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Servicios de Salud de Chihuahua

Dirección Administrativa

Manual de

Operación en

Farmacia

Formato: DA101Versión: Junio 2015

Manual de Operación en Farmacias

O B J E T I V O:

Integrar en forma ordenada los procesos administrativos para el cumplimiento de las actividades de las áreas de

Farmacia y Almacén de las Unidades Médicas y administrativas de Servicios de Salud de Chihuahua

Í N D I C E:

Actividad Pagina RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y LÁCTEOS ……………….…………………………………... 4  Entrega del Almacén Central a través del transportista …………………………………… 5  Entrega directa del Proveedor………………………………………………………………….. 6  Si coinciden……………………………………………………………………………………….. 6  Caducidad fuera del límite……………………………………………………………………… 6  Se recibieron deteriorados…………….………………………………………….…………… 7  No están deteriorados y su caducidad dentro del límite……………………….…………… 7  Ocasionalmente y derivado de los altos volúmenes de insumos recibidos del Almacén Central, no logran certificarse de forma inmediata y a detalle al momento de su recepción…………………………………………………………………………………………. 8  Alta de medicamentos en unidades médicas recibidos del almacén centra…….l…… 9  Alta de insumos en unidades con sistema integral de abasto……..…………..… 9  Procedimiento Alta en SIHO Unidades Médicas……………………………………………. 9  Unidades sin sistema……………………………………..…….……………………………… 10  Aclaración de diferencias……………………………………………………………………… 10  Actividades del Almacén Central…………………………………………………………….. 11  Si procede la diferencia………………………………………………………….…………… 11  No procede la reclamación……………………………………………………………………. 12  Afectaciones a los Sistemas de Control de Inventarios.……..…………………………….. 13  Recepción de proveedores con entrega directa en la unidad……………………..………. 14  No coinciden los datos………………….……………………………………………………….. 14  Registro de entrada al Sistema………………………...……………………………………… 14  Procedimiento SIA Unidades Médicas………………………………………………………… 14  Procedimiento SIHO Unidades Médicas.…………………………..…………………………. 15  Procedimiento SIA Almacén Jurisdiccional.…………………………………………………. 15  Recepción de los bienes por compras emergentes.………………………….…………….. 16  Procedimiento de Alta de compra emergente en Unidad Médica………………………… 17  Procedimiento de Alta de artículos recibidos por compras emergentes en Almacenes Jurisdiccionales (SIA).…………………………………………………………………………. 17  Procedimiento de compra emergente para Unidades Hospitalarias (SIHO). ………………

 Traspasos entre farmacias de Unidad Hospitalaria, Jurisdicciones o Centros de Salud……………………………………………………………………………………………… 18  Procedimiento de entrada para Unidades Médicas Hospitalarias y Centros de Salud (SIA).………………………………………………………………………………………………. 19  Procedimiento para Unidades Médicas Hospitalarias (SIHO):……………………………… 19

Procedimiento para la recepción de Insumos en la farmacia de Unidad Médica o Jurisdicción

Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y LACTEOS

Recibe los medicamentos en la Farmacia, de acuerdo a lo siguiente: A) Del Almacén Central, a través del transportista propio o subrogado, la Remisión de Almacén en original y copia. B) Recibe directamente del Proveedor los medicamentos en Farmacia, así como la Remisión o Factura por las entregas directas del mismo, así como copia de la Orden de Compra C) Recibe de otras Unidades Médicas (Farmacias) traspasos de medicamentos D) Recibe medicamentos en devolución de los Servicios de la misma Unidad E) Recibe del Almacén Central el documento denominado Devolución de Remisión para efectos de conciliación contable, por diferencias en las entrega Los horarios de entrega-recepción de, medicamentos serán acordados entre el Coordinador de Abasto o Encargado de Farmacia, y el Jefe del Almacén Estatal, o con el Proveedor en su caso, previo acuerdo con el Director de la Unidad

Remisión por

Unidad/Lotes

Remisión o Factura y

Orden de Compra

Hojas de movimientos

varios

Hojas de movimientos

varios

Devolución de

Remisión

Procedimiento para la recepción de Insumos en la farmacia de Unidad Médica o Jurisdicción

Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.^2

ENTREGA DEL ALMACEN CENTRAL A

TRAVES DEL TRANSPORTISTA

Verifica la recepción del medicamento con el Transportista, que la cantidad física coincida con lo señalado en la Remisión de Almacén. En caso de existir diferencias aclara con el transportista las diferencias detectadas en el momento de la recepción, identifica en el documento de “Remisión de Almacén” la incidencia y elabora el documento “Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre recepción y Remisión” Para los casos de traspasos entre Unidades Médicas y devolución de los servicios de la propia Unidad, la verificación se realiza de manera inmediata a la recepción.. Las diferencias se inscriben en los documentos circulando la cantidad incorrecta en el original y copia de la Remisión de Almacén y anota las correctas. Continua con las actividades para la aclaración de diferencias, descritas a partir de la actividad 34 de este procedimiento Remisión por Unidad/Lotes Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre recepción y Remisión” Movimientos en Almacén Remisión por Unidad/Lotes Formato de Movimientos de Almacén Factura o Remisión de pedido

