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ETIQUETA Y PROTOCOLO EN EVENTOS ESPECIALES
I. DEFINICIONES
Protocolo : Código de la urbanidad internacional, regla ceremonial diplomática por decreto o por costumbre. Cuando se habla de Protocolo, mucha gente tiene la idea de algo, que concierne sólo a los diplomáticos, por eso se considera cosa lejana, ajena a la vida diaria. El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional. Ceremonial : El ceremonial es, muestra de amabilidad y respeto a la persona. Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamenta las relaciones entre altas autoridades y personalidades en las ceremonias y actos, de acuerdo a un principio de igual jurídica, dando a cada uno de los participantes el privilegio y las inmunidades a las que tienen derecho. Se puede considerar como un sinónimo de Protocolo; es el conjunto de reglas aplicadas a las formas y detalles que deben observarse en la correspondencia oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores, de una Misión Diplomática y en general de todos los documentos y tratados, acuerdos y convenios, declaración de plenos poderes, cartas credenciales, cartas de retiros, cartas o despachos cruzados entre Jefes de Estado o Ministros de Relaciones Exteriores, etc. Etiqueta : Conjunto de reglas que se usan en la cotidianidad, de acuerdo con convenciones sociales de cada ciudad. Normas establecidas que las personas bien educadas observan en su trato con los demás. La Etiqueta comprende las reglas de cortesía y buenos modales indispensables para suavizar las no siempre fáciles relaciones personales. Cuanto más las apliquemos a nuestros actos diarios, tanto mejor contribuirán al éxito de cada persona. Glamour : Elegancia, atención, naturalidad, discreción; es saber comportarse en todas las circunstancias de la vida. Es saber realizar con gracias los movimientos más triviales, como caminar, saludar, atender a sus invitados en casa, o a sus visitantes en la oficina. La gentileza y el estilo profesional son producto de haber aprendido el sentido de la buena conducta, en las actividades cotidianas del campo de los negocios, al tratar a la gente con consideración. La persona de negocios que sabe manejar cualquier situación con confianza y delicadeza, ha aprendido las reglas de la etiqueta y los buenos modales, e irradia seguridad en sí mismo. Urbanidad El diccionario de la Real Academia Española la urbanidad es: cortesanía, comedimiento, atención y buen modo. Una serie de pautas de comportamiento que se deben cumplir y acatar para lograr una mejor relación con las personas con las que convivimos y nos relacionamos. Cualquier sociedad cuenta con unas normas de comportamiento. Saber que las cosas se piden por favor, que se da las gracias por casi todo... y otras muchas pequeñas cosas hacen que nuestra vida sea mucho más agradable.
Cortesía La cortesía es un comportamiento humano cuya mejor expresión es el uso práctico de las buenas maneras o las normas de etiqueta. Es un fenómeno cultural definido y lo que se considera cortés en una cultura puede a menudo ser absolutamente grosero o simplemente extraño en otra. Es el grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas. También influirá en la actitud general de un funcionario el eventual contacto con el público y clientes. Generalmente son los directores de las compañías quienes marcan el estilo de la vestimenta y, como cada empresa es un mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella. También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido común.
