PROCESO ADMINISTRATIVO, Tesinas de Análisis presupuestario y principios contables

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AN

ÁLI

Diego Aroca

ANÁLISIS SOBRE EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA CENTRALCAR S.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Identificar las características de los procesos de planeación organización dirección y control de la Empresa CENTRALCAR S.A.
• Describir la forma en que se articulan las funciones del proceso administrativo al interior de la organización
• Proponer recomendaciones al mejoramiento del proceso administrativo

MARCO TEÓRICO

Enfoques de la Administración

El pensamiento administrativo, antes de ser un pensamiento único y universal, se ha ido construyendo a lo largo de la historia, prueba de ello, son los diferentes enfoques de la administración por los cuales se ha buscado conseguir la efectividad al interior de las organización. Existen diferentes enfoques administrativo, según Chiavenato (2004), estos se definen las formas de hacer administración y destaca la existencia de 7 enfoques, estos son:

Enfoque clásico, enfoque humanístico, enfoque neoclásico, enfoque estructuralista, enfoque del comportamiento, enfoque sistémico y el enfoque situacional. A continuación, se realiza una breve introducción de estos enfoques, haciendo énfasis en el enfoque neoclásico y en la teoría neoclásica de la administración que incumben al presente estudio.

El enfoque clásico. Del cual hacen parte la teoría de la administración científica y la administración clásica, en la científica se hace énfasis en las tareas. Buscas aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración, con el fin de alcanzar elevada eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas de la administración son la observación y la medición. Desarrollada por Taylor. Para el cual, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los cuatro principios, el de planeamiento, preparación/planeación, control y ejecución.

En la administración clásica concibe la organización como una estructura que tiene como objetivos la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones su principal exponente fue Fayol el cual consideraba que los principales aspectos de la teoría son tratados en la división del trabajo, autoridad y responsabilidad, unidad de mando, unidad de dirección, centralización y jerarquía o cadena escalar.

El enfoque humanístico. El cual su principal interés es en las personas que trabajan o participan en las organizaciones. Teniendo como prioridad a la preocupación por el hombre y su grupo social y los aspectos psicológicos y sociológicos. Su principal exponente fue Mayo.

El enfoque neoclásico. Su teoría más representativa es la teoría neoclásica la cual surge a la necesidad de utilizar los conceptos válidos y pertinentes de la teoría clásica, eliminando las exageraciones y distorsiones típicas de cualquier teoría pionera, juntándolos con otros conceptos, igualmente válidos y pertinentes.

para alcanzar los objetivos, d) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones y e) replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

Organizar. Es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.

Suministrar. El personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos.

Dirigir y motivar. Es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (a este proceso también se le conoce como dirigir o actuar).

Controlar. Es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica: a) establecer metas y normas, b) comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas, y c) reforzar los aciertos y corregir las fallas.

DISEÑO METODOLÓGICO

POBLACIÓN Y MUESTRA

Población. Es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades de población poseen una característica común, la que se estudia y da origen a los datos de la investigación. CENTRALCAR cuenta con 20 empleados con una fuerte orientación hacia las metas de la empresa y se encuentran distribuidos de la siguiente manera: 1 gerente, 1 administrador de operaciones, 6 empleados en el área administrativa, 12 empleados en el área de ventas.

Muestra. Por ser un estudio de caso y como la población es pequeña, no se realizará un muestreo, sino un censo.

Fuentes de información. Las fuentes primarias son aquellas que proveen un testimonio o evidencia directa sobre el tema de investigación, se utilizara como fuentes primarias: la información que brindan los empleados y directivos y los documentos de constitución. Con las fuentes secundarias se Interpreta y analizan fuentes primarias. Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias, e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación, se utilizara la base de dato de la empresa, su página web e informes.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación estratégica. Dentro del proceso de planeación estratégica de la empresa CENTRALCAR, se identifica que ciertos elementos se encuentran desarrollados de manera formal y otros de manera informal, en la tabla, se señalan con mayor detalle lo mencionado.

IDENTIFICADO TIPO DE IDENTIFICACIÓN ELEMENTOS SI NO FORMAL INFORMAL NO APLICA Misión X X Visión X X Objetivos X X Estrategia X X

MISIÓN

CENTRALCAR nace como una alternativa para Fidelizar a nuestros clientes entregando experiencias extraordinarias, con una propuesta diferente de valor, mediante prácticas eficientes de gestión en la venta de servicios automotrices.

ELEMENTOS DE LA MISIÓN IDENTIFICADOS Quienes somos SI Que hacemos SI Porque hacemos SI

De la tabla anterior se puede concluir que la misión de la empresa cuenta con los elementos necesarios o básicos según lo planteado por la teoría, responden quienes son, que hacen y porque hacen lo que hacen, por otra parte la misión de CENTRALCAR se caracteriza porque se

Normas y reglamentos. Aunque no existen normas y reglas formales, los empleados manejan una buena disciplina, tanto en los horarios como en el comportamiento, en lo cual los jefes dan muy buen ejemplo.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Al desarrollar el estudio, se logra identificar el organigrama de la empresa CENTRALCAR.