Procedimiento para la recepción de Insumos en la farmacia de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Separa los medicamentos que se encuentran fuera de los límites de caducidad establecidos, para ser devueltos al Almacén Central (previo acuerdo con el Jefe del Almacén) o al Proveedor. Entrega al transportista o encargado de la distribución el original de la Remisión de Almacén o Remisión del pedido y los medicamentos con caducidad fuera de los límites establecidos recabando acuse de recibo en la copia de la Remisión de Almacén, Remisión de Pedido o Factura SE RECIBIERON DETERIORADOS Anota en el original y copia de la “Remisión por Unidad/Lotes” o Remisión de Proveedor la cantidad de artículos que están deteriorados, separando los mismos para ser devueltos al Almacén Central, o no ser recibidos si son del Proveedor, recabando acuse de recibo. NO ESTÁN DETERIORADOS Y SU CADUCIDAD DENTRO DEL LIMITE. Aplica sello, con fecha, hora y firma de recibido en el original y copia de la Remisión de Almacén, de Pedido, por Devolución o Factura. Revisa y separa los Medicamentos Controlados y los de refrigeración o congelación del resto de los medicamentos. Actualiza saldos en la “Libreta de Control de Medicamentos Controlados”, conforme a los que se manejen en cada Unidad. Conserva bajo llave en la gaveta “Medicamentos Controlados” Libro de Control de Caducidades

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Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Registra en el formato de Control de Caducidades por clave, descripción, cantidad, fecha de caducidad y No. de Lote. Turna copia de Remisión de Almacén, de Pedido, por Devolución o Factura al Contador de la Unidad, en Unidades con Sistema Manual, obteniendo acuse de recibo. OCACIONALMENTE Y DERIVADO DE LOS ALTOS VOLUMENES DE INSUMOS RECIBIDOS DEL ALMACEN CENTRAL, NO LOGRAN CERTIFICARSE DE FORMA INMEDIATA Y A DETALLE AL MOMENTO DE SU RECEPCIÓN. Se firma y sella de recibido el original y copia de la “Remisión por Unidad/Lote”. Entrega o devuelve al transportista o persona encargada de la distribución el original de la “Remisión por Unidad/Lote debidamente sellada, y firmada. Revisa posteriormente, en forma física que las cantidades, números de clave de Artículos, y descripciones coincidan con lo señalado en la “Remisión por Unidad/Lote”. Asimismo revisa la caducidad, fecha de fabricación y el estado físico de los Artículos. En caso de haber diferencias entre lo remisionado y lo recibido se deberá elaborar el “Reporte al Almacén Central de las Diferencias de Artículos entre Remisión y Recepción” Los artículos recibidos de más son regresados al Almacén Central a la mayor brevedad posible adjuntando el “Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre remisión y recepción. Libreta de Control Medicamentos Controlados Remisión por Unidad/Lote Reporte al Almacén Central de las Diferencias de Artículos entre Remisión y Recepción

Procedimiento para la recepción de Insumos en la farmacia de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Director o

Administrador de la

Unidad Médica o

Jurisdicción

Procedimiento Alta en SIHO Unidades Médicas. Selecciona: ”Entradas” opción “Recepciones”, seleccionar el proveedor, Indicar el número de pedido, se despliega el detalle del pedido en la parte inferior de la pantalla, se empieza a capturar las cantidades en la columna de recibido, únicamente las cantidades que se recibieron físicamente (teniendo el límite máximo a registrar el que se muestre en el sistema) para finalizar se presiona el botón “Guardar”. Archiva cronológicamente las copias de la “Remisión por Unidad/Lotes”. UNIDADES SIN SISTEMA Registra las cantidades por cada clave recibida físicamente en el documento CONTROL DE EXISTENCIAS (Tarjeta KARDEX) Archiva cronológicamente las copias de la “Remisión por Unidad/Lotes” ACLARACION DE DIFERENCIAS En la verificación de los productos recibidos y la Remisión de Almacén, pueden presentarse diferencias, en este momento se informará al conductor del medio de transporte o la persona comisionada y posteriormente se debe elaborar el formato de “Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre recepción y remisión” Elabora comunicado oficial y turna a firma del Director o Administrador de la unidad, anexando el Reporte de Diferencia en Remisión de Almacén y la “Remisión por Unidad/Lote” Firma y envía al Almacén Central en original y copia el Reporte de Diferencias de Remisión de Almacén, anexando la “Remisión por Remisión por Unidad/Lotes Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre recepción y remisión

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Jefe del Departamento

de Almacenaje y

Distribución.

