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3.1 EL MÉTODO CONTABLE
Este Consiste en aplicar una serie de principios y reglas que lleva al conocimiento y representación de la situación de la empresa y de los procesos económicos que ocurren en ella, a través de unos documentos llamados estados contables. De entre ellos estudia el método de la partida doble, en todo hecho contable se distingue, por un lado , un origen o causa, y por otro , un destino o efecto. En consecuencia , en toda anotación contable intervienen al menos dos elementos patrimoniales. Dado que un hecho contable hay una causa y un efecto, cuya valoración lógicamente coincide , después de cualquier anotación contable siempre mantendrá la ecuación fundamental del patrimonio. A=PN+P 3.2 LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIÓN Y MEDIDA El Patrimonio está formado por el conjunto de medios económicos y financieros con los cuales la empresa puede cumplir sus fines u objetivos. Cada uno de los elementos patrimoniales va a ser representado a través de un instrumento contable denominado cuenta y , consecuentemente , a través de una cuenta se registra la situación inicial de un elemento así como las sucesivas variaciones que vaya experimentando a lo largo del tiempo. Cada cuenta proporciona una visión particular del elemento patrimonial que representa, permite conocer la situación de cada elemento en un momento dado. Todo elemento patrimonial puede experimentar variaciones en un doble sentido: aumentos o disminuciones ; en consecuencia, la cuenta se divide en dos partes y se representa con una “T”. La parte izquierda se denomina “ Debe” y la derecha “ Haber”. Las anotaciones realizadas en el Debe se denominan cargos y las realizadas en el Haber abonos. Abrir es realizar la 1ª anotación de la cuenta. Liquidar: Realizar las operaciones necesarias para calcular el saldo. Saldar: Anotar el saldo en la parte de la cuenta que sumemos.
Una 1ª clasificación de las cuentas, como origen la ecuación fundamental del patrimonio, distingue entre cuentas de activo, pasivo y de patrimonio neto. Cuentas de activo : registran medios económicos representativos de bienes y derechos propiedad de la empresa controlados por ella , ej : dinero en la cuenta bancaria. Cuentas de pasivo : recogen medios financieros representativos obligaciones de pago frente a terceros. Ej: Préstamos bancarios. Cuentas de patrimonio neto : representa medios financieros no exigibles, ej: capital y beneficios retenidos. Teniendo en cuenta esta clasificación, se establece el convenio de carga y abono de las cuentas. TIPO DE CUENTA
FUNCIONAMIENTO
Activo Reciben Anotaciones en el Debe por su valor inicial así como por las entradas o aumentos, mientras que las salidas o disminuciones se registran en el Haber. Pasivo Reciben anotaciones en el Haber por su valor inicial así como por las entradas o aumentos, mientras que las salidas o disminuciones se registran en el Debe Patrimonio neto Funcionan igual que las de pasivo. Para conocer el valor que tiene cada elemento patrimonial es necesario determinar el saldo de la cuenta, el cual vendrá dado por la diferencia entre las sumas de todas las anotaciones realizadas en el Debe y las hechas en el Haber. Los saldos de una cuenta pueden ser: Saldo deudor (Sd) , si ∑ Debe > ∑ Haber. Saldo acreedor ( Sa), si ∑ Debe < ∑ Haber. Saldo cero ( So) , si ∑ Debe = ∑Haber. 3.3 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Las cuentas se pueden clasificar con arreglo a diferentes criterios, entre ellos los siguientes:
3.4 EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES
El registro contable es la captación o recogida de los hechos económicos que afectan a la empresa en una serie de libros que constituyen el soporte material de la contabilidad. Tal como establece la legislación mercantil española, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de Balance e Inventarios. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas directamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. El registro contable consiste en la anotación de hachos económicos que suceden en la empresa, una vez que han sido objeto de análisis, mediante el empleo de las cuentas y del método de la partida doble. En contabilidad se emplean para el registro tres libros principales: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. De estos tres , no es obligatorio el Libre Mayor aunque es fundamental para el registro contable. Los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios , con arreglo a las disposiciones legales aplicables se deben legalizar en el Registro Mercantil , se establece que se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su complementación en soporte electrónico y antes de que transcurran los cuatros meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. LIBRO DIARIO (principal y obligatorio): En el Diario se anotan por orden cronológico, día a día , todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa , que generalmente están acreditadas en los correspondientes documentos. El registro de una operación en el Diario se denomina asiento. En todo asiento se debe verificar la igualdad ∑X= ∑Y , ya que según el método de la partida doble, la suma algebraica de las cantidades deudoras debe ser igual a la suma de las cantidades acreedoras ( asiento cuadrado). Cada programa informático de contabilidad tiene distintos formatos para mostrar el Libro Diario. No obstante, siempre aparecerá el número de asiento , la fecha de la operación , la descripción del hecho contable, así como las cuentas cargadas y abonadas con sus denominaciones y códigos numéricos e importes. Se permite la anotación conjunta no superiores al trimestre. Libro Mayor : Recoge sistemáticamente las diferentes cuentas que se han utilizado en la contabilización de las operaciones en el Diario. Cada cuenta es una especie de ficha en la que se anotan los movimientos que se producen en el elemento patrimonial representado en ella. Este libro no es obligatorio y no existe ningún tipo de formato al que tengan que adaptarse las empresas. La información contenida en cada asiento del Diario se traspasa inmediatamente al Mayor, procediéndose al cargo a al abono , según corresponda.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: El libro de Inventarios y Cuentas Anuales es aquel en el que se recogen los documentos que sintetizan la información relativa al patrimonio de la empresa:
- Balance de Sumas y Saldos : También llamado Balance de Comprobación es un estado contable que muestra la situación que presenten en un momento Dado todas las cuentas que han intervenido la contabilidad del ejercicio ,recogiendo , como su nombre indica ,la suma de las anotaciones efectuadas en el debe y haber de cada una de ellas , así como ,por diferencia su saldo deudor o acreedor en dicho momento del tiempo. Además el documento debe estar adecuadamente identificado con la denominación de la empresa y la fecha de referencia. La formulación tiene como finalidad ofrecer una síntesis de la información contenida en el libro mayor , sin describir la composición de cada elemento patrimonial. Las empresas tienen la obligación de elaborar este documento al menos trimestralmente pero lo pueden hacer en periodos más cortos.
- Inventarios : Es un documento donde se recoge una relación detallada y valorada de los bienes, derechos y fuentes de financiación que integran el patrimonio de la empresa en un momento determinado; sin embargo la información para su elaboración no se obtiene de las cuentas del mayor, sino a partir de una inspección minuciosa de los distintos elementos patrimoniales. Para elaborar un inventario se precisa identificar, clasificar y valorar cada bien , derecho y fuente de financiación que pertenece a la empresa en un momento dado. No existe un formulario preestablecido para confeccionar este estado, si bien habitualmente se encabeza con la denominación de la empresa y la fecha en la que se realiza. A continuación se relacionan las diferentes categorías de bienes y derechos que forman parte del activo y las obligaciones que integran el pasivo, desglosando cada uno de sus componentes con indicación de su medida, de sus características definitorias y de su valor. Finalmente, se detallan ya los distintos componentes del patrimonio neto. El inventario puede ser general, es decir, de todo el patrimonio empresarial o parcial ,esto es ,de una masa o elemento patrimonial concreto. La legislación Mercantil española obliga a realizar un inventario al inicio y otro al final de cada ejercicio económico, si bien en la práctica ambos inventarios son idénticos.
- Cuentas Anuales:
- Balance: Muestra la composición del patrimonio empresarial en una fecha concreta.
