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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA
FUERZA ARMADA
CARABOBO NUCLEO GUACARA
DESARROLLO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO BASADO
EN EL LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL BASIC.NET
PARA EL CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LA
EMPRESA 3WSOFT, C.A.
Tutor Académico: Tesistas: Ing. Nagle Padua Br. Carvajal Wilmer C.I.: 5.2259.018 C.I.:20.957. Br. José Machado C.I: 18.253. IX Semestre. Ingeniería de Sistema Guacara, abril de 2017
ÍNDICE DE CONTENIDO
p. Resumen……………………………………………………………………………. iii INTRODUCCIÓN ….……………………………………………………………... CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema………………………………………………………… 3 Objetivos de la Investigación……………….………………………………………. 6 Objetivo General………………….…………………........................................ 6 Objetivos Específicos….…………………………………………..................... 6 Justificación de la Investigación…..…………………………………....................... 7 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación……………….………………..…………………. 10 Identificación de la Empresa………………………………………………………... 15 Reseña Histórica de la Empresa…………………………………………………….. 16 Bases Teóricas……………………………………………………………................. 17 Bases Legales ……………………………….……………………………………… 36 Operacionalización de Variables……………………………………………………. 39 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación……………………………………………………………….. 40 Nivel y Diseño de la Investigación…………………………………………………. 41 Unidad de Análisis………………………………………………………………….. 41 Población……………………………………………………………………… 41 Muestra.…………………………………………………………...................... 42 Fuentes y Técnicas de Recolección de la Información..……………………………. 42 Validez y Confiabilidad de Instrumentos..……………….......................................... 42 Técnicas de Procesamiento y Análisis de la Información…………………………... 44 Fases Metodológicas………………………………………………………………... 46 Referencias Bibliográficas ….……………………………….……....……………. 48 Anexos ……………………………………………………………………………… 51 Anexo A. Cuestionario………..…………………………………………………….. 52 Anexo B. Validación de Instrumento…..…………………………………………… 53 ii
INTRODUCCIÓN
El cambio del ritmo en la vida de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya no puede ir solo al paso de las iniciativas capaces de alcanzar mejoras, la única manera de igualar o superar la rapidez de dicho cambio en el mundo que nos rodea es lograr avances decisivos. Muchas veces se culpa a los empleados, encargados o a los equipos que usan, cuando las cosas no marchan bien, siendo el verdadero problema la forma como se trabaja. Además es importante hacer notar que el proceso fue diseñado para otras condiciones que se daban en el pasado. Toda organización se desarrolla en un ambiente lleno de cambios, políticas y normas que debe aplicarse para alcanzar sus objetivos de manera efectiva, debe de alguna forma proporcionar una serie de procedimientos administrativos y contables, la complejidad de estos, van a depender de la magnitud y el tipo de actividad a que se dedique la organización. A su vez dichos procedimientos se configuran de diversas maneras, tratando siempre de realizar una tarea específica quedando una relación y secuencia cronológica en sus resultados. A medida que la sociedad progresa la necesidad de realizar procedimientos de forma sistemática y ordenada se ha convertido en algo absolutamente indispensable. Dentro de la organización, un sistema permite reunir toda la información procedente tanto de su interior como de su exterior y ponerla a servicio de cualquier otro elemento del sistema que lo necesite e informar a otras organizaciones del entorno. Cuando en una organización los sistemas de información administrativa y contable entre los distintos departamentos presentan barreras organizativas se generan conflictos y se interrumpe el normal desarrollo de las operaciones; tal es el caso de la empresa 3WSoft C.A. en Valencia, estado Carabobo, la cual presta servicios informáticos, que está iniciando sus actividades con la finalidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.
