¡Descarga ordenacion documental y más Resúmenes en PDF de Humanidades y Ciencias Sociales solo en Docsity!
Ordenación Documental
Definiciones extractadas de la cartilla de Ordenación Documental del Archivo General de La Nación de Colombia.
La ordenación es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
¿Hasta dónde llega la clasificación?
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza con la determinación de la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza con la conformación de las más pequeñas (series o subseries documentales con las unidades y tipos documentales que las conforman).
La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos al interior de cada una de las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las unidades y tipos documentales que pertenecen a cada división administrativa a cada función y a cada serie.
¿Dónde se inicia la ordenación?
Es posible afirmar que la ordenación comienza donde termina la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales.
La clasificación es el proceso mediante el cual se establecen las agrupaciones documentales, a partir de la aplicación del principio de procedencia y la ordenación es el proceso que establece con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.
De lo anterior se puede concluir que la clasificación y la ordenación son dos procesos específicos y distintos y, aunque complementarios y consecutivos presentan diferencias significativas:
¾ La clasificación relaciona grupos documentales entre sí, en tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples y complejas entre sí y pertenecientes a una misma serie.
¾ La clasificación hace referencia a la estructura documental, mientras que la ordenación hace referencia a la secuencia, a las relaciones causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos de una serie.
La Ordenación como Proceso Archivístico
La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física coherente a los documentos, puesto que determina qué documento va primero y cuáles después, es decir, este proceso une y relaciona las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales que la conforman.
Fundamentos de la Ordenación
La ordenación es el testimonio de la gestión, puesto que refleja los trámites que dieron origen a los documentos, sin olvidar que éstos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite.
La ordenación documental se fundamenta en:
¾ El Principio de Orden Original
¾ Los Manuales de Procedimientos
¾ Principio de Orden Original
Se refiere a la reflexión de la serie de pasos que se deben cumplir para el cumplimiento de un trámite, que a su vez es una reflexión de la secuencia en la producción documental. El resultado de esta reflexión es la ordenación física de los documentos que componen una Serie o Subserie Documental.
El respeto al Principio de Orden Original consiste en tomar en cuenta los pasos indispensables para el desarrollo de una gestión. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos, puesto que, hay un documento inicial, otros que le suceden y uno más que concluye.
Es posible afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la
DEPENDENCIA
SECRETARIA DE PLANEACIÓN
VICERRECTORÍAADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECCIÓN
TALENTO HUMANO
OFICINA CONTRATACIÓN^ CopiaContrato
Fin
A
08 Contrato
09
Contrato
¿Disponi-bilidad?
Inicio^ SolicitudContrato
No
¿Viable?
Si
Si
¿Cargonuevo?
04
No
06
07
Hoja de vida
05
A
UNIVERSIDAD SAN ALEJO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: Oficina de Contratación
BASE LEGAL: Acuerdo de Consejo Directivo No. 008 de Junio12 de 2003
CÓDIGO:
^3101
PROCESO:
Elaboración de Contratos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No 1:
Elaborar y tramitar contratos de personal administrativo
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Dependencia
Jefe de Dependencia
01
Diligencia el formato de "Solicitud de contrato", justificando la necesidad yel tipo de contrato: Laboral o Prestación de Servicios
Secretaría de Planeación
Secretario de Planeación
02
Si
se
trata
de
un
cargo
nuevo
en
la
Planta
de
Personal,
estudia
la
viabilidad de la solicitud.
03
Revisa la existencia de disponibilidad presupuestal
04
Aprueba la solicitud
Vicerrectoría Administrativa yFinanciera
Vicerrector Administrativo yFinanciero
05
Incorpora el cargo a la Planta de Personal
06
Realiza proceso de selección
Sección Talento Humano
Jefe Sección Talento Humano
07
Envía
la hoja
de
vida
de
la persona
seleccionada
a
la^
Oficina
de
Contratación
Oficina Contratación
Coordinador OficinaContratación
08
Elabora el Contrato con dos copias y lo transfiere a la Sección TalentoHumano con la hoja de vida
09
Hace firmar el contrato de los interesados y lo distribuye en: Interesado,Historia laboral, Oficina de Contratación
Sección Talento Humano
Jefe Sección Talento Humano
10
Archiva Hoja de vida y contrato en la Historia laboral y transfiereuna copia a la oficina de contratación para que sea archivada
Sistemas
de
Ordenación
Primera regla
Los nombres de individuos constan de dos unidades:
Primera Unidad : apellidos, Segunda Unidad: nombres
Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:
Primera Unidad Segunda Unidad
Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento ( Primer Apellido) (Segundo Apellido) (Primer Nombre) (Segundo Nombre)
ACOSTA RUÍZ , Jaime León AGUDELO HENAO , Alejandrina BOTERO , Luis Leopoldo BOTERO CAÑAS , Luis Santiago CABALLERO GIL , Amado Elías CEVALLOS URREGO , Esterlina MORENO TOBÓN , Rafael Arturo MORENO ZAPATA , Aldemar QUIROZ RODAS , Andrea ZAPATA TREJOS , Teodolindo Antonio
El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden.
Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.
Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:
L O A I Z A L O N D O Ñ O L O N G A S L O P E R A L O P E R E N A L O P E Z L O R A L O Z A D A L O Z A N O
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
Veamos cómo queda:
Primera Unidad Segunda Unidad
Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento ( Primer Apellido) (Segundo Apellido) (Primer Nombre) (Segundo Nombre)
LOAIZA CONGOTE , Sigifredo Arturo LONDOÑO CUEVAS , María Dolores LONGAS FUENTES , Faustino LOPERA Paulina María LOPERENA OÑATE Marco Fidel LÓPEZ OSORIO Rosa María LORA LORA Roberto LOZADA CRUZ Hermenegildo LOZANO BUENO Ricardo
LOPERA ALZATE , Paulo
LOPERA MONTES , Paulina María
LOPERA, Paulina María
LOPERA ÁNGEL , Paula Andrea
LOPERA , Paula
LONGAS FUENTES , Faustino
LONDOÑO CUEVAS , María Dolores
Veamos como queda: LOAIZA CONGOTE, Sigifredo Arturo
Segunda regla
Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.
Ejemplo:
Lía Rúa Gil Andrés Rúa Gil Sara Rúa Gil Roberto Rúa Gil Ana María Rúa Gil María Rúa Gil Luz Mary Rúa Gil León Mario Rúa Gil
RUA GIL , Roberto
RUA GIL , Sara
RUA GIL , María
RUA GIL , Luz Mary
RUA GIL , Lía
RUA GIL , León Mario
RUA GIL , Andrés
RUA GIL , Ana María
Tercera regla
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.
Ejemplo:
El correcto ordenamiento será así:
Cuarta regla
Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.
Ejemplo:
Carlos Díaz -Granados Pérez Carlota Cuesta-Duque Rafael García-Herreros Gil Abelino Del Corral Rojo
Ana María Gil Henao Cédula 43.287. Ana María Gil Henao Cédula 42.895. Ana María Gil Henao Cédula 43.695. Ana María Gil Henao Cédula 42.657.
GILHENAO , Ana María , Cédula 43.695. 071
GIL HENAO , Ana María , Cédula 43.287.
GIL HENAO , Ana María , Cédula 42.895. 066
GIL HENAO , Ana María , Cédula 42.657.
Quinta regla
Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos.
Ejemplo
Sexta regla
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios
Hispano: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno.
TRUJILLO ; Ángel (Monseñor)
RESTREPO , Alberto (Coronel)
LANDAZÁBAL , José (General)
GONZÁLES , Carlos (Mayor)
CASAS , Alfonso (Mayor)
CASAS , Alfonso (Ingeniero)
CASAS , Alfonso (Arquitecto)
ABADÍA , Alba (Sor)
Mayor Carlos González Monseñor Ángel Trujillo Arquitecto Alfonso Casas Coronel Alberto Restrepo Ingeniero Alfonso Casas General José Landazábal Mayor Alfonso Casas Sor Alba Abadía
La ordenación es así:
Americano: toma como primer apellido el del esposo. La ordenación es así:
ÚSUGA de RAMÍREZ, Nora
ROJO de ROJAS , Rosa
ROJAS de CALVO , Alba
PÉREZ de PÉREZ , Gretta
MELO de MELO , Teresa
LUNA de MORA , Sara Luz
LUJÁN de LUGO , Lola
DE CASTRO de LÓPEZ , Martha
Alba Rojas de Calvo Sara Luz Luna de Mora Nora Úsuga de Ramírez Gretta Pérez de Pérez Teresa Melo de Melo Martha De castro de López Lola Luján de Lugo Rosa Rojo de Rojas
Alba Rojas de Calvo Sara Luz Luna de Mora Nora Úsuga de Ramírez Gretta Pérez de Pérez Teresa Melo de Melo Martha De castro de López Lola Luján de Lugo Rosa Rojo de Rojas
MORA , Sara Luz Luna de
ROJAS , Rosa Rojo de
RAMÍREZ , Nora Úsuga de
PÉREZ , Gretta Pérez de
MELO , Teresa Melo de
LUGO , Lola Luján de
LÓPEZ , Martha De Castro de
CALVO , Alba Rojas de
Ejemplo:
Primera Unidad Segunda Unidad Tercera Unidad
Segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
Ejemplos:
Observemos la división en unidades de estos nombres de empresas
Primera Unidad Segunda Unidad Tercera Unidad Cuarta Unidad
ASOCIACIÓN Protectora de Animales CONFECCIONES H J P INSTITUTO de Desarrollo Económico Agropecuario J V Durarco & Cía.
EL PALACIO de los Helados
ASOCIACIÓN Protectora de Animales (APA)
CONFECCIONES H. J. P.
INSTITUTO de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)
J. V. Durarco & Cía.
ASOCIACIÓN Protectora de Animales (APA)
CONFECCIONES H. J. P.
INSTITUTO de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)
J. V. Durarco & Cía.
Tercera regla
Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y la escritura numéricos.
Ejemplos:
Cuarta regla
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social , se toma como unidad de orden el primer apellido.
Ejemplo:
Droguería 39
Emisora 1020
Notaría 14
Juzgado 25 Civil Municipal
DROGUERÍA Treinta y Nueve
EMISORA Mil Veinte
NOTARÍA 14
JUZGADO 25 Civil Municipal
Ramón H. Londoño & Cía.
Juan Merino e Hijos Ltda.
Luis Cano & Cía. Ltda.
Ana Rúa y Hermanas Ltda.
LONDOÑO & Cía., Ramón H.
MERINO e Hijos Ltda., Juan
CANO & Cía. Ltda., Luis
RÚA y Hermanas Ltda.,Ana
