Diseño de espacios flexibles y adaptables en bibliotecas universitarias, Apuntes de Arquitectura

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Temas de Biblioteconomía

Planificación

de edificios de bibliotecas:

instalaciones y equipamientos

Preservación y conservación de

materiales

Autor: César Martín Gavilán

Fecha: 18/03/

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Il libro è creatura fragile, soffre l'usura del tempo, teme i roditori, le intemperie, le mani inabili. Se per cento e cento anni ciascuno avesse potuto liberamente toccare i nostri codici, la maggior parte di essi non esisterebbero più. Il bibliotecario li difende dunque non solo dagli uomini ma anche dalla natura, e dedica la sua vita a questa guerra contro le forze dell'oblio, nemico della verità. UMBERTO ECO. Il nome della rosa

• Ampliable (Extensible)
• Variado en su oferta de espacios
• Organizado
• Confortable
• Seguro
• Constante
• Económico.

En la presentación titulada “El Crai es tuyo” (Rebiun, 2004), el espacio del CRAI recibe calificativos similares a los anteriores, concretamente, el CRAI debe ser Flexible, Compacto, Accesible, Ampliable, Variado, Organizado, Confortable y de Ambiente constante.

Andrew McDonald, profesor y Director de Servicios bibliotecarios y para el Aprendizaje de la University of East London, ha destacado recientemente las cualidades que debe tener un buen espacio para el aprendizaje, ya sea en edificios nuevos o reformando el espacio existente. Estas cualidades son las que ha hecho suyas la Sección de Edificios y Equipamientos de IFLA en las recientemente publicadas “IFLA Library Building Guidelines : Developments & Reflections” (2007), obra que aporta información, puntos de vista y reflexiones actualizadas sobre la planificación de bibliotecas.

Un buen espacio para el aprendizaje debería ser:

• Funcional espacio que funcione bien, sea atractivo y dure mucho
• Adaptable espacio flexible cuyo uso se pueda cambiar con facilidad
• Accesible espacio social que sea acogedor, fácil de usar y estimule la inteligencia
• Variado con diferentes entornos y soportes para el aprendizaje
• Interactivo espacio bien organizado que fomente el contacto entre los usuarios y los servicios
• Favorable espacio humano de gran calidad que inspire a la gente
• Adecuado al medio ambiente con las condiciones apropiadas para los lectores, los libros y los ordenadores
• Seguro para la gente, las colecciones, el equipo, los datos y el edificio
• Eficaz económico en costes de espacio, de dotación de personal y de funcionamiento
• Adecuado para la tecnología de la Información con unas prestaciones flexibles para los usuarios y el personal
• Impactante espacio que capta la mente y el espíritu

Este conjunto de cualidades deberían tenerse en cuenta tanto si se construye un nuevo edificio como si se amplia, se restaura o se adapta uno existente.

Las Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior de la American Library Asociation (ACRL-ALA, 2004) afirman con respecto a las Instalaciones: "El edificio de la biblioteca debe estar bien planificado y debe ofrecer espacio seguro y adecuado para facilitar el estudio y la investigación, con las condiciones medioambientales requeridas para los servicios, personal, recursos y colecciones.

Para concluir esta introducción, resaltar que en la bibliografía profesional se hace hincapié en que el personal bibliotecario debe participar activamente junto con el arquitecto y resto de profesionales implicados en la gestión del edificio, tanto a la hora de planificar uno nuevo como de forma continua, para garantizar el adecuado mantenimiento y la adaptación de las instalaciones y equipamientos a lo largo del tiempo.

Planificación de edificios de bibliotecas

Ni que decir tiene que la colaboración estrecha entre el arquitecto y el bibliotecario es fundamental, la realización o transformación de edificios bibliotecarios es una tarea muy compleja en la que deben colaborar arquitectos y bibliotecarios, entre otros, escuchándose y respetando las propias parcelas de profesionalidad. La planificación del edificio es importante porque es una inversión para mucho tiempo y muy costosa. El bibliotecario debe conocer su biblioteca, sus necesidades, servicios, sus usuarios, los modos de acceso a la lectura y la información que se pretende, etc. El arquitecto ha de señalar qué soluciones técnicas son posibles, respetando el valor histórico del edificio (en el caso que no sea nuevo), qué efectos van a producir sobre preservación, conservación, seguridad y accesibilidad de los fondos; qué circulación de usuarios y personal va a resultar, crear las redes informativas necesarias, etc. Si, como ocurre a veces, arquitectos y bibliotecarios no se comunican lo suficiente, se producen disfunciones que perjudican los resultados para el trabajo futuro de profesionales y usuarios. Es fundamental una cooperación estrecha y desde el principio, reconociendo la independencia mutua en sus respectivos campos, pero con acuerdo en los objetivos fijados por los bibliotecarios, que en este proceso, no debemos olvidar que son "clientes" y deben actuar como tales. La complejidad del diseño de un edificio bibliotecario hace recomendable la creación de un equipo multidisciplinar que quizás podría estar apoyado por un comité asesor de expertos.

