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- Marco teórico Para toda organización la comunicación se convierte en un pilar fundamental que permite el desarrollo de la construcción de proyectos para recepcionar entre los colaboradores información fluida, ideas, mensajes, decisiones y respuestas asertivas, con el fin de poder dar cumplimento a sus objetivos organizacionales. Si dentro de una organización se logra el establecimiento y mantenimiento de una comunicación constante y fluida, se logra a su vez una notable influencia en los colaboradores en su desempeño, productividad, compromiso y sentido de pertenecía con la organización. De este modo y para tener un mayor conocimiento, a continuación, se relacionarán diferentes teorías de autores que permitirán entender la importancia de que las organizaciones mantengan sus canales de comunicación constantemente retroalimentados y fluidos, lo que a su vez mantendrá su cultura constantemente fortalecida. Importancia de la comunicación Organizacional Robbins (1996), le da el significado a la comunicación organizacional como aquel proceso, mecanismo o herramienta que establece y necesita una organización para cumplir con sus objetivos planteados. (Herrera, 2016, pág. 6) Según este autor, en toda organización se deben realizar y definir diferentes procesos, dentro de los cuales se encuentran el cumplimiento de las metas, planeación, análisis, y estructuración de procesos que le permitan crecer a nivel social e institucional, teniendo en cuenta a su vez, que todo tipo de relación laboral logra establecerse gracias a la comunicación, dado a que la buena comunicación en una organización permite estructurar los flujos de la misma, mantener conexiones eficientes entre los sujetos, cooperación, entendimiento de las funciones, competitividad, entre otros una gran magnitud de beneficios que permiten a su vez que la cultura organizacional se mantenga constantemente fortalecida, pero para que esto suceda, se necesita de la participación de varios elementos, que se consideran como indispensables para que la comunicación sea transmitida con eficiencia. Estos elementos son: Emisor: En el cual los sujetos lograr emitir un mensaje. Receptor: Hace referencia al sujeto que recibe el mensaje. Mensaje : Se refiere al contenido del mensaje emitido Canal: Se refiere al medio que se escoge para transmitir o enviar los mensajes. Código: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.
Contexto: Situación en la que se produce la comunicación. (Gaviria, 2014, pág. 15) Estos elementos son necesarios para la generación, transmisión, fluidez de información y mensajes según la sociedad, comunidad u organización, esto con el fin de poder dar cumplimento a sus objetivos puntuales. Los roles que debe cumplir la comunicación dentro de una organización son diversos, gracias a estos elementos de comunicación las organizaciones logran dar ejecución a las políticas y los planes orientados a los objetivos de la misma, a través de diferentes canales, que permiten la trasmisión y claridad de la información para ejecutar las tareas, los planes y las estrategias. Por otra parte, Chiavenato (2013), expone que a medida que el mundo evoluciona, las empresas están en el deber de evolucionar con el tiempo y fortalecerse internamente para seguir adelante, (Gaviria, 2014, pág. 17). Tal y como lo expone el autor, una organización que no cuenta con una comunicación interna efectiva entre sus colaboradores y directivos puede causar en la misma un retroceso, ocasionando una baja productividad y calidad en el servicio, lo que a su vez arrojara como resultado insatisfacción de sus clientes y colaboradores, lo que no resulta conveniente para ninguna institución. Es por esto, que los líderes de una organización cuentan con toda la responsabilidad de fortalecer el interior de su institución, de generar iniciativas que motiven a sus colaboradores, eliminar los rumores que afecten su clima laboral, y orientar a los mismos a trabajar en un objetivo común, con el fin de sacar adelante su empresa. De este modo, se considera pertinente conocer las funciones específicas de las que la comunicación interna se encuentra encargada. Rol de la comunicación interna en las organizaciones Toda organización en su interior cuenta con ciertas funciones establecidas. Dentro de estas funciones específicas se encuentran las que se encargan del direccionamiento de la comunicación, en donde las más importantes se puntualizan como; La garantía de fomentar o modificar la cultura corporativa existente. La colaboración en el logro de los objetivos, las políticas, los planes y programas corporativos. La generación de entendimiento en temas complicados de la organización. La satisfacción en las necesidades de información y comunicación de las audiencias internas.
Importancia del establecimiento de estrategias de comunicación en una organización. En toda organización no solo será suficiente la comunicación, sino también tener en cuenta lo que se puede llegar a lograr con un buen manejo de comunicación y la ventaja en que esta se convierte para el logro de los objetivos organizacionales. En el siguiente párrafo y para hablar de comunicación estratégica, se hace mención a (Scheinsohn, 2009), quien asegura que la comunicación estratégica es “una interactividad que interviene para asistir a los procesos de significación, ya sean éstos en empresas o en cualquier otro sujeto social” (Citado en, Egas y Yance, 2018, p. 4) este proceso le permite a toda organización la proyección en planes estratégicos que se encuentren orientadas al cumplimiento de las metas de la empresa. Por lo tanto, la comunicación estratégica se convierte en pilar fundamental de toda organización, la cual se puede ver reflejada en el publico externo, en donde el objetivo primordial de la organización es dar a conocer su misión y visión. Así mismo, para el fortalecimiento y perfeccionamiento de canales de comunicación dentro de una organización, se hace necesario, el uso de estrategias comunicacionales orientada a las normas de interacción, intervención e integración, reflejada en la cultura organizacional, la cual facilite a través de sus medios la estimulación de valores como, la armonía, la unión, la integración, la transparencia y la cooperación. (Egas y Yance, 2018, p.