Unidades/Lotes” a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la recepción debiendo obtener acuse de recibido. Archiva en orden cronológico copia de los documentos involucrados. ACTIVIDADES DEL ALMACEN CENTRAL Recibe original del oficio donde se comunica las incidencias en la recepción, la “Remisión por Unidad/Lote” y el “Reporte al Almacén Central de las diferencias de los artículos entre remisión y recepción”. Investiga en forma documental y efectúa inventario

físico de las claves involucradas para determinar

la procedencia e improcedencia de los

artículos reclamados.

SI PROCEDE LA DIFERENCIA

En caso de ser procedente la reclamación por faltantes, el Almacén Central envía los artículos adjuntando el oficio de respuesta correspondiente, o emite en el sistema integral de abasto el reporte “Devolución de Remisión” con el propósito de eliminar los cargos efectuados con la remisión original. Para las diferencias reportadas con entrega de más en las Unidades Médicas, el transportista recibirá las cantidades excedentes y las entregará en el Almacén Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre recepción y remisión Devolución de Remisión

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Jefe del Departamento

de Almacenamiento y

distribución.

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Archiva copia del oficio anexo al Reporte de Diferencias o de Aclaración de Diferencias por orden cronológico y por Unidad Reclamante Recibe el oficio mediante el cual el Almacén Central comunica la improcedencia de la reclamación. Anexa original, del oficio y la copia del Reporte de Diferencias en remisiones de almacén Turna al Contador y a la Farmacia de la Unidad el original que recibe para efectos de conciliación de cuentas de inventarios. Archiva en orden cronológico original del oficio, copia de la “Remisión por unidad/orden” y “Reporte al Almacén Central de Diferencias de Artículos entre Remisión y Recepción” AFECTACIONES A LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS UNIDADES CON SISTEMA INTEGRAL DE ABASTO. Si la entrada en el sistema se efectúo con las cantidades que se relacionan en la “Remisión por Unidad/Lotes” aun y cuando existieron diferencias de menos. Realizar un ajuste de salida en la funcionalidad “Salidas por Movimientos Internos”, seleccionar la opción “Salidas por ajuste”, Capturar justificación u observación, a continuación captura clave y cantidad a ajustar, por último se selecciona “Aplicar”. Anexa al original del oficio de no procedencia de la reclamación, copia de la “Remisión por unidad/orden” y copia del “Reporte al Almacén Central de Diferencias de Artículos entre Remisión y Recepción” Reporte al Almacén Central de las diferencias de artículos entre recepción y remisión Remisión por Unidad/Lotes

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

RECEPCION DE PROVEEDORES CON

ENTREGA DIRECTA EN LA UNIDAD.

Recibe del transportista los bienes de consumo y la “Remisión” o “Factura” en original y copia Revisa, verifica y coteja la documentación Remisión o Factura contra los insumos recibidos. NO COINCIDEN LOS DATOS Aclara con el transportista o persona que entrega los artículos, las diferencias detectadas. Circula con bolígrafo en el original y copia de la “Remisión o Factura” las cantidades incorrectas y anota las correctas. Se regresa al proveedor los artículos entregados de más. Y se procede a la recepción de los bienes. REGISTRO DE ENTRADA AL SISTEMA El encargado del almacén de la unidad médica registrará la entrada en el sistema únicamente por las cantidades recibidas físicamente, entregando copia del reporte del alta al proveedor para que éste modifique la remisión o factura antes de su trámite ante la Subdirección de Programación y Presupuesto o ante el Departamento de Finanzas de las Unidades Hospitalarias. Procedimiento SIA Unidades Médicas : Selecciona: ”Entradas” opción “Remisiones en línea”, verificar el N° de remisión o pedido y dar doble clic, se despliega la información en el Remisión Factura

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

RECEPCION DE LOS BIENES POR COMPRAS

EMERGENTES.

Recibe del Proveedor los artículos, el original de la Orden de Compra y original y copias de las Factura, verificando que este bien requisitada (nombre del medicamento y su codificación oficial) y que el número de artículos amparados coincidan con la cantidad recibida. Compara los datos asentados en la Orden de Compra manual o generada por el sistema, contra los datos de la Factura del Proveedor. Verifica que sean los medicamentos y las cantidades requisitadas en la Orden de Compra conforme a las siguientes premisas:

• Si los artículos son iguales o menores a los generados en la Orden de Compra, la factura es aceptada
• Si las claves y cantidades en cualquier renglón es mayor a la Orden de Compra se rechaza la factura.
• Si la factura es aceptada, aplica sello de recibido, firma, y cargo de la persona que recibe. Devuelve al Proveedor debidamente requisitado el original y la copia de la factura para el trámite de pago.