La metodología para planificar un edificio de biblioteca muchas veces parte del análisis de la situación existente y de precisar las necesidades futuras y las relaciones del proyecto con el entorno, con los usuarios y con los usos que va a tener. El resultado determina la viabilidad desde un punto de vista

Este programa, junto con bibliografía actualizada y el resultado de las visitas a edificios emblemáticos y recientes de bibliotecas, sirve de base para la redacción del pliego de condiciones técnicas al que deberá ajustarse la redacción del anteproyecto o del proyecto básico, que puede ser sacado a concurso o ser directamente encargado a un arquitecto.

Los espacios y sus relaciones

En la distribución de los espacios de una Biblioteca se contemplan varias zonas funcionales que en la literatura y en la práctica profesional reciben diversas denominaciones más o menos similares:

• Área de acceso / Zona de acogida y promoción / Espacios de entrada
• Área de servicio público / Zona General / Espacios de consulta-trabajo y búsqueda de información
• Áreas de trabajo interno / Zonas de trabajo interno / Espacios de servicios internos
• Depósitos / Zonas logísticas / Almacenes / Espacios para depósitos de libros

Estas zonas se subdividen en distintos espacios, como veremos con mayor detalle a continuación.

La separación entre áreas de uso público y de trabajo interno cada vez es menos clara al hacerse hincapié en la necesidad de romper las barreras espaciales que separan al personal bibliotecario de los usuarios; a la necesaria privacidad para la realización de algunos trabajos internos, hemos de anteponer la relación visual y la comunicación con los lectores.

La circulación interior de usuarios, personal y documentos es un elemento clave en la distribución de los espacios y el funcionamiento general de una biblioteca y hay que tenerla muy en cuenta en el proyecto de construcción y/o remodelación de la misma.

Algunas recomendaciones básicas sobre la circulación por el interior de la biblioteca serían:

• La circulación de los usuarios no debe ser interrumpida por la del personal y los documentos
• El usuario ha de poder orientarse con facilidad, sin necesidad de pedir ayuda
• La potenciación de la fluidez en el acceso a los documentos y a la información, lo que no se opone a determinados filtros de acceso a ciertas colecciones

• Seguridad de las circulaciones verticales y horizontales: Cumplimiento de la normativa, buena señalización, sistema de vigilancia

La señalización del edificio es un elemento fundamental para la identificación de espacios. Está constituida por todos los elementos de la comunicación visual que facilitan la circulación de los usuarios. La señalización nunca es definitiva, se va adaptando a la reestructuración de espacios y servicios. Existen varios tipos de señalizaciones: la señalización exterior , que posibilita la llegada a la biblioteca desde la entrada de la Facultad o Escuela o desde cualquier lugar del campus; la señalización obligatoria de seguridad y emergencia propia de los edificios públicos; la señalización institucional que sigue el estilo y la imagen corporativa de la universidad; y la señalización interna de la biblioteca que es la que debemos cuidar especialmente en su diseño y actualización continua. El diseño de la cartelería debe ser atractivo y visible y asegurar tanto la atención al usuario como la homogeneización de la información ofertada, lo que ayudará a la identificación de la imagen corporativa de la Biblioteca.