Si una organización quiere mantener alineados, motivados1, integrados e informados a sus colaboradores deberá mantener sus canales de comunicación retroalimentados y perfeccionados, dado a que probablemente las fallas en la comunicación pueden generar deterioro en la cultura, teniendo en cuenta que para toda organización es importante mantener la conducta de sus colaboradores. Por lo tanto, la identificación de la cultura organizacional es fundamental, para lograr mantener orientados y enfocados a los colaboradores sobre las normas, misión, visón, valores, costumbres, creencias, objetivos y políticas de la misma, si la intención de la organización es el aumento en el sentido de pertenencia de los colaboradores con esta. Cultura organizacional A la hora de hablar de cultura organizacional, no puede dejarse de lado los grandes aportes de aportes de Edgar Schein, el cual manifiesta que la cultura de una organización dependerá de la cantidad de las personas que interactúan entre sí, con el propósito de lograr algún objetivo en su entorno definido. (Citado por Bernal y Cortes, 2016, p. 41). Tal y como lo expone Schein “La cultura de una organización se refiere a las presunciones y creencias básicas que comparten los miembros de una organización, las cuales operan en forma inconsciente, definen la visión que los miembros de la organización tienen de esta y de sus relaciones con el entorno que han sido aprendidas como respuestas a los problemas de subsistencia en el entorno y a los propios de la integración interna de la organización” (citado por Bernal y Cortes, 2016, p. 41).
Schein plantea que las organizaciones forman parte de un sistema abierto, conformado por directivos, colaboradores, etc., el cual cuenta con una estructura, planeación y coordinación, que se encarga de mantener alineados a todos sus miembros, ya que la participación en equipo de los colaboradores se convierte en el elemento esencial para el logro de los objetivos establecidos por la misma. De acuerdo con estos conceptos planteados por el autor Edgar Schein, el concepto de cultura puede ser usado como aquel medio en los que se logra influir de gran manera en los intereses del personal interno, en donde el objetivo consiste en incitarlos a adquirir nuevas habilidades y a innovar. Por lo tanto, identificar la cultura organizacional es sumamente importante, ya que una vez identificada la cultura al interior de una organización, permite a la misma realizar un plan de formación a sus colaboradores, con el objetivo de orientarlos y enfocarlos a sus objetivos organizacionales. Schein (1988), plantea que existen cuestiones internas que toda organización debe desarrollar: cuestiones como; “Lenguaje común y categorías conceptuales, (si el grupo no puede comunicarse ni entenderse bien, el grupo es imposible). Limites, grupales y criterios para la inclusión y exclusión, conceso común sobre quienes están dentro y quienes fuera. Poder y jerarquía, es vital para que los miembros puedan controlar sus sentimientos agresivos. Intimidad, amistad y amor, Relaciones entre iguales y entre los sexos. Recompensas y castigos, todo grupo debe saber cuáles son. Ideología y religión” (Pedraza , Obispo, et. al, 2015, pág. 19). Según lo que expone Schein, las potencias más grandes en el universo se componen por su contexto, en el cual existen elementos dentro de cada organización que hace que sean más eficaces que otras, en donde los aportes individuales y las relaciones entre los miembros de la misma influyen notoriamente. Por otra parte, toda cultura organizacional debe cumplir con ciertas funciones; según lo planteado por Schein estas funciones son;
con el diseño y planificación de las necesidades comunicativas, en el que se busca involucrar a todos los miembros de la organización para desarrollar el proyecto, fomentando así la colaboración, que busca aumentar el sentido de pertenencia de estos con la institución. (Sánchez, 2014, citado en Gaviria, 2014 p. 28) Estos planes de comunicación interna logran, El establecimiento de un conjunto de programas coherentes que incluyan cada uno de los circuitos de comunicación transversal, haciendo la comunicación más ágil y adecuada a las necesidades de la organización. Que los mensajes lleguen a donde se trasmiten. Generación de canales de información seguros. Brindar garantía de la comunicación emitida Y la creación de canales electrónicos, escritos y presenciales. (Sánchez, 2014, citado en Gaviria, 2014 p. 28) Un plan de comunicación bien elaborado ayuda a mejor la imagen de la organización tanto interna como externamente, dado a que le otorga credibilidad a la institución y adicional a esto genera orden y control permitiendo a su vez el cumplimiento de logros y metas establecidos.
Referencias
Herrera, 2016, pág. 6: , (Herrera, 2016, pág. 6), Gaviria, 2014, pág. 15: , (Gaviria, 2014, pág. 15), Gaviria, 2014, pág. 17: , (Gaviria, 2014, pág. 17), Gaviria, 2014, pág. 28: , (Gaviria, 2014, pág. 28),
