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Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial
- Guía Rápida-SIRCE INTERNET- (SIRCE)
- 1 .-Obligación de capacitar a los trabajadores CONTENIDO
- 2 .- Multas por incumplimiento
- 3 .-Sistema SIRCE ¿qué es? y ¿para qué sirve?
- 4 .-Página electrónica para acceder a SIRCE
- 5 .- ¿Cómo generar Usuario y Contraseña? empresas de primera vez
- 6 .- ¿Cómo recuperar usuario y contraseña?
- 7 .- Iconos que integran el Sistema SIRCE
- trabajo? 8.- ¿Cómo editar registros patronales o domicilios de mi centro de
- 9 .- ¿Cómo realizar cambios de razón social en sistema SIRCE?
- captura? 10.- ¿Cómo corregir una razón social o un RFC por un error de
- TRAVÉS DE SIRCE 11.- PROCEDIMIENTO PARA REPORTAR LISTAS DE CONSTANCIAS A
- Paso 1 Elegir el Domicilio al cual saldrá en ACUSE DC-
- Paso 2 Llenar plantilla de carga
- 2.1 Recomendaciones de carga masiva
- 2.2 Llenar plantilla de carga masiva empresa pequeña
- 2.3 Llenar Plantilla de carga masiva empresa de más de 50 empleados
- 2.4 Corrección de errores en la plantilla Excel
- 2.5 Plantilla de Excel con columnas espejo
- Paso 3 Cargar logotipos y firmas a Sistema SIRCE
- Paso 4 Generar y guardar DC-3 por medio de SIRCE
- Paso 5 Obtener ACUSE DC-
- Preguntas Frecuentes
1.-OBLIGACIÓN DE CAPACITAR A LOS TRABAJADORES
Una empresa está obligada a proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores. El fundamento legal tiene origen en el artículo 123 Constitucional que en su Fracción XIII del apartado A, señala: “Las empresas, cualquiera que sea su actividad, estarán obligadas a proporcionar a sus trabajadores, capacitación o adiestramiento para el trabajo. La ley reglamentaria determinará los sistemas, métodos y procedimientos conforme a los cuales los patrones deberán cumplir con dicha obligación.” La Ley Federal del Trabajo, (LFT) reglamenta la capacitación como una actividad obligatoria dentro de la empresa o fuera de ella, por conducto de personal propio, con instructores especialmente contratados, instituciones, escuelas u organismos especializados. LFT Artículo 132 XV.- Proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores, en los términos del Capítulo III Bis de la LFT del 153-A al 153-X. LFT Artículo 153-V. La constancia de competencias o de habilidades laborales es el documento con el cual el trabajador acreditará haber llevado y aprobado un curso de capacitación. Las empresas están obligadas a enviar a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social para su registro y control, las listas de las constancias que se hayan expedido a sus trabajadores. Recuerde que el documento que acredita ante la Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS) que la empresa está capacitando a sus trabajadores es un Formato DC- 3 mientras, que el ACUSE DC-4 contiene el reporte de trabajadores capacitados. En el ACUERDO por el que se dan a conocer los criterios administrativos, requisitos y formatos para realizar los trámites y solicitar los servicios en materia de capacitación, adiestramiento y productividad de los trabajadores, se establece: Capítulo Quinto De las constancias de competencias o de habilidades laborales y las listas correspondientes Artículo 26. Las empresas deberán hacer del conocimiento de la Secretaría, para su registro y control, las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales, que contendrán la información de la capacitación o adiestramiento otorgado a los trabajadores como resultado de las acciones realizadas conforme al plan y programas de capacitación, adiestramiento y productividad, tomando en consideración lo siguiente: I. Dentro de los sesenta días hábiles posteriores al término de cada año de los planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad y al finalizar el mismo, aun cuando no haya cumplido un año completo.
6. ¿CÓMO RECUPERAR USUARIO Y CONTRASEÑA?
