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Clase 1: Capacitación. Concepto y proceso básico. Objetivos de la capacitación. Contenidos de la Capacitación. Aportes de la Capacitación a la Gestión Empresaria.
Introducción: Estimados alumnos, les doy la bienvenida a la primera clase del módulo de Capacitación, donde aprenderemos los principales conceptos del proceso de capacitación, el desafío de las organizaciones para lograr llevar a cabo estas actividades y la conversión de la capacitación en una estrategia competitiva. Son contadas las veces en las que el personal contratado puede cumplir sus actividades y obligaciones del puesto ocupado; incluso los empleados con suficiente expertise tienen algo que aprender sobre la forma de operar de la organización, como por ejemplo: sus políticas, procedimientos, cultura, controles, normas, etc. Incluso cuando la capacitación y el desarrollo cuestan dinero y tiempo, las organizaciones exitosas, creen que esos costos conforman una correcta inversión en los Recursos Humanos. Este es uno de los desafíos más importantes que tiene el área de Capacitación, “venderla” internamente a la alta dirección de la organización como una inversión y no como un costo. Entendemos que al ser un bien intangible, cuesta que el accionista lo vea a corto plazo cómo una inversión, pero es un desafío del área de Capacitación demostrar cuantitativamente cómo rápidamente se genera un retorno de la inversión, además de ser la capacitación un fuerte motivador y generador de pertenencia de los empleados capacitados. Asimismo, estos esfuerzos de inversión en tiempo y dinero, reducen la rotación del personal y ayudan a los nuevos trabajadores a ser más productivos y por ende a un incremento de la productividad de toda la organización. Se debe entender como una inversión de la empresa, el empleado la debe ver como la inversión que hace la organización para el desarrollo en el ámbito laboral de la empresa con la finalidad de que ocupen posibles nuevos puestos o para evitar malos hábitos o vicios en el trabajo. La capacitación favorece a la cultura organizacional de la empresa. Una frase que suelo utilizar en mi vida laboral, cuando tengo resistencia en las empresas en las que me desempeño, para implementar planes de capacitación, es que entonces, prueben con la ignorancia y vean cómo les va por ese camino y la mayoría de las veces logro que recapaciten quienes tiene el poder de decisión al respecto, logrando que se cumpla el objetivo de capacitar y entrenar al personal. La diferencia entre las capacidades de un nuevo empleado y las exigencias de su puesto pueden ser importantes. Como les mencioné anteriormente, la capacitación también complementa las capacidades de los nuevos empleados. El resultado que se espera
lograr es un equilibrio entre lo que puede hacer el nuevo trabajador y lo que exige el puesto. Debemos dejar claramente que no sólo el personal nuevo debe ser capacitado, también el personal con antigüedad necesita capacitación, ya que de esta forma ayuda a evitar la obsolescencia y a realizar sus tareas con mayor eficacia. Algo que he aprendido de la práctica, es que en los casos del trabajador con antigüedad, la capacitación para estas personas se ha convertido en una responsabilidad social del empresario, por citar un ejemplo, para que les quede mas claro el tema, les voy a explicar un caso práctico y sencillo: un operario que se encarga de manejar el torno manual, trabaja en esa empresa 15 años, sin recibir ninguna capacitación ni actualización, en un determinado momento, la empresa decide prescindir de sus servicios y este tornero, se oferta al mercado y qué sucede? Pasa que esta persona, no está acorde a las nuevas necesidades del mercado y en mi opinión es responsabilidad de quién lo empleó durante tanto tiempo y no se ocupó de prepararlo para las nuevas tecnologías. Les pido por favor que reflexionen sobre este asunto, que no es un tema menor y es mucho mas frecuente de lo que se puedan imaginar. En la actualidad los empresarios se han concientizado con la idea y han adoptado la necesidad de la capacitación y de entrenamiento no solo para el desarrollo de su personal sino para el propio desarrollo de la empresa, ya que si la organización cuenta con un personal preparado, es decir, mas competitivo, será más competitiva como organización. Pero les aseguro aún nos queda mucho por recorrer.
En el presente módulo se aprenderán todos los conceptos que nos van a ayudar a comprender a la Capacitación de manera práctica a partir de un marco teórico, así como todo lo que se tiene que considerar y evaluar para llevarla acabo y las actividades respectivas del tema a estudiar en esa materia.
Objetivos: Que el alumno comprenda los conceptos más importantes y el diferente sentido que se le pueda dar a la Capacitación. Entender y aplicar la Capacitación como una estrategia competitiva.