1. Zona de acogida y promoción / Área de acceso / Espacios de entrada

1.1. Vestíbulo-acceso

Sus dimensiones estarán en relación a la previsión de afluencia diaria a la biblioteca; superficie que se incrementará si la zona va a incluir un espacio de relación, el préstamo de documento, etc… Las características generales de estos espacios son:

• El vestíbulo es el elemento puente entre la calle y el edificio, distribuye las circulaciones hacia las distintas zonas, aglutina las que son de mayor ruido y preserva los espacios de estudio y lectura.
• La tendencia es dar a esta y otras superficies comunes una dimensión importante que ayude a potenciar su carácter de estancia, de unidad ambiental definida, más que de tránsito.
• Debe presentar un aspecto agradable y confortable ya que constituye el primer contacto del usuario con la biblioteca y facilitar la orientación y el libre acceso a la información
• El mostrador no debe constituir nunca una barrera de acceso a los servicios ni un instrumento de control
• Este espacio, al igual que otros de la biblioteca, debe poder transformarse con facilidad al objeto tanto de poder adaptarlo a posibles nuevos usos como de ofrecer una imagen dinámica.

Los espacios funcionales que pueden englobarse en esta área son:

1.1.1. Entrada y salida : Se aconsejan 2 puertas únicamente, una de entrada y otra de salida, separadas. La multiplicación de entradas dificulta

puede ser también mostrador de préstamo (o mesas) con capacidad para instalar los aparatos desmagnetizadores; carritos y estantes para el depósito temporal de los documentos; mesas, sillas y sillones de diseño ergonómico que garantice la comodidad del personal; ordenadores para la gestión del préstamo, orientación bibliográfica, etc. suficientemente alejados del control antihurtos para evitar interferencias; expositores de anuncios, carteles, etc.; plano de la biblioteca con enumeración de las diferentes áreas.; máquinas de autopréstamo.

1.1.4. Consulta de novedades : Zona de exposición de novedades bibliográficas o últimas adquisiciones de la biblioteca, libros recibidos a examen, revistas, y otras publicaciones e informaciones de interés. Las características del espacio son: espacio expositivo, de lectura y de relación, requiriendo especialmente estas últimas actividades un ambiente diferenciado y cálido; la zona es de transición entre el espacio ruidoso que se abre a la calle y las áreas interiores más silenciosas; distribución flexible del mobiliario: muebles expositores de diferentes formatos para los distintos tipos de documentos, mesas, sillas y butacas individuales.

1.1.5. Espacio de reunión y descanso de los usuarios : Existirá este espacio específico y diferenciado si las dimensiones de la biblioteca lo permiten. Como espacio de descanso y relación generará ruido y debe estar lo más alejado posible de las áreas de lectura. En su equipamiento se contemplarán mesas de diferentes alturas, bancos, sillas y butacas individuales configurando diferentes zonas; igualmente máquinas expendedoras de bebidas, tentempies, etc. y, en edificios grandes, cafetería; teléfonos públicos; tablones de anuncios de uso libre, papeleras, etc.

1.1.6. Reprografía / Encuadernación : Este espacio estará en la zona de entrada si la reprografía es una actividad limitada, pero si es muy demandada por los usuarios, debe disponer de un espacio separado en el mismo vestíbulo o en otra área de la biblioteca, debidamente insonorizada si está cercana a las áreas de estudio, porque genera mucho ruido. Las características de este espacio son: se utilizarán máquinas fotocopiadoras autoservicio que funcionen con monedas o tarjeta de crédito; la zona debería contener también un pequeño taller de encuadernación (guillotina, encuadernadora de gusanillo…) para la presentación de trabajos de curso. El espacio también podría contener también impresoras de uso público y Ploter (impresora de planos) en las bibliotecas en que sea necesario.

1.1.7. Aseos públicos / Lavabos : Amplios, convenientemente insonorizados y con adaptación a usuarios discapacitados. Materiales resistentes y de fácil limpieza. Alicatados hasta el techo. Grifos con

pulsador temporizado. Dosificadores de jabón, secadores eléctricos, papeleras sanitarias, etc.

1.2. Espacios de promoción y animación

Las funciones de animación y promoción cultural las entendemos como complementos de la información, la documentación, la formación, etc. Entre las actividades que comprenden estarían las presentaciones de libros, debates, charlas, exposiciones, proyecciones, reuniones de grupos o colectivos de la universidad, etc. Las características generales de estos espacios son:

• Acceso autónomo y directo desde el vestíbulo
• Separación de las áreas de estudio
• Horario propio de funcionamiento, en algunos casos
• Mobiliario versátil que permita los distintos usos
• Armario o pequeño almacén cerrado para guardar material: sillas, paneles expositores, equipos audiovisuales, etc.
• Subdivisión en varios ámbitos insonorizados si la sala es grande para poder simultanear actividades.

