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1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.
La comunicación interna está íntimamente ligada a toda actividad propia de la vida productiva de cualquier organización y requiere de la incorporación de nuevos modelos organizacionales y de gestión. Las organizaciones cada vez otorgan mayor importancia a la comunicación dentro de sus estructuras y esto permite crear y afianzar una imagen institucional que proporcione coherencia a todos los mensajes que se emiten, en especial los dirigidos al personal interno. Los diferentes tipos de instituciones utilizan la comunicación para dar a conocer las actividades que desarrollan o los servicios que prestan, con la finalidad de crear una imagen positiva en la sociedad para que opten por la institución y sus servicios. La comunicación se constituye en una herramienta estratégica, que los funcionarios de las organizaciones no deben desconocer, debido a que la comunicación es una herramienta operativa utilizada para optimizar la relación entre el personal y para lograr un posicionamiento de imagen por parte de la institución en el ámbito externo. Para conceptualizar teóricamente el presente trabajo, a continuación, se citan definiciones de varios autores sobre comunicación, comunicación interna y otros temas relacionados. 1.1.1. Comunicación Según la definición de Davis, K. y Newstrom, J. (2002) la comunicación es la transferencia de información y su comprensión entre una persona y otra. Es una forma de ponerse en contacto con otros mediante la transmisión de ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores. Su objetivo es que el receptor entienda el mensaje tal como lo pretende el emisor.
Para Robbins, P. y Coulter, M. (2005), la comunicación es la transferencia y la comprensión de significados, esto quiere decir que éstos se deben impartir y entender. La comunicación se establece cuando el receptor percibe un pensamiento o idea transmitido exactamente como lo previó el transmisor. Así como indica Robbins, P. (2004), la comunicación cumple con cuatro funciones principales en una organización: control, motivación, expresión emocional e información. Ninguna de éstas debe considerarse más importante que otra. La comunicación es muy importante para todo ser humano, desde que nace el ser humano se comunica con todo lo que le rodea de forma consciente o inconsciente, ya sea verbalmente o no. Sánchez, A. (2000), plantea que todos los humanos funcionan gracias al conjunto de actos que se utilizan para transmitir información de cualquier tipo, ya sean señales de humo, gestos, palabras, movimientos corporales, entre otros. Para Valdez, A. (2007), la comunicación es el proceso en el cual dos o más personas intercambian información, ideas, pensamientos, conocimientos entre otros. Para que dicho proceso se lleve a cabo con eficacia, es necesario que la persona que recibe el mensaje escuche con atención y la persona que envía el mensaje exprese de forma adecuada para que no dé lugar a interpretaciones erradas.
1.1.1.1. Comunicación interna Esteban, Á. (2006) menciona que esta comunicación se produce dentro de la empresa y está destinada al ámbito interno que integra al propio personal, a la dirección, a accionistas, a secciones sindicales o grupos de empresas. Agregando a lo anterior, Brandolini, M. (2010) establece que la comunicación interna es un instrumento indispensable para lograr mayor competitividad, compromiso y consenso dentro de toda la estructura organizativa. Así mismo hace la observación de que si esta se lleva a cabo eficazmente, conlleva a una mayor productividad y armonía dentro del ámbito laboral. Sin embargo, para Capriotti, P. (2008) la Comunicación Interna significa contar con la Organización para lo que la Organización está haciendo, es decir, hacer partícipes a todos los miembros de la organización de lo que la organización hace, instándoles a colaborar, a sugerir y a comentar, de modo que la comunicación sea bidireccional, de forma ascendente, descendente y horizontal. Por su parte Domínguez, K. (2002), la comunicación interna es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones entre los miembros a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados, y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales. En las organizaciones es de vital importancia comunicarse. Por lo que Davis, K. y Newstrom, J. (2002) indican que sin ella las empresas no pueden existir, ya que la coordinación sería imposible y colapsaría en ausencia de ella. La comunicación ayuda a lograr todas las funciones administrativas básicas: planeación, organización, dirección y control para que se logren los objetivos y se enfrenten dificultades que se puedan presentar. Cuando la comunicación es efectiva, se logra mejorar el rendimiento y la satisfacción en el trabajo. Los colaboradores entienden mejor su trabajo y se sienten más comprometidos.
Asimismo, Pere, S. (1997) indica que la comunicación organizacional es un proceso que las personas dentro de una institución u organización consideran que es simplemente la emisión de cartas, boletines y revistas empresariales, esta idea es errada, ya que el propósito primordial de la organización es influir positivamente sobre el rendimiento de la organización, intercambiando información para el mejor aprovechamiento de los recursos. Para García, J. (1998) la comunicación interna es el vehículo para contar con las opiniones de todos en una reflexión global sobre la organización y apoya en: Que las organizaciones sean más productivas y competitivas, mejorando las conductas de tarea y conductas de relación interpersonal. Dar a conocer mejor, explicar y dar vida a un proyecto empresarial Dar contenido y eficacia a estilos de dirección participativos y democráticos. Dar a conocer y explicar igualmente los objetivos de su acción estratégica e implicar a todos en su consecución. Sensibilizar el activo humano, supremo recurso, constituido por quienes hacen, desarrollan y viven la empresa. Formular mejor las necesidades, focalizar mejor los problemas, implicar a todos en su solución y estructurar grupos de trabajo. Desarrollar las actitudes personales, valorar la innovación y estimular a asimilar los cambios. Dar a conocer información y resultados y así contar con las ideas y opiniones de todos. Repartir adecuadamente el trabajo, realizar mejor las tareas, movilizar los recursos, mejorar el clima laboral y crear una dinámica de grupo. 1.1.2. Tipos de comunicación
Comunicación no verbal : Ninguna exposición de la comunicación estaría completa sin detenerse en la comunicación no verbal, ya que abarca los movimientos del cuerpo, la entonación o énfasis que le damos a las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre el emisor y receptor. El lenguaje corporal se suma a la comunicación verbal. La posición o el movimiento del cuerpo no tienen por sí mismo un significado preciso o universal, pero cuando se enlaza al lenguaje hablado, confiere un sentido más completo al mensaje del emisor. La comunicación interna : actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes originados por los diversos medios de comunicación, con el objetivo de proveer comunicación, unión, motivación y así alcanzar las metas establecidas por la organización. La comunicación externa: actos comunicativos dirigidos a públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. Las relaciones públicas: actividades y programas de comunicación creados para sostener buenas relaciones con los diferentes públicos de la organización. La publicidad: mensajes emitidos a través de medios masivos de difusión con el objetivo de incrementar la venta de los productos o servicios de la organización. La publicidad institucional: actividad de las relaciones públicas, que evoca en los públicos una imagen favorable de la organización.
Los procesos comunicativos implican siempre interrelaciones de personas que comparten información entre sí, a través de la construcción, emisión y recepción de mensajes. Los elementos que conforman estos procesos son la fuente, el mensaje, los canales o medios, el receptor, los efectos y la retroalimentación. Habiendo definido la teoría de la comunicación organizacional, es necesario descubrir sus dimensiones de proyección: la comunicación organizacional no se produce, como ya hemos dicho, sólo a lo interno de la entidad, sino también con el entorno, por tanto, puede hablarse de comunicación interna (aquella que se efectúa entre los miembros de una colectividad laboral) y comunicación externa (la que tiene lugar desde la organización hacia su medio exterior y viceversa). Operativamente se diferencian los sistemas de comunicación que se establecen en una organización en internos y externos, pero no debemos perder de vista que en realidad no hay separación entre ambos, y que lo que el público piense de una empresa se condiciona por la opinión que de la misma tengan sus trabajadores, al ser éstos el principal transmisor de la cultura empresarial.
1.2.1. Clasificación de las redes sociales Las clasificaciones de las redes sociales se dividen en dos grupos importantes: a) Redes sociales horizontales o generales. b) Redes sociales verticales o especializadas. 1.2.2. Redes sociales horizontales Las redes sociales horizontales están enfocadas a un público genérico, sin una temática definida, y se centran en los contactos, sin tener un propósito concreto. Tienen como principal función relacionar personas a través de las herramientas que ofrecen, permiten la entrada y participación voluntaria y genérica sin un fin definido. 1.2.3. Redes sociales verticales Las redes sociales verticales tienen como objetivo agrupar entorno a una temática definida a un colectivo concreto, ganan diariamente miles de usuarios, otras tantas especializadas se crean para dar cabida a los gustos e intereses de las personas que buscan un espacio de intercambio común. La clasificación de dichas redes especializadas, en base a variables distintas enfocadas en gustos, preferencias y actividades.
1.2.4. Características de las redes sociales Tiene como objetivo principal poner en contacto a personas, de tal manera que por medio de esta plataforma digital se facilite la conexión de forma sencilla y rápida. Fomentan la posibilidad de que los usuarios inicialmente contactados a través del mundo cibernético, acaben estableciendo un contacto real, del que muy posiblemente nacen nuevas relaciones sociales permitiendo que el beneficiario sea ilimitado, a medida que el conecto espacio y tiempo se convierte en relativo al poder comunicar desde y hacia cualquier lugar, así como en cualquier momento, con el único termino que ambos usuarios acepten relacionarse entre s í ., las redes sociales conectan a individuos y organizaciones vinculados por lazos de amistad, académico, financiero, laboral, político; todos vinculados mediante el intercambio de información.
Interacción:
Esta es una de las principales características de toda red social, cuando se comparte una publicación este automáticamente tiene un like, un follow o un comentario generando las interacciones. El tema compartido va acorde a los intereses de las personas que tenemos en nuestra lista de contacto.
Vínculos y conectividad:
El nombre de redes sociales se da porque a través de ellas puedes crear lazos, debido a esto es común tener en los contactos personas conocidas, y aún más común usuarios que no se conocen, con la finalidad de interactuar con beneficiarios con gustos en común acortando distancias.
Tiempo real:
Las redes sociales te permiten obtener una respuesta automáticamente. Esto es muy favorable ya que nos permite establecer una conversación en el momento con respuestas inmediatas. Zambrano (2017), contribuye que La comunicación en redes multiplican de forma masiva la inmediatez de un suceso, noticia, presentación de producto, evento deportivo, descubrimiento técnico o científico.
REFERENCIAS:
Barquero, J. (2000). Manual de relaciones públicas publicidad comunicación. España. Universidad de Barcelona. Brandolini, M. Gonzales, F. (2010) Comunicación Interna. Argentina. Editorial la Crujía. Capriotti, P. (2008) Planificación estratégica de la imagen corporativa. Argentina. Editorial Ariel Comunicación. Capriotti, P. (2009) Branding Corporativo, Fundamentos para la gestión estratégica de la Identidad Corporativa. Chile. Editorial Andros Impresores. Contreras, H. (2000). Gestión de Comunicación Organizacional bajo un contexto de cambio de producto de una adquisición. Tesis inédita. Universidad Católica Andrés Bello. Venezuela. Davis, K. y Newstrom, J. (2002). Comportamiento Organizacional. México. Editorial McGraw-Hill. ALEGSA. (2012). Definición de Facebook. Recuperado el 29 de mayo de 2013, de Diccionario de Informática Alegsa.com.ar - Santa Fe, Argentina: http://www.alegsa.com.ar/ Dic/facebook.php AulaFacil S. L. (2009). Técnicas de Estudio: Tiempo de Estudio. Recuperado el 29 de mayo de 2013, de AulaFacil S. L. Madrid, España: http://www.aulafacil.com/Tecestud/Lecciones/ Lecc7.htm AulaFacil S.L. (2009). Técnicas de Estudio: Lugar de Estudio. Recuperado el 29 de mayo de 2013, de AulaFacil S. L. Madrid, España: http://www.aulafacil.com/Tecestud/Lecciones/ Lecc6.htm Definicion.de. (2013). Definición de Twitter. Recuperado el 29 de mayo de 2013, de Definicion.de: http://definicion.de/twitter/ Flores Cueto, J. J., Morán Corzo, J. J., & Rodríguez Vila, J. J. (2009). Las Redes Sociales. Recuperado el 29 de mayo de 2013, de Universidad de San Martín de Porres. Unidad de Virtualización Académica. Lima, Perú: http://www.usmp.edu.pe/publicaciones/boletin/fia/info69/sociales.pdf Marketing Directo. (31 de enero de 2011). Breve historia de las redes sociales. Recuperado el 29 de mayo de 2013, de Social Media Marketing: http://www.marketingdirecto.com/actualidad/social-media-marketing/breve-historia-delas- redes-sociales/
2. JUSTIFICACIÓN. Este plan de trabajo tiene la finalidad de conocer cómo las redes sociales pueden mejorar la imagen y visibilidad de la Oficina de Responsabilidad Social y a la vez servir de promotor y generados de contenidos de interés para la comunidad estudiantil, asimismo, como principal fuente de convergencia para todos los agentes participantes. Las redes sociales en la actualidad tienen un gran impacto en la vida de los individuos, y gracias a esto, este medio de comunicación está en constante crecimiento, e innovaciones, el medio social ha impactado en el comportamiento de los mismos. En estos tiempos es importante tomar gran atención a este medio ya que esto puede afectar o favorecer a la construcción de la imagen corporativa de la misma para la percepción de su público. Este plan de trabajo es importante porque puede ser una excelente oportunidad para que la oficina logre interactividad y comunicación con su público objetivo de una manera óptima y mucho más eficiente. Por otro lado, a nivel interno, se ha podido identificar, gracias a los testimonios de la señora Dennie Shirley Rojas Manrique, jefa de Responsabilidad Social, y la señorita Yesenia Ruiz Sánchez, que tienen una comunicación muy lúcida, con buen nivel de entendimiento y cooperación entre los trabajadores. Esta oficina no presenta mayores problemas internos, sin embargo, creemos conveniente implementar estrategias que ayuden a fortalecer los lazos existentes. Es por ello que, se vislumbra la necesidad de crear y desarrollar una estrategia de comunicación interna, que coadyuve al mejoramiento de la comunicación entre el personal.
5.1 Comunicación interna. 3-
1) Organización de dos charlas (estrés) con miembros de la Oficina de Responsabilidad
Social (septiembre y octubre). 1-1…cambiar tema
2) Creación de brochure con información general de la oficina. 1
3) Propuesta de oficina de comunicación. 1.1 recoger información, diagnostico, encuestas
(por que necesitan oficina), evidenciar la falta de un comunicador. Para relaciones publicas y difusión y tratamiento de contenido
5.2 Redes Sociales. 7-
1) Manual de identidad y logotipo. 1
2) Guía de Community manager 1
3) Manual estilo de redacción web. 1
4) Diseño gráfico (creación de piezas gráficas y elementos visuales) - flyers. Elaboración de plantillas para Facebook (DOCUMENTOS Y COMUNICADOS OFICIALES).
5) Labor de community manager. 1-
6) Videos 1-
7) conferencias 1-1 (hablar sobre los proyectos)
8) Organización de webinars de los talleres 1-
9) Nota de prensa / boletín virtual 1-
ACTIVIDADE S TAREAS CRONOGRAMA POR SEMANAS 1RA SEMAN A 31- AGOSTO
2DA
SEMANA
SETIEMBR
E
3RA
SEMANA
SETIEMBR
E
4TA
SEMANA
SETIEMBR
E
SEMANA
OCTUBR
E
BROCHURE CREACIÓN
02 SEPT.
DIFUSION
03 SEPT
CHARLAS (ESTRÉS ) ORGANIZACIÓ N Constante Constante Constante C EJECUCIÓN (^) Ejecución Propuesta oficina de comunicación análisis Constante Constante Constante Constante Constante propuesta 6.2 Medio digital: FACEBOOK: 1 – 5 SEMANAS 6.1 Comunicación interna. 1 - 5 SEMANAS
ACTIVIDADES TAREAS CRONOGRAMA POR SEMANAS 6TA SEMANA 05- OCTUBR E
7MA
SEMANA
OCTUBRE
8VA
SEMANA
OCTUBRE
9NA
SEMANA
OCTUBRE
10MA
SEMANA
NOVIEMBRE
Charlas (estrés ) ORGANIZACIÓ N Constante Constante Constante Constante EJECUCIÓN (^) Ejecución Propuesta oficina de comunicación análisis Constante Constante Constante Constante Constante propuesta **propuesta
Propuesta oficina comunicación** Análisis constante constante constante^ constante propuesta Propuesta de oficina. ACTIVIDADES TAREAS CRONOGRAMA POR SEMANAS 6TA SEMANA 05- OCTUBRE
7MA
SEMANA
OCTUBRE
8VA
SEMANA
OCTUBRE
9NA
SEMANA
OCTUBRE
10MA
SEMANA
NOVIEMBRE
4. Diseño gráfico Creación Constante Constante Constante Constante Constante Difusión Constante Constante Constante Constante Constante 6.1 Comunicación interna: 6 - 10 SEMANAS
Community Manager Creación Constante Constante Constante Constante Constante 6. videos Creación X X X Difusión X X X 7. Conferencias Organización Ejecución 8. Webinars Organización Constante Constante Constante Constante Constante Ejecución 10-11 oct 17-18 oct 24-25 oct 9 Notas de Prensa Creación Constante Constante Constante Constante Constante 6.2 Medio digital: FACEBOOK: 6 – 10 SEMANAS.
