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TEMA 4: GESTIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS
**1. Las funciones del responsable del equipo comercial
- Control de la actividad de ventas
- Reclutamiento y selección
- Motivación del equipo comercial
- Sistemas de compensación económica** 1. Las funciones del responsable del equipo comercial Responsable de ventas: Responsable de la gestión y el desarrollo de los equipos de vendedores.
- Ha de cumplir los objetivos de zona y de productos (Plan de marketing)
- Tiene asignados clientes, productos y un territorio
- Se coordina con los Departamentos de Comercial y Marketing
- Actúa con un alto grado de delegación dentro de las estrategias de la empresa, a la que representa defendiendo sus intereses y valores. Responsabilidades básicas:
- Estructura la red de ventas
- Selección e incorporación del equipo de ventas
- Formación, motivación, adiestramiento y reciclaje del equipo
- Fija sistemas de remuneración e incentivos
- Establece previsiones, objetivos y cuotas
- Fija la organización de territorios y rutas Nuevo modelo de dirección: Los cambios en el entorno comercial imponen un nuevo modelo de Dirección, centrado más en liderar que en dirigir:
- Comunicar más que controlar
- Coach antes que jefe
- Delegación para la toma de decisiones Tipos de venta: De forma general podemos encontrar 5 tipos de ventas
- Venta al cliente final
- Venta de detallistas
- Venta a clientes industriales
- Venta a instituciones
- Venta a través de internet Del mismo modo, destacamos diferentes vendedores básicos, que son:
- Vendedor en mostrador, dependiente, vendedor de tienda
- Vendedores tecnicos
- Vendedores de autoventa
- Promotores
- Vendedores viajantes
- Vendedores de servicios de confianza a consumidores particulares
- Vendedores indirectos o políticos de grandes operaciones.
2. Control de la actividad de ventas
La dirección por objetivos
La Dirección por Objetivos es un programa diseñado para motivar a los empleados mediante su participación en la fijación de sus propios objetivos, y su conocimiento de los factores que se utilizan para valorar periódicamente sus rendimientos. La dirección por objetivos (DPO) es un enfoque adoptado por los gerentes para controlar a sus empleados mediante la implementación de una serie de objetivos concretos, que tanto el empleado como la organización pretenden lograr en el futuro inmediato y trabajar en consecuencia para lograrlo. El enfoque de DPO se implementa para garantizar que los empleados comprendan claramente sus roles y responsabilidades, junto con las expectativas, para que puedan comprender la relación de sus actividades con el éxito general de la organización. Si las organizaciones no establecen, deciden y controlan adecuadamente la estrategia de gestión por objetivos, es probable que los trabajadores malinterpreten los resultados, retratando erróneamente el logro de metas estrechas de corto plazo. Existen diferentes tipos de objetivos, como puede ser:
- Objetivos de ventas (valor/volumen): Los objetivos de ventas son los resultados específicos que se quieren conseguir dentro del área comercial, como el aumento del número de clientes o la reducción de la pérdida de los mismos. Por lo general, suelen ser metas a largo plazo, compuestas por etapas breves.
- Objetivos de rentabilidad: La rentabilidad de una empresa es la capacidad que tiene una organización para obtener ganancias. Este índice mide la relación de la utilidad o ganancia obtenida y la inversión realizada para conseguirla.
- Objetivos de actividad
- Objetivos de costes
El control de las ventas
Los sistemas para el control de la actividad de ventas pueden ser: EJEMPLOS: Calidad del funcionamiento administrativo del vendedor Organización de su tiempo y su trabajo. Grado de información sobre la situación del mercado hacia sus jefes. Propuestas del vendedor para negociar con sus clientes y desarrollar el negocio en su área. Grado de introducción del vendedor Nivel de contacto con el cliente… Personalidad del vendedor y técnicas de venta. Calidad en sus negociaciones Seguimiento y aplicación de las políticas comerciales de la compañía.
