proceso administrativo, Esquemas y mapas conceptuales de Administración de Empresas

¡Descarga proceso administrativo y más Esquemas y mapas conceptuales en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity!

PLANEACION Y PROGRAMACION DE

PROYECTOS

MATERIA: PROCESOS ADMINISTRATIVOS

BEATRIZ ADRIANA BERDON JIMENEZ ID:E

1 PROCESO ADMINISTRATIVO Se considera a Henry Fayol el pionero del proceso administrativo de una empresa, pues es quien impulsa la llamada administración positiva con un enfoque organizado donde la dirección adquiere una importancia hasta ese entonces ignorada. Su gran aporte fue observar y escribir sobre el proceso que iba más allá de las actividades meramente técnicas como las estudiadas por Taylor. Es justamente Fayol quien resalta un proceso ordenado que se repite en cualquier tipo de organización que busque un fin común, al que llamo el proceso administrativo. ¿En qué consiste el proceso administrativo? En la gestión, planificación y análisis, una metodología para ver y luego controlar los procesos que están presentes en una empresa, buscando la forma de formalizar las maneras de hacer el trabajo, alineando los procesos con los objetivos estratégicos del negocio, estableciendo sistemas de medición, capacitación y organización de los gerentes para que gestionen los procesos y estos sean eficientes y efectivos, dando como resultado una organización mejor y más rentable. Implica la participación y conexión de las funciones de generación de políticas, planificación, organización, dirección y control de los recursos para lograr los objetivos de esas políticas. Es la herramienta para organizar los proyectos de una empresa consta de dos etapas: Fase mecánica : Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo. Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente. La fase mecánica es la primera etapa del proceso administrativo, donde se realiza la estructura principal del proyecto a realizar. En este trabajo hablaremos solo de la planeación.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN Radica en establecer planes de trabajo, planes de acción, desarrolla métodos de utilización racional de tiempos y recursos, marca el curso de acción, que permite que sean más eficientes, reduce la incertidumbre, porque al planear se necesita investigar obstáculos que se pueden presentar en el logro de los objetivos y así fijar estrategias para minimizarlos. Son los cimientos y guía de cualquier actividad.

1.Propósitos 8. Presupuestos 9. Procedimientos

2. Investigación 7. Programas^ 10. Planes 3. Premisas (^) 6. Políticas LIMITACIONES DE LA PLANEACIÓN PRINCIPIOS Para que la planeación se efectiva debe de contar con principios que son: Factibilidad, Objetividad y Cuantificación, Flexibilidad, Unidad, Cambio de Estrategias. LA PLANEACIÓN CUENTA CON ETAPAS QUE SON: PROPÓSITOS: Todas las empresas tienen una misión, función o tarea fundamental; Son la base para los demás elementos de la planeación, orientan a los responsables de la planeación sobre los cursos de acción, delimitan a la empresa ante el personal y la sociedad con una imagen de

compromiso. 71

REQUISITOS DE LAS POLITICAS Establecerse por escrito y dar validez Redactarse claramente y con precisión Darlas a conocer a todos los niveles donde se van aplicar Coordinarse con las demás políticas Revisarse periódicamente Estable en su formulación Ser flexible Ser aplicables Estar acorde a los objetivos de la empresa PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN PROGRAMAS:

Una de las técnicas que más se utilizan para elaborar un programa es la gráfica de Gantt Programa de Trabajo Hoja: Fecha: Gráfica de Gantt Area: Gerencia de Operaciones Departamento: Ventas Objetivo: Iniciar ventas en el estado de Yucatán N o. Actividad Responsable Duración Abril Días 4 5 6 7 8 11 12 1 Identificar posibles puntos de venta en Yucatán. Juan Pérez Gerente 2 2 Visitar puntos de venta, hacer negociaciones y firmar contratos Lourdes Mtz./Rafael Glez. (Ejecutivos de venta) 6 3 Enviar mercancía a los puntos de venta donde se firmo contrato Rafael Luna (Encargado de Bodega) y Ana López Supervisor de vetnas 1 4 etc. Elaboro Reviso Autorizo  Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.  Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.  Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo.  Determinan los recursos que se necesitan.  Disminuyen los costos.  Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.  Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.  Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.  Evitan la duplicidad de esfuerzos.

PROCEDIMIENTO Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en las empresas, en las Mipymes es muy raro que se elaboren los procedimientos de manera formal por escrito, por lo regular se presentan en forma verbal o cualquier escrito informal. En las grandes empresas y franquicias son muy importantes los procedimientos para que se realicen las actividades de la misma manera en las diferentes sucursales. Cuando las empresas se certifican en el ISO^63 correspondiente a su actividad, es un requisito primordial contar con procedimientos.