Tema 1: Capacitación. Concepto y proceso básico
posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve.” (Ibáñez)
“Es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, y desarrollo de habilidades. Cualquier tarea, ya sea compleja o sencilla, implica necesariamente estos tres aspectos.” (Idalverto Chiavenato)
¿Cómo vamos hasta aquí? ¿Se comprenden los temas vistos? Les recomiendo para aquellos que quieran ampliar el tema, el libro Recursos Humanos, de Editorial Macchi.
Como proceso básico de la Capacitación podemos decir que consiste en:
Dominio y transmisión de las técnicas pedagógicas, de aprendizaje, etc. Diseño del Sistema para relevar las necesidades de capacitación Delineación del sistema para evaluar el resultado de la acción de capacitación y la eficiencia de la misma Garantizar la uniformidad y planificación de la acción Asegurar la continuidad de la acción Seleccionar, solicitar y administrar los recursos, aulas, personal especializado en diferentes temáticas y contenidos Auxiliar a los capacitadores a definir y preparar los contenidos de los cursos Plantear temas a la línea para su dictado en la organización
Este proceso incluye la evaluación del puesto de un nuevo trabajador, se debe determinar lo que comprende el puesto y dividirlo en tareas y subtareas, cada una de las cuales debe ser aprendida o no, según cada caso en particular.
Los invito a ver un modelo gráfico del proceso para que sea mas claro:
Un buen programa de capacitación debe…
- Enfocarse en el comportamiento, no en la personalidad
- Capacitar para los resultados, no para el proceso
- Dividir el programa total en etapas continuadas
- Entregar feedback rápido, concreto y verdadero a los participantes
- Crear criterios y objetivos
- Incluir acciones de los participantes durante el proceso de capacitación
- Medir la capacitación con referencia a objetivos
- Acordarse que no todos los problemas se solucionan con capacitación
- Relacionar la capacitación con el contexto
- Utilizar la técnica más adecuada a la necesidad de capacitación
Evaluar las necesidades de capacitación de los empleados actuales es más complejo. La generación de necesidad de capacitación puede derivar de problemas en el desempeño de la tarea, la interacción con el entorno, etc. y se debe precisar si la capacitación es la solución, para cada caso en particular.
Calidad: los programas de capacitación y desarrollo, adecuadamente diseñados e implantados también ayudan a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos y cuando tienen los conocimientos y habilidades laborales necesarios son menos proclives a cometer errores costosos en el trabajo.
Productividad: Las actividades de capacitación de desarrollo no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino también a los trabajadores con experiencia. La instrucción puede ayudarle a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño en sus asignaciones laborales vigentes.
Planeación de los Recursos Humanos: la capacitación y desarrollo del empleado puede ayudar a la compañía y a sus necesidades futuras de personal.
Prevención de la Obsolescencia: Los esfuerzos continuos de capacitación del trabajador son imperiosos para conservar actualizados a los trabajadores de los avances presentes en sus campos laborares respectivos. La obsolescencia del empleado puede definirse como la discrepancia existente entre la destreza de un trabajador y la exigencia de su tarea. La obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades de los recursos humanos, los cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a las nuevas oportunidades.
Prestaciones indirectas: Muchos trabajadores, especialmente en los niveles gerenciales y directivos, consideran que las oportunidades educativas son parte del paquete total de remuneraciones del empleado. Esperan que la compañía pague los programas que aumentan los conocimientos y habilidades necesarias. Este enfoque es un buen atractivo para reclutar personal, la capacitación constante es un incentivo muy importante para un gran segmento de los trabajadores que conforman el mercado laboral, más que nada para atraer y retener a los talentos.
Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad física de un empleado suelen estar directamente relacionados con los esfuerzos de capacitación y desarrollo de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a prevenir accidentes industriales, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado.
Desarrollo Personal: No todos de los beneficios de capacitación se reflejan en la capacitación misma. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativos, les dan a los participantes un grado más amplio de conocimientos, una mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia, un muestrario más grande de habilidades y otras consideraciones, son indicativas del mayor desarrollo personal.
A continuación, enumeraré algunos de los objetivos involucrados en los puntos antes mencionados:
Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del puesto. Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal contínuo, no solo en su cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona. Proporcionar al trabajador una preparación que le permita desempeñar puestos de mayor responsabilidad. Promover ascensos sobre la base del mérito personal. Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia. Facilitar la supervisión del personal. Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño de su trabajo. Contribuir a la reducción de los costos de operación. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. Contribuir a la reducción del movimiento del personal, como renuncias y otros. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios científicos y tecnológicos que se generen, por ejemplo proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. Lograr cambios en su comportamiento con el propósito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias, mediante los intercambios personales surgidos con ocasión de la capacitación. Promover el mejoramiento de las relaciones humanas en la organización y de la comunidad interna. Incrementar la productividad. Promover la eficiencia del trabajador, cualquiera sea su puesto en la organización.