Sistemas
mixtos
Datos
Cualitativo
Datos
Cuantitativo
Qué se evalúa: Se evalúan tanto el grado de consecución de los objetivos, como el desarrollo de competencias, o también denominados en algunas compañías comportamientos. Quién evalúa: La evaluación debe ser realizada siempre por el supervisor inmediato del evaluado. Nadie mejor que él puede conocer su actividad y desempeño. Autoevaluación: Antes de acudir a la reunión de evaluación es importante pedir al subordinado que haga un ejercicio de autoevaluación, que servirá al evaluador para preparar la reunión de evaluación. MODELO ENTREVISTA EVALUACIÓN
- En primer lugar se les felicita, dando así un inicio positivo.
- En segundo lugar, se profundiza en sus puntos fuertes, dedicando un 80% de la conversación, preguntándoles de qué se sienten orgullosos.
- En tercer lugar, se les hace la pregunta de en qué creen que pueden mejorar, proponiendo retos y metas atractivas.
- En cuarto lugar, se les pregunta qué van a hacer y cuándo, estableciendo objetivos de mejora concretos.
- Finalmente, se les establece un control, es decir, un seguimiento periodico del plan.
3. Reclutamiento y selección
En primer lugar, la gestión de una fuerza de ventas implica reclutar, contratar, formar, supervisar, compensar económicamente a los vendedores, motivándolos para que se conviertan en solucionadores de problemas y brindándoles la planificación adecuada y el apoyo de respaldo para que puedan realizar su trabajo correctamente. Selección: es el conjunto de actividades y procesos utilizados para obtener legalmente un número suficiente de individuos con las capacidades e intereses adecuados para participar en un proceso de reclutamiento.
- Los costes de contratación y formación de una fuerza de ventas son extremadamente altos.
- Contratar a la persona equivocada puede tener un impacto negativo en la productividad de las ventas.
- Los objetivos principales de cualquier sistema de selección deben ser elegir a las personas que tienen el mayor potencial de éxito en las ventas y que permanezcan en la empresa. Proceso de selección: El proceso de selección es el siguiente: Pasos mediante los cuales se filtra a los candidatos para elegir a la persona Proceso de búsqueda de candidatos para el empleo, y conseguir que se Selecció n Reclutam iento
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
La primera actividad en el proceso de reclutamiento y selección es realizar un análisis del puesto para determinar qué actividades, tareas, responsabilidades y personas están involucradas en el puesto a cubrir. Con la información anterior la empresa elabora una Descripción del trabajo (job description), que es un documento escrito que detalla las relaciones y los requisitos del puesto de ventas. Este es el primer documento que un nuevo vendedor debe conocer antes de empezar a trabajar. La descripción del puesto debe contener la siguiente información:
- El nombre del puesto a cubrir.
- Si le reportan otras personas
- El objetivo principal del trabajo.
- Una descripción más detallada de las responsabilidades (Tareas, productos, área geográfica, etc.)
- Nivel de cualificación o conocimientos necesarios para el puesto.
- Habilidades: actitudes, aptitudes y conocimientos Dentro de la descripción del puesto, destacamos las competencias. Las competencias son el conjunto de conocimientos, habilidades y conductas que una organización pretende atraer, desarrollar y reconocer entre sus empleados. Del mismo modo, pueden haber competencias Generales y Técnicas: Generales:
- Aplicables a toda la organización
- Cambio cultural
- Desarrollo lento
- Ejemplos: orientación al cliente, trabajo en equipo, flexibilidad, etc. Técnicas:
- Propias de un proceso o función
- Ventaja tecnológica
- Aprendizaje más rápido
- Ejemplo: idiomas, programación, conocimiento de clientes, etc. PERFIL IDEAL El perfil del vendedor es la descripción detallada de las características deseables y óptimas que debe de tener la persona que buscamos para adaptarse perfectamente a la “descripción del puesto de trabajo” que pretendemos cubrir. Es lo que generalmente aparece en los anuncios de búsqueda cuando se especifica aspectos tales como: La edad / La residencia / La experiencia / La formación / Tener coche... /Determinadas características de personalidad / Idiomas / Etc. La buena práctica aconseja la creación de un perfil ideal de forma que a cada candidato en una selección, se le dibuje su perfil propio, y se le compare con el perfil ideal.