Estructura. En un primer lugar, se identifica que la estructura de la empresa, antes de poseer un diseño vertical, manifiesta un diseño horizontal, lo que quiere decir que no hay presencia de una gran cantidad de niveles de autoridad y que los cargos al interior de la organización se encuentran distribuidos mayoritariamente en un mismo nivel.

Niveles organizacionales. Al comparar la estructura de CENTRALCAR con la teoría del proceso administrativo, se logra verificar que en la empresa se presenta los tres niveles organizacionales, el estratégico o institucional, el táctico y el operativo, que incumben a cada nivel organizacional.

Enfoque de departamentalización. El enfoque de departamentalización que se refleja en la empresa CENTRALCAR es aquel que la teoría del proceso administrativo determina como enfoque funcional, en tanto que, cada departamento se centra en desarrollar su función que le fue asignada, volviéndose especialistas de su área.

Toma de decisiones. La toma de decisiones en la empresa es centralizada en la cúpula de la organización, esto se evidencia por un lado, en que todos los departamentos de la organización, tanto tácticos como operativos, le reportan directamente al gerente de la empresa, por otro lado, es el gerente quien asume el papel de decisor estratégico táctico y operativo, estableciendo la forma en que se deben poner en práctica las actividades en la empresa y luego se comunican en forma de directrices.

Amplitud administrativa. Al reportarles los diferentes departamentos de los diferentes niveles de la organización, la cadena de mando para el gerente se torna amplia, lo que quiere decir que este como eje principal de la empresa, posee una gran cantidad de persona bajo su subordinación.

PROCESO DE DIRECCIÓN

Estilo de dirección. Dentro del proceso de dirección de la empresa CENTRALCAR, se observó en la relación interpersonal entre los jefes y los subordinados, ciertos elementos característicos del estilo de liderazgo de la teoría.

Sistema administrativo. Según lo observado en la empresa y la teoría el sistema administrativo que maneja CENTRALCAR es consultivo, ya que la mayoría de las decisiones operacionales son tomadas por los empleados de las respectivas áreas; además es notable la confianza que los jefes les depositan a los empleados.

Comunicación. En el proceso de comunicación de la empresa se identificaron ciertos elementos que según la teoría permiten una comunicación ya sea eficiente o eficaz.

Liderazgo. Dentro de las actividades de la empresa se observó que el líder no solo es el administrador o el gerente, sino uno de los empleados influye positivamente en las decisiones de sus compañeros de trabajo, donde cada líder se caracteriza por manejar según la teoría un tipo de poder diferente. Otra característica del liderazgo en CENTRALCAR, es que los líderes

toman decisiones dependiendo del problema o la situación que se les presente, mostrando unos líderes que se amoldan a la cada situación, buscando siempre el bienestar de la organización.

Motivación. La motivación se observó dentro de la empresa de dos formas, la primera es al salario mensual que se les da a los empleados por la realización de las actividades y la segunda es de manera verbal, reconociendo su esfuerzo y dedicación por hacer sus tareas de una forma efectiva.

PROCESO DE CONTROL

Siguiendo la teoría administrativa, en relacionado con el proceso de control, se logra detectar las siguientes características en la empresa CENTRALCAR:

Establecimiento de estándares. Por un lado, en la empresa constantemente se establecen estándares que ayudan a crear parámetros de control a nivel organización, sin embargo, estos poseen una particularidad que se ilustran en la siguiente tabla.

IDENTIFICADO TIPO DE IDENTIFICACIÓN ELEMENTOS SI NO FORMAL INFORMAL NO APLICA Estándares de Calidad

X X

Estándares de Cantidad

X X

Estándares de Tiempo

X X

Estándares de Costos

X X

Según se muestra en la tabla, los estándares que se determinan como patrón para la medición del desempeño en la empresa, son establecidos de manera informal, lo que quiere decir que existe un conocimiento de los indicadores de la gestión a nivel táctico y operativo, pero, que no se presentan por escrito, para en una etapa posterior, realizar la debida retroalimentación del proceso administrativo.

Evaluación del desempeño. En la siguiente tabla, se muestran los instrumentos de evaluación del desempeño presentes en el proceso de control de la empresa.

IDENTIFICADO TIPO DE IDENTIFICACIÓN

ELEMENTOS SI NO FORMAL INFORMAL NO APLICA

Rentabilidad X X Competitividad X X Eficiencia X X Calidad X X Eficacia X Calidad X

AN

ÁLI

Diego Aroca

INFORME SOBRE EL CONTROL UTILIZADO EN LA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE UTILIDADES DE LA EMPRESA CENTRALCAR S.A.