- Francés. Los anfitriones presiden la mesa colocados en el centro de la misma y enfrentados. Las precedencias se sitúan partiendo del centro de la mesa. Es el sistema más utilizado en todo tipo de actos (tanto oficiales como privados). PRECEDENCIAS ECLESIÁSTICAS -SANTO PADRE -CARDENALES -PATRIARCAS -ARZOBISPOS -OBISPOS -VICARIOS (quien sustituye a otra personas por tiempo indefinido o determinado). -CANÓNIGOS -MONSEÑORES -SACERDOTES PRECEDENCIAS MILITARES -EJERCITO -ARMADA -FUERZA AÉREA -POLICIA PRECEDENCIA EN VEHÍCULOS Y CARRUAJES En el interior de los vehículos también se debe guardar una determinada precedencia, si bien no suele ser muy vista (pues pocas veces se puede ver el interior de los transportes, ya sean coches, aviones, etc.). En vehículos cuyos asientos están colocados en el sentido de la marcha, y lo aborden tres personas, el primer puesto es el de la derecha del asiento trasero; el segundo el de la izquierda, el tercero al lado del conductor. Cuando son cuatro los ocupantes, el
primer puesto es el de la derecha del asiento trasero, el segundo el de la izquierda, el tercero el centro del asiento trasero y el cuarto junto al conductor. En todos los vehículos sube primero la persona de mayor categoría, siguiendo las demás en orden de jerarquía, teniendo en cuenta el lugar que le corresponde y la comodidad de la ocupación. Para descender se procede a la inversa. En lancha, buque o aeronave, la persona de mayor categoría se embarca de última y desciende de primera. En ascensores, entra de primera y sale de última. El siguiente diagrama ilustra el orden y las jerarquías en las precedencias militares:
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
MINISTRO DE DEFENSA
(Civil o Militar)
FUERZAS ARMADAS DE COLOMBIA
COMANDO FUERZA MILITARES POLICÍA NACIONAL
(Encargado de la Soberanía nacional) (Encargado del orden
público)
Ejercito
Armada
Fuerza Aérea
Situaciones especiales.
- Dar la mano a un zurdo con total naturalidad se da la mano izquierda.
- Manco o persona lesionada de una mano. Se da la otra mano, y en caso de no tener ninguno de los dos brazos, dar un pequeño abrazo.
- Falta de algunos dedos. Se da la mano de igual forma que a cualquier otra persona. Apretar sin ningún temor, que no se note miedo o rechazo.
- Guantes. Nunca se da la mano con los guantes puestos. En el caso de las señoras, aunque se permite, es mucho más correcto quitárselos. ASAMBLEA Una Asamblea de Socios, no es mas que una convocatoria de todos los miembros de entidad comercial o empresarial con la finalidad de describir, analizar y escuchar todos los pormenores de la empresa, es importante que sea participativa y que este en el marco de los objetivos. Se presenta el Tesorero, Secretaria y miembros accionistas, tiene que haber un representante legal notarizado, para dar fe y testimonio de lo tratado, se firma un libro de asistencia, con la finalidad de que cada miembro aparezca registrado. Es importante esta asamblea porque se establecen los lineamientos para fines de la empresa. Se notifican nuevos cambios, nuevos propósitos RUEDA DE PRENSA Una rueda de prensa o conferencia de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda. La mayoría de las ruedas de prensa están convocadas por instituciones, partidos políticos , sindicatos y grupos empresariales, que a su vez son los que tienen mayor poder de convocatoria. También pueden convocarla todos aquellos grupos o movimientos sociales que deseen dar a conocer a la opinión pública algún asunto. Se sirven de este método asimismo las entidades organizativas y promotoras de distintas actividades para hacer llegar sus programas a la ciudadanía y los famosos (futbolistas, cantantes, actores). Los medios de comunicación no acuden indiscriminadamente a todas las convocatorias sino que seleccionan las que consideran más interesantes o importantes. Los temas que se tratan en las ruedas de prensa son muy variados y dependen de los intereses de los organizadores. Cuando el periodista acude a la rueda de prensa sabe de antemano los temas a tratar y en muchas ocasiones se les entrega por escrito un pequeño resumen con el contenido del acto. Las expresiones rueda de prensa y conferencia de prensa se suelen considerar sinónimas, pero no hay que confundir esta última con la conferencia o charla
EL BUFFET. QUE ES Y CUANDO SE HACE
Un gran desconocido en nuestro país, hasta hace, relativamente, poco tiempo que ha sido muy popularizado por muchos hoteles y restaurantes. Podemos describirlo como un "intermedio" entre la comida y el cóctel. Es una comida con autoservicio "Self-service". El propio comensal es quien debe servirse. A diferencia de otro tipo de comidas (como el lunch o el cóctel que se toman de pie) el "buffet" se toma sentado. Una de las ventajas, es que permite una gran libertad a las personas para moverse y sentarse donde lo deseen. En muchos restaurantes, existe un "buffet" para cada tipo de comida. Especifican desayuno "buffet", comida "buffet" o cena "buffet". El "buffet" cuenta habitualmente con dos módulos principales: uno donde se dispone la comida y los cubiertos, generalmente, y otro