Actitudes Las actitudes son criterios instintivos de juicio que sirven a las personas para valorar o evaluar las situaciones de la misma manera que los hábitos repiten respuestas sin intervención del afecto consciente de la persona. Son los llamados marcos de referencia, de origen preponderantemente emocional, a través de los cuales juzgamos la realidad y condicionamos nuestra conducta. Son predisposiciones para actuar. Las actitudes, entonces, constituyen el conjunto de ideas, valores y creencias que garantizan y dan seguridad a una persona.
Las Habilidades, Conocimientos y Actitudes constituyen las competencias de los individuos, como dijimos anteriormente, estas componen también, la capacidad del individuo para aplicarlas en el desempeño de una función laboral:
SABER SABER HACER
QUERER HACER
INDIVIDUO
COMPETENTE
Las competencias permiten analizar el desempeño en base a los ingredientes asociados a un desempeño laboral superior que aporta al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
En la práctica es muy importante que la organización, representada tanto por Recursos Humanos como por la línea, intervengan activamente en la definición de los contenidos de los cursos. Como dijimos anteriormente, es vital que estos contenidos no vayan en contra
de los valores, objetivos, misión y visión de la compañía, es decir, que no vayan contra la cultura organizacional. Veamos un ejemplo práctico: si contratamos a un capacitador para que dicte un curso de marketing a los miembros de la gerencia comercial, es crucial que se mantenga una fluída interacción e intercambio de información entre el responsable de Recursos Humanos, a cargo de la capacitación, el responsable de la gerencia comercial y el capacitador. De esta manera nos garantizamos que los contenidos son coherentes con la misión, visión, valores y objetivos de la organización y del área comercial específicamente.
Luego de este simple pero valioso ejemplo, los invito a que continuemos con el siguiente tema…
Tema 3: Aportes de la capacitación a la Gestión Empresaria^2
Una pregunta interesante que se hace el especialista en este tema, Oscar Blake, es: “Cuál es el espacio de la gestión de una organización dentro del cual la capacitación puede hacer aportes”. Como se podrán imaginar no es sencillo encontrar una respuesta a una pregunta tan compleja, pero podemos determinar que los aportes que pueden llegar existir, se encuentran en los extremos de una realidad. Tenemos el extremo, que el autor llama demanda , donde se refiere a los aportes que hace la capacitación para apoyar a los proyectos prioritarios de la empresa. Detengámonos un momento en este tema, toda organización es generadora de proyectos, con el fin esencial de lograr modificaciones, ninguna empresa lleva a cabo proyectos para que no se produzcan cambios y que esos cambios se transformen en mejoras. Por lo tanto, un proyecto indica la voluntad de la organización de hacer algo distinto a lo que está realizando y por lo tanto habrá personas que deberán hacer cosas distintas a las que están haciendo o tener actitudes diferentes a las actuales. Entonces nos surge una pregunta, estas personas que deben tener una actitud diferente o ejercer una acción distinta ¿Sabe hacerlo? Si la respuesta es afirmativa, solamente se necesitará inducir a las personas para que hagan lo que se necesita, pero si el caso es que las personas no saben y se les exige que hagan algo que no saben hacer, no se obtendrán buenos resultados para ninguna de las partes intervinientes, los recursos humanos, podrán tener diferentes sentimientos relacionados con la frustración, impotencia, etc. y la organización, se sentirá perjudicada en la
(^2) Oscar Juan Blake, La Capacitación, Ed. Macchi, Argentina 2001
un tema que no necesita saber la organización. Actualmente contamos con herramientas bastantes precisas para la detección de necesidades, que nos permiten si una determinada situación contiene o no un problema de capacitación, esto sería una falta de conocimientos, habilidades o actitudes, que pueden estar atentando contra un desempeño, por ejemplo. Igualmente es muy importante que además de detectar las necesidades de capacitación, se analicen. El análisis de las necesidades procura identificar todo el conjunto de ellas, de forma que de su estudio resulte claro que no cometeremos el error de capacitar al personal en algo que no se podrá llevar a la acción por no haberse resuelto otras necesidades tales como necesidad de información, equipo, reestructuración, etc. Como estudiaremos en varios temas de este módulo, se hace hincapié en que el análisis de la necesidad detectada no es del todo suficiente y resulta imperioso un trabajo de evaluación, que deberá determinar si el costo de capacitar guarda relación con el beneficio que se busca. Ese beneficio no siempre tiene connotación económica, sino que puede ser un beneficio relacionado con la imagen institucional, la motivación del personal, el tiempo utilizado, etc.
