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INTRODUCCION A LA GESTION DE PROYECTOS.
DEFINICION DE UN PROYECTO
Es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único. En esta definición encontramos tres aspectos: el temporal, todo proyecto tiene una fecha de fin al contrario que las operaciones en curso las cuales pueden ser indefinidas; es además un esfuerzo, los recurso, tanto materiales como humanos necesitan realizar un trabajo, el esfuerzo es encargado a un equipo u organización; y por ultimo, cada proyecto crea un producto o servicio único, este es el objetivo del proyecto.
EL TRIANGULO DEL PROYECTO.
La forma mas habitual de ver el trabajo de un proyecto se denomina triangulo del proyecto.
Tiempo Coste
Ámbito
De manera que un proyecto presenta las tres delimitaciones del triangulo.
Tiempo.
Es la delimitación mas habitual de cualquier proyecto, el tiempo limitado para el desarrollo del mismo.
Coste.
No solo es el dinero, son todos los recursos requeridos para la realización del proyecto, incluye a las personas y al equipamiento.
Ámbito.
Debemos distinguir dos tipos de ámbito: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto. El primero describe la calidad, características y funciones del producto y el segundo el trabajo requerido para lograr ese objetivo. El ámbito del proyecto se mide en tareas y fases.
TIEMPO, COSTE Y AMBITO: GESTION DE LAS DELIMITACIONES
DEL PROYECTO.
Si el tiempo disminuye puede ser necesario aumentar el coste o disminuir el ámbito del proyecto. Si el coste disminuye puede ser necesario aumentar el tiempo o disminuir el ámbito. Si el ámbito aumenta será necesario aumentar el tiempo o el coste. Cuando el ámbito se increméntara una vez comenzado el proyecto, se denomina incremento del ámbito.
Lo primero que debemos hacer es asignar un calendario al proyecto, para ello el programa proporciona tres calendarios base: Estándar, de lunes a viernes, de 9 a 7 con una hora libre al mediodía. Este es el calendario predeterminado. Turno de noche, cinco días a la semana en horario de 10:00 pm a 8:00 am, con una una hora libre de 3:00 am a 4:00 am 24 horas, todos los días de la semana.
El calendario del proyecto lo crearemos desde:
- Herramientas
- Cambiar Calendario Laboral,
- En el cuadro de dialogo Para, dejamos seleccionado el calendario Estandar
- Nuevo
- Damos Nombre y dejamos seleccionada la opción por defecto “Hacer una copia de:”
- Desde esa misma ventana modificaremos, si es necesario, el horario laboral y estableceremos los días Festivos. Para lo primero haremos clic en las etiquetas de Lunes a Viernes y luego cambiaremos el horario en los campos Desde y Hasta. Para lo segundo basta con seleccionar el día festivo y a continuación seleccionar la opción Periodo no laborable.
Una vez creado el calendario laboral debemos asignarlo como calendario del proyecto.
- Proyecto
- Información del proyecto
- Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo Calendario seleccionaremos el creado anteriormente. Si volvemos a Herramientas, Cambiar Calendario Laboral veremos que ahora aparece seleccionado el nuestro. Podemos agregar información adicional al proyecto desde,
- Archivo
- Propiedades
Podemos cambiar la configuración de la escala temporal haciendo doble clic sobre cualquier posición de la misma, aparecerá el cuadro de dialogo Escala temporal con cuatro pestañas para que modifiquemos el aspecto de la misma. En la pestaña Periodos no laborales, campo calendario escogeremos el creado para el proyecto. Podemos cambiar el aspecto de esos días. Una
vez definido el Calendario debemos definir los siguientes aspectos del Proyecto: El objetivo del mismo. Las tareas a realizar para conseguir ese objetivo. Los recursos, humanos o materiales, que van a realizar esas tareas. Y establecer la duración temporal del proyecto.
INTRODUCCION Y ORGANIZACION DE LAS TAREAS
Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto, representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto y describen el trabajo en términos de secuencia, duración y requerimiento de recursos.
INTRODUCCION DE TAREAS
La vista Diagrama de Gantt es el lugar mas habitual para su introducción. Cada fila de la Tabla Entrada contiene una única tarea a la que se le asigna un ID de tarea. Estos identificadores aparecen en la parte izquierda de la fila. Por cada tarea se mostrara su nombre y su duración, esta será, de manera predeterminada de 1 día.