donde se colocan las bebidas, la cristalería, la vajilla y las servilletas. En muchos hoteles y restaurantes cuentan con una "isleta" central donde se dispone todo en un solo bloque, y debemos recoger todo (comida, cubiertos, vajilla, etc.) "circulando" alrededor de la misma, eligiendo los platos que deseemos. Nunca se deben llenar los platos demasiado, y es mejor levantarse para repetir del plato que queramos. El "buffet" puede ser frío, caliente o mixto (platos fríos y calientes). Los alimentos presentados deben ser sencillos de servir y de comer. Seguramente no encontrará en "buffets" caracoles, sopas y platos un poco engorrosos de servir o de transportar. Como característica principal, podemos indicar que aquí se permite servir varios alimentos en un mismo plato. A la hora de servirse, utilice los cubiertos que hay en las bandejas, y no utilice sus propios cubiertos. Uno de los principales "problemas" que nos solemos encontrar cuando nos vemos en un "buffet" es como movernos. Si las mesas se encuentran pegadas a la pared debemos empezar por la parte izquierda e irnos desplazando hacia la derecha. Por el contrario, si la mesa se encuentra en el centro (la "isleta" comentada anteriormente de muchos hoteles y restaurantes), debemos empezar por la derecha e irnos desplazando hacia la izquierda hasta completar toda la vuelta. Una pista de dónde empezar, nos la pueden dar las servilletas y los cubiertos, que suele indicar el punto de comienzo del "buffet". Lo esencial para una boda buffet ¿Cómo servirlo? Lo importante es el orden al momento de presentar el buffet: primero los entremeses y luego el plato fuerte; ambos pueden ser fríos y calientes. Las diferentes opciones de postres, se sirven una vez que se han retirado todos los platillos salados o se colocan en una mesa aparte de lo salado, lo que es mucho más recomendable.
Se trata de una de las formas más sencillas y prácticas de servir la comida en una fiesta; su dinámica básicamente consiste en colocar todas las preparaciones en una mesa y que los comensales se acerquen, tomen un plato y los cubiertos, se sirvan los que les apetezca en el orden y cantidad que les plazca. Descrito de este modo, un buffet es el sueño dorado de cualquier anfitrión, porque, en teoría, no exige su presencia constante al momento de servir. También se traduce en un ahorro significativo de personal para el servicio y la posibilidad de que todos queden contentos porque pueden comer a su gusto. Además contará con más tiempo y posibilidades de disfrutar la reunión que usted mismo organizó. Pero el éxito de un buen buffet exige organización y tomar en cuenta algunos factores para que esta opción, cuyo norte es la practicidad, no se convierta en el camino en otra cosa. ¿De cuánto dispongo y con qué cuento? Las respuestas a estas interrogantes definirán el servicio en sí. Es decir, el número de invitados, el menú, la fecha y el lugar. Es muy importante tener estos aspectos muy claros porque sólo de ese modo tendrá garantizada buena parte del éxito. Dinero La cantidad de la que disponga, le permitirá tomar una decisión importante: mayor cantidad de gente y sacrificar la calidad o viceversa. Lo que sí es importante, es desterrar aquellas creencias como siempre falta alguien, muchas personas están a dieta o los niños no comen, sólo por citar algunas, porque es muy desagradable que se acabe la comida a medio camino. Cocinero Tanto si decide contratar los servicios de un cocinero profesional o de una agencia de festejos, como si cocina alguien de la casa, sea sincero con las cantidades y dependiendo del caso escoja el menú. Si contrata un servicio de catering , aproveche la presencia del cocinero para servir platillos que exijan prepararlos al momento como risottos, ceviches, crepes y salsas a base de huevo como la holandesa. En cambio, si el menú se elaborará en casa, escoja recetas que se puedan dejar parcialmente hechas el día anterior, que sólo requieran calentarse o gratinarse en el último momento para que usted disfrute la ocasión. El menú El secreto en la selección es la palabra equilibrio entre los sabores, colores y grupos de alimentos. Siempre que escoja una preparación, piense que se tiene que ver tan linda y bien presentada en el plato como en la fuente de servicio. También considere los gustos de sus invitados; la idea de toda fiesta es pasarla bien y la comida es básica en esta premisa. Sirva lo que siente que le gustará a la mayoría y si desea colocar una opción poco convencional, ofrezca alguna alternativa más complaciente. De temporada Lo primero a considerar al elaborar un menú son los alimentos en temporada, esto abaratará los costos y le dará la posibilidad de obtener ingredientes de mayor calidad. Todos los que son Procure que su menú contenga todos los grupos de alimentos; es decir proteínas como carnes, huevos, lácteos y sus derivados; vegetales y harinas, como pan, pasta, papas, maíz. Si por algún motivo dobla la oferta de alguno de estos, hágalo en el resto, por ejemplo: si decide servir carne de res y pescado, entonces coloque dos tipos de ensaladas y dos contornos con base de harina.