PLANES : Para que sean aplicables son necesarios los siguientes lineamientos: TIPOS DE PLANEACION La planeación se clasifica de acuerdo al responsable de su elaboración y son planeaciones Estratégica, Táctica y Operativa.

optimizados y crear buenas prácticas que se podrán reutilizar. Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización. Uno de los principales roles del director de proyectos es conseguir que las personas trabajen de forma sincronizada, en armonía. Saber identificar los problemas, gestionar los conflictos, negociar, dinamizar la cooperación son cualidades imprescindibles que debe tener un buen Project manager. Hay una visión enfocada en el cliente, un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad específica de este, asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de este. El director de proyectos es la responsable de desarrollar el proyecto dentro de un presupuesto y de un calendario previamente estipulado. El éxito dependerá de la buena coordinación de las partes implicadas y de las iniciativas estratégicas que se pondrán en marcha para alcanzar los objetivos perseguidos. Para lograrlo, los ‘Project Managers’ se apoyan en su experiencia y conocimiento, pero también en soluciones que les permitan hacer un buen seguimiento de la evolución del proyecto (línea de tiempo, avances, costes, desviaciones respecto a lo previsto, etc.). Las habilidades en la gestión de proyectos te ayudarán a evitar riesgos, pero también a hacer un uso eficiente y eficaz de los recursos puestos a disposición del grupo de trabajo. Por otro lado, los miembros del equipo podrán ser guiados adecuadamente, entender sus responsabilidades y los resultados esperados de ellos, y siempre estarán implicados en respetar el calendario de tareas para completar el proyecto a tiempo y en el futuro dentro del presupuesto asignado. Otro aspecto importante que debe tener presente el director de proyectos es entender cómo trabajan las personas y por qué trabajan de esta forma. Sólo así se pueden detectar dinámicas de trabajo más eficientes, aplicar buenas prácticas, estandarizar procesos y garantizar que las tareas se llevan a cabo de manera óptima. Si se consigue entonces se puede optimizar la gestión de proyectos minimizando los riesgos, controlando los costes y maximizando las probabilidades de éxito dentro de la organización. Esas son las claves del éxito. Los proyectos llevados a cabo sin problemas, dentro del presupuesto y el calendario proyectan un mensaje muy claro acerca de la competencia y profesionalidad de la empresa y permiten consolidar la reputación y la imagen de la organización, además de establecer relaciones sólidas con las partes interesadas sobre la base de la confianza. La razón del fracaso de los proyectos muchas veces es la improvisación, en base a suposiciones los modelos de calidad ya nos advierten que no es posible una acción correcta si no existe una planificación previa.

GLOSARIO: ANALISIS FODA: es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas (debilidades y fortalezas) y su situación externa (amenazas y oportunidades) en una matriz cuadrada. ACTUALIZACION: Conseguir que este al día. ADECUACION: Deben adaptarse a las necesidades de operación. ADMINISTRACION: Es una ciencia que necesita aplicarse en cualquier organización para hacerla funcionar, sin una administración adecuada, una empresa se iría a pique. AUTORIZACIÓN: Es el acto realizado por una autoridad, sólo los planes oficialmente autorizados son los que se deben ejecutar. CALENDARIO: Es el sistema de división del tiempo por días, semanas, meses y años, a partir de criterios astronómicos o de acuerdo con el desarrollo de una actividad. CAMBIO DE ESTRATEGIA: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos. COMPLETO: Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. CONFIDENCIALIDAD: Es la propiedad de la información, existen ciertos planes que no deben ser conocidos, sin confidencialidad puede generar que se filtre información hacia la competencia. CONTROL: Dominio sobre algo o alguien, registro, diseño de un procedimiento para prever y detectar los errores o fallas del plan, así como prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad. CRONOGRAMA: Representación grafica de un conjunto de hechos en función del tiempo. CURSO DE ACCION: Muestra la dirección o camino que debe seguirse. DIAGRAMA DE FLUJO: Es una representación grafica de un proceso, los pasos que sigue hasta que se termina. DIRECTOR: Es una persona encargada de dirigir una actividad, es el alto mando en una empresa. EMPRESA: Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios. MISION: Es el trabajo función o encargo que una persona o empresa debe cumplir, es el inicio de la planeación ya que es el fin esencial o directriz que define la razón de ser, naturaleza y carácter de MODELO DE TRABAJO: Suministra las bases a través de las cuales opera la empresa. OBJETIVIDAD: Se basa en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca de opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios, establece la necesidad de utilizar datos cuantificables como estadística, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos. OBJETIVO: Meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación, tienen que ser claros y precios para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. PLAN DE ACCION: Es la ruta que se sigue para lograr las metas u objetivos. PLANEACION: Consiste en fijar el curso de acción que se tomara estableciendo los principios que orientaran a la empresa, la secuencia de operaciones para realizarlo y los tiempos en los que se efectuará el cómo y que vamos a hacer, ayuda a visualizar los problemas futuros y mantiene la gestión orientada a posibles soluciones PLANEACION ESTRATEGICA: Es la planeación donde se involucra toda la empresa, consta de misión, visión, valores, elementos que la proyectan, establece objetivos y estrategias a largo plazo de 5 a 6 años, es implementada por los altos niveles jerárquicos de la dirección, no define ni sigue lineamientos detallados. PLANEACION OPERATIVA: Sigue procedimientos y reglas definidas con precisión, se delimitan objetivos menores de un año, enfocado a las personas que forman parte del departamento, los objetivos se planean de acuerdo a la empresa, departamentos, empleados, trae resultados inmediatos. PLANEACION TACTICA: Establece estrategias y objetivos a mediano plazo de 1 a 5 años, es gestionada por los mandos medios de la organización (gerente de cada área), los objetivos van destinados a las mejoras y aprovechamientos de los recursos, se va particulando por departamentos, se ocupa en un área específica, sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión, su objeto de trabajo es la coordinación de recursos.