Las competencias
son:
Educable
Trabajables
ATRAER A CANDIDATOS
ENTREVISTAR A CANDIDATOS
1ª FILTRO: Una vez publicado el anuncio, con los CVs recibido, el responsable de la selección elabora un lista corta de candidatos, verificando que cumplan con todas las especificaciones.El siguiente paso suele ser contactar con ellos por teléfono, mediante un cuestionario para completar información y comprobar algunos detalles. Entrevista personal: La entrevista personal es el método más utilizado para seleccionar vendedores. El entrevistador debe buscar información básica sobre el candidato, como habilidades de comunicación, rasgos clave de personalidad e interés en el trabajo. Si un candidato para la selección inicial y pasa a una segunda entrevista, los gerentes deben "profundizar" para evaluar y validar el potencial del individuo. “Ley de LOS tres” en la selección:
- Entrevistar a un mínimo de tres candidatos para el puesto.
- Entreviste a los mejores candidatos al menos tres veces.
- Entreviste al mejor candidato en tres lugares diferentes
- Que el candidato sea entrevistado por tres personas de la empresa Otras herramientas: Además de las entrevistas personales, existen otros procedimientos a utilizar:
- Formularios de solicitud (formulario de solicitud estándar de la empresa que facilita la evaluación de los solicitantes)
- Comprobaciones de referencias
- Pruebas psicológicas: a. Inteligencia: capacidad mental para realizar un trabajo con éxito b. Personalidad: rasgos como sociabilidad, agresividad, independencia… c. Aptitud/habilidades: para determinar si un solicitante tiene interés o la capacidad para realizar ciertas tareas y actividades. SELECCIÓN MEJOR CANDIDATO Es la decisión final sobre el candidato, se prepare la oferta por escrito con todos los detalles, como pueden ser aspectos legales sobre la contratación: tipo de contrato, duración, período de prueba…o la compensación económica y otros beneficios
Fuentes
-Oficinas de Empleo en Instituciones
Educativas
-Anuncios en la página web de la empresa.
-Redes sociales
-Anuncios en prensa/internet
-Agencias de empleo
-Referencias de personas de otras empresas.
-Interno: empleados propios
Anuncio publicitario
Cómo diseñar un buen anuncio
-Nombre de la compañía
-Trabajo ofrecido (y salario?)
-Características requeridas y perfil
-Cómo contactar con la empresa
Selección de medios
ACOGIDA
Formación: Una vez que se incorpora el nuevo vendedor, la formación es crucial. Las ventajas de un buen programa de formación de ventas son:
- Mejora el rendimiento del equipo.
- Eleva la moral de los representantes comerciales.
- Reduce la rotación de vendedores.
- Mejora las relaciones con los clientes.
- Mejora el uso de las técnicas de venta.
- Muestra el compromiso de la empresa con la calidad y la mejora continua
4. Motivación del equipo comercial
Tener un equipo de ventas motivado es crucial para cualquier organización porque significa mantener o aumentar las ventas. La motivación del equipo comercial es una variable en la que influyen muchos factores como la retribución económica y no económica, la promoción personal y otros reconocimientos, la estabilidad laboral, la formación, los estilos de liderazgo, etc. Crear y mantener un equipo de ventas motivado es un gran desafío para un gerente de ventas. Para conseguir la motivación existen diferentes sistemas desde el uso de recompensas externas, como las económicas, hasta el impulso de la automotivación. Diseñar un plan de recompensas que considere varios factores y promover la integración del equipo es, por lo tanto, responsabilidad del líder del equipo de ventas. Motivar a los vendedores es importante y frustrante ¿Por qué necesitamos motivarnos? Los vendedores a menudo se enfrentan al rechazo y la frustración. Un buen programa de motivación que aproveche los recursos internos de los vendedores puede marcar la diferencia entre obtener el pedido y obtener el rechazo. ¿Cuál es la responsabilidad de un jefe de ventas respecto a la motivación? Mantener alta la moral del vendedor frente a las adversidades. Ayudar a los vendedores a motivarse para trabajar en un nivel alto. Proceso motivacional en ventas Los comerciales realizan su trabajo en un ambiente muy exigente, lo que les provoca desgaste y les exige un compromiso interno para alcanzar el éxito. Para moderar las presiones que se aplican a los comerciales, las empresas utilizan sistemas de motivación compuestos por diferentes factores. La actividad continua de los representantes para cumplir con los objetivos de ventas implica el siguiente proceso en el que los representantes proporcionan una variedad de activos para lograr una serie de recompensas.
c) Subsidio fijo: La empresa entrega al representante de ventas una cantidad lineal con el cual los comerciales deben cubrir todos sus gastos. Es peligroso considerar esto como una fuente de ingresos adicionales, ya que el representante puede comenzar a estudiar formas de ganar cantidades extra, ahorrando los gastos necesarios. d) Plan de pago ilimitado: reembolso directo de todos los gastos legítimos incurridos (admisibles y razonables) siempre que estén debidamente justificados.