El objeto fundamental de esta investigación, fue desarrollar un sistema administrativo, como una herramienta eficaz en el desarrollo de los negocios y el desenvolvimiento de los procesos administrativos contable y de ese modo lograr convertirse en una organización competitiva a la par con las nuevas estructuras de mercado que se vienen desarrollando en la actualidad. La investigación tuvo fundamentos teóricos y metodológicos adecuados que encaminan a proponer un sistema administrativo y contable que controle las actividades comerciales de la empresa 3WSoft, C.A. de manera que permita realizar sus operaciones de la mejor forma posible. El presente trabajo de investigación estuvo estructurado en capítulos, los cuales se describen a continuación: El capítulo I, contiene el planteamiento del problema, los objetivos de investigación y la justificación o importancia del mismo. El capítulo II, se refiere al marco teórico, describe los antecedentes y bases teóricas que sustentan la investigación, además de la reseña histórica de la empresa 3WSoft, C.A, así como la definición de términos básicos. El capítulo III, presenta el marco metodológico, donde se describen tipo y nivel de investigación, población y muestra objeto de estudio, las técnicas e instrumentos para la recolección de datos y los procedimientos para el análisis e interpretación de los resultados que se utilizaron para lograr los objetivos planteados. En el capítulo IV, se presenta el análisis e interpretación de los resultados en cuanto al desarrollo del sistema administrativo para el control de los procedimientos en la empresa 3WSoft, de igual forma se desarrolla la propuesta del diseño del sistema adaptado a las necesidades del control de procedimientos en la empresa. En el Capítulo V las conclusiones y recomendaciones obtenidas durante el estudio.
quehacer cotidiano humano, y de significativa importancia para el control y agilización de los procesos que así lo requieran. En este orden de ideas, las empresas tienden a optimizar y mejorar su rendimiento para hacerse competitivas, recurriendo con más frecuencia al uso de sistemas automatizados que le proporcione un mejor control administrativo. Sin embargo, el impacto originado en una empresa u organización por la implementación y operación de un sistema puede ser positivo o negativo, y dependiendo de ello puede ocasionar, respectivamente, su aceptación o rechazo por parte de los usuarios o de la misma empresa como tal. Para Morales (2012), dicho impacto estará determinado por los siguientes aspectos:
- El grado como el sistema satisface los objetivos, necesidades y requerimientos de información que tiene la empresa.
- Los atributos de calidad que el sistema posea: Confiabilidad, facilidad de uso, de mantenimiento, calidad de documentación y tiempos de respuesta.
- Eficiente operación del sistema en un ambiente de restricciones, tales como costos, personal y tecnología. (p. 5) Desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y las líneas telefónicas, hasta los sistemas de cómputos que generan reportes periódicos para varios usuarios, deben trabajar armónicamente tomando en cuenta los aspectos mencionados en cuanto al impacto de los sistemas, pues estos proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal, que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. Entiéndase por lo tanto, que un sistema de información, tal como lo plantea Torres (2014), es el medio a través del cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros, todos los elementos del sistema enlazan sus componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo, y es necesario considerar la satisfacción de los objetivos, necesidades, los atributos y
superar las restricciones del ambiente para lograr un impacto positivo en la organización. Por otro lado, según Fernández (2010), un sistema de información está caracterizado por ser:
- Abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene.
- Un sistema hombre-máquina, permite el uso de computadoras que automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre.
- Su entrada está constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituyen la función esencial del Sistema de Información para la toma de decisiones y solución de problemas; actividades vitales en cualquier tipo de organización y que permiten controlar y dirigir su existencia, operación y destino. (p. 21) Por ende, el diseño de sistemas administrativos ha logrado mejorar y desarrollar con eficiencia el mundo empresarial, en ese sentido, es importante resaltar, que la informática es una disciplina apoyada en las diversas técnicas relacionadas con el tratamiento lógico y automático de la información y utiliza como herramienta principal las computadoras, las cuales conjuntamente con el software son los encargados de la captura y procesamiento de datos permitiendo la elaboración de sistemas de información. Por otra parte, dentro de las organizaciones, tanto a nivel nacional como internacional, los sistemas de información son desarrollados para realizar tareas de procesamiento y transacciones de datos que ayudan a las mismas a su mejor desarrollo, control y evolución dentro del área donde se desenvuelven como centro de operaciones. En la actualidad, en Venezuela existen empresas que aún no poseen la ventaja que proporciona el uso y alcance de un Sistema Administrativo, trayendo esto dificultades para tener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las operaciones comerciales que deben registrar.
- Analizar la factibilidad de recursos técnicos, económicos y operativos de la propuesta del sistema administrativo para el control de los procedimientos de la empresa.