ESTIMACION DE LA DURACION
La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se empleara para completarla. Obtendremos la duración total de un proyecto entre la primera fecha de comienzo y la ultima fecha de fin de las tareas que lo componen. La duración de las tareas oscila entre minutos y meses. Como el programa no distingue entre periodo laborable y no laborable, la duración de una tarea no esta necesariamente relacionada con el tiempo transcurrido. No obstante se pueden programar tareas para que transcurran tanto en un periodo como en otro para ello asignaremos a la tarea una duración transcurrida. Utilizaremos las siguientes abreviaturas: M mins minuto H hrs hora D días dia S sems semana Ms mss mes
Mt minst minuto transcurrido Ht hrst hora transcurrida Dt diast días transcurridos St semst semana transcurrida Mst mest mes transcurrido
Las relaciones de tareas aparecen de varias formas en MS Project: En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red aparecen como líneas de vínculos entre ellas. En las tablas, los números de identificación de las tareas predecesoras aparecen en el campo Predecesoras de las tareas Sucesoras.
Para crear relaciones entre tareas primero deberemos vincularlas, podemos hacerlo de tres formas distintas:
- Primera a. Seleccionamos, arrastrando el ratón, las tareas a vincular. b. Pulsamos el botón de la barra de herramientas “Vincular tareas” o Edición, Vincular tareas.
- Segunda a. Doble clic sobre la tarea sucesora b. Pestaña “Predecerosa”. c. En el cuadro combinado del campo “Nombre de la tarea” seleccionamos la tarea o ponemos el número identificador de la predecesora.
- Tercera a. Directamente en la propia Tabla de Tareas y en la columna predecesora escribiendo el numero de la misma.
Una vez vinculadas las tareas podremos establecer la relación entre ellas (obviamente la vinculación y relación puede establecerse simultáneamente). Por defecto siempre que se vincula una tarea la relación FC, si quisiéramos cambiarla tenemos dos formas:
- Desde la Tabla de Tareas a. Haciendo doble clic sobre el nombre de la tarea sucesora b. Pestaña Predecesora c. En la columna Tipo y a través de cuadro combinado seleccionándolo.
- Desde la Escala Temporal a. Haciendo doble clic sobre la línea que une ambas tareas b. Cambiando la relación desde el campo Tipo.
VINCULAR TAREAS DISCONTINUAS
- Seleccionamos la primera tares haciendo clic sobre su numero
- Manteniendo pulsada la tecla CTRL seleccionamos la otra u otras tares.
- Icono Vincular de la barra de herramientas.
INSERCION DE NUEVAS TAREAS
- Seleccionamos la tarea encima de la cual vamos a insertar la nueva.
- Insertar
- Nueva tarea Con la inserción de nuevas tareas se renumeran automáticamente los identificadores de las tareas ya introducidas, del mismo modo cambiaran los números de las tareas predecesoras.
DESPLAZAMIENTO DE TAREAS
- Hacemos clic en el número de tarea que queremos desplazar y soltamos el ratón.
- Situamos el puntero del ratón sobre ese número y cuando se transforme en una cruz hacemos clic y arrastramos hacia la nueva posición. Cuidado!. El desplazamiento de una ya vinculadas eliminará esa vinculación.
ELIMINACION DE TAREAS
- Seleccionamos la tarea haciendo clic en su numero identificativo, no en su nombre
- Edición
- Eliminar o tecla SUPR.
Cuidado!. La eliminación de una tarea no desvinculara al resto simplemente se produce un desplazamiento de las siguientes tareas.
INFORMACION ADICIONAL EN LAS TAREAS
- Doble clic sobre el nombre de la tarea
- Pestaña Notas
- Escribir el texto.
TAREAS REPETITIVAS
Son aquellas que se repiten regularmente dentro de un proyecto, como reuniones semanales, inspecciones.
- Nos situamos en la posición donde queremos insertar
- Insertar
- Tarea repetitiva
- En el cuadro de dialogo introducimos a. El nombre de la tarea b. La duración c. El patrón y el intervalo de repetición d. Contestamos que sí.
Hay que tener en cuenta que: El programa crea una restricción del tipo “NCAD” (No comenzar antes de). Podemos ver esa delimitación haciendo doble clic sobre la tarea, Pestaña Avanzado, campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación. (Mas adelante veremos los distintos tipos de delimitaciones). No tiene sentido crear vinculaciones y dependencias entre tareas repetitivas. Tienen deshabilitada la programación condicionada por el esfuerzo. (Mas adelante).