Pueden diferenciarse tres tipos de espacios de animación: sala polivalente, salas de trabajo en grupo y salón de actos:

1.2.1. Sala polivalente : Para conferencias, debates, exposiciones, etc. En bibliotecas universitarias puede ser también la sala donde se realizan sesiones de formación de usuarios, seminarios impartidos por profesores, presentaciones de trabajos, etc. Las características del espacio son: capacidad mínima 30 / 40 personas; iluminación flexible y unidireccional; posibilidad de tamizar la luz natural y de oscurecer la sala; tratamiento acústico adecuado a cada actividad. En su equipamiento se contempla: sillas apilables, mesas para los conferenciantes, equipo audiovisual (proyectores, pantallas…), carriles en paredes y techo para el montaje de exposiciones, pizarra, ordenadores, etc.

1.2.2. Salas de trabajo en grupo : Para estudio en grupo, seminarios, sesiones de formación, con posibilidad de usarse también como sala de estudio. Con estas salas se pretende dar cobertura a las nuevas necesidades de los usuarios, fundamentalmente alumnos, que perciben la Biblioteca como lugar de trabajo compartido en el que encuentran zonas en las que poder completar su aprendizaje con todos los recursos disponibles, tanto en papel como electrónicos. Es necesaria la iluminación constante en todo el espacio y la visibilidad del interior de las salas desde el exterior. En su equipamiento se contempla: mesas modulares para reuniones y sesiones de trabajo en grupo; sillas con paleta de escritura; pantalla móvil para proyecciones; ordenadores; impresoras, etc.

electrónica. Las características del espacio son: organización del mobiliario (estanterías, mesas, sillas, cabinas individuales de consulta…) en ámbitos diferenciados y abiertos; en lo posible huir de la uniformidad que produce la utilización de un mismo modelo de mesa; los puntos de estudio individual han de estar fuera de las áreas de circulación y los puntos de consulta a internet atendidos por personal bibliotecario, que además de prestar apoyo al usuario debe tener cierto control de la información que se consulta; se aconseja que las impresoras no sean manejadas por el público.

2.2. Área de fondo general / sala de lectura-aprendizaje : Es la unidad funcional más grande la biblioteca, ocupando aprox. un 35 % de la superficie total. Contiene el fondo destinado a la consulta y al préstamo ordenado temáticamente y debe concebirse como espacio de exposición y de consulta rápida y fácil. Libre acceso. Excelente señalización. Las normas de bibliotecas universitarias recomiendan un espacio de 1 m^2 x usuario potencial y 1 plaza de lectura (de 2,5 - 4,5 m^2 ) x 5 usuarios potenciales. La tendencia actual es que no se vincule la biblioteca casi en exclusividad con la sala de lectura, ya que ésta cuenta, además de con otros espacios de estudio y trabajo, con un conjunto amplio de servicios a sus usuarios. Las características del espacio son: ha de contener tanto puestos de lectura como estanterías en libre acceso; debe ser una zona consulta de fondos y de lectura y estudio en relativo silencio; distribución regular que favorece la búsqueda por parte del usuario; existencia de varios ámbitos diferenciados dentro del conjunto de estanterías; estos espacios pueden singularizarse mediante iluminación, muebles, colorido, etc.; los pasillos deben tener una anchura proporcional al flujo de afluencia y la organización de las estanterías permitir tanto la consulta de pie como el trasiego continuo de los usuarios; puntos de consulta al catálogo, bases de datos, etc. En su equipamiento se contempla: estanterías; mesas de diversas medidas y sillas, evitando la excesiva uniformidad del mobiliario; ámbitos de consulta informal con sillas y butacas intercaladas dentro del espacio global; mostrador de información.

2.3. Área de estudio en silencio : Bastante demandadas por los estudiantes, puede situarse en una zona o en varias zonas concretas de la Sala de lectura general alejadas de la circulación de los usuarios; cabinas individuales de estudio o mesas con capacidad para pocos usuarios y compartimentación en zonas individuales de trabajo.

2.4. Salas de trabajo en grupo : Aunque ya nos referimos a ellas anteriormente, las señalamos aquí junto a otras áreas destinadas a la lectura y el estudio. Como se dijo responden a la necesidad de suministrar a los estudiantes espacios para que puedan preparar los trabajos conjuntos demandados en muchas asignaturas. Se utilizan también para el estudio en grupo. Tendrán una capacidad para 8-12 alumnos. Las aulas son reservadas por un tiempo prefijado en el mostrador de préstamo o mediante reserva

virtual y estarán equipadas con mesas, sillas, pizarra, algún estante, ordenador, proyector, pantalla, etc. Deben estar convenientemente insonorizadas.