Le comento que por seguridad de la cuenta y por resguardo de los datos en poder de STPS la solicitud de:
- Recuperación de Usuario y contraseña
- Cambio de representante legal
- Cambio del correo del representante legal, o
- Cambio de contraseñas. Deberá ser solicitado directamente por el representante legal de la empresa mediante un correo electrónico dirigido al correo [email protected] Indicando soy representante legal de la empresa: ✓ Nombre o razón social de la empresa ✓ Los dígitos del RFC ✓ Registro patronal ✓ Número de Trabajadores ✓ Dirección de la empresa ✓ Teléfono de la empresa ✓ Correo electrónico del representante legal. y anexando: ✓ Poder notarial escaneado (favor de indicar la página en la cual se le otorga el poder) ✓ Credencial oficial escaneada (INE, cédula profesional, pasaporte etc.)
7. ICONOS EN EL SISTEMA SIRCE
UNA LISTA en Sistema SIRCE contiene los registros de trabajadores capacitados
El sistema tiene varios Menús principales: Menú Tablero de Control. permite ir a la última lista creada, aun navegando en otros menús del sistema Menú Administración.
- Opción Trabajadores. permite manualmente dar de alta Trabajadores.
- Opción Cursos. permite manualmente dar de alta cursos.
- Opción Establecimientos. permite dar de alta un nuevo establecimiento o bien editar uno ya existente. No es posible eliminar centros de trabajo, solo editarlos.
- Logotipos y Firmas. permite cargar Logotipos/Firmas que deben ser guardados en Jpg (Paint) y con 220 pixeles de ancho por 110 pixeles de alto. Debe usar
nombres cortos y al guardar el archivo sin utilizar caracteres especiales, el único carácter válido es el guion bajo. Menú Información del Usuario Permite crear una ACUSE DC- 4 con el domicilio correcto del ACUSE DC- 4 Manuales & Ayuda. En esta sección se encuentran las opciones para descargar los manuales y los catálogos necesarios para llenar su plantilla de carga masiva: ▪ Catálogo Cursos (no debo usar claves de cursos de años pasados pues las constancias saldrán con fechas del pasado) ▪ Catálogo Entidades Federativas. ▪ Catálogo Delegaciones/Municipios. ▪ Catálogo Ocupaciones Trabajadores. ▪ Catálogo Niveles de Estudios. ▪ Catálogo Documentos Probatorios. ▪ Catálogo Tipos de Instituciones. ▪ Catálogo Áreas Temáticas. ▪ Catálogo Tipos de Agentes. ▪ Catálogo Modalidades de Capacitación. ▪ Catálogo Objetivos de Capacitación. ▪ Catálogo de Normas de Competencia
8.- ¿CÓMO EDITAR LOS REGISTROS PATRONALES O DOMICILIOS DE MI
CENTRO DE TRABAJO?
Deberá revisar cuantos centros de trabajo tiene a través de la opción: Manuales y Ayuda/Catálogos de Carga masiva /Catálogo de establecimientos Deberá ubicarse del lado derecho superior de la pantalla Para visualizar Menú Administración 1.- Entrar a la opción Administración 2.- Clic en opción establecimientos 3.- Seleccionar entidad y municipio 4.-Seleccionar su establecimiento con la dirección deseada 5.- Clic en botón azul de “Seleccionar establecimiento” 6.- Clic en botón de editar (lápiz)
✓ Para cambios de denominación social, copia simple de testimonio de la escritura donde se refleje el cambio. Una vez adjuntando la documentación completa, la Oficina de Representación Federal del Trabajo de su estado, será la encargada de verificar con el área jurídica y el área de inspección que no exista algún procedimiento de inspección en curso, algún proceso sancionador o bien determine que no existe alguna objeción para que el cambio sea llevado a cabo y aplicado en el Directorio Nacional de Empresas. Una vez que la oficina de Representación Federal del Trabajo le autorice el cambio, la empresa deberá notificarlo vía correo electrónico a la cuenta de correo [email protected]. Para que el cambio sea aplicado en Sistema SIRCE se le solicitarán los siguientes documentos:
- Fichas de atención que la Dirección General de Capacitación y Concertación Laboral le indique.
