¡Descarga Relaciones Públicas y más Apuntes en PDF de Relaciones Públicas solo en Docsity!
TEMA 1
QÜESTIONS PRÈVIES: TIPOLOGIA DE CAMPANYES, ESTRATÈGIA, TÈCNICA, TÀCTICA I
INSTRUMENT
Tipus de campanyes de Relacions Públiques
- Les Relacions Públiques de Suport al Màrqueting (CIM) Són les campanyes que es dissenyen per promocionar nous productes i serveis d'una companyia, empresa o organització.
- Les relacions publiques en la comunicació política Mètodes, tècniques i pràctiques inspirades en el màrqueting comercial destinades a convèncer els ciutadans perquè donin el seu suport a una persona, grup, institució, o a uns projectes i ideals, davant del fet immediat d’un procés electoral, o per al manteniment o increment de la seva influència social i política en general. Poden dividir-se entre les campanyes centrades en un candidat (qualsevol campanya electoral actual) i les centrades en un tema (un referèndum sobre alguna qüestió).
- Els plans estratègics per a campanyes d’imatge/reputació Són les campanyes destinades a millorar la percepció d'una organització davant els seus públics.
- Els plans estratègics per a campanyes de conscienciació/educació Són les dutes a terme per organitzacions sense ànim de lucre, grups d'interès públic o fins i tot les administracions públiques. Solen centrar-se en qüestions sanitàries, com la prevenció de malalties mortals o disfuncions alimentàries. El seu objectiu és modificar la conducta dels ciutadans per tal de rebaixar els índexs d'aquestes malalties o de les defuncions associades.
- Els plans estratègics per a les campanyes d’acció social Són campanyes que es posicionen o bé defensen un tema o causa social.
TEMA 2
LES RELACIONS AMB ELS MITJANS DE COMUNICACIÓ LA PUBLICITY O FREE PUBLICITY
El terme anglès publicity és l’ac0vitat d’obtenir espai editorial sense cost algun per a l’organització. L’objectiu principal és convèncer a l’organització en font legitimada d’informació. Les seves funcions es concentren en:
- Dissenyar campanyes informatives.
- Seleccionar i enviar la informació als mitjans.
- Atendre les demandes dels periodistes.
- Conèixer les rutines productives i el biaix ideològic de cada grup de comunicació. Ciberespai i mitjans de comunicació El correu electrònic i el web (sala de premsa virtual), blocs i xarxes socials , en especial el Twitter. Al web no poden faltar podcasts , Youtube, Slideshare, Flickr, Pinterest, Instagram, feeds de xxss, imatges en diverses resolucions, etc. Ben visible l’accés a les principals xarxes o blocs en les que l’organització està present, així com altres formes de contacte (Skype, SpoOfy, Facebook, etc.). Compartir contingut via email o per mitjà de marcadors socials com Digg, Delicious, Reddit, etc. amb un sol clic. Ajuda/FAQ., algunes biografies dels principals responsables o experts, dissenyadors/es... i formulari per rebre sol·licituds d'entrevistes, rodatges, etc. Reading Algunes idees fonamentals sobre esdeveniments Pots consultar aquest document a l'Scala sota l'epígraf: Mòdul Esdeveniments: Algunes idees fonamentals sobre els esdeveniments i les tendències actuals
Recerca Producció i operacions. Com ho farem? Recursos Humans Pla de Comunicació Avaluació Pressupost Execució de l'esdeveniment
- Posta en escena i assaig ... i les normes de protocol... i quan s'ha acabat?
- Agraïments. Al personal assistent, al personal contractat, mitjans de comunicació, proveïdors i patrocinadors.
- Dossier Arxiu. Articles de premsa, arxiu audiovisual, valoració d'enquestes.