- Diseñar el sistema administrativo utilizando el lenguaje de programación Visual Basic.net adaptado a las necesidades del control de procedimientos en la empresa.
- Desarrollar el sistema administrativo bajo el lenguaje de programación Visual Basic.net para el control de los procedimientos de la empresa.
- Implementar el sistema administrativo en la empresa 3Wsoft, C.A.
- Validar la eficiencia del sistema administrativo implementado en la empresa. Justificación de la Investigación Los procesos administrativos dentro de toda organización son el pilar fundamental que garantiza la estabilidad, eficacia, productividad y buen funcionamiento de la misma, por ello se debe brindar especial atención a éstos, ya que a medida que se evoluciona en las actividades económicas se dan los cambios, por tal motivo resulta necesario desarrollar un sistema administrativo que permita el control de los procesos, utilizándolo como herramienta fundamental el lenguaje de programación Visual Basic.net. Es precisamente esto lo que amerita la empresa 3WSoft C.A, para lograr un mejor funcionamiento, mayor rentabilidad y eficiencia que le permitan mantenerse en un mercado competitivo. Los sistemas administrativos han sido diseñados para el procesamiento de grandes volúmenes de información que son generados en las diversas funciones administrativas de una empresa u organización en particular. Estos sistemas liberan del tedioso trabajo y la rutina a aquellas tareas o actividades que se realizan manualmente o semiautomatizados procurando una mayor exactitud en el manejo de la información.
Los sistemas automatizados aplicados en la administración requieren para su funcionamiento de las personas, software y hardware, que debe actuar de manera integrada para una adecuada operatividad del mismo. La empresa 3WSoft, C.A. con la utilización del Sistema logrará realizar los diversos procesos administrativos, como son: control y cálculo de reportes de inventario, ingresos y egresos, entre otros, de una forma más eficaz, rápida y confiable, debido a que actualmente estos procesos se realizan manual o semiautomatizados, trayendo como consecuencia una serie de problemas como: Pérdida de tiempo, pérdida de información, duplicación de datos inválidos, entre otros. Entre los beneficios que brinda el sistema administrativo se tienen:
- Mayor exactitud en la generación de reportes y estados de cuentas (ingresos y egresos).
- Permite el ahorro de tiempo, almacenamiento y búsqueda de información confiable y accesible.
- Reduce la carga de trabajo en los usuarios.
- Generación de información clara, concisa, oportuna e integrada, minimizando de esta forma la duplicidad de información.
- Seguridad de los datos.
- Respaldo de la información.
- Confiabilidad en la información sobre activos y pasivos de la empresa. En el caso de la empresa 3WSoft, C.A., un sistema administrativo permitirá el control de sus procedimientos. En el aspecto metodológico, el aporte que ofrece la presente investigación es significativo para la ciencia de la informática, debido a que sirve como incentivo y fuente de información a otros investigadores que dirijan su estudio a los sistemas de información, profundizando las diversas áreas.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación Existen sistemas a nivel comercial desarrollados para el área de la administración y que guardan relación con el objetivo de esta investigación. Algunos de los más reconocidos y usados a nivel Internacional son: “Sistema Administrativo de Procedimientos” (SAP), este sistema desarrollado en México, ofrece soluciones estándares para las necesidades de información de una empresa. Consiste en funciones integradas en módulos para las siguientes áreas: Planificación de producción, ventas y distribución, oficina y comunicaciones, control, gerencia, recursos humanos, garantía de calidad, activos de la gerencia, mantenimiento de plantas, proyectos de sistemas, soluciones industriales y contabilidad financiera. Además, provee a los clientes herramientas para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales. El ambiente de desarrollo del sistema R/ brinda a los usuarios su propio lenguaje de programación de la cuarta generación (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades comerciales. Opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios niveles. (Universidad de las Américas, 2002). “Software Administrativo Integrado MIXNET”, es un sistema multiusuario bajo redes, el cual integra contabilidad con gestiones auxiliares (caja y banco), ventas y cartera (cuentas por cobrar), compras (cuentas por pagar) e inventario. Es una herramienta de trabajo diario que permite el manejo administrativo de la pequeña y