2.5. Área de fondos especializados : Es el espacio destinado a albergar documentos en diferentes formatos y características espaciales: fondo de temas locales o regionales, fondo antiguo, tesis y proyectos fin de carrera impresos, cartoteca, sala de tests, etc. Puede usarse también como sala de investigación en algunas bibliotecas y dado que los profesores consultan cada vez más los documentos electrónicos desde sus propios despachos. Un fondo limitado de estos tipos de documentos permite incorporarlos al área de Información y referencia.

2.6. Sala de investigación : Imprescindible en las bibliotecas que conservan un importante fondo antiguo y archivo histórico, puede quedar limitada en otras a una sala en la que se ofrece un espacio de trabajo diferenciado para el personal docente e investigador. Equipada con ordenadores, lector reproductor de microformas en su caso, mesas, sillas, etc.

2.7. Sala de autoaprendizaje : En las bibliotecas universitarias este espacio se relaciona fundamentalmente con el lugar destinado casi con exclusividad al aprendizaje autónomo de idiomas. Se trata de una sala con recursos audiovisuales (aparatos de audio y vídeo, televisión, casettes, CDs, DVDs...), informáticos (PCs, software específico con cursos de idiomas) y acceso a Internet (selección de recursos web de acceso libre para el aprendizaje de idiomas, diccionarios online de diversas lenguas, manuales, enciclopedias, bases de datos). Puede contener también libros de lectura en diversas lenguas, revistas, gramáticas, diccionarios de la lengua y técnicos, manuales recomendados en el Instituto de Idiomas de la Universidad, cuadernos de trabajo, etc. Como en otras áreas de la biblioteca, las condiciones físicas de este espacio (amplitud, insonorización adecuada, buena iluminación natural y artificial...) han de permitir a los usuarios desarrollar fácilmente su proceso de aprendizaje. En su equipamiento se contemplan cabinas de estudio y audición individuales, armarios y estantes para depositar el material audiovisual, mesas, sillas, butacas, soportes diversos. El acceso a este espacio será controlado por el personal de la biblioteca.

2.8. Hemeroteca / Área de revistas y prensa diaria : Las revistas impresas especializadas siguen constituyendo un fondo importante de las bibliotecas universitarias, aunque las revistas electrónicas han influido en el hecho de que el espacio destinado a Hemeroteca pueda ser menor. Las características del espacio son: las revistas de divulgación y la prensa diaria aconsejan espacios informales de consulta situados junto a la hemeroteca o bien en el vestíbulo de la biblioteca; área especialmente atractiva para los

Como señalan algunos autores, cuanto más directa es la comunicación entre el personal y los usuarios, mayor es el grado de satisfacción global respecto al servicio. Para ello se debe establecer un equilibrio entre la privacidad del trabajador que realiza tareas internas y el trato directo con el usuario.

En muchas bibliotecas universitarias españolas, la mayoría de las zonas de trabajo están separadas visualmente de las zonas de acceso público, es decir, no están integradas con los usuarios salvo excepciones. En este sentido, incluso REBIUN en sus Normas y Directrices (1997), se queda obsoleto al recomendar “separar las zonas de trabajo interno de las de servicio al público”. Las bibliotecas universitarias deberían adaptar sus instalaciones para acercarse, dentro de lo posible, a este nuevo concepto de distribución espacial de las zonas de trabajo. La realidad actual es que en la mayoría de los casos los usuarios apenas conocen la existencia de un importante número de personas que también trabajan en las bibliotecas y que sólo descubren al acceder a las "zonas independientes" para recibir atención personal relacionada con otros servicios que ofrece la biblioteca.

Otra carencia importante en las bibliotecas es la limitación de las superficies, tanto en lo que se refiere al espacio atribuido a cada uno para realizar su tarea como a la existencia de zonas comunes, es decir, sala de reuniones, sala de formación del personal, zona de descanso, aseos, vestuarios y taquillas, biblioteca profesional, almacén de material de oficina, almacén para suministros y materiales, archivos administrativos, local para mantenimiento y limpieza (si el edificio se destina exclusivamente a biblioteca), etc. Un entorno laboral adecuado puede aumentar el rendimiento del trabajador y reducir el espacio necesario. Será necesario prestar atención tanto a los aspectos funcionales como a los fisiológicos y psicológicos. Este aspecto no es menos relevante que el objetivo de proyectar ambientes funcionales y agradables para los usuarios.