- Tancament del pressupost. Comprovació de factures, contracte amb els pressupostos presentats pels proveïdors i esbrinar què ha passat quan s'observa una desviació, contingències i per què. El protocol està emmarcat en el cerimonial oficial, i és un sistema de comunicació que la institució posa en funcionament en els actes per relacionar-se òptimament amb els seus públics. La cerimònia és l'acte en sí mateix, és la posada en escena i la plàstica que es dissenya per facilitar les relacions. Protocol i Cerimonial És un instrument necessari d'ordenació basat en els principis democràtics del mèrit i la representació. Simbologia
- La vexil·lologia (banderes)
- L'heràldica (escuts d'armes)
- Les insígnies
- Les condecoracions
- Els himnes
- Els tractaments
- Els títols nobiliaris
- Els valors humans
- Els principis universals: l'amfitrió, la presidència, la precedència i la llei de la dreta Reading Algunes idees fonamentals sobre la crisi reputacional Pots consultar aquest document al Moodle sota l'epígraf: Mòdul Crisi Reputacional: Algunes idees sobre la comunicació de crisi
TEMA 4
COMUNICACIÓ DE CRISI I DE VULNERABILITAT I RISC
Casos: productes adulterats, accidents, desastres naturals, manifestacions i conflictes laboral o amb l'opinió pública, escàndols financers o sobre la vida privada d'un directiu, investigacions judicials, falsificació d'una marca, accions terroristes... Comunicació de crisi i de vulnerabilitat i risc Quan de manera més o menys sobtada es produeix o s'evidencia una situació que constitueix una amenaça per a la supervivència de l'organització (o com a mínim pel desenvolupament de les activitats que li són pròpies), és parla amb propietat d'una situació de crisi.
- Fase Preliminar
- Fase Aguda
- Fase Crònica
- Fase Posttraumàtica Recerca La recollida d'informació (identificació de situacions de riscos i crisis potencials, actituds públiques davant de qualsevol crisi potencial fluxos d'informació que es poden establir espontàniament). Prevenció
- Caldrà fer una Matriu de Crisi (llistat de Debilitats) i un Manual de Crisi (llistat de públics interns clau, llistat de públics externs aliats, llistat de periodistes, models predeterminats de comunicats, simulacres, formació de portaveus media training i media coaching ).
- Crear un Comitè de Crisi o El líder del comitè de crisi és el/la màxim dirigent de la companyia. o El portaveu la persona amb millor dots de comunicació, una persona que porti idees i solucions creatives, un professional de la comunicació. o La persona que porti el seguiment de la crisi, el Dircom o RP i el cap de premsa també són les persones que gestionaran i vehicularan la comunicació. o Altres persones poden ser: advocat, financer, psicòleg. Plantejament Estratègic
- Objectius (què) es persegueix, resultats esperats.
- Públics estratègics (qui) mapa de públics estratègics
- Focus (clara posició de l'organització) temes a tractar i elaboració de missatges i comunicats.
- Tècniques (amb què) creació de idees força i de missatges clau per publicity i digital PR, dispositius d'atenció als públics, comunicació interna, activació d'accions de públic affairs o bé lobby. Execució De la planificació i els recursos necessaris. Persones, temps (immediat) i pressupost.
- Informar que la llet i els seus derivats són productes amb una matriu nutricional molt important per a totes les etapes de la vida.
- Els experts recomanen un consum diari d'entre 2 i 4 làctics al dia.
TEMA 5
LA COMUNICACIÓ INTERNA
Està comprovat que el retorn de la comunicació interna, és a dir, l'augment de la MOTIVACIÓ del treballador és proporcional amb el retorn de la inversió, el ROI de qualsevol organització. Aspectes que configuren les necessitats d'un treballador fonamentals perquè l'empleat estigui motivat en el seu lloc de treball:
- Retribució. Vinculat a l'acompliment.
- Formació. Capacitat d'adquirir noves habilitats.
- Assignació de tasques. Establiment de metes i objectius de dificultat variable, i vetllant les expectatives.
- Lideratge. Saber guiar comportaments i tasques.
- Participació. Presa de decisions, compartir, co-creació, col·laboració.
- Comunicació. Guiar i orientar, educar i informar, estimular la participació, la creativitat. La comunicació interna promou coneixement, talent, col·laboració i compromís. 6 de cada 10 grans i mitjanes empreses tenen un pressupost assignat a comunicació interna, i d'aquestes, el 25% tenen un pressupost d'entre 10000 i 50000 euros. La comunicació interna es gestiona des dels departaments de Recursos Humans de les companyies, en un 43%, i en un 40% per part des del departament de Comunicació. Els fluxos de la comunicació interna, els canals formals i els informals.
