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Procedimiento de Compra de Bienes y Servicios de la Cámara de Comercio Armenia, Apuntes de Gestión de Calidad

El procedimiento de compras de la Cámara de Comercio Armenia, incluye objetivos, alcance, flujo del proceso, evaluación de cotizaciones de proveedores, condiciones especiales y criterios de selección. El proceso facilita y garantiza la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo con los principios de legalidad, transparencia, economía y equidad.

Tipo: Apuntes

2021/2022

Subido el 10/06/2022

yurany-cuellar-rodriguez
yurany-cuellar-rodriguez 🇨🇴

4.5

(4)

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: AF- P -003
Versión: 011
Hoja: 1 de 6
1. OBJETIVO
Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios por parte de la CÁMARA DE COMERCIO ARMENIA y garantizar
el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, economía y equidad para el proveedor y la entidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera y debe ser acatado por los procesos
que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.
3 CONTENIDO
3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Revisó:
Cargo:
Fecha:
Aprobó:
Cargo:
Fecha:
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¡Descarga Procedimiento de Compra de Bienes y Servicios de la Cámara de Comercio Armenia y más Apuntes en PDF de Gestión de Calidad solo en Docsity!

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Versión: 011

Hoja: 1 de 6

1. OBJETIVO

Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios por parte de la CÁMARA DE COMERCIO ARMENIA y garantizar

el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, economía y equidad para el proveedor y la entidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera y debe ser acatado por los procesos

que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.

3 CONTENIDO

3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Revisó:

Cargo:

Fecha:

Aprobó:

Cargo:

Fecha:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Versión: 011

Hoja: 2 de 6

FLUJO RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

1. Director de área

responsable.

  1. El procedimiento de compras inicia con la identificación de la necesidad en el área respectiva.

2. Delegado por el

Director de área

responsable.

  1. El delegado por el director de área, revisa en registros previos de compras, si el producto o servicio ya ha sido cotizado. En caso de ser positiva la respuesta continua con la actividad tres (3). De lo contrario continua con la actividad cuatro (4).

3. Delegado por el

Director de área

responsable.

  1. El delegado se comunica con el proveedor con el propósito de verificar si éste mantiene precio de venta vigente de acuerdo con la cotización previa. Si la respuesta es positiva, se continua con la actividad seis (6), de lo contrario se continua con la actividad cuatro (4). Nota: en caso de realizarse la compra directa, en razón a que el proveedor mantiene el precio de venta vigente de acuerdo a cotización de compras previas, se deja constancia en el espacio “Observaciones” de la orden de servicio con un enunciado “compra directa según cotización del día (Fecha de cotización previa) u orden de servicio N° (número de orden compra previa)”

4. Delegado por el

Director de área

responsable.

Formato solicitud de

cotización (Ver Anexo

Se identifican los proveedores que se van a invitar, teniendo en cuenta en primera instancia los afiliados, en segunda instancia los renovados según datos de registro mercantil y en tercera instancia proveedores registrados a nivel nacional. Una vez identificados, el delegado por el Director de área responsable diligencia el formato de solicitud de cotización. Nota 1 la solicitud de cotización se realiza Invitando en igualdad de condiciones. Nota 2: al proveedor se le debe dar un plazo mínimo para presentar la cotización de TRES días.

5. Delegado por el

Director de área

responsable.

Evaluación de

cotización de

proveedores (Ver

Anexo 2).

  1. Se hace cuadro comparativo de las ofertas presentadas y se lleva al área Administrativa y Financiera para que sea aprobada o desaprobada según el caso.

6. Director

Administrativo y

Financiero

Evaluación de

cotización de

proveedores (Ver

Anexo 2).

  1. Se selecciona la de menor valor, siempre y cuando cumpla con la totalidad de los requisitos. Si por alguna razón hay un empate se informa a los proveedores para que se presenten y se realiza el desempate, el cual quedara soportado mediante un acta. Si no existe ningún proveedor que cumpla las especificaciones, se vuelve a solicitar cotizaciones o se podrá utilizar una condición especial.