En conclusión, se tiene que asegurar que lo que se enseña sea adecuado a la necesidad y tener en claro que nunca podremos haber seleccionado adecuadamente los objetivos y contenidos, si no hemos definido adecuadamente la necesidad.
Entonces estimados alumnos, los dos escollos que hay que solucionar para atender la exigencia de asegurar que se enseña lo que se necesita son:
- Detectar, analizar y evaluar la necesidad
- Elegir adecuadamente los contenidos^3 2. Que lo que se enseñe sea aprendido.
Para logar el cumplimiento de esta segunda estrategia, necesitamos que los capacitadores logren que lo enseñado lo sepan todas las personas que necesiten saberlo, en ese instante, el instructor habrá concluido con esa parte de su labor. El capacitador, acotado por los tiempos escasos, debe perfeccionar sus esfuerzos en
(^3) Carlos Artus, Guillermo Barreto y Oscar Blake, ¿Qué hago con la gene? Editorial Tesis
al ámbito motivacional de los participantes, en la exposición de los contenidos, en la práctica de lo aprendido y en la evaluación del aprendizaje para asegurar procesos educativos eficientes que satisfagan las demandas operativas concretas que indican las necesidades detectadas.^4
Como podremos saber, no todas las personas aprendemos de la misma manera, ni respondiendo de idéntica manera a diferentes metodologías ni en el mismo lapso de tiempo, pero muchas veces nos pasa en la vida laboral, que necesitamos que todos los empleados o un gran porcentaje de la dotación de la empresa, necesite capacitarse para un momento preciso. Además de ser una tarea muy difícil por diversos motivos, podemos contar con adicionales particulares de la organización, como ser: la dispersión geográfica, las diferentes culturas de cada país, la falta de tiempo, etc. Aquí se puede lucir la inventiva y capacidad de los capacitadores y del personal de recursos humanos para sortear estos obstáculos y lograr el objetivo.
Por suerte contamos con una variedad de recursos y modalidades de capacitación, dándonos posibilidades muy grandes. Un claro ejemplo que les puedo dar desde mi experiencia, que nada mejor para un curso de inducción de una organización con gran dispersión geográfica es que utilice la modalidad de E- Learning, la cual explicaremos mas adelante, pero que básicamente consiste en una plataforma virtual, donde infinitas personas acceden a un campus conectados en la red y reciben la información, sin importar el lugar, horario y hasta idioma. Pero no quiero explayarme ahora en este tema, ya que lo veremos en las próximas clases y además tiene el vivo ejemplo frente a sus ojos!
Entonces concluímos que para lograr el efectivo cumplimiento de este punto necesitamos que el sistema de capacitación seleccione correctamente los recursos que le permitan diseñar programas educativos que satisfagan en el tiempo adecuado y con efectividad de aprendizaje los requerimientos de las necesidades detectadas.
(^4) Oscar Blake, La Capacitación, Ediciones Macchi
es de frecuencia esporádica, la dificultad será inversamente proporcional a la frecuencia de uso de lo aprendido. Hay algunos tipos de aprendizajes que se utilizarán muy infrecuentemente, como los que se suelen dar en Higiene y Seguridad, pero dichos contenidos aprendidos cuando se necesiten utilizar, precisamos que estén disponibles como si recién se hubiesen aprendido, para lograr esto se deben utilizar estrategias educativas que incluyan acciones de mantenimiento programadas, de manera que la disponibilidad operativa del conocimiento se mantenga en vigencia en cualquier momento. Por ejemplo, cuando capacitamos para la brigada de incendios, se recomienda que cada dos meses, se haga una capacitación de mantenimiento. Otro factor que hace dificultoso el sostenimiento en el tiempo de lo aprendido es el mismo paso del tiempo, es el problema de la curva de olvido que se produce sobre todo conocimiento que no se utiliza agudamente. Entonces concluimos en decir que excepto los aprendizajes cuyo uso y aplicación se hace en forma inmediata y se los utiliza de manera permanente, en todos los demás casos se necesitarán de alguna forma de acción para asegurar que los esfuerzos de aprendizaje mantengan su presencia a lo largo del tiempo.
Bibliografía
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