- Correo electrónico u Oficio como evidencia de la autorización por parte de la Oficina de Representación Federal del Trabajo.
- RFC escaneado
- Registro patronal escaneado Opción c) La empresa cambia el nombre o razón social y cambia el RFC (los dos a la vez) Para la opción c, lo que hay que hacer es reportar la capacitación de los trabajadores hasta el momento que se dio el cambio y obtener el Acuse DC-4 con la razón social anterior. Se sugiere tener una minuta de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento, donde, en uno de los puntos se coloca que, derivado de las decisiones de la empresa, se hará cambio de razón social y los detalles del mismo. Si la razón social anterior se da de baja ante el SAT, se deberá notificar la baja a la ORFT. Puede suceder que:
- La empresa esté dada de alta, pero se desconoce el usuario y contraseña. En tal caso quien debe hacer la petición de recuperación de usuario y contraseña es directamente el representante legal de la empresa (desde su correo electrónico) indicando datos de la empresa, RFC, número de trabajadores, anexando poder notarial escaneado y la identificación oficial en el correo [email protected]
- La empresa ya está dada de alta en SIRCE y conoce el usuario y la contraseña; en tal caso solo reportará la capacitación en portal SIRCE de acuerdo con el Plan y Programa anual de capacitación.
- Cuando no se tiene antecedente de la nueva empresa en sistema SIRCE es necesario dar de alta la empresa en la siguiente liga electrónica del Portal de Servicios Electrónicos de la STPS. Para hacer ese registro deberá contar con datos
del representante legal, nombre, correo electrónico y el número de escritura en el cual le otorgan el poder para actos de administración, que normalmente está en el poder notarial. Sugiero antes de hacer el alta, consultar si existe o no un registro a nombre de esa empresa.
http://servelectronicos.stps.gob.mx/
Para darse de alta por primera vez requiere contar con Registro Federal de Contribuyentes (RFC), registro patronal del IMSS y datos generales del representante legal de su empresa incluyendo Poder notarial del representante legal, ya que es necesario anotar el número de escritura en el que se designa como apoderado legal. Deberá capturar el nombre o razón social de su empresa tal y como se encuentra en el acta constitutiva o el alta ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Existen dos posibilidades: Que el sistema le da de manera automática el usuario y contraseña, o bien que no se la dé. Si ocurre la segunda opción envíe correo a la cuenta [email protected]. Puede revisar en la página 4 de esta guía rápida los requisitos para recuperar usuario y contraseña. Recuerde que si la empresa tiene más de 50 trabajadores con la razón social anterior debe:
- Tener una Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad Laboral
- Tener un Plan y Programa para capacitar a sus trabajadores
- Entregar las DC-3 de sus empleados una vez recibida la capacitación máximo 20 días después de haber concluido la capacitación.
- Obtener el Acuse DC-4 de la capacitación otorgada a sus empleados. (a través de sistema SIRCE) En SIRCE, no se dan de baja empresas, ya que el único objetivo de SIRCE es reportar la capacitación de los empleados para obtener un ACUSE DC-4 con los datos de la razón social, por lo que al ser un RFC distinto y una razón social distinta, se consideran dos empresas diferentes y solo habría que capturar la capacitación en la nueva empresa, no se realiza otro trámite adicional. Si la razón social anterior se dará de baja, se sugiere que el representante legal de la empresa notifique a la OFICINA DE REPRESENTACIÓN FEDERAL DEL TRABAJO Para que, en un futuro, no le hagan una visita de inspección y le requieran el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de capacitación y adiestramiento, seguridad y salud y/o condiciones generales de trabajo.
10 .- CORRECCIÓN DE RAZÓN SOCIAL O RFC POR ERROR DE CAPTURA
Requiere enviar un correo a la cuenta [email protected] con las fichas de
atención en Word y Excel, (se pueden descargar de la página principal de SIRCE)
y anexar el RFC escaneado y el registro patronal escaneado.