Les xarxes socials corporatives s'estan convertint en una plataforma cada vegada més utilitzada per promoure el treball smart , optimitzar la col·laboració i el intercanvi d'informació entre departaments. Les app mòbil internes El 60% dels treballadors acostumen a llegir els correus electrònics des del seu mòbil. Gràcies a les apps les organitzacions centralitzen tots els continguts en una mateixa plataforma de ràpid accés i amb la possibilitat de ser utilitzada on i quan l'empleat vulgui. En el cas de Iberia Now , l'aplicació ofereix la possibilitat als empleats de: consultar les nòmines, emetre bitllets, conèixer les tasques assignades, demanar dies lliures, conèixer de les noticies més importants... Alguns reptes de Comunicació Interna
- Iniciar un nou projecte, o bé implementar un nou pla estratègic empresarial.
- Falta de coneixement del pla de promoció intern, celebracions, inauguracions, congressos i homenatges. Conviuen productes atractius, innovadors i ben elaborats, amb d'altres molt més fluixos. Intranet poc dinàmica.
- És difícil humanitzar els processos.
- Crisi interna (productes, directiva, amb víctimes, fusions, regulació d'ocupació...) Primer hem d'Investigar, Escoltar i Entendre. Diagnòstic. Planificació Estratègica
- Objectius
- Focus (temes)
- Continguts
- Públics i agents
- Canals
- Indicadors de mesura
- Calendari
- Pressupost
- Responsabilitats i esforços (equip, diners i temps) Els instruments de Comunicació Interna més utilitzats:
- El manual de benvinguda, de cultura corporativa i de trasllat, els taulells d'anuncis i el portal de l'empleat són les eines més implementades a les organitzacions. També la Intranet, correu electrònic i esdeveniments com les convencions, celebracions, voluntariat corporatiu, premis i lliurament de meques.
- En alça els vídeos corporatius.
- I l'entorn 2.0. Les xarxes socials són l'eina menys explotada. La Intranet continua sent la reina de les eines que es fan servir en la Comunicació Interna en el 90% dels casos.
- ...el segueix de prop el newsletter corporatiu (76,8%), els vídeos (45,2%), el xat i fòrums interns (42,3%), els microsites (36,8%) i les xarxes socials com Facebook i Twitter en menor mesura (27%) La bústia de suggeriments, encara que és molt present en moltes entitats, no compta amb la confiança de les organitzacions. Tampoc es dona molt de valor a la televisió interna o als blocs corporatius. Les eines de Comunicació Interna són grans aliades en la comunicació de continguts estratègics de les companyies. Cada cop més els continguts de tipus emocional, com poden ser reconeixements o esdeveniments, es comencen a considerar com a part essencial de la comunicació de l'empresa. En aquests moments la Comunicació Interna busca:
- Connexió
- Personalització molt alta
- Continguts fets pels empleats (influencers interns) a la mesura dels interessos dels diferents col·lectius
- I està explorant i treballant amb el dispositiu mòbil. Per aconseguir una exitosa relació entre xarxes socials i la Comunicació Interna, s'han de tenir unes polítiques d'ús dels mitjans socials ben definides.
2
- La publicity és potent però no omnipotent. Vivim en una època de publicity , de celebritats i de pseudoesdeveniments. El que comprem, el que fem, el que pensem i el que els altres pensen d’una organització està bastant influït per la publicity. Però ella sola no pot vendre aliments, recaptar fons per a una causa benèfica o guanyar unes eleccions. Això requereix bons aliments, una bona causa i un treball dur per part de les forces polítiques. La publicity pot transmetre, tanmateix, idees i informacions i pot matisar la interpretació del públic sobre el que veu, llegeix o sent. En qualsevol cas, el fenomen de la publicity és comú a la pràctica de les relacions amb la premsa a tots els països. La seva idiosincràsia és més històrica que pragmàtica, ja que es denomini com es denomini, la publicity constitueix les relacions amb els mitjans de comunicació de massa_._ Pautes d’actuació En un context on les fonts d’informació són molt nombroses, on predomina la cerca de primícies i una forta competència entre els mitjans, és important que, com a relacions públiques, adopteu una aproximació cas per cas. No es poden aplicar regles genèriques del tipus: si la notícia és important, hem d’organitzar una conferència de premsa; si té menys envergadura, n’hi ha prou amb publicar un comunicat de premsa. Aquest enfocament simplista implica tantes excepcions que, al final, deixa de ser una regla. El treball estratègic del relacions públiques consisteix a trobar el punt de vista interessant per a aproximar-se als mitjans, en funció dels seus interessos i de l’interès públic. Haureu d’analitzar, per tant, les preocupacions pròpies de cada tipus de mitjà de comunicació i de cada periodista. De fet, el professional de les relacions públiques disposa de diferents instruments per a relacionar-se amb els mitjans. Les principals són les següents:
- Emetre un comunicat o un vídeo comunicat de premsa.
