Plan de gestión de proyecto, Ejercicios de Gestión de Proyectos

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Tabla de contenido

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

Nombre del proyecto.

Construcción de un restaurante en la isla con mayor concurrencia de turistas.

Necesidades del negocio u objetivos.

Suplir la necesidad de disponer de comidas con los platos típicos de cada isla, que cumplan con los criterios de tiempo, temperatura y calidad establecidos por los clientes de Pegassus.

Requerimientos del proyecto.

1. Se requiere un área nivelada de 300 metros cuadrados, de los cuales 90 metros cuadrados se deben asignar a la construcción de la cocina y el resto a la zona de comedores. Esta zona debe estar a una distancia de entre 12 a 15 metros de la orilla de la playa.
2. Se necesita una cocina integral para preparar los platillos con un sistema de ventilación que permita mantener una temperatura interna en el área de labores de 27 grados y evacue los vapores.
3. Se necesita adecuar la zona de comedores con un techo que evite la entrada directa de los rayos solares a la misma, permita la circulación del aire, y evite la sofocación de los clientes.
4. El restaurante debe contar con una zona de bar.
5. Se necesitan 12 mesas de madera con capacidad para 6 personas, y 10 mesas de madera con capacidad para 4 persona distribuidas en la zona el espacio habilitado para recibir a los clientes.
6. Se necesita un equipo de sonido para ambientar el lugar con música.
7. Se necesitan 2 baños, uno para damas que cuente con 4 inodoros, y uno para caballeros que cuente con dos inodoros y 2 orinales. Ambos deben tener un sistema de circulación de aire para evitar los malos olores.
8. La entrada del restaurante debe contar con un espacio de lavado de pies que use agua de la playa, y que no obstaculice el flujo peatonal.
9. La temática del lugar, por lo tanto su decoración, debe ser alusiva al fondo marino, mostrando así diferentes ejemplares, colores, y pinturas.
10. Los uniformes de los trabajadores deben ser tipo marinero (blanco).
11. Los trabajadores deben contar con un espacio de 15 metros cuadrados, bien ventilado, con 2 duchas, un baño para mujeres, un baño para hombres, y 14 lockers para guardar sus pertenencias.

Justificación del proyecto.

★ Alta demanda de servicios de restaurante en la zona por arribo de turistas en los cruceros. ★ El restaurante apoya el objetivo estratégico de incrementar la satisfacción del cliente como parte del programa de fidelización del cliente. ★ Las ventas del restaurante aportan facturación constante, lo cual favorece la liquidez y la rentabilidad de Pegassus. Descripción de alcance y requerimientos del proyecto.

Descripción del entregable principal del proyecto

La definición de alcance Statement of work).

Construir un restaurante con vista al mar, en un plazo de 5 meses y con capacidad para 100 personas.

Estructura de desglose de trabajo EDT.

semana 16 del proyecto. En caso de requerir apoyo de un tercero, debe cumplir con el pliego de condiciones para subcontratación por parte del contratista. ● Instalación de maquinaria y equipos. Esta etapa comienza, una vez se finalice la construcción del restaurante en la semana 17. Para la ejecución y control de la misma se ha contratado con la firma de diseño para que verifique que los accesorios y objetos cumplan con los requerimientos técnicos y funcionen dentro del diseño. La instalación de equipo, accesorios y espacio de comensales, será subcontratada por la firma de arquitectos bajo la aprobación de Pegassus y un mutuo acuerdo, teniendo en cuenta el pliego de condiciones de contratistas definido por la organización. ● Diseño y acabados en interiores, incluyendo pisos, iluminación y cabinas. Esta fase se ejecutará en simultáneo con la etapa de construcción en la semana 16. Para ello, el contratista encargado de la construcción subcontratará a una empresa especializada en acabados de interiores y piso de madera. La iluminación sí estará a cargo de la empresa que ejecuta la construcción. Esto hasta la semana 18. ● Paisajismo y adecuaciones exteriores. La firma de arquitectos encargados del diseño validará que los interesados estén de acuerdo con la propuesta de características físicas del proyecto de acuerdo a sus expectativas. La documentación será entregada en una sesión de 2h a los constructores para validar requerimientos técnicos. ● Obtención de todos los permisos y aprobaciones necesarios. El equipo de abogados de Pegassus se encargará de conseguir las autorizaciones, licencias y permisos requeridos para el cumplimiento de los requisitos del restaurante antes de que empiece la construcción. Para la asignación de recursos se tendrá una reunión de 3h en la que se definirá las responsabilidades de gestión ante las autoridades públicas y recursos económicos correspondientes durante la primera semana.

Autoridad para aprobación y modificación de la línea base de alcance.

Director de Proyectos

Autoridad de aprobación de los entregables del plan de proyecto.

Socios de Pegasus Gerente de Pegassus Junta Directiva de Pegasuss

Cómo las actividades de requerimientos serán planificadas, reportadas y cómo

se hará el seguimiento.

○ Reportes Semanales de Ejecución mediante formatos entregables. ○ Reporte de Costos ejecutados semanales. ○ Reporte de Costos Proyectados Mensuales. ○ Comité de presentación de avances semanales. ○ Comité mensual de resultados a Gerencia. Cómo se iniciarán los cambios, analizarán los impactos, niveles de aprobación, cómo se registra y se hará seguimiento. La gestión de cambios en el proyecto se llevará a cabo a través de la autoridad definida para la autorización de entregables. En todo caso, este proceso debe ser documentado y ser trazable a través del control integrado de cambios del proyecto como parte del proceso de monitoreo y control. Una vez registrado, el director de proyecto analiza el impacto, y la solicitud se escala con la gerencia y junta directiva dependiendo del impacto.