Dar clic en el botón de más para generar una Nueva LISTA Deberá capturar: ✓ Nombre de la LISTA (el que usted desee poner y cuál va a identificar su información) ✓ Fechas de inicio y término del Plan y Programa de Capacitación Anual, el Sistema le permitirá colocar fechas anteriores sin problema. Si va a crear una LISTA para avanzar en la captura del siguiente año de capacitación debe considerar que el SIRCE es para reportar capacitación otorgada, es decir estamos hablando de pasado, no permite subir cursos del futuro, las fechas de término del Plan solo permiten como máximo la fecha del día de hoy, pero en cualquier momento del futuro ese dato se puede editar de tal manera que las fechas a reportar sean las correctas. ✓ El total de constancias que se capture será tomado como 100% y conforme se vayan integrando las Constancias a la LISTA, el sistema irá calculando el porcentaje de avance. Si se colocó un dato aproximado y ese dato no es correcto, debe modificar su LISTA con el icono de editar. Es decir, si se coloca 100 constancias el Sistema va a estar esperando 100 constancias, Si al final no son 100 sino 85, debe editar ese número de constancias y colocar el dato correcto. Recuerde que para poder enviar a la STPS una LISTA debe estar al 100% de avance Es importante comentar que el establecimiento que creó la lista es el dueño de la lista y por lo tanto el único que puede iniciar y concluir el proceso de envío de información a STPS. Recuerde que también se pueden hacer cargas parciales de información libremente para avanzar en su captura e incluso generar constancias DC-3.
PASO 2 LLENAR LA PLANTILLA DE CARGA MASIVA
Para subir la relación de trabajadores capacitados, el sistema SIRCE utiliza una Plantilla de Carga Masiva, que es donde se almacenará la información de las capacitaciones otorgadas. El Excel tiene dos hojas: el apartado de CONSTANCIAS donde se captura la capacitación común y normal. El Apartado de NORMAS que se deja vacío. Sólo se llena el apartado de NORMAS, cuando la empresa desea reportar un curso que el trabajador tomó a través de una certificación de un estándar de competencia a través del Consejo Nacional de Normalización y Certificación de Competencias (CONOCER).
2.1 RECOMENDACIONES DE CARGA MASIVA
Es de suma importancia que lea estas recomendaciones antes de capturar la información para evitar cometer errores y bloquear su cuenta.
Toda la plantilla de carga masiva debe estar en Formato de TEXTO
Esto se logra seleccionando el rango desde columna A hasta la columna U y de ahí hacia abajo máximo 8,000 celdas. Una vez seleccionado ese rango Clic en Botón derecho de su ratón (mouse)/Formato de las celdas/Texto
Recuerde que la plantilla que usted descarga del sistema No debe ser modificada en
cuanto a los atributos, pues contiene macros que no deben ser modificadas, es decir usted no debe cambiar el tipo de letra, la alineación de las celdas, color de la fuente, agregar hojas, quitar hojas, colocar filtros, cambiar nombre a las hojas, ocultar celdas, inmovilizar paneles etc. Lo más que puede hacer al descargar la plantilla es ampliar
Es decir, si coloca la clave, deja en blanco la columna L, M, N, O, P, Q, R, S, T NO debe usar claves de cursos del pasado, porque sus constancias saldrán con fechas del pasado
Si tiene muchos cursos y no desea hacer la carga manual entonces se deja la
columna K (Clave de Curso) en blanco, pero es necesario capturar los atributos del curso, es decir llenar la columna L, M, N, O, P, Q, R, S, T En la plantilla no se debe llenar la columna K y los atributos del curso, es decir ambas son mutuamente excluyentes, si se coloca en columna K la clave de curso es porque acaba de dar de alta ese registro, y se dejan en blanco la columna L, M, N, O, P, Q, R, S, T. o al revés, si se deja en blanco la columna K entonces deberá llenar la columna L, M, N, O, P, Q, R, S, T (datos del curso).
Si capacita a través de un Agente Capacitador interno en la columna de RFC de
Agente capacitador la celda se deja en blanco.
Si capacita a través de un curso en línea la celda se debe colocar TIPO DE AGENTE
“Otros” y la celda de RFC de Agente capacitador se deja en blanco.