- Elaborar un dossier de premsa.
- Convocar una conferència de premsa o una roda de premsa.
- Organitzar una trobada amb la premsa (o una compareixença de premsa tàctica) amb alguns periodistes objectiu, en funció dels seus àmbits informatius o dels interessos dels mitjans; per exemple, un esmorzar de premsa.
- Preveure una trobada exclusiva entre un representant de l’organització i un periodista.
- Planificar una visita o un viatge de premsa.
- Mantenir una sala de premsa en línia. Les relacions amb la premsa són presents en la majoria dels projectes de relacions públiques. Això no vol dir que cada campanya hagi de preveure una estratègia de mitjans: una campanya de premsa s’ha de posar en marxa únicament en cas de necessitat. El relacions públiques ha de saber col·locar les informacions en un context més ampli. Evidentment, per als directius d’una organització, les informacions que cal difondre representen el centre de la seva vida professional, però la informació no sempre interessa la població. Aquesta és una de les dificultats més grans amb què s’enfronten els professionals de les relacions públiques: fer entendre als seus directius que no tot és publicable, que l’interès informatiu s’ha de considerar en funció dels lectors d’un diari, dels oients d’una ràdio, dels televidents de la televisió o dels internautes d’un mitjà en línia. D’aquí la importància de la premsa especialitzada, ja que moltes vegades us servirà per a rebaixar l’enuig d’un directiu davant del vostre judici.
3 Els periodistes sovint retreuen als relacions públiques que vulguin “matar mosques a canonades”, posant en pràctica una estratègia de relacions amb la premsa desproporcionada amb l’interès informatiu dels fets que es pretenen difondre. I no els falta raó. Al contrari, si als periodistes no els agrada ser molestats per informacions sense interès, també és molt cert que si una informació de rellevància només es comunica a un o a dos mitjans, la resta se sentirà professionalment ofesa, amb les conseqüències negatives que això tindrà en la seva relació amb l’organització promotora de la notícia. Us correspondrà, per tant, realitzar un exercici d’anticipació i imaginar el que la vostra notícia podria donar de si com a titular en un diari. Si arribeu a la conclusió que serà tractada com un comunicat, com a informació secundària, oblideu-vos de la conferència de premsa. És preferible una notícia poc tractada en els mitjans previstos, que una conferència de premsa on els portaveus es dirigeixen a una sala gairebé buida. No obstant això, heu de tenir en compte determinades circumstàncies particulars. La premsa local pot estar molt interessada a assistir a una conferència de premsa que afecti un municipi del seu àmbit de difusió. Encara que els mitjans nacionals no s’interessin per la notícia, pot tractar-se d’un esdeveniment important en l’àmbit local. És més, en un camp tan especialitzat com la informàtica, el vostre contingut pot ser massa específic per a mitjans d’abast nacional, però el conjunt de la premsa especialitzada podrà estar interessat per la vostra informació. En aquests casos, una trobada amb la premsa especialitzada serà la tècnica més eficaç. Saber diferenciar perfectament entre les necessitats informatives de la premsa local i la nacional és un altre dels actius dels professionals de les relacions públiques. Si la vostra organització és una empresa local, els seus mitjans d’informació general (juntament amb la premsa especialitzada del seu sector d’activitat) a l’hora de publicar les seves notícies seran els mitjans locals. Si penseu en termes d’espai, observareu que els diaris locals disposen gairebé del mateix espai que els nacionals per a presentar les seves informacions. Això suposa un accés molt més factible a l’hora de col·locar una informació en la premsa local que en la nacional. Si la vostra organització opera a escala nacional i teniu dificultats per a situar una informació en un diari o informatiu radiofònic nacional, penseu a transmetre la informació als diferents diaris o a informatius radiofònics locals. Encara que haureu d’invertir més temps, us serà més fàcil aconseguir la seva publicació i el seu impacte no serà gens menyspreable, fins i tot comparant- lo amb el mateix tractament en un diari o radi nacional. L’elecció de les tècniques de relacions amb la premsa depèn, com hem dit, de la noticiabilitat de la informació, però també dels públics als quals vulgueu arribar i de les finalitats perseguides amb la difusió de la informació. Per exemple, no convé oblidar el paper de les