PLANES: Son el resultado del proceso de la planeación, se definen como el diseño o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro y las especificaciones necesarias para realizarlo, se clasifican en corto, mediano y largo plazo. POLITICAS: Son guías para orientar la acción, son criterios generales de ejecución a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de la organización. PREMISAS: Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que van a desarrollarse el plan, es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de dicho plan, se dividen en internas y externas. PREMISAS EXTERNAS: Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, se deben tomar en cuenta al planear. PREMISAS INERNAS: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas de organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos de los accionistas, etc.) PRESUPUESTO: Se considera como un plan de acción financiera para un programa que cubre un periodo definido, un cálculo que incluye ingresos, costos probables y gastos. PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Debe existir precisión en la elaboración de los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios qué surjan en forma imprevista. PRINCIPIO DE LA MEDICIÓN. Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición. PRINCIPIO DE OBJETIVIDAD: la práctica administrativa debe apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas. PRINCIPIO DE PRECISIÓN. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión posible y no con afirmaciones vagas y genéricas ya que van a regir acciones concretas. PRINCIPIO DE PREVISIBILIDAD: las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa, ya que existe siempre el riesgo. PRINCIPIO DE RENTABILIDAD: todo plan debe redituar una relación favorable de los beneficios que espera respecto a los costos que exige.

aproximación del tiempo o duración de cada actividad, con estos valores, se calcula la ruta más larga para llevar a cabo las actividades planificadas hasta el final del proyecto, y los puntos más tempranos y tardíos en los que cada actividad puede empezar y finalizar sin que por ello se retrase el proyecto. Este proceso determina qué actividades son "críticas" (es decir, pueden alargar la ruta del proyecto) y cuáles tienen "flexibilidad total" (es decir, se pueden demorar sin que el proyecto se retrase). SENCILEZ: Debe ser comprensible por las personas que lo van a ejecutar. SINERGIA: Acción o fenómeno que actúa en conjunto con varios factores, la sinergia en la empresa forma alianzas estratégicas, es el resultado del complemento de diferentes recursos, se reduce la competencia y se aumentan los beneficios; Hay sinergia de ventas, de dirección, de producción, de operaciones. OBJETIVIDAD: se basa en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca de opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios, establece la necesidad de utilizar datos cuantificables como estadística, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos. OBJETIVO: Meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación, tienen que ser claros y precios para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. TIEMPO: periodo determinado durante el que se realiza una acción o se desarrolla un acontecimiento. TOMA DE DECISIONES: Es el proceso a través del cual se elige la mejor solución para un problema, o un plan de acción. UNIDAD: Es indispensable que todos los planes específicos de la empresa se integren a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos e intenciones generales. VENTAJOSO: Que proporcione ventajas para que sea atractivo para los ejecutores. VISION EMPRESARIAL: Es la capacidad de proyectar el futuro de una empresa, hacia donde se dirige.

BIBLIOGRAFIA Chiavenato, I., 2006, “Introducción a la teoría general de la Administración”. 7ª. Edición, Editorial Mc Graw Hill. Münch, L y Garcia, J. (2014) Fundamentos de Administración. México, D.F. Trillas Rebeca Cordova Lopez. (2012) Proceso Administrativo. 1° Edición, Red Tercer Milenio S.C REAL ACADEMIA ESPAÑOLA : Diccionario de la lengua española , 23.ª ed., [versión 23.3 en línea]. [Fecha de la consulta 30/10/2020].