. Si capacita a través de un Agente Capacitador Externo antes de contratar los
servicios del Agente debe verificar en la siguiente página que el estatus sea “Activo”. https://agentes.stps.gob.mx/ La consulta se debe realizar colocando el RFC sin guiones sin espacios y sin terminación 005 y 0013. Si el estatus es “Baja “o “Proceso” no podrá subir esa capacitación a sistema.
Si la Columna “CLAVE NIVEL ESTUDIO” es = 1 (Ninguno), las celdas de “CLAVE DOC
PROBATORIO” y de “CLAVE INSTITUCIÓN” deben quedar vacías.
La Columna U (Clave de Establecimiento)
Nos indica a qué centro de trabajo pertenece el trabajador. Si solo existe un solo centro de trabajo la columna U se deja blanco. Recuerde que existen 2 opciones para generar un Acuse DC- 4 Opción 1 Acuse Individual (a un solo centro de trabajo) La columna U queda en blanco Pues la dirección del establecimiento que creó la LISTA es la misma dirección a la que pertenecen los trabajadores.
Opción 2 Acuse masivo (Mi Acuse DC- 4 ampara varios centros de trabajo o sucursales) Se colocará la clave de cada centro de trabajo según corresponda al domicilio, estas claves se pueden consultar en Manuales y Ayuda/catálogos de carga masiva/catálogo de establecimientos. Cuando el trabajador pertenezca al mismo centro de trabajo que creó la LISTA, se dejará la columna en blanco. Es importante comentar que el establecimiento que creó la lista es el dueño de la lista, cuando el trabajador pertenece a ese mismo centro de trabajo que creó la LISTA, COLUMNA U se deja en blanco.
Deberá asegurarse de colocar las claves correctas de las ocupaciones, (están del
lado izquierdo) y verificar que está colocando la clave y no la descripción
En la plantilla de carga masiva de Excel va a capturar en la columna A el CURP de cada trabajador. Se deja en blanco la columna B, C, D, E, F, G, H, I, J (toda esa información usted ya la guardó) En la columna “K” de la plantilla de carga masiva deberá colocar la clave que el Sistema asignó. Puede consultar las claves en el MENÚ MANUALES Y AYUDA/CATÁLOGOS DE CARGA MASIVA/CATÁLOGO DE CURSOS. Va a dejar en blanco la columna L, M, N, O, P, Q, R, S, T (toda esa información usted ya la guardó) Si solo tiene un establecimiento la columna U se deja en blanco. RECUERDE QUE NO DEBE USAR CLAVES DE CURSOS DEL PASADO, SINO TODOS SUS REGISTROS SALDRÁN INCORRECTOS CON FECHAS DEL PASADO.
2.3 LLENAR PLANTILLA DE CARGA MASIVA EMPRESA DE MÁS DE 50
EMPLEADOS
2.3.1 Deberá llenar con los datos que corresponden, desde la columna A (CURP) hasta
la columna J. Puede consultar las claves en el Menú Manuales y Ayuda/Catálogos de Carga Masiva
Deberá elegir:
2.3.2 CAPTURAR LOS CURSOS DE MANERA MANUAL
En el MENU ADMINISTRACIÓN/CURSOS Ir a MENÚ ADMINISTRACIÓN en la opción “Curso” Dar “clic” al botón de más (+) Capturar la información solicitada
Al dar “clic” en “guardar” Se generará la clave del curso que puede ser consultada en Manuales y Ayuda/Catálogos de Carga Masiva/Catalogo de Cursos En la plantilla de carga masiva en Excel deberá colocar la clave que el Sistema asignó en la columna “K” y ya no deberá llenar ninguno de los campos relacionados al curso, ya que la información del mismo ya quedó guardada en el sistema. Es decir, deje en blanco la columna L, M, N, O, P, Q, R, S, T
Si son muchos CURSOS puede elegir capturar de manera masiva.