agències de notícies, que faciliten un accés ràpid de la informació a un gran nombre de mitjans informatius, tant nacionals com internacionals. Es tracta, doncs, d’un exercici estratègic i assenyat, en funció de l’eficàcia relativa de les tècniques. Si voleu donar a conèixer la vostra informació o notícia al major nombre de persones possible, és probable que una conferència de premsa contribueixi a arribar aquest objectiu sempre que es tracti d’una informació l’interès informatiu de la qual justifiqui la seva difusió. Si voleu dirigir-vos a un segment molt concret de població, per exemple, el dels publicitaris o els agricultors, us serà més profitós utilitzar la premsa especialitzada d’aquests sectors d’activitat, ja que aquests mitjans solen ser fonts primàries d’informació per a aquests públics. Així, una informació que interessa als publicitaris que no sigui publicada al setmanari Anuncis o a la revista Control , difícilment serà coberta per un diari d’informació general. Aquesta segmentació us permetrà identificar els vostres interlocutors de manera eficaç: la
5 amb elles. En canvi, en el cas de l’empresa tèxtil, el periodista d’economia coneixerà aspectes econòmics, financers i empresarials propis de qualsevol empresa, per la qual cosa, arribat el cas de voler informar de qüestions pròpies i idiosincràtiques, com per exemple la introducció de nous materials sintètics en el sistema de producció, necessitareu subministrar una informació més detallada que cobreixi les manques que en aquest tema té el periodista. Mentre que si treballa per a organitzacions que són subjectes protagonistes de l’activitat econòmica, un bon professional de les relacions públiques d’una companyia ha de tenir sempre molt en compte la premsa econòmica. Les relacions amb la premsa tenen una important dimensió interpersonal. Una relació eficaç amb els mitjans informatius es basa en una excel·lent relació professional, i sovint personal, amb el periodista encarregat de cobrir l’àmbit d’actuació de l’organització que representeu.
Relacions amb la premsa especialitzada
Freqüentment, la premsa especialitzada és el públic directe ideal per a fer arribar les informacions de l’organització als seus públics destinataris. En efecte, els lectors, oients o teleespectadors de diaris, revistes, canals o programes especialitzats són públics que busquen i processen informació, la qual cosa, els converteix en grups idonis perquè les organitzacions s’hi comuniquin. A més de les pautes d’actuació del subapartat anterior, calen els següents consells per a establir una relació amb determinada premsa especialitzada, essencialment escrita, en funció del seu contingut. En aquests casos es tracta d’informar dels productes i marques de l’empresa, és a dir, de les relacions amb els mitjans com a tècnica al servei del màrqueting. Respecte a les revistes femenines ( Marie-Claire , Elle , Vogue , Cosmopolitan , Telva , etc.):
- Envieu informacions al·lusives a la idea d’estil de vida.
- Tingueu en compte que tanquen amb un o dos mesos d’antelació (segons els casos), com la majoria de revistes mensuals no subjectes a l’estricta actualitat.
- Proporcioneu fotos artístiques i diferents a cada mitjà.
- No envieu informació de caràcter merament publicitari a la redacció del mitjà.
- No sucumbiu a la temptació d’embellir la descripció del producte mitjançant una redacció carregada d’adjectius. Un dels errors més greus és enviar publicitat camuflada o tractar d’embolicar el producte amb literatura. Respecte a les revistes masculines ( Interviu , Primera Línea , GQ , etc.), a més dels anteriors:
- Els criteris que més s’imposen a l’hora de publicar són el nivell de la marca i el fet que el producte sigui adequat a l’estació de l’any i a la secció.
- Mostren cert rebuig a l’excés d’informació, com a conseqüència de la limitació d’espai i dels compromisos publicitaris. Respecte a les revistes de decoració i llar ( Casa & Estilo , Casa & Campo , Diseño interior , etc.):
- Envieu preferentment informacions sobre decoració, mobles, electrodomèstics, interiorisme
6 i inauguracions de botigues
- Envieu la màxima informació possible.
- Proporcioneu fotos exclusives per a cada revista.
- No envieu publicitat o dades de vendes, ja que no tenen interès informatiu per a aquests mitjans.
- Eviteu, en general, convocar els periodistes que treballen en aquestes revistes amb els periodistes econòmics. Els periodistes del sector poden sentir-se menyspreats en entendre que un redactor d’economia no té els mateixos coneixements específics que els especialitzats.