Era necesario seguir aumentando la armonización para ello la Unión Europea decidió incorporar las normativas emitidas por el IASB, denominadas NIC( normas internacionales de contabilidad )/ NIIF(normas internacionales de información financiera) para obligar a ciertos grupos de empresas aquel amor en sus cuentas conforme a las NIC/NIIF y modernizar las directivas dotándolas a estas. El 4 de julio del 2007 se aprobó la Ley de Reforma y Adaptación de la Legislación Mercantil En materia contable para su Herman ización internacional con base en la normativa de la Unión Europea, que introdujo modificaciones en el código del comercio y las leyes de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada. Posteriormente, la directiva 2013/34 UE incorporó una nueva estrategia en el proceso de organización contable europea consistía en imponer a los Estados miembros la obligación de establecer unos requisitos de información máximos a las empresas. 4.2 ESTRUCTURA DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD EL PGC Es el máximo exponente de la normalización contable española. El actual plan fue elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas(ICAC), Organismo dependiente del Ministerio de economía. Es por tanto una norma que constituye un desarrollo reglamentario de lo dispuesto en las leyes mercantiles en materia contable, tanto en el código de Comercio como en el resto de la legislación Mercantil. El PGC Se estructura en 5 partes precedidas por una introducción en la que se explican las características fundamentales del plan, se comenta el proceso de normalización que se ha seguido en España y las diferencias con su predecesor. El plan es una norma que deben obligatoriamente cumplir las empresas pero no todas sus partes son:
- Marco conceptual de la empresa(parte obligatoria): integra los fundamentos conceptuales los que sustentan las normas contables a utilizar en la elaboración y presentación de la información financiera.
- Normas de registro y valoración ( obligatoria): contiene los criterios y reglas concretas que se han de aplicar para el registro y la valoración de las operaciones no sí no o hechos económicos. Estas Normas son complementada o aclaradas, en algunos casos, con los criterios de registro y valoración incorporados para alguna partida concreta en la 5ª parte del plan.
- Cuentas anuales( obligatoria): Instrumento transmisor de la información contable a los distintos agentes económicos y sociales. Las cuentas anuales comprende los siguientes 5 Estados contable: Balance, cuentas de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Esta parte de El Plan General contable se estructura en 3 bloques. En el 1º se detalla las normas para la elaboración de las cuentas anuales en las que se establece la reglas relativas a su formulación, así como su definición y explicaciones. El 2º bloque se recogen los modelos de presentación de cada estado contable en su versión normal mientras que en el 3º figuran los modelos abreviados.
- Cuadro de cuentas(voluntaria): Se Hola recoge un listado de cuentas más usuales codificados mediante números de 3 cifras y clasificadas en 9 grupos. Cada Grupo se divide en subgrupos que se identifican con código de dos cifras, la 1ª de las cual es corresponde al grupo en el que se encuadran. En aras a alcanzar cierta flexibilidad, el cuadro de cuentas no es obligatorio en cuanto a la numeración de las cuentas y la
denominación de las mismas, si bien constituye una guía o referente obligado en relación con las partidas de las cuentas anuales
- Definiciones y relaciones contables: Contempla el cuadro de cuentas definiendo los grupos, subgrupos y cuentas que lo integran. GRUPOS CONTENIDO Grupo 1: Financiación básica PN y deudas a l/p por operaciones ajenas al trafico Grupo 2: Activo no corriente Inmovilizado material e intangible, inversiones inmobiliarias e inversiones financieras a l/p G. 3: Existencias Activos corrientes que la empresa vende , produce o transforma en el curso de su actividad de trafico G.4: : Acreedores y deudores por operaciones comerciales Derechos de cobro y deudas por operaciones de tráfico y créditos y débitos con las A. Publicas G.5 : Cuentas financieras Derechos de cobro y deudas por operaciones ajenas al tráfico a c/p e inversiones financieras a c/p y disponible G.6 : Compras y gastos Gastos o pérdidas G.7 : Ventas e ingresos Ingresos o beneficos G.8: Gastos imputados al PN Gastos o perdidas que se imputan directamente al PN teniendo su reflejo en el ECPN G.9: Ingresos imputados al Pn Ingresos o beneficos que se imputan directamente al PN teniendo su reflejo en el ECPN 4.3 MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD La 1ª parte del plan de aplicación obligatoria, recoge el marco conceptual de la contabilidad, qué es el conjunto de fundamentos, principios y conceptos básicos cuyo cumplimiento conduce, en un proceso lógico deductivo, al reconocimiento y valoración de los elementos de las cuentas anuales. El hecho de que se desarrolle mediante un proceso lógico deductivo significa que cada concepto se va deduciendo de los anteriores, teniendo que existir una coherencia lógica entre todos los conceptos. Son: Objetivos a alcanzar con la información financiera contenida en las cuentas anuales Requisitos o características que debe reunir dicha información para cumplir los objetivos. Principios contables o reglas generales que rigen la elaboración de la información en congruencia con los objetivos y requisitos. Definiciones de los elementos a incluir en las cuentas anuales. Criterios necesarios para que un elemento que cumpla la definición puede ser registrado o reconocido en las cuentas anuales. Criterios a Utilizar para valorar los elementos a reconocer las cuentas anuales.