2.3.3 CAPTURAR LOS CURSOS DE MANERA MASIVA
En este caso la columna K la debe dejar en blanco
Debe llenar la columna L, M, N, O, P Q, R, S, T, U Con las claves que corresponden, y que puede consultar en MANUALES Y AYUDA/CATÁLOGOS DE CARGA MASIVA Recuerde que si el Agente capacitador es interno se deja en blanco el RFC del agente capacitador. Si es un Agente Capacitador Externo debe ser capturado sin la terminación 0005 o bien la 0 0 13, solo se debe ingresar el RFC hasta la homoclave, son 12 dígitos personas morales y 13 para personas físicas.
La Columna U (Clave de Establecimiento)
Nos indica a qué centro de trabajo pertenece el trabajador. Si solo existe un solo centro de trabajo la columna U se deja blanco.
Recuerde que existen 2 opciones para generar un Acuse DC- 4
Opción 1 Acuse Individual (ampara un solo centro de trabajo)
Recuerde que el establecimiento que creó la LISTA es el dueño de la LISTA, si todos los trabajadores pertenecen a ese mismo domicilio la COLUMNA U se deja en blanco.
Si por ejemplo hay un registro en la columna espejo B 2 que dice “CURP INVÁLIDO” Significa que el error está en la columna anterior, es decir A2, y existe un error en esa celda. Si en las columnas espejo la celda está en blanco significa que en esa celda no hay error O bien si aparece en la columna espejo “registro duplicado en archivo” o “esta constancia ya está registrada” significa que SIRCE no permite guardar la misma información dos veces. Deberá revisar todas las columnas espejo para ver en qué línea y que qué columna están los errores Se sugiere guardar el archivo espejo, corregir errores y trasladar la información corregida a una plantilla en blanco, usando la opción copiar-pegar-valores.
PASO 3 CARGAR LOGOTIPOS Y FIRMAS A SIRCE
Algunos vínculos se perdieron deberá cargarlos nuevamente si aparece una imagen así: Le recuerdo que las imágenes se suben en formato JPG (paint) con 220 megapixeles de ancho por 110 megapixeles de alto, usted puede verificar
el tamaño en Archivo-propiedades.
Guardar el archivo con nombres cortos y
no usar caracteres especiales con
menos de 11 caracteres. Solo letras y números. El nombre debe iniciar con una Letra. Recuerde que, si usa firmas digitales, debe contar con una minuta donde se conste que las personas están de acuerdo en que su firma se digitalice y las formas en que se va a garantizar un uso adecuado y la persona responsable de su buen uso. Eso puede quedar asentado en el acta de la comisión o bien a través de una minuta.
Si a pesar de seguir estas indicaciones no logra subir su archivo puede mandar fichas de atención en Word y Excel, con sus archivos guardados en JPG al correo [email protected] y en el asunto coloque no puedo subir logotipos y firmas.
PASO 4 GENERAR Y GUARDAR DC-3 POR MEDIO DE
SIRCE
Si desea imprimir Constancias DC-3 a través del sistema SIRCE deberá dar clic en su lista y elegir la opción Generar Constancias DC-3 (es la imagen de una hoja) y se mostrará precargada la información de su curso, es necesario dar clic en editar (la imagen de un lápiz) para completar la información solicitada. Al terminar de editar toda la información deberá dar clic en la opción Descargar constancias, y un archivo comprimido en formato ZIP va a aparecer de su lado izquierdo inferior. Las constancias generadas estarán en formato PDF con el CURP de cada trabajador como nombre, se le recomienda asegurarse de crear una carpeta en “Mis Documentos” para que en ella se puedan guardar las constancias que el sistema generó ya que al descargar en su computadora el archivo comprimido con las constancias si no las guarda en la carpeta que creó, al descomprimirlas se las va a guardar en cualquier parte y le será un poco más complicado localizarlas. Importante: Deberá asegurarse de descargar sus constancias DC- 3 antes de que enviar la información a STPS, pues si no lo hace y envía la información ya no será posible imprimirlas. Si usted tiene las DC- 3 a través del formato físico o su Agente Capacitador Externo se las ha entregado, no es necesario descargar las DC-3 de sistema SIRCE.