A simple vista puede parecer que los espacios no públicos de una biblioteca se distribuyen en tres zonas bien diferenciadas: las oficinas, los talleres y los almacenes. Actualmente, la diversidad de tareas que se realizan en los diferentes servicios internos de la biblioteca hace que estos se organicen espacialmente, no atendiendo a los propios servicios en sí, sino a las funciones que en ellos se realizan. Dependiendo del grado de desarrollo de las funciones deben existir espacios propios para cada una o bien permitir la alternancia de varias en un mismo espacio.

La ventaja con que cuentan las bibliotecas universitarias es que a priori pueden calcular el número de usuarios potenciales de una biblioteca y las necesidades de los mismos para poder establecer la plantilla de personal necesaria, pudiendo planificar los espacios en consecuencia. En general, los espacios de trabajo interno deberían planificarse para que permitieran cierta flexibilidad y

polivalencia. Las zonas privativas de algunos de ellos podrían, por ejemplo, estar acristaladas para ser visibles desde las zonas de acceso público y de esta forma podrían obtener en cualquier momento cierta privacidad mediante el uso de persianas u obturadores.

Para la asignación de una cantidad de espacio determinada a cada dependencia no existe una normativa preceptiva estandarizada. REBIUN no ofrece datos concretos al respecto y la IFLA orienta y aconseja sobre las proporciones y medidas de los servicios bibliotecarios, pero advierte de la poca validez universal de las mismas, por lo que los datos que ofrecemos sobre las diferentes áreas de trabajo interno corresponden a medidas en las que coinciden los autores especializados y los profesionales bibliotecarios.

Algunas recomendaciones básicas sobre la circulación por las zonas de trabajo interno de la biblioteca serían:

• La circulación de las personas, los documentos y la información debe ser fluida.
• La programación funcional de espacios se verá condicionada por la cantidad de movimientos de documentos generados entre los distintos espacios internos y, entre estos y los espacios públicos. Así deberán reagruparse en una unidad funcional o separarse en espacios secundarios de las zonas públicas.
• Para establecer la relación de proximidad que tendrán con las áreas de uso público, deberíamos analizar cuidadosamente cada tarea que se realiza en las diferentes áreas de trabajo interno.
• Debemos tener en cuenta la circulación de los materiales y de las personas y la interrelación que se produce en las diversas secuencias de trabajo, evitando interferencias en dicha circulación. El flujo de circulación de documentos será tomado en cuenta para asegurar que el tránsito sea simple, rápido y sistemático entre las respectivas áreas antes de ser incorporados finalmente a las colecciones. Debemos identificar claramente los espacios de circulación y dotarlos de los sistemas de transporte necesarios para la circulación de los documentos, así necesitaremos de montacargas y ascensores (si confluyen distintos niveles), escaleras, cintas transportadoras (para grandes bibliotecas), carros, etc.
• La organización espacial de las diferentes áreas atenderá en lo posible a los pasos que da la documentación desde que se recibe hasta que, procesada y organizada, va a parar a los lugares de uso y conservación, ya sean las salas de libre acceso o bien, los depósitos o almacenes.

la circulación. Este despacho debe tener cierto aislamiento respecto de zonas ruidosas de la biblioteca y necesita 500 lux de luminosidad sobre la mesa de trabajo. Debe estar equipado con una silla o sillón con ruedas, mesa de trabajo, cajonera con ruedas, muebles auxiliares para máquinas, armario, equipo informático, estantería, depósito para efectos personales, mesa de reuniones y sillas.

3.1.2. Gestión administrativa : En este espacio se desarrolla la contabilidad, estadísticas, personal, apoyo a la dirección, custodia de documentos (archivo), registro y secretaría. El despacho debe estar cerca de la dirección de la biblioteca, un espacio de al menos 10-12 m^2 por persona y un 40% de espacio adicional para la circulación. Aislado de zonas ruidosas y 500 lux sobre la mesa de trabajo. Debe estar equipado con una silla o sillón con ruedas, mesa de trabajo, cajonera con ruedas, armario, equipo informático, estantería, muebles auxiliares para máquinas, depósito para efectos personales, fotocopiadora, fax y escáner.