OBJETIVOS

• Permitir una mayor comprensión de la importancia que tiene conocer por adelantado, los costos de operación y los resultados dela empresa.
• Desarrollar una cultura prospectiva en la empresa CENTRALCAR, inculcando en todos los niveles de la administración, el hábito de la consideración oportuna, cuidadosa y apropiada en la toma de decisiones.

MARCO TEÓRICO

La Planeación y Control de Utilidades, se percibe como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las fases de las funciones de planificar y controlar.

El modelo de PCU comprende:

1. El desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa;

2. La especificación de las metas de la compañía;

3. El desarrollo de un plan estratégico de utilidades, de largo alcance;

4. La especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo;

5. El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas;

6. El desarrollo de procedimientos de seguimiento.

Conceptos Fundamentales de la Planificación y Control de Utilidades

1. Proceso Administrativo. que comprende Planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar
2. Un compromiso de la alta administración. de promover la eficaz participación por todos los niveles en la entidad.
3. Una estructura organizacional. que claramente especifique las asignaciones de autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la organización.
4. (^) Un proceso de planeación por la alta administración
5. Un proceso de control administrativo
6. Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la administración

DISEÑO METODOLÓGICO

POBLACIÓN Y MUESTRA

Población. Es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades de población poseen una característica común, la que se estudia y da origen a los datos de la investigación. CENTRALCAR cuenta con 20 empleados con una fuerte orientación hacia las metas de la empresa y se encuentran distribuidos de la siguiente manera: 1 gerente, 1 administrador de operaciones, 6 empleados en el área administrativa, 12 empleados en el área de ventas.

Muestra. Por ser un estudio de caso y como la población es pequeña, no se realizará un muestreo, sino un censo.

Fuentes de información. Las fuentes primarias son aquellas que proveen un testimonio o evidencia directa sobre el tema de investigación, se utilizara como fuentes primarias: la información que brindan los empleados y directivos y los documentos de constitución. Con las fuentes secundarias se Interpreta y analizan fuentes primarias. Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias, e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación, se utilizara la base de dato de la empresa, su página web e informes.

DESARROLLO DEL INFORME

Para realizar el análisis del control utilizado en la Planificación y control de utilidades se realizará cuadros comparativo de lo procesos que la teoría nos da, con lo que realmente sucede en la Empresa CENTRALCAR.

PROCESO DEL PCU

FUNCIÓN FASE RESPONSABILIDAD SE CUMPLE

NO S

CUM

PLANEAR Variables externas – identificar y evaluar Administración Ejecutiva X Objetivos generales, desarrollar y modificar X Metas específicas X Estrategias – Principales impulsos para alcanzar objetivos

X

Instrucciones – especificar premisas de planificación

X

Planes de Proyectos – desarrollar y evaluar X Plan estratégico – largo plazo Administración de nivel medio X Plan Tácito – corto plazo X DIRIGIR Estructuras de planes de utilidad Todos los niveles de la administración

X

Informe de desempeño – mensuales por área X CONTROLAR Seguimiento – proveer retroalimentación Todos los niveles de la administración

X

Como podemos observar en la tabla muchos de los procesos se ha cumplido dentro de la empresa CENTRALCAR sin embargo hay fases que deben ser revisadas y sobretodo llevadas a

cabo para que el proceso siga su curso sin verse afectado por un incumplimiento en una de las fases

PLAN SUSTANTIVO

Dentro del plan sustantivo encontramos lo siguiente

IDENTIFICADO TIPO DE IDENTIFICACIÓN ELEMENTOS SI NO FORMAL INFORMAL NO APLICA Objetivos Generales

X X

Metas Específicas

X X

Estrategias X X Instrucciones de la administración

X X

Objetivos Generales. Los Objetivos se encuentran identificados de manera formal, ya que cada año se los está revisando para saber si se está llegando a la meta como empresa.

Metas Específicas. Encontrados de manera Formal, y se caracterizan ya que cada miembro de la empresa tiene claro su papel para llegar a estas metas.

Estrategias.- Dentro de la empresa se manejan diferentes estrategias que se encuentran plasmadas en papel, y cada área las tiene muy claras, y también son revisadas muy a menudo con reuniones entre los encargados de cada área para saber si se están cumpliendo o hay que mejorarlas.

Instrucciones de la Administración. Las instrucciones por parte de la administración son de forma informal, ya que se las realiza de manera hablada, sin embargo la comunicación entre los niveles altos, medios y bajos es muy buena.

PLAN FINANCIERO

IDENTIFICADO TIPO DE IDENTIFICACIÓN ELEMENTOS SI NO FORMAL INFORMAL NO APLICA Proyecciones de Ventas

X X

Flujo de efectivo

X X

Necesidades de Personal

X X

Plan de Operación

X X

Plan de situación financiera

X X

• http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/presupuesto-empresarial.html
• AMAT, Joan María. El control de gestión - una perspectiva de dirección. Ediciones Gestión 2000, Barcelona, 1996.