- Recordeu que tenen un alt grau de confiança en la informació que reben de les empreses, que no s’ha d’arriscar. Respecte a les revistes per a la família ( Ser Padres Hoy , Crecer Feliz , Tu Bebé , etc.):
- Envieu informació que resulti interessant per a una família de classe mitjana amb nens petits: productes de perfumeria, bellesa, higiene, llibres, pel·lícules, etc.
- Prepareu informació sintètica que consti de fitxa tècnica, fotografia i mostra del producte.
- Baseu la informació que ho requereixi en estudis científics rigorosos.
- Recordeu que els productes els contrasten especialistes. Aquestes revistes compten amb un consell assessor mèdic que garanteix que tots els productes a què es fa menció són eficaços per als tractaments als quals estan adscrits.
- Les marques líders els semblen més fiables, però això no us pot fer defallir. Respecte a les revistes gastronòmiques ( Comer y Beber , Sobremesa , Sumiller , etc.):
- Subministreu informació que guardi alguna relació amb el sector turístic i amb el món de l’alimentació. Sembla un tòpic, però hi continua havent responsables de premsa que no ho entenen.
- Elaboreu un dossier de premsa que inclogui un extracte d’unes deu línies en el qual resumireu tota la informació continguda. Aquest tipus de revista està molt sol·licitada i el seu personal no té temps de llegir totes les informacions.
- El material gràfic que s’enviï ha de ser de gran qualitat.
- Els criteris comercials solen ser presents quan es prenen decisions sobre què s’ha de publicar o a quins actes cal acudir. No hauria de ser així, en cap cas, però la pràctica ens ho està demostrant.
- El coneixement de la persona que els envia la informació els condiciona.
8 relacions públiques, n’hi ha prou amb enviar el comunicat dijous. Podeu preguntar-vos per què no enviar-lo 72 hores abans o a començaments de setmana; per dues raons:
- Perquè heu de comptar sempre amb factors externs que poden fer variar els vostres plans i suspendre un esdeveniment com les jornades de portes obertes, per la qual cosa el millor és esgotar al màxim el termini de tramesa.
- Perquè els periodistes són professionals de l’actualitat i treballen amb una agenda que no va més enllà de les 48 hores, excepte en esdeveniments de gran importància. Si reben una informació amb excessiva antelació mitjançant un comunicat, pot ser que un cop arribat el dia l’hagin oblidat per l’acumulació de treball. Una altra cosa és el comunicat que informa del desenvolupament i activitats de les jornades de portes obertes. Si no s’ha convocat la premsa, haureu d’enviar el comunicat una vegada hagi tingut lloc l’esdeveniment. Aquest exemple posa sobre la taula un fet que no heu de menysprear. Si té lloc un esdeveniment un dissabte i no convoqueu la premsa, per molt que envieu el mateix dissabte el comunicat segurament apareixerà publicat el dimarts següent, ja que el periodista encarregat de cobrir el sector d’activitat de la vostra organització no treballa el cap de setmana, excepte si està de guàrdia. En aquest últim cas, la informació apareixerà publicada l’endemà, però si no està de guàrdia i esteu interessats que la informació aparegui el diumenge (en la premsa escrita diumenge és el dia de màxima difusió i, per tant, l’idoni per a informacions positives), haureu d’haver pactat amb el vostre periodista o amb qui estigui de guàrdia la reserva d’un espai per a la vostra informació. Tingueu molt present, tanmateix, que les edicions del cap de setmana dels diaris se solen tancar el divendres (excepte els suplements dominicals, que es tanquen amb diverses setmanes d’antelació), deixant poc espai per a informacions esdevingudes durant el cap de setmana, excepte si es tracta d’informacions d’alt interès o d’esdeveniments polítics (congrés d’un partit, visita d’un ministre, etc.), culturals (concerts, estrenes teatrals, etc.) o esportius. Un comunicat (i el material informatiu addicional: fotos, gràfics, etc.) ha d’enviar-se per correu electrònic , excepte que el periodista reclami una altra forma de tramesa. Oblideu-vos del correu ordinari i, llevat d’excepcions molt puntuals, del telefax. Enviar un comunicat no és un fet aïllat que compleix els objectius per si mateix. Heu de comprovar que s’ha rebut i, si el periodista ha tingut temps de llegir-ho, obtenir la seva valoració. Alguns periodistes, tanmateix, se senten molestos a causa d’aquestes trucades de verificació. Cal saber qui són i evitar importunar-los. En el cas que tinguin dubtes, us trucaran. Quan el comunicat es converteix en tàctica, és a dir, quan hàgiu d’enviar un comunicat no previst en la vostra estratègia, a causa d’un canvi en el rumb del projecte, llavors la prioritat de publicació serà màxima, per la qual cosa haureu de ser molt ràpids a enviar-lo a la premsa i, si els terminis són escassos, intentar que es publiqui com més aviat millor. Si manteniu unes bones relacions amb els mitjans, no us serà difícil aconseguir que un comunicat enviat a les vuit de la tarda sigui publicat en l’edició del diari del dia següent o en un informatiu radiofònic nocturn. Però si no ho aconseguiu, recordeu no mostrar la vostra frustració al periodista i sí la vostra comprensió. Per als comunicats amb informació d’alt interès, Vázquez Burgos (2004) estableix els següents terminis horaris en funció del mitjà receptor: Agències de notícies : el comunicat ha d’arribar immediatament, ja que elles canalitzen la informació a la resta de mitjans.