3.2. Área de gestión técnica y conservación

Incluye las tareas de tratamiento y conservación de los documentos, la organización de actividades de información y animación y otras tareas asociadas a la colección. En este espacio se desarrolla la catalogación y proceso, reproducción y creación de documentos, tratamiento físico, refuerzo y encuadernación, clasificación de documentos, exposiciones, difusión de la colección y envíos. Las actividades que se realizan en despachos, como catalogación y clasificación, necesitan de las mismas características que el área de adquisiciones. En cambio, las que se realizan en talleres, como reproducción, encuadernación, reparación, tratamiento físico, etc. necesitan de un espacio de 15 a 20 m^2 por empleado más un 40% de espacio adicional para circulación. Cada máquina o equipo necesita de 4 a 7 m^2 de espacio. Debe tener iluminación natural tamizada en función del tipo de actividad. Se aconseja su cercanía a los núcleos de comunicación vertical y otros sistemas de transporte y en relación directa con los almacenes o depósitos y otros espacios vinculados a cada actividad. Es conveniente ejercer un control sobre la temperatura, humedad, ventilación e iluminación. Por último, debe contar con instalación de agua y desagüe, pavimento resistente y de fácil limpieza y los sistemas de seguridad necesarios. Los despachos o zonas colectivas de trabajo deben disponer del mismo equipamiento que la zona de adquisiciones. Las zonas de talleres deben contar con más estanterías, mostradores o mesas de trabajo, equipos específicos según sea la actividad (encuadernación, digitalización, etc.), equipos de reproducción para varios formatos, carritos y otros sistemas de transporte, además de equipamiento informático.

3.3. Área comunes del personal

Engloban los espacios para descanso del personal, sala de reuniones, sala de formación, aseos, botiquín, vestuarios y almacén de material de oficina. Estas dependencias deben estar dentro de la biblioteca y respetar un espacio de 7 m^2 por empleado para bibliotecas con menos de quince trabajadores y 6 m^2 si son más de quince. A ello hay que añadir un 40% de espacio de circulación. La sala de descanso debe estar cercana a los aseos del personal y el almacén de material próximo o integrado en las zonas de trabajo de administración y estar bajo custodia. Los aseos deben cumplir la normativa de supresión de barreras arquitectónicas. Si la biblioteca no es muy grande, una sola sala puede hacer las funciones de sala de formación y sala de reuniones. La sala de reuniones debe tener mesa grande y sillas además de equipo informático con proyector y equipo de audio. La sala de formación puede tener mesas individuales o sillas de pala, equipos informáticos y proyector. La sala de descanso debe contar con pila de agua fría y caliente, cocina, microondas, frigorífico, armarios, mesa y sillas o butacas y otros elementos que configuren un espacio de relación y descanso. Los materiales empleados para los aseos deben facilitar la limpieza y el mantenimiento, evitando un consumo excesivo. Otros elementos indispensables son los dosificadores de jabón (sobre los lavabos), secador eléctrico de aire caliente o dosificador de papel y papeleras sanitarias. Una habitación como botiquín y unos vestuarios están recomendados para grandes bibliotecas con mucho personal.

3.4. Zonas logísticas

Las bibliotecas que no forman parte de un edificio, sino que constituyen un edificio en sí, deben de disponer de zonas logísticas para otros servicios y para mantenimiento. Entre las zonas necesarias, estarían los almacenes de materiales, una sala de equipos de limpieza, cuartos de instalaciones (climatización, de instalaciones eléctricas, de informática y telefonía, de ascensores y de seguridad), un local para equipos de mantenimiento y una zona de carga y descarga en comunicación directa con los almacenes.

4. Depósitos / Zonas logísticas / Almacenes / Espacios para depósitos de libros

Cada vez son más las zonas de la biblioteca que tienen un porcentaje muy amplio de todo su fondo documental y audiovisual de libre acceso, ya que se ha demostrado que la economía y la libre disponibilidad de los libros y otros documentos es más recomendable, más gratificante y más rentable por el mayor uso que se hace de cada documento. También es verdad que tiene algunos inconvenientes como el desorden y los robos. Actualmente, las nuevas bibliotecas tienden a colocar en libre acceso el mayor número de materiales bibliográficos posible.