Prudencia: Los beneficios se contabilizan cuando estén realizados, salvo en casos excepcionales. En cambio, las perdidas se contabilizan tanto cuando sean reales como cuando solo sean potenciales. También se deberá reflejar cualquier perdida con independencia del signo esperado en el resultado del ejercicio. No compensación: En ningún caso se pueden compensar activos con pasivos del Balance, ni gastos con ingresos de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Importancia relativa: Excepcionalmente se puede no aplicar un principio o norma contable cuando ello no altere de forma significativa de las Cuentas Anuales. Prevale el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresan la imagen fiel, en cada caso. Elementos de las Cuentas Anuales La cuarta parte del Marco Conceptual se dedica a definir los diversos elementos integrantes de las Cuentas Anuales: ELEMENTOS DEFINICIÓN Activos Bienes, Derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Pasivos Obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción de la empresa espera de desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Patrimonio Neto Parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye las aportaciones, realizadas tanto en La constitución de la empresa como otras posteriores, que no tenga la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras variaciones que afecten. Ingresos Incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tenga su origen en aportaciones ,monetarias o no, de los socios o propietarios. Gastos Decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos, o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones, monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condición de tales. Criterios de registro o reconocimiento contable de los elementos de las Cuentas Anuales En la 5ª etapa se establecen los criterios de registro o reconocimiento de los elementos en las Cuentas Anuales, se resumen en: Para Figurar en el balance, los activos y los pasivos deben cumplir la definición y además satisfacer dos criterios de reconocimiento : Debe ser probable que lleguen o salgan de la empresa beneficios o rendimientos económicos asociados con la partida Dicha partida ha de tener un coste o valor que pueda determinarse de forma fiable.
Los gastos e ingresos se registran por su devengo j y también en función de la correlación entre ingresos y gastos, siempre con la limitación de que ningún caso está correlación lleva el registro de activos o pasivos que no satisfagan la definición. Criterios de valoración La 6ª etapa del marco conceptual prevé los siguientes criterios generales de valoración: Coste histórico o coste : se define tanto para activos como para pasivos. El coste histórico de un activo es su precio de adquisición o su coste de producción. El coste histórico de un pasivo es el valor que corresponde a la contrapartida recibida a cambio de incurrir en una deuda. Valor razonable: es el importe por el que puede ser adquirido un activo o liquidado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realicen una transacción en condiciones de independencia mutua. Con carácter general, el valor razonable se calculará con referencia a un valor del mercado fiable. El precio cotizado en un mercado activo será la mejor referencia del valor razonable. Otros criterios de valoración que define el Plan General contable son : valor neto realizable, valor actual, valor en uso, coste amortizado, valor contable o valor en libros y valor residual. TEMA 5 El ciclo contable comprende el conjunto de operaciones que realiza el sistema contable para transformar los datos de entrada en los estados financieros, los cuales sirven a sus destinatarios para la toma de decisiones. Se distinguen tres etapas:
- Contabilidad del inicio del ejercicio
- Contabilidad durante el ejercicio
- Contabilidad del cierre del ejercicio 5.1 CONTABILIDAD DEL INICIO DEL EJERCICIO a) Contabilidad de constitución de la empresa : El punto de arranque de la contabilidad al inicio de la vida de una empresa consiste la elaboración de un inventario que muestre la realidad de partida ( patrimonio neto = aportación socios ), en el libro de inventarios y cuentas anuales, para proceder