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

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Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Procedimiento de Alta de compra emergente en Unidad Médica. A continuación se indica el proceso de alta en Centros de Salud por la recepción de las compras realizadas en las jurisdicciones. En el proceso la Jurisdicción envía los artículos a sus unidades y anexa la remisión. Funcionalidad SIA: Selecciona: ”Entradas” opción “Remisiones en línea”, verificar el N° de remisión o pedido y dar doble clic, se despliega la información en el recuadro derecho, a continuación seleccionamos “Aceptar Embarque”, se despliega el detalle de la remisión en la parte inferior de la pantalla, se empieza a capturar las cantidades en la columna de recibido, únicamente las cantidades que se recibieron físicamente (teniendo el límite máximo a registrar el que se muestre en el sistema) para finalizar se presiona el botón “Aplicar”. Procedimiento de Alta de artículos recibidos por compras emergentes en Almacenes Jurisdiccionales (SIA). Generar Prealta se ingresa al módulo “Almacenes”, opción “Otras entradas”, Se presiona el botón “Insertar” se ingresa RFC Proveedor, clave a capturar, Lote, Fecha de Caducidad y cantidad entregada y por último el botón Aceptar. Generar Alta: Se ingresa al módulo “Almacenes”, opción “Generación de Altas”, se presiona botón insertar, se captura número de prealta, se ingresa datos de fecha de recepción ubicación y localización del lote, y se imprime la alta. Procedimiento de Alta de bienes de compra emergente para Unidades Hospitalarias (SIA). Solicitud : “Entradas”, “Compras”, “Solicitud de Compra”, se presiona el botón “Registrar”, se captura RFC proveedor, Justificación de la compra, y claves por adquirir. Registro: “Entradas”, “Compras”, “Registro” Se selecciona el número de solicitud, y se ingresa el detalle de la misma.

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

Procedimiento de entrada para Unidades Médicas Hospitalarias y Centros de Salud (SIA). Registra la recepción de artículos por traspaso de acuerdo al formato “Movimientos de Almacén” en la funcionalidad: “Entradas”, “Movimientos Internos”, “Registro”, se selecciona la opción: "Traspasos de Entrada", seleccionamos “Unidad/Origen”, capturamos las claves y cantidades que se recibieron, y por ultimo presionamos el botón “Aplicar”. Procedimiento para Unidades Médicas Hospitalarias (SIHO): “Entradas”, “Otras entradas y salidas”, Selecciona tipo de movimiento “Entrada por traspaso”, Se captura observaciones del traspaso, y el detalle de los bienes recibidos. (clave y cantidad), al finalizar se presiona el botón guardar. El movimiento contable deberá realizarse de forma documental para la unidad emisora y la unidad receptora. Se entregará el original con sello de recibido en las áreas de finanzas de las unidades involucradas. Procedimiento para Almacenes Jurisdiccionales (SIA): Generar Prealta se ingresa al módulo “Almacenes”, opción “Otras entradas”, Se presiona el botón “Insertar” se ingresa clasificación Presupuestal de la unidad emisora, clave a capturar, Lote, Fecha de Caducidad y cantidad entregada y por último el botón Aceptar. Generar Alta: Se ingresa al módulo “Almacenes”, opción “Generación de Altas”, se presiona botón insertar, se captura número Movimientos de Almacén

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Responsable de

Farmacia de Unidad

Médica o Encargado

del Almacén de

Jurisdicción.

de prealta, se ingresa datos de fecha de recepción ubicación y localización del lote, y se imprime la alta. En las unidades sin sistema registrar la entrada en el documento “Control de Existencias” Tarjeta KARDEX. Envía copia del reporte “Movimientos de Almacén”

(por Traspasos) al Administrador o Depto. de

Finanzas de la Unidad Médica. Archiva cronológicamente la copia del Formato “Movimientos de Almacén”

DEVOLUCIONES DE LOS SERVICIOS POR

EXCEDENTES DE ARTÍCULOS

Recibe de los diferentes servicios los excedentes de los artículos, acompañados del original y copia

del formato “Movimientos de Almacén” (por

devolución) especificando el motivo de la devolución Verifica que los artículos sean devueltos en cajas, bultos o empaques cerrados y que el formato “Movimientos de Almacén” contenga los siguientes datos:

• Fecha de elaboración.
• Nombre del Servicio que efectúa la devolución
• Clave Presupuestal del servicio que está efectuando la devolución. (12 Dígitos).
• Clave, descripción, presentación, unidad y cantidad de los artículos que son devueltos.
• Firma del Responsable del Servicio. Control de Existencias Tarjeta KARDEX. Movimientos de Almacén