- Concursos de ventas: La clave para un plan de incentivos rentables es:
- Establecer objetivos a corto plazo
- Establecer objetivos con más valor que los premios
- Establecer objetivos simples y concretos Ventajas: ● Herramienta eficaz para motivar a los vendedores a alcanzar objetivos a corto plazo y restablecer el entusiasmo por alcanzar metas a más largo plazo ● Los concursos son emocionantes; despiertan el interés y generan entusiasmo por el trabajo en sí ● Proporcionar un refuerzo rápido y frecuente. ● Brinda reconocimiento a los vendedores. Desventajas: ● Puede alentar a los vendedores a hacer todo lo posible para ganar, incluso hacer trampa, si es necesario. ● Puede hacer que los vendedores retrasen un pedido o lo apresuren para que entre en el período del concurso. ● Los vendedores pueden intentar sobrecargar a los clientes ● Puede hacer que algunos productos se vendan a expensas de otros ● Si los concursos se realizan demasiado frecuentemente, pueden perder su capacidad de emocionar y motivar.
5. Sistemas de compensación económica
Los principales objetivos de la remuneración del equipo de ventas son:
- Asegurar al vendedor una retribución adecuada a su esfuerzo y nivel profesional.
- Potenciar y desarrollar las ventas.
- Motivar al personal de ventas. Las principales características del sistema de compensación son: Seguridad: Asegurar un ingreso mínimo para el vendedor. Estimulante: Motivar a realizar esfuerzos por encima de lo habitual. Integración: Conseguir un buen espíritu de equipo. Operativo: Tan simple como sea posible para ser entendido por el equipo de ventas y fácil de aplicar. • Coherente: Dentro de los objetivos corporativos. Comunicación: Mejora la comunicación con los superiores y dentro del grupo. RIESGOS: Un plan no adecuado puede causar que la empresa
- Un elevado coste en la consecución de las ventas.
- La venta de los productos de más fácil salida.
- La desatención de zonas y clientes.
- El deterioro del clima laboral.
- El incremento en la rotación del equipo.
Remuneración del equipo de ventas: La retribución (en particular la parte variable) constituye un eficiente instrumento de la Dirección, que permite orientar los esfuerzos de las personas de forma coherente a los Objetivos Estratégicos de la empresa. El Plan de Incentivos no puede ser considerado como un elemento aislado, debe de integrarse dentro de los Objetivos Globales de la empresa. No existe un sistema único, cada empresa tiene el suyo propio acorde con su política general. Componentes de los planes de comprensión: Componentes Objetivos Salario • Motivar esfuerzo en actividades no necesariamente de ventas
- Ajustes según el potencial del territorio
- Reconoce la experiencia y competencia Comisiones • Motiva un alto nivel de esfuerzo de ventas
- Alienta el éxito en ventas Incentivos/bonos • Orienta el trabajo hacia objetivos estratégicos
- Recompensa adicional para los que consiguen mejores resultados
- Alienta el éxito en ventas Concurso de ventas • Estimulan esfuerzos adicionales para conseguir esfuerzos a corto plazo Beneficios sociales • Satisface las necesidades de seguridad de los vendedores
- Reduce el efecto de ofertas de trabajo de otras empresas Del mismo modo, destacamos:
- Compensación financiera: Destacamos tres métodos: a. Retribución fija: Salario fijo, dietas. b. Retribución variable: Salarios variables (Incentivo, comisión, bono…) c. Retribución en especie: Coche, teléfono, seguros, colegios, uso privado de teléfono móvil…La Ley 35/2006 del Impuesto sobre Sociedades (2004) define el pago en especie de la siguiente manera: “El uso, consumo o adquisición de bienes, derechos o servicios con fines privados, a título gratuito o a un precio inferior al normal del mercado, aun cuando no constituya un costo real para la persona que lo otorga.”
