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Título: HOJAS ELECTRÓNICAS
Asignatura: COMPUTACIÓN
- INTRODUCCIÓN TABLA DE CONTENIDOS
- I.DEFINICION DE UNA HOJA ELECTRÓNICA DESARROLLO
- II.ORÍGEN E HISTORIA
- III.ESTRUCTURA BÁSICA DE UNA HOJA ELECTRÓNICA
- IV.CARACTERÍSTICAS DE LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO
- V.FUNCIONES BÁSICA DE LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO
- VI.CREACION DE UNA HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO
- VII.TIPOS DE HOJAS ELECTRONICAS
- Cuestionario
- Bibliografía
- Apéndice
- Tabla 1. Cronología de las Hojas Electrónicas de Cálculo LISTA DE TABLAS Y CUADROS
- Figura 1. Dan Bricklin.Padre de la Hoja Electrónica LISTA DE GRÁFICOS E IMÁGENES
- Figura 2 Estructura básica de una hoja electrónica.
- Figura 3. Partes de una ventana de Excel.
- Figura 4. Funciones de Excel.
- Figura 5. Tablas dinámicas
- Figura 6. Hoja de cálculo Zoho Sheet
- Figura 7. Hoja de cálculo Quattro Pro
INTRODUCCIÓN
La informática representa un papel protagónico en la sociedad actual. Concebida como una herramienta útil para la resolución de problemas complicados, la computadora realiza de forma rápida y eficaz las tareas pesadas, minuciosas, o rutinarias, para ello hace uso de los programas, que van a englobar un conjunto de órdenes que se le da a la computadora para realizar un proceso. Las aplicaciones informáticas agrupan una serie de programas para realizar un determinado trabajo. Una de ellas es el uso de las hojas electrónicas que de alguna manera simplifica el trabajo de las personas a través de órdenes y acciones que se manda al ordenador. Una hoja electrónica de cálculo es importante y fundamental ya que facilita la tarea de realizar operaciones numéricas. La hoja electrónica de cálculo es un modelo numérico o la representación de una situación real que hace uso de la computadora para efectuar operaciones numéricas de una manera rápida y exacta. Esta herramienta es ideal para realizar análisis financieros, construir modelos matemáticos y de negocios, eficientizar el proceso de toma de decisiones y resolver problemas. En términos sencillos, podríamos decir que el uso de una hoja electrónica se reduce a introducir la información que será utilizada y luego indicar a la computadora cómo se desea manipular esa información. En este punto, parecería que con una calculadora de bolsillo podríamos hacer lo mismo, sin embargo, en la medida que aumentemos la cantidad de información y los cálculos que realicemos con ellos, este herramienta se volverá difícil de usar. La principal desventaja de la mayoría de las calculadoras es que se pueden almacenar los números que se introducen, pero no es fácil verlos juntos y esto dificulta el proceso de verificar con exactitud. Además, es difícil modificar los números una vez que fueron introducidos. Una hoja de cálculo es una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existían en el mercado, otros programas de hojas electrónicas. DESARROLLO
1980 Sorcim SuperCalc. (Richard Frank): Este programa se creó para la computadora Orborne-1, este programa conto con la característica principal, que consistía en la interacción entre los datos que estaban contenidos en varias celdas. 1982 Microsoft Multiplan. (Bill Gates y Paul Allen): Fue una de las primeras hojas de cálculo desarrolladas por Microsoft, después de varias adaptaciones a las hojas existentes, se integró la primera interfaz gráfica. 1983 Software Lotus 1- 2 - 3 (Lotus Inc.) : Esta hoja electrónica, fue la primera en introducir el cálculo de las operaciones utilizando rangos de celdas, también se incluyó macros para las plantillas y celdas con nombres. Esta era más fácil de utilizar y con la gran novedad de hacer gráficos y bases de datos. 1985 Microsoft Excel (Microsoft): El primer programa de Excel fue creado para Apple, este programa fue el primero en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la capacidad de dar un clic utilizando un mouse, otra de las características que hizo que sea una de las hojas electrónicas más utilizadas es que incluyo un libro de hojas, también revoluciono con la introducción de números y letras, así como la elaboración de datos automáticos. 1988 Calc. (Open Office): Esta hoja electrónica de cálculo es gratuita, esto quiere decir que la podemos instalar sin costo alguno, es compatible con Excel de Microsoft, se puede escribir en hojas de archivos pdf, cuenta con filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas. 2007 Numbers (Apple Inc): Esta hoja electrónica de cálculo está incluida en la suite iWork para las computadoras Mac, entre sus características más importantes sobresalen las tablas inteligentes, lienzo flexible, importación y exportación de archivos de Excel, mejores gráficos e imágenes.
III.ESTRUCTURA BÁSICA DE UNA HOJA ELECTRÓNICA
Dan Bricklin ( 1951 - ) Diseñador de Visicalc, la primera “verdadera aplicación” para la PC, es el inventor de las hojas de cálculo. Durante el verano de 1978, Daniel Flystra se unió a Bricklin y a Frankston. Flystra era mercadologo y sugirió que el producto podría ser de gran demanda si pudiera correrse en un computador Apple Macintosh. Entre los tres formaron una compañía conocida por el nombre de Software Arts Corporation la cual fue fundada en enero de 1979 y era dirigida por Bricklin. En Abril , la compañía comenzó a distribuir a Visicalc, cuyo nombre fue tomado de una abreviatura hecha de las palabras en inglés “Visible Calculator” (Calculadora Visible). Visicalc se convirtió en un fenómeno en la época de los 80 e incentivó a muchos negociantes a comprar Computadores Personales (PC). Más de 1 millón de copias fueron vendidas durante la producción total de Visicalc. Figura 1. Dan Bricklin.Padre de la Hoja Electrónica
VI.CREACION DE UNA HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO
Es una hoja de cálculo matriz, parecido a una hoja de papel cuadriculado), formada por un número determinado de filas y columnas .Una hoja de cálculo consta de 65 536 filas y 256 columnas cuyos rótulos situados en el margen van desde la letra A hasta IV. Las columnas en las hojas de cálculo se determinan con letras empezando por la A, sigue la B, C, D. Sin dudas la hoja de cálculo más extendida y popular del mercado. Figura 2. Estructura básica de una hoja electrónica IV. CARACTERÍSTICAS DE LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO
- Las celdas están relacionadas, lo que permite realizar cálculos manuales o automáticos, escribir textos, editar y copiar fórmulas.