mediana empresa por medio de una acertada toma de decisiones basada en los múltiples y variados informes que se emiten en las diferentes aplicaciones del sistema. Fue desarrollado bajo el lenguaje Clipper, proporcionando al usuario el uso de la información almacenada en todas las bases de datos generadas por el sistema. (Grupo Technology, 2002). “NovaSoft LTDA” (2004), software desarrollado en Colombia, este es un sistema de gestión integrado para el área administrativa, financiera, comercial, de personal y nómina. Se encuentra compuesto por los módulos de planeación, presupuesto, tesorería, contabilidad, cuentas por pagar, cartera y gestión de clientes, órdenes de compra, contratos, administración de inventarios, activos fijos, archivo y correspondencia, pedidos/facturación, administración y gestión de personal. Otros módulos que permiten complementar su gestión administrativa son: Portafolio de inversiones, cartera financiera, sistema de propiedad horizontal, sistema de taller automotriz, sistema de transporte de carga. Las aplicaciones de este sistema son parametrizables y de fácil manejo, que permiten modificaciones a la estructura de la base de datos, pantallas, transacciones y reportes. Además, cuenta con actualizaciones permanentes e incorpora las últimas disposiciones legales. “SQL Software S.A.” (2004), en Colombia, desarrolló un Sistema Integrado de Servicios Administrativos denominado QUERYX-SISA, en ambiente web (cliente/servidor) que apoya la gestión administrativa en la toma de decisiones y la automatización de los procesos operativos de control de gasto, disponibilidad de recursos, confiabilidad y oportunidad de la información administrativa, contable y tributaria. Ofrece alto grado de parametrización que le permite ajustarse a las necesidades de empresas corporativas, ajustado a la legislación colombiana y disponible para PYMES con la misma funcionalidad y beneficios de la versión para la empresa corporativa. Entre los módulos que incluye, se cuentan compras, bienes y servicios, obligaciones con proveedores, contabilización, seguros, contratos, gastos de viaje, importaciones y cajas menores.
SAINT. Casa de Software, desarrolló el “Sistema Administrativo SAINT”, que se adapta al tamaño de cualquier empresa, ya que su base de datos, menú y módulo de ventas son configurables, donde el usuario puede eliminar o añadir las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. Trabaja en redes hasta noventa y nueve (99) estaciones de trabajo, controla ventas normales y con financiamiento (cálculo de interés) y punto de venta (venta de gran volumen); manejo de compras desde la emisión de la orden de compra hasta recepción de la misma; control de inventario en unidades monetarias, control de servicios de compra y venta, de prestadores de servicio, de vendedores (cálculo de comisiones, efectividad, etc.) control bancario, saldos, conciliaciones, control de impuestos (IVA), permite el monitoreo de estaciones de trabajo (ver actuar a otras estaciones de trabajo diferente a la que se opera). Además, permite exportar información a formatos html, excel, word, pdf, entre otros. (SAINT de Venezuela C.A., 2003). En cuanto al desarrollo de Sistemas Administrativos para empresas, se han realizado investigaciones que hacen uso de herramientas tecnológicas, con miras de atención a las necesidades que tienen las empresas: Henríquez, (2015), en su trabajo especial de grado titulado “Diseño de un programa operativo para los sistemas de caja, bancos, créditos y cobranzas de la empresa Inversiones Rocías, C.A, en Maracay Estado Aragua, Universidad Bicentenario de Aragua. El fin de esta investigación fue presentar un programa para el funcionamiento operativo de caja, banco, crédito y cobranzas, debido a que la empresa fue creciendo y se multiplicaron las actividades dentro de las operaciones económicas de la organización. La investigación obedece a un diseño de campo enmarcado bajo la modalidad de proyecto factible. Con el desarrollo del programa administrativo, se concluyó que permitió optimizar el proceso de control interno en las operaciones propias de la empresa. El diseño de los sistemas y su impostergabilidad hacia la puesta en marcha, sirve como base para la presente investigación, por cuanto ambos expresan la necesidad de