FILTROS DE TAREAS
El icono Autofiltro de la barra de formato nos permite filtrar las tareas del proyecto en función de distintas condiciones. Una vez pulsado el icono aparecerá una lista desplegable a la derecha de cada nombre de campo para que seleccionemos el valor que queremos establecer como condición. A través de la opción “Personalizado” podemos introducir una condición distinta de las predeterminadas.
INTRODUCCION DE UN HITO
Un hito es un suceso significativo que ocurre en el transcurso del proyecto. Normalmente no supone la realización de un trabajo por lo tanto un hito es representado como una tarea de duración 0. Teniendo en cuenta lo anterior, lo introduciríamos como una tarea normal y en el campo duración pondríamos
Si queremos marcar una tarea que posea una duración distinta de 0 como un hito:
- Doble clic sobre la tarea
- Avanzada
- Marcamos la casilla “Marcar la tarea como hito”.
TIEMPO DE POSPOSICION Y TIEMPO DE ADELANTO
Nos permiten adelantar o retrasar una tarea con respecto a su predecerosa, si se especifica un tiempo de adelanto se crea una superposición en una dependencia entre tareas que puede reducir la duración del proyecto. Es decir: El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que termine su tarea predecesora. El tiempo de posposición hace que la tarea sucesora comience algún tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido. Tanto para el adelanto o retraso se usa el campo “posposición” del cuadro de dialogo “Dependencia entre tareas”. El Tiempo de adelanto se especificara con numero negativos.
COMPROBACION DE LA DURACION DEL PROYECTO
Una vez introducidas todas las tareas podemos comprobar la duración del proyecto desde:
- Proyecto
- Información del proyecto
- Estadísticas Y si quisiéramos tener una visión global:
- Ver
- Zoom
- Proyecto completo.
INTRODUCCION DE LOS RECURSOS DE EQUIPAMIENTO
Se configuran exactamente igual que los humanos, sin embargo a diferencia de las personas un recurso de equipamiento podría funcionar a horario completo. En el campo Capacidad máxima esta ira en función del numero de unidades que forman dicho equipamiento.
INTRODUCCION DE LOS RECURSOS MATERIALES Igual que los anteriores pero en el campo Etiqueta de Material introduciremos, si es posible, la unidad en que se mida dicho recurso.
CLASIFICACION DE LOS RECURSOS
Cuando tengamos muchos recursos es aconsejable ordenarlos alfabéticamente para evitar la posible duplicidad de alguno de ellos. Para ello iremos
- Ver
- Hoja de Recursos
- Proyecto
- Ordenar
- Por nombre
ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN GRUPOS
Cumplimentando la columna “Grupo” podemos englobar aquellos recursos con funciones o características comunes. Esto nos permitirá, en un momento dado, filtrar o agrupar los recursos en función del grupo a que pertenezcan.
CREACION DE INFORMACION ADICIONAL PARA LOS RECURSOS
El programa nos permite crear campos personalizados que nos ayuden a organizar la información de los recursos. Estos campos personalizados pueden ser de tipo: o Fecha, que a su vez pueden ser: Comienzo Fecha Fin o Costo o Duración o Numero o Texto o Indicador Sí / No
Para crear un campo de tipo texto con cuadro combinado
- Herramientas
- Personalizar
- Campos
- Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar, Tareas o Recursos
- En la parte derecha seleccionamos Tipo: Texto
- Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo
- Lista de Valores
- Introducimos cada uno de los valores que queremos incorporar a la lista.
- Aceptamos hasta salir de la ventana
Una vez creado el campo lo incorporaremos a la tabla de entrada de la hoja de recursos:
- Botón derecho sobre el nombre de la columna
- Insertar columna
- En nombre de campo buscamos y seleccionamos Texto1(Estudios)
- Aceptamos.
- Damos nombre al informe
- En tabla seleccionamos la que acabamos de crear.
ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea especifica para la realización de un trabajo. En Project no es necesario asignar los recursos a las tareas; se puede trabajar únicamente con las segundas. De todas formas son recomendables las asignaciones pues nos permitirán:
Determinar que personas se encargan de las tareas. Determinar si hay recursos necesarios para la realización de una tarea. Ver si un recurso esta infra o sobreasignado. Comprobar si el recurso esta disponible.