Se Pretende que cada cuenta sea representativa de los elementos patrimoniales, ingresos y gastos que se recogen en ella, tanto desde el punto de vista descriptivo como valorativo. Para Regularizar es necesario no sólo tener en cuenta los datos tomados del inventario de cierre, sino también establecer determinadas hipótesis valorativas. Además de la determinación del resultado del ejercicio, el proceso de regularización comprende las siguientes operaciones: a) Ajuste de la contabilidad a la realidad constante mediante la realización del inventario de cierre del ejercicio: Se trata de verificar si el valor atribuido a los elementos patrimoniales en el inventario es coincidente con el que reflejan las cuentas que los representan y de realizar, en su caso, los ajustes pertinentes la contabilidad. b) Reclasificación de cuentas: En el momento en que se contabiliza un derecho de cobro o una obligación de pago se clasifica como corriente o cómo no corriente en función de su vencimiento sea a corto o a largo plazo, respectivamente. c) Periodificación contable: La periodificación contable tiene por objetivo de limitar los gastos ingresos que corresponden al periodo cuyos resultados se quiere calcular, con independencia de si los gastos han sido pagados y los ingresos cobrados. La periodificación es consecuencia fundamentalmente de la aplicación del principio de devengo. d) Amortización de los inmovilizados: Los elementos del inmovilizado sufren una pérdida de valor sistemática en cada ejercicio económico como consecuencia del uso, por el mero paso del tiempo y por su envejecimiento económico u obsolescencia. Por ello, al cierre de cada ejercicio es necesario contabilidad una pérdida por el tiempo. e) Pérdidas por deterioro de valor: Tanto los activos corrientes como no corrientes sufren pérdidas de valor que puede no ser definitivas. Estas pérdidas, pese a su carácter reversible, se tienen que contabilizar obligatoriamente en virtud de lo establecido en el principio de prudencia. f) Reconocimiento de las provisiones: Obligaciones futuras pero determinadas en cuanto a su importe o vencimiento. g) Saldar las cuentas de los grupos 8 y 9 Elaborar el balance de sumas y saldos A 31 De diciembre, en el libro de inventarios y cuentas anuales, se debe confeccionar el último balance de sumas y saldos, previo a la determinación del resultado del ejercicio. Se muestra ordenadamente los valores que alcanzan los elementos que forman el patrimonio final de la empresa y los diversos conceptos de gastos ingresos( cuentas de los grupos 6 y 7) generados en el periodo. Determinación del resultado del ejercicio El proceso de regularización culmina con la determinación del resultado obtenido en el ejercicio económico. Para ello se precisa llevar las cuentas de gastos e ingresos de los grupos 6 y 7 del Plan General contable, cuyos saldos figuran en el balance de sumas y saldos realizado previamente. Al Pasar al mayor los asientos de determinación del resultado, todas las cuentas de los grupos 6 y 7 quedarán saldadas, también se mostrará el resultado del ejercicio. Cierre de la contabilidad
Una vez saldadas las cuentas de los grupos 6 y 7, las únicas cuentas que quedan abiertas en el libro mayor son las de balance ( grupo uno a 5 ). El asiento de cierre, que se realiza en el diario y luego se traspasan mayor, es aquel mediante el cual se saldan dichas cuentas, cargando aquellas que tienen saldo acreedor y abonando las que presentan saldo deudor. La continuidad en el proceso contable se pone de manifiesto en los libros diario mayor puesto que en el asiento de apertura del ejercicio siguiente será justamente al contrario al asiento del cierre del ejercicio anterior Formulación de los estados financieros El proceso contable del ejercicio económico finaliza con la formulación, en el libro de inventarios y cuentas anuales, de los dos documentos que informan a los interesados en la marcha de la empresa sobre su situación económica y financiera. En la legislación Mercantil española los Estados financieros que deben elaborar las empresas se denominan cuentas anuales y comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, los dos últimos no son obligatorios.