9 Ràdios i televisions : com a mitjana, abans del migdia (12 hores), per a preveure possibles retorns que sol·licitin més informació. Diaris generals o especialitzats diaris : com a molt tard, entre les 16 i les 16.30 hores. Premsa especialitzada no diària : és irrellevant l’hora de recepció. La convocatòria de premsa No confongueu el comunicat de premsa amb la convocatòria de premsa , que és, com el seu nom indica, una convocatòria per mitjà de la qual s’informa als mitjans de comunicació social de la celebració futura d’un esdeveniment perquè assisteixin i el cobreixin. La convocatòria de premsa ha de ser curta, sense floritures ni recursos retòrics rebuscats, i ha d’indicar, a més de la data i l’hora, l’assumpte de l’esdeveniment, el nom de l’organisme o organismes que el convoquen i hi participen, el lloc on tindrà lloc i, si escau, la manera d’arribar-hi i l’espai d’aparcament, si existeix. És important incloure tots els detalls sobre el lloc de la celebració, especialment si es tracta d’una sala concreta d’un edifici. Per exemple, quan es convoca una conferència de premsa en un saló d’un hotel, és important indicar de quin saló es tracta, encara que després estigui ben senyalitzat i tingueu algú al vestíbul de l’hotel per a atendre i acompanyar els periodistes. La convocatòria de premsa esmenta també, per a suscitar l’interès i atenció dels periodistes, el nom d’algunes personalitats que intervindran en l’acte. En aquest cas, és preferible indicar, a més del seu nom, el seu càrrec i funció. Quant a la seva estructura, ha de contenir un, dos o, a tot estirar, tres paràgrafs. En cap cas no ha de contenir la informació que voleu transmetre durant l’acte, ja que si actueu així, el periodista no hi acudirà. No oblideu indicar, com en el comunicat de premsa, el nom i les dades de la persona de contacte. La forma de tramesa també hauria de ser, preferiblement, un correu electrònic. Si no pot ser, empreu el fax. Tanmateix, les convocatòries poden enviar-se per correu ordinari, ja que, encara que el format més comú és el d’un comunicat o el d’una invitació, de vegades, sobretot al món de l’art i de la moda, s’envien invitacions en forma de díptic amb fotografies o il·lustracions a la pàgina principal i amb la informació a l’interior. Tot dependrà del pressupost lineal que tingueu assignat. No obstant això, una flamant convocatòria serà sempre més atractiva que un simple foli. Sigui en la forma que sigui, recordeu que la informació ha de ser la mateixa en ambdós casos. No oblideu que la convocatòria pot constituir per si mateixa una notícia per al periodista. Per una part, pot anunciar l’abast de l’esdeveniment i, per una altra, pot especular sobre els efectes que tindrà. És doncs important que us assegureu, abans de convocar els mitjans, que no hi ha cap inconvenient en el qual la informació circuli massa aviat. Al món dels negocis s’han donat exemples de complicacions en acords empresarials per haver anunciat el fet en la convocatòria de premsa. Finalment, recordeu sempre confirmar l’assistència, trucant o enviant un correu electrònic el dia anterior o unes hores abans de la celebració de l’esdeveniment. El vídeo comunicat de premsa Com haureu endevinat, el vídeo comunicat de premsa ( video news release , VRN) és un