ASIGNACION DE UN RECURSO A UNA TAREA
Como hemos dicho anteriormente, la asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso de trabajo en la tarea. Si además introducimos información relativa al coste del recurso el programa calculara, de forma inmediata, el coste de ambos. El programa redistribuirá, demorando o adelantando en el tiempo, las tareas en función de los recursos asignados. Si no pudiera realizar ese ajuste avisaría con un mensaje. Si queremos anular la predistribución automática:
- Herramientas
- Redistribuir recursos
- Seleccionamos la opción Manual
También podemos mantener la redistribución automática pero anularla en determinadas tareas:
- Seleccionamos las tareas
- Herramientas
- Redistribuir Recursos
- Borrar redistribución
- Tareas seleccionadas
Hay varias formas de asignar recursos:
Desde la barra de herramientas estándar
- En la Vista Diagrama de Gantt
- Seleccionamos la tarea
- Pulsamos el icono de la barra de herramientas “Asignar Recursos”
- Aparece un cuadro de dialogo con los recursos, seleccionamos el adecuado y pulsamos el botón Asignar.
- En el diagrama de Gantt deberá aparecer el nombre del recurso asignado.
Desde el nombre de la tarea
- En Vista Diagrama de Gantt
- Doble clic sobre el nombre de la tarea
- Pestaña Recursos
- Seleccionamos el nombre del recurso. No hace falta introducir las unidades.
Desde la Barra de Menu
- En Vista Diagrama de Gantt
- Nos situamos en la tarea
- Herramientas
- Asignar recurso
- Seleccionamos el recurso
- Asignar
- Cerrar
Desde la propia tabla de entrada
- En la vista Diagrama de Gannt
- Desplazarse hasta la columna Nombre de los Recursos
- Seleccionarlo. Para asignar varios recursos debemos separarlos por;. Las unidades de recursos materiales asignadas a esa tarea deberán ir entre corchetes, si no el programa asume una única unidad.
- En valores ponemos la condición. Si queremos que sea una condición variable escribiremos el texto de la pregunta entre comillas seguido del interrogante hacia abajo.
ASIGNACION DE RECURSOS MATERIALES.
Recordando que los recursos materiales son aquellos que se agotan o consumen durante la vida del proyecto, hay dos formas de tratar su coste:
Asignar una cantidad de unidades fija. Se multiplicara el coste por unidad por el número de unidades consumidas.
- En Vista Diagrama de Gannt, seleccionamos la tarea
- Pulsamos el botón Asignar Recursos
- Seleccionamos el recurso material y en el campo unidades introduciremos la cantidad. Asignar una tasa variable. Se ajustara la cantidad y el coste del recurso según la duración de la tarea.
- Ver, Uso de recursos
- Seleccionamos el recurso material
- Ventana, Dividir
- Vamos asignando una tasa para cada tarea.
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS
Cuando la cantidad de recursos humanos o de equipamiento no sea constante durante la vida del proyecto es posible variabilizar esas cantidades en determinados periodos de tiempo.
Podemos configurar la disponibilidad de los recursos en fechas determinadas.
- Ver
- Hoja de Recursos
- Doble clic sobre el recurso
- Pestaña General
- Sección Disponibilidad de recursos.
- En la primera fila del campo disponible desde dejamos NA (por defecto es la fecha inicio del proyecto), intoducimos la fecha Hasta
- Y asi sucesivamente.
COSTES DE LOS RECURSOS Y DE LAS TAREAS
Normalmente serán los recursos los que generen la mayor parte de los costes del proyecto pero también puede haber costes sin recursos pues los primeros estarán asociados directamente a las tareas. La introducción de costes nos permitirá calcular un presupuesto que podrá ser comparado durante el transcurso del proyecto.
INTRODUCCION DE LOS COSTES DEL RECURSO
Estando en
- Ver
- Hoja de recursos
- Tabla
- Entrada Se introducirán en los campos:
Tasa Estándar, los recursos de tipo trabajo se expresara sobre unidades de
tiempo, por ejemplo €/hora. En los recursos de tipo material se expresar en precio unitario teniendo en cuenta que este se multiplicara por las unidades introducidas en el campo “Etiqueta del material”.
Tasa de Horas Extra, lo que su nombre indica. El problema para las tasas de
horas extra es que el programa no sabe cuando estas se realizan, es decir no controla si un recurso excede las 8 horas diarias o 40 semanales, tenemos que ser nosotros quienes especifiquemos el numero de horas extra realizadas por el recurso. Para ello tendremos que incorporar ese campo.
- Ver
- Uso de tareas
- Ver
- Tabla
- Trabajo
- Seleccionamos la columna donde insertaremos el nuevo campo
- Boton Derecho sobre la selección
- Insertar columna
- En Nombre de campo buscamos y seleccionamos el campo “Trabajo de horas extra”.