INICIO

Identificación de

Necesidad

Solicitud de

Cotizaciones

Producto ya

cotizado?

Proveedor

Sostiene

Precio?

SI

NO

SI

NO

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Versión: 011

Hoja: 4 de 6

3.2 CONDICION ESPECIAL

La contratación directa sin proceso competitivo (una sola fuente) puede ser un método adecuado en las siguientes

circunstancias:

a. En casos especiales, cuando así lo requieran las medidas que hay que tomar ante situaciones especiales; la

justificación de este método se examinará en el contexto de los intereses generales de la Cámara de Comercio y del

proyecto, la Cámara de Comercio a su vez velará por la economía y la eficiencia.

b. En casos en que se ofrezca una clara ventaja sobre un proceso competitivo.

 En el caso de tareas que sean una continuidad de trabajos realizados anteriormente.

 En los casos en que una selección rápida es esencial.

 En los casos en que un proveedor es el único capacitado para realizar el trabajo o cuya experiencia es de gran valor

para el mismo.

En estos casos la compra directa debe ser aprobada por la Dirección Administrativa y / o la Presidencia Ejecutiva.

NOTA IMPORTANTE: La Cámara de Comercio no reconocerá ninguna deuda para pago que no tenga orden de compra

y/o servicio, que la orden de compra sea elaborada posterior a la factura o no incluya el informe de recibido del servicio.

En estos casos el costo será asumido por quien ordenó el gasto.

Igualmente se recuerda que ningún pedido debe realizarse sin previa aprobación de la orden de compra y /o servicio.

3.3 CASOS EN QUE UNA COMPRA REQUIERE CONTRATO

La Dirección Administrativa definirá cuándo una compra requiere contrato.

3.4 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de proveedores estará a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera o su delegado. La frecuencia de

Evaluación y los criterios utilizados están definidos en el “instructivo de Evaluación de proveedores” (ver anexo 5), y se

dejará evidencia en el formato “Evaluación de proveedores” (ver anexo 6).

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Versión: 011

Hoja: 5 de 6

3.5 CRITERIOS DE SELECCIÓN

3.5.1 Criterios de selección de proveedores de productos o servicios en general:

Los criterios de selección de proveedores de bienes y servicios de la Cámara de Comercio Armenia se realizan de la

siguiente manera:

1. Los Afiliados

2. Registrados - Renovados, se invita como mínimo tres proveedores

3. Registrados Nacionales

3.5.2. Criterios de Selección de proveedores de Asesoría o Consultoría especializada.

El proceso de selección de Proveedores de Asesoría o Consultoría especializada, se realizará de la Siguiente manera:

1. El director del área, Programa o Proyecto, deberá documentar los términos de referencia, donde se establecerá como

mínimo:

- Objetivo de la Asesoría o Consultoría

- Nivel de Educación y La experiencia requerida del Asesor o Consultor y su equipo de trabajo, especificando años

y área de desempeño. La experiencia solicitada, debe ser certificada especificando: Nombre del contratante, NIT,

Dirección, Teléfono, Nombre del contratista, Objeto, valor y plazo del contrato, Productos específicos y Status de

cumplimiento del contrato.

- Actividades a Desarrollar

- Descripción de los Productos, resultados o Entregables de la Asesoría o Consultoría

- Plazo de Ejecución de la Consultoría

- Plazo para la presentación de las propuestas, indicando claramente, fecha, hora y lugar

- Presupuesto (Opcional)

2. Sistema de calificación de las propuestas. Una vez se reciban las propuestas de Consultoría o Asesoría

especializada, se analizará por parte del Director del área, programa o proyecto, cuáles cumplen con la totalidad de

requisitos técnicos de la propuesta y de experiencia del Asesor o Consultor y finalmente se seleccionará la más

económica.

3. La evidencia del proceso de selección, deberá quedar registrada en el formato de Evaluación de cotizaciones de

proveedores, especificando el proveedor seleccionado con visado del Director de área, programa o proyecto y de la

Dirección Administrativa.