- En cada celda se pueden introducir tres clases de datos: o textos o entradas alfanuméricas, o entradas numéricas y o fórmulas o expresiones.
- Las celdas con entradas alfanuméricas o numéricas forman el conjunto de entradas independientes, ya que su valor no depende de ninguna otra posición de la hoja.
- Las celdas cuyo contenido son fórmulas o expresiones constituyen el conjunto de entradas vinculadas a otras.
- El número de filas y columnas máximo (el tamaño de las hojas) que puede tener una hoja de cálculo depende de la memoria RAM de la computadora.
- Algunos programas, además, permiten incluir nuevas funciones predefinidas por el usuario.
- Casi todas las hojas de cálculo disponen de un propio lenguaje de órdenes y de programación integrado.
- Facilidad para dividir la pantalla en ventanas. En cada ventana se podrá visualizar el contenido de una parte de la hoja, y así, en una misma pantalla, es posible ver áreas que están situadas en lugares distantes.
- Visualizar hojas distintas en la misma pantalla, cada una en una ventana.
VII.TIPOS DE HOJAS ELECTRONICAS
A) MICROSOFT EXCEL:
Partes de una ventana de Excel:
- Barra de Título. Incluye en nombre de la aplicación y el nombre del archivo activo.
- Barra de Fórmulas. Recuadro que presenta el valor constante o fórmula de la celda activa.
- Barra de Desplazamiento Vertical. Permite ver la información de la hoja de cálculo a lo largo, lo que permite visualizar el contenido en forma vertical.
- Barra de Desplazamiento Horizontal. Realiza la misma función que la barra de desplazamiento vertical, sólo que la información la desplaza horizontalmente.
- Hojas de Trabajo. Si un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo la ubicación de las mismas será en la parte inferior.
- Encabezado de Filas. Ubicación de los identificadores de cada fila. En una hoja de cálculo una fila está definida como un espacio horizontal que cruza la ventana. Los números se utilizan para identificar cada una de las filas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 65, filas.
- Cuadro de Nombres. Recuadro que muestra la ubicación de la celda seleccionada y/o rango de celdas.
- Encabezado de Columnas. Ubicación de los identificadores de cada columna. En una hoja de cálculo una columna está definida como un espacio vertical que abarca de arriba hacia abajo la ventana. Las letras se utilizan para identificar cada una de las columnas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 256 columnas.
- Barra de Herramientas. Botones de comandos, opciones de menú, que al seleccionarlos realizan diferentes acciones.
- Barra de Menús. Nombre de los menús disponibles en la aplicación para realizar acciones; cada uno de los menús incluye opciones específicas que pueden ser aplicadas al documento. Figura 3. Partes de una ventana de excel
Características básicas sobre Excel 1 - Celdas Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel. La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran. Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras de izquierda a derecha en la fila guía ubicada en el tope. Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente N de arriba hacia abajo en la columna guía a la izquierda. De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda. 2 - Hoja de trabajo Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’. Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario. 3 - Libros de trabajo Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa. 4 - Cintas de opciones Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen abiertas. Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. 5 - Fórmulas Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia. Con las fórmulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada. Por ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”. Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados en las celdas. Al ingresar dentro de la fórmula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las celdas involucradas cambien. 6 - Funciones Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pudieran agregarse a las fórmulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas.
B) OTROS TIPOS DE HOJAS ELECTRONICAS
B.1. ZOHO SHEET
Zoho Sheet permite crear, trabajar y editar hojas de cálculo de igual forma que con Microsoft Excel u OpenOffice Calc, pero en la nube y sin necesidad de instalar ningún tipo de software. Estas hojas de cálculo generadas desde Zoho Sheet se pueden abrir desde cualquier navegador, incluido Chrome, Safari y Opera. Y cualquier hoja, generada desde Excel o Calc, puede ser editada en Zoho Sheet. El acceso a Zoho Sheet se puede hacer con las credenciales de Google, Facebook o Yahoo. Figura 6. Hoja de cálculo Zoho Sheet B.2. NUMBERS: Numbers es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. en conjunto con Chester James; en dirección de los programmers como parte del set de productividad iWork (que también incluye Keynote y Pages). Numbers 1.0 fue anunciado el 7 de octubre de 1998 y funciona solo en Mac OS X v10.4 "Tiger" y Mac OS X v10.5 "Leopard". Numbers 2.0 fue anunciado el 6 de enero de 2009 con las nuevas características MathType y EndNote. Visualización en Lista de fórmulas: Permite ver todos los cálculos de la hoja a la vez.. Categorías de tabla: Permite agrupar los datos de cualquier columna y crear categorías de tablas. Cada categoría incluye una fila resumen con la que se puede replegar, desplegar y reorganizar las diferentes categorías.. Características de numbers a) Trabaja en conjunto b) Cambios en tiempo real c) Ve