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Proceso Administrativo
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas con el objetivo de aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de otro tipo, con los que cuenta la organización, para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.
Definición:
-Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
-Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado
Entendido esto, se tiene entonces que:
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.
Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso administrativo.
Origen : El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro
Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)
Definir los objetivos y metas que quieren lograrse durante un tiempo determinado. Pronosticar. Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo. Accionar frente a problemas futuros.
Fases del proceso administrativo
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.
Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para alcanzar un fin. Esas actividades se dan en dos etapas; una primera llamada mecánica que involucra las fases de planificación y organización, y una segunda etapa más dinámica que comprende las fases de dirección y control.
1. Planeación.
La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.
La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.
En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
Actividades de la planeación
La planificación está compuesto por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer algo. Es decir, responder a preguntas del tipo:
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos. Subdividir las tareas en unidades operativas. Escoger una potestad administrativa para cada sector. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto. Suministrar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización basado en los resultados del control.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa. La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.
Las actividades más significativas de la organización son:
3) Integración del personal.
La integración personal constituye la tercera etapa del Proceso administrativo La tarea de esta fase consiste en optimizar los recursos humanos, técnicos y financieros para el cumplimiento del plan; su campo de actividad se extiende desde el reclutamiento de recursos humanos y materiales, pasando por la selección, hasta la capacitación para la productividad.
La administración de los recursos humanos: La tarea de la administración consiste en integrar y coordinar los recursos organizacionales para alcanzar los objetivos definidos de la manera más eficaz y eficiente posible. Los objetivos de la administración de recursos humanos pueden dividirse en 4 objetivos primordiales:
1-Objetivos Sociales 2-Objetivos Corporativos 3-Objetivos Funcionales 4-Objetivos Personales
Principios de integración.
Objetivos sociales: La administración de recursos humanos debe repercutir en la sociedad de manera que contribuya a esta.
Objetivos corporativos: El departamento de recursos humanos es también responsable de los logros de las metas fundamentales de las organizaciones. Puede servir de instrumento para facilitar el logro de las mismas.
Objetivos funcionales: La administración de recursos humanos debe contribuir de forma razonable a la organización, un uso insuficiente o excesivo de los recursos puede desequilibrar la empresa.
Objetivos personales: La administración de recursos humanos es un medio para satisfacer las necesidades individuales de los integrantes de una organización, de modo que cada individuo se sienta realizado en la realización de sus labores.
1.- Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de trabajo. 2.- Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada 3.- Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo. 4.- Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
-Reclutamiento.
El reclutamiento es un conjunto de procedimientos orientados a atraer candidatos potenciales calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización.
Fuentes de reclutamiento: Una de las fases más importantes del reclutamiento la constituye la identificación, la selección y el mantenimiento de las fuentes que pueden utilizarse adecuadamente para hallar candidatos que tienen probabilidades de cumplir con los requisitos preestablecidos por la organización.
Tipos de reclutamiento interno: Se aplica a los candidatos que trabajan en la organización, es decir, a los empleados, para promoverlos o transferirlos a otras actividades más complejas o más motivadoras.
El liderazgo La motivación La comunicación.
Ofrecer motivación al personal. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones. Considerar las necesidades del trabajador. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales. Permitir la participación en el proceso de decisiones. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.
Control preventivo: este se realiza antes de hacer alguna acción. Su función es garantizar que el proyecto se lleve a cabo sin correr ningún tipo de riesgo. En este control se debe verificar la disponibilidad de todos los recursos necesarios, teniendo en consideración los costos que deberán asumirse.
La dirección se puede ejercer a través de:
Las actividades más significativas de la dirección son:
5. Control
El control consiste en la fase final del proceso administrativo, donde se deben observar y medir los resultados obtenidos.
Aquí hay que tener en cuenta los puntos débiles a mejorar y se deben identificar las buenas decisiones tomadas, con el objetivo de utilizarlas en el próximo proceso administrativo.
Este control es necesario para asegurar que los procesos se realicen de manera correcta y que las decisiones tomadas concuerden con la planificación y los objetivos de la empresa en cuestión.
Tipos de control administrativo
Existen 3 tipos de controles administrativos:
- Control concurrente: este control se lleva a cabo durante los procesos. Su función es garantizar que todos se realicen de manera óptima, supervisando las distintas etapas y asegurándose de que no se comprometa la calidad o la seguridad.
- Control de retroalimentación: este control se lleva a cabo una vez finalizado el proceso o actividad. Su objetivo consiste en obtener información acerca del desempeño del proceso y las posibles mejoras a implementar.
Gracias por su atencion.
