serán registradas con débito en la cuenta respectiva de los subgrupos 141, 142, 144, 145, 151 ó 152, según corresponda y crédito a la Cuenta por Pagar 213.84. Se utilizarán al efecto, similares criterios a los constantes en la NTCG 3.2.8.4.