lograr un funcionamiento óptimo en las operaciones inherentes a los procesos administrativos, a fin de hacer un ente más dinámico, organizado y eficiente ante los cambios que se producen tanto interno como externo. Salcedo (2013), centró su investigación en el ¨Desarrollo de un Sistema de Administración de Gerencia de Categorías Hipermercado Hong¨, en Valencia, Universidad de Carabobo. El cual analiza y recopila la información histórica de ventas de la base de datos, con el propósito de evaluar las diferentes tendencias de compra de productos por categorías; utilizó la técnica de Datamining para encontrar los patrones de compra y así establecer criterios para rotar y/o resurtir los productos. Determina además, la rentabilidad de las categorías de los productos mediante un análisis de sensibilidad de una sola variable (tasa mínima de rendimiento) en un período de tiempo hasta recuperar económicamente la inversión, asimismo, de generar el estimado de ventas para cierto período, por medio de redes neurales. Dicha investigación, sirve de referencia para este estudio, ya que ambos permitirán la elaboración de un sistema administrativo, para mejorar el control interno de las empresas, en base a las necesidades de la organización. Por otra parte, se tiene la investigación de Vásquez (2013), con su trabajo titulado, “Estrategia Administrativa para el mejoramiento de la gestión contable de la empresa Inversiones Rodríguez & Linares comercializadores internacionales C.A, en la Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada de Maracay Estado Aragua”. Este estudio represento una investigación en la modalidad de proyecto factible, con un diseño transaccional, descriptivo el cual tuvo como finalidad primordial, la elaboración sistemática de un programa para mejorar los procesos de las actividades administrativas, desarrollada en la mencionada empresa. Para la realización de esa investigación, el autor empleo como técnicas de recolección de datos, la observación y la encuesta. En la elaboración de la propuesta, se dispuso de las recomendaciones y sugerencia en el área financiera de algunos especialistas, los
- Nuestra meta es que los clientes nos reconozcan como un proveedor innovador, confiable y visionario, con productos de alta calidad y bajo costo y que estos satisfagan sus expectativas.
- Forjaremos relaciones de largo plazo con los clientes y exhortaremos a nuestros empleados a interesarse por las necesidades de los clientes. Reseña Histórica de la Empresa La empresa 3WSoft, C.A., fue constituida hace un año por Nirian Romero, nació bajo la forma de Compañía Anónima, tiene por objeto prestar servicios informáticos en general, la compra y venta de equipos y accesorios tecnológicos. En la actualidad opera como distribuidor exclusivo de Premiun Soft/PSKLOUD, con el fin de prestar un mejor servicio a sus clientes industriales y comerciales. Como es una empresa recientemente constituida requiere formar su estructura organizacional y de manera progresiva crear departamentos necesarios para la ejecución y función de sus actividades, para obtener un mejor manejo de los trabajos realizados y el posicionamiento competitivo en el mercado de los servicios informáticos a nivel nacional e internacional. Organigrama de la Empresa Directivos (3) Administración (3) 1 administrador 1 Contador 1 Analista Operadores (5) 5 Operarios de servicio Ventas (2) 2 vendedores Mantenimiento (1) 1 asistente de limpieza
Fuente: La Empresa Bases Teóricas En todo trabajo de investigación es imprescindible hacer una definición clara y concisa de cada tema a tratar en el mismo, ya que en esta parte de la investigación, se inicia y continúa el camino a seguir, una vez que se ha planteado el problema, se ha evaluado su factibilidad, el siguiente paso es sustentar teóricamente el estudio. Teoría de Sistemas En el mundo de los negocios, la palabra sistemas generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas en las empresas. Stair (2010) sostiene que “una empresa es considerada como un sistema que recibe y genera información, la cual es procesada o utilizada por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos” (p. 7); todas las empresas tienen una estructura organizacional, que permite establecer el correcto funcionamiento de la misma. Los sistemas que soportan las decisiones de negocios, deben poseer ciertas características a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error. Ello destaca la importancia de que la empresa cuente con sistemas que garanticen la integridad de la información. Sobre este tema, Catacora (1999) expresa que un sistema se define como: “Un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificados que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común” (p.25). En todo conjunto de acciones, o en toda disposición de seres o casos en las que es posible percibir un ordenamiento lógico a través de su estructura o de su actuación, y en las que cada componente coadyuve según un plan a fin común se puede decir que existe una sistematización, o que constituyen un sistema. Por su parte, Robbins (2013) define sistema como “un conjunto organizado formado por un todo, en el cada una de sus partes está conjuntada a través de una