Formatos y frecuencia de los reportes de cronograma.

El estado del cronograma se reporta semanalmente anexando un análisis del indicador de cumplimiento que compare el valor ganado con el valor planeado.

Cronograma a alto nivel con principales hitos.

● Preparación del terreno: 4 semanas. ● Construcción del edificio: 8 semanas. ● Diseño y acabados en interiores: 4 semanas. ● Paisajismo y áreas de asientos al aire libre: 2 semanas. ● Obtención de permisos y aprobaciones: 4 semanas. Tiempo total estimado para la finalización: 20 semanas Nota: El tiempo y el costo pueden variar dependiendo de las regulaciones locales, las condiciones climáticas y otros factores.

Cronograma del proyecto.

Ver siguiente página.

Vínculos con la Estructura de desglose de trabajo EDT para establecer las

cuentas de control.

Vínculos con la EDT Total proyecto Compra y negociación de lotes €52, Diseño y revisión de planos €26, Preparación del terreno €11, Construcción del restaurante €34, Instalación de maquinaria y equipos €15, Diseños y acabados interiores €10, Paisajismo y exteriores €12, Compra de insumos €8, Licencias y permisos €7, TOTAL €177,

Umbrales para el control y reglas de medición de desempeño.

Se considerará inaceptable un retraso del proyecto de 1 semana, y en dinero, una ejecución presupuestal con costos registrados mayor al 12%. Para verificar el cumplimiento, el auditor del proyecto se reunirá 2 veces a la semana con el encargado de cada etapa, y con el contador con el fin de detectar inconsistencias o incumplimientos. Todos los eventos que superen los umbrales deberán ser comunicados al director del

proyecto para verificar si es pertinente efectuar cambios en el alcance del proyecto. Formatos y frecuencia de los reportes. Los reportes generales de ejecución de costos se deben presentar de manera semanal comparando el costo planificado contra el costo ejecutado. El reporte se debe enviar en el artefacto en formato Excel al correo del director de proyecto y gerente de Pegassus. Exclusiones del Proyecto ● Diseño e implementación de la estrategia de marketing y comunicaciones. ● Coordinación de transporte de materiales a la isla. ● Realización de alianzas con comerciantes de la isla para compra de productos. ● Elaboración de plan de contingencia para mitigación de riesgos operativos. ● Selección de personal administrativo del restaurante. ● Mantenimiento de las instalaciones del restaurante una vez finalizada la construcción. ● No se incluye la planeación del evento de apertura o inauguración. Recursos Preasignados El monto asignado para la construcción del restaurante es de 250.000 euros.

N/A Empresas de construcción Oferentes para el contrato de construcción . Favorable Alto/Medio Gestionar directamente presentando los objetivos y etapas del proyecto donde participa, Informar pliego de condiciones, fechas límites, retroalimentación, requisitos, y decisión de selección. Reportes de calidad y estado del trabajo, así como cumplimiento de los requisitos entregados en los plazos establecidos.

Plan de gestión de calidad.

Objetivos y alcalce de calidad

Asegurar : ● El cumplimiento de los requisitos del proyecto con el tiempo y costos asignados. ● Que los contratistas cumplan con el pliego de condiciones. ● Los materiales cuenten cumplan los estándares de calidad. ● Que los procesos de gestión del proyecto se ejecuten de acuerdo al plan de gestión. ● El procedimiento de control de cambios se ejecute de manera pertinente. Actividades de gestión y control de calidad planificadas para el proyecto. ● Cotejar la matriz de trazabilidad de requisitos con los reportes aplicando técnicas de muestreo, y haciendo énfasis en el cumplimiento de los hitos. ● Verificar el cumplimiento de las condiciones del trabajo por parte de los contratistas, solicitando su documentación legal, aplicando pruebas a empleados, y brindando la retroalimentación correspondiente. ● Revisar el origen de los materiales y verificar el estado al que llegan a la zona de construcción detectando cualquier anomalía o deterioro. ● Revisar los procesos, la documentación y el registro de los datos de ejecución del proyecto según las metodologías y herramientas definidas en el plan de gestión.

Procedimientos para atender no conformidades, correctivos, preventivos y

mejora continua.

Las no conformidades serán enviadas al responsable del área correspondiente, o al tercero correspondiente, para que ejecute las acciones correspondientes. En caso de tratarse de acciones correctivas y no conformidades de alto impacto (que provoquen la superación de los umbrales) se convocará un comité con el responsable de la no conformidad y el gerente del proyecto.

Herramientas de calidad a utilizar.

Para la documentación de auditoría y controles de calidad se usará la matriz de trazabilidad de requisitos validando mediante una lista de chequeo. Los documentos generados en las actividades de control se almacenarán en la carpeta de CALIDAD correspondiente al proyecto en cuestión.

Ciclo de vida del desarrollo del proyecto.

El proyecto consta de requisitos que pueden ser abordados con un enfoque desarrollo predictivo(Construcción del restaurante), pero también incluye requisitos de naturaleza adaptativa Procesos de cocina).

Entregables.

● Edificio del restaurante construido y completamente terminado. ● Todos los permisos y aprobaciones necesarios obtenidos. ● Diseño y acabados en interiores completamente terminados. ● Paisajismo y áreas de asientos en la zona de comedores completamente terminadas.

Hitos y eventos significativos.

Hitos Fecha Entrega de permisos Marzo 22 de 2023 Contratación y entrenamiento de personal de restaurante. Mayo 25 de 2023 Entrega de restaurantes. Junio 15 de 2023 Apertura del restaurante Julio 01 de 2023

Fecha de inicio: 06 de febrero 2023.

Fecha de finalización: 29 de junio 2023.

Fin del documento.