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Planeación Administrativa
Su concepto
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y números necesarias para su realización.
Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos la futura acción. En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que habrá de lograrse en el futuro. Por eso Anthony afirma que planear “consiste en el proceso para decidir las acciones que deberán realizarse en el futuro”.
Su importancia
Planear es tan importante como hacer:
La eficiencia, obra de orden, no puede venir del caso de la improvisación. Así como en la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear; si administrar es “hacer a través de otros”, se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse. El objetivo sería infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser realizado integra y eficazmente; lo que en la previsión se descubrió como posible y conveniente, se afina y corrige en la planeación. Todo el plan tiende a ser económico; desafortu7nadamente, no siempre lo parece, porque todo plan consume tiempo que, por lo distante de su realización, puede parecer innecesario e infecundo. Todo control es imposible se no se compara con el plan previo. Sin planes se trabaja a ciegas. La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presentan con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
Los principios de planeación
El principio de la precisión
“Los planes no deberán hacerse con afirmaciones vagas y genéricas sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas”.
Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin buscado sea
impreciso, los medios que se coordinen serán, de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo eventual, con lo que se habrá robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que puede calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de flexibilidad
“Dentro de la precisión, todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión”.
Este principio podrá parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo.
Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero es flexible, porque doblándose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona.
El principio de la unidad de dirección
“Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general”.
Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función habrá contradicciones, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: producción, ventas, finanzas, contabilidad, etc., deben coordinarse de tal forma que en un mismas plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.
De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.
Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de manera jerárquica hasta formar finalmente uno solo.
siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día.
Esta participación es uno de los puntos en que más énfasis han puesto la mayoría de los autores. Algunos de ellos llegan a considerar como incompletas u obsoletas todas las técnicas de administración, mientras no exista una participación tanto en la gestión como en la propiedad de los bienes de producción. Parece un poco exagerado negar toda justicia y efectividad a las técnicas de administración por el solo hecho de que no exista la participación total. La participación funcional de alguna manera garantiza ya cierta elevación de la calidad humana del trabajador pues, como se ha señalado, existirá mayor dignidad, entusiasmo y empeño en hacer aquello que se ha sugerido o donde se han señalado algunos de sus elementos.
Ello no omite que se desconozca que es deseable, para una mejor justicia y al mismo tiempo para la mayor eficacia, una participación más sistemática y amplia de la administración en todos los aspectos. Pero esto encierra la dificultad de que, junto con la participación en el mando, tiene una existir un correlativo aumento en la responsabilidad efectiva.
Se considera que técnicas como la Administración por objetivos, Desarrollo organizacional, las Teorías X - Y de Mc Gregory y la Teoría Z, son principios que, bien aplicados, conducirán mejor y más rápidamente a una deseable participación total, pues van preparando al trabajador de modo gradual para que asuma la mayor responsabilidad, que tiene que ser correlativa a la mayor autoridad.
Reglas sobre las políticas
Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde tomar; por ello. sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas. La importancia de las políticas en administración es decisiva, por que son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez es esencial en la administración, ya que esta consiste en “hacer a través de otros”.
Sin embargo, con cuanta frecuencia se encuentran aun en autores de gran prestigio, conceptos vagos, imprecisos e inclusive falsos sobre las políticas, porque se toman como si pertenecieran a su esencia lo que son meras notas accidentales en estos criterios fundamentales de la administración.
“Las políticas son objeto de acción”; esto es absolutamente cierto. Con todo, no bastaría para definirlas. El objetivo fijar las metas, en tanto que las políticas dan la orden para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para
llegar hasta ellas. Así, el objetivo de un departamento de producción puede ser “obtener óptima calidad”; la política sería “debe obtenerse óptima calidad, para lo cual, los materiales serán seleccionados entre los más finos, el equipo será el de mayor precisión posible, y se elaborará con base en un intensivo adiestramiento, sin importar que los costos puedan elevarse”. Por otra parte, las políticas difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas por su mayor generalidad.
Reglas sobre las estrategias
El concepto de estrategia no cuenta con una definición universalmente admitida. Después de muchos años y de mucho esfuerzo, se pudo lograr un acuerdo sobre el significado de la expresión política, afirma Koontz y O’ Donnell en su obra Elementos de Administración Moderna; entonces apareció la teoría de juegos, y con ella el uso del concepto de Estrategia, “no existe un acuerdo universal sobre nomenclatura; por lo tanto, son válidas algunas diferencias en cuanto a definición.
Creemos que debe hacerse una distinción entre el concepto de lo Estratégico, en la forma en que lo hemos empleado al hablar de una clasificación de los objetivos, y las Estrategias, tomadas como un elemento más de la Planeación.
Lo Estratégico -como adjetivo que especifica a un elemento de la Administración- implica, lo que es característico de un mando supremo, del griego estrategos : el general. Lo que es, por lo mismo, de una amplitud mucho mayor en cuanto a los campos que abarca o en los que se aplica: prácticamente en todos. Lo que, como una consecuencia, se refiere a un periodo de tiempo más largo -a largo plazo-. Lo opuesto a lo estratégico, “lo táctico” u operativo tiene las características opuestas.
Así, se puede hablar no solo de objetivos estratégicos sino de planes estratégicos, en general de programas estratégicos, etc. Este concepto, derivado de la administración militar, se ha tenido siempre, pero modernamente te usa además substantivándolo, por decirlo así, para un elemento concreto más de la planeación, como lo son las políticas, los programas, los presupuestos, etc.
Reglas sobre los procedimientos
Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.
Los procedimientos son como “la selección” funcional de cada acto administrativo. La última división, en opinión de muchos se da en los “métodos”, que corresponden a unidades de acción invisibles. Pero los métodos son más bien de carácter técnico y no siempre administrativos; en cambio el procedimiento formado por varios métodos que se articulan en una frecuencia, sí lo es. Así se tiene, por ejemplo, el procedimiento para tomar decisiones, para
sólo los programas para toda la empresa son siempre generales, en tanto que, por ejemplo, los de producción serán particulares en relación con los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de mantenimiento, de troqueles, etc.
Primera regla Todo programa debe contar ante todo, con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.
Segunda regla Debe hacerse siempre “la venta” o convencimiento a los jefes de línea que habrán de aplicarlos.
Tercera regla Debe estudiarse el “momento” mas oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.
Técnicas de la planeación
Las técnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia; hay casi tantas técnicas como formas diversas de planes. Sin embargo, quizá las más usadas son las siguientes:
Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.
Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento. Graficas de Gantt, que tienen por objeto la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan de manera coordinada. Programas de muy diversas formas, pero especialmente los que se presentan bajo la característica ya explicada de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.