Color Al hacer la selección piense de qué color es la comida, así evitará que todo se vea igual, lo cual no suele ser apetitoso. Texturas Juegue con ellas, esto le dará un toque diferente y todos tendrán la sensación de que hay más variedad de la que existe realmente. Combine platillos cremosos, crujientes, esponjosos, secos y con salsas. Sabores Intente establecer equilibrio entre los sabores; es importante no abusar de la especias, y que algunos platos en verdad cumplan la función de acompañantes, al ser bajos en sabor. También procure la presencia de sabores dulzones, ácidos, amargos y salados; esto ayudará a que queden claramente diferenciados unos de otros. Temperatura: Combine platillos calientes y a temperatura ambiente. Si alquila chefandishs , procure que la comida no esté demasiado tiempo en ellos porque tiende a secarse. Una opción interesante para los días calurosos es ofrecer varios tipos de ensaladas, terrinas y carnes en vinagreta. Lo importante es que cada cosa se sirva a la temperatura ideal y en el punto exacto de cocción o frescura. Cantidad de comida: Al seleccionar el menú, imagíneselo todo puesto en un solo plato; si es posible dibújelo. Se sorprenderá cómo entenderá el tamaño exacto que cada ración debe tener. Si ofrece más de una opción, sirva medias raciones. Siempre existirá una persona que deseará sólo una cosa, entonces le servirá ración doble, pero eso se compensará con los otros platos. En ese caso, cuente las medias raciones como raciones completas. Considere estas máximas Si alguien se ocupa de servir la comida, rendirá el doble. Siempre hay quien repite; entonces al número de comensales súmele cinco por ciento más. Considere la comida del personal de servicio y procure que coma antes del evento. Ubicación El lugar donde colocará el buffet le evitará molestias tanto a usted como a sus invitados. Por una parte, es preferible que esté cercano a la cocina y de ser posible que las escaleras en el camino sean de pocos peldaños, al igual que en un lugar techado porque tanto el sol como la lluvia son su peores enemigos. Sin embargo, es importante que el lugar esté lo suficientemente iluminado para que la gente vea lo que se está sirviendo. Fácil acceso y salida Si el número de invitados supera 30 personas, disponga la comida de modo que pueda tener dos entradas y no se enfrenten al salir. Si tiene más de 200 comensales, disponga de dos mesas con dos entradas cada una; eso evitará largas colas y que en el lapso de una hora todos hayan podido comer. Puesta en escena Considerados todos los puntos anteriores, ahora es necesario definir el orden en que se colocan los utensilios y los alimentos.
EL CÓCTEL. CUANDO Y COMO CELEBRAR UN CÓCTEL
Es un tipo de "acto" cuya celebración puede celebrarse por los más diversos motivos: presentación de un libro, de un producto, de un servicio... Suelen ser actos para congregar a una gran cantidad de personas. El horario más utilizado es el de media tarde entre las 19 y 21 horas (aunque se puede llamar aperitivo o lunch), aunque también podemos encontrarnos algunos "actos" de mediodía entre las 12 y las 13,30 horas, aproximadamente. A la hora de elegir vestuario deberemos tener en cuenta, la importancia del acto y la hora (si es de mediodía o de tarde). La celebración de un cóctel tiene por regla general como escenario los salones de un hotel o de un restaurante. En temporada estival puede ser el jardín o espacios al aire libre. La denominación de cóctel, puede ser "equivalente" en cierta medida a un aperitivo en castellano. Un cóctel es un acto "de pie" en el que todos los invitados "circulan" libremente por las instalaciones. Puede haber una presentación previa (en forma de pequeña charla o conferencia), antes de pasar al salón donde "realmente" se sirve el cóctel propiamente dicho. Habrá que disponer de al menos dos mesas principales. Una en la que suele colocarse toda la comida, tanto dulce como salada. En la otra se dispone toda la bebida así como la cristalería, la vajilla y las servilletas. Aunque en la mayoría de las ocasiones habrá servicio de camareros y ellos serán los encargados de ir "circulando" entre los invitados ofreciendo en bandejas los canapés y las bebidas. La comida deberá ser presentada en pequeñas porciones (canapés) que se puedan tomar de un solo bocado, evitando disponer comidas "engorrosas" para comer de pie. También es habitual contar con una mesa de "descarte" en la que se depositan copas y otros elementos usados, o podemos esperar a que pasen los camareros y las depositemos en sus bandejas vacías. Es muy importante calcular correctamente el número de invitados para disponer del salón adecuado. Todos hemos acudido en alguna ocasión a "actos" de este tipo donde era muy difícil moverse. Haga cálculos entre los metros cuadrados disponibles del salón y el número de invitados asistentes, aunque en la mayoría de los hoteles nos indicarán previamente la capacidad de cada uno de ellos. La duración de un acto de este tipo no debería sobrepasar la hora, aunque dependiendo de la magnitud del mismo y del número de invitados, podría alargarse un poco más.
ETIQUETA Y PROTOCOLO
BANDERAS
INCORRECTO CORRECTO
VII Congreso Gastronómico de Popayán VIII Congreso Gastronómico de Popayán País: Francia País: China Dpto.: Guajira (2009) Dpto.: Meta (2010) La imagen del lado derecho ilustra la ubicación de las banderas bajo techo, las cuales se encuentran organizadas de forma incorrecta, ya que según las precedencias, la bandera de Francia debería estar al lado derecho del país anfitrión, es decir, al lado derecho de la bandera de Colombia (centro). De esta manera, la que en su orden continuaría al lado izquierdo de la bandera de Colombia, debería ser el departamento invitado, es decir, Guajira. Le sigue en cuarto lugar (extremo derecho) la bandera del departamento anfitrión (Cauca), y al extremo izquierdo la de la ciudad anfitrión, Popayán. La imagen del lado izquierdo ilustra la ubicación de las banderas bajo techo, las cuales se encuentran organizadas de forma correcta, ya que según las precedencias, el país anfitrión, Colombia, está en el centro, le sigue al lado derecho el país invitado, China, y al lado izquierdo el departamento invitado, Meta. Le siguen al extremo derecho el departamento anfitrión, Cauca, y por último la ciudad anfitrión, Popayán.
-Intensidad del trabajo: Variable tanto durante la organización, como dependiendo del público al que va dirigido y la cobertura del mismo. 2) Antes de organizar un evento es preciso tener en cuenta algunos aspectos previos: -Preguntas clave en el diseño inicial: ¿Disponemos de medios?, ¿Conocemos el tema?, ¿Tenemos experiencia? -Búsqueda de apoyos: A nivel político, deportivo, social y organizativo. -Requisitos disponibles: Fecha, lugar, duración y medios. -Aspectos de imagen 3) Por último, nos parece interesante exponer las áreas básicas que debe tener un evento deportivo: -Secretaria general: Integra la labor administrativa del evento, envío de cartas, solicitud de permisos y ayuda al resto de áreas. -Económica-Legal: Integra al respaldo económico, taquilla, jurídico, captación de los patrocinadores. -Marketing: Integra al respaldo de imagen externa e interna, actividades promocionales, protocolo, etc. -Logística: Integra al respaldo de alojamiento, manutención, transporte, actividades complementarias. -Infraestructura: Integra al respaldo de instalaciones, seguridad, equipamiento, personal, etc. -Técnica: Integra a deportistas, árbitros, voluntarios, servicios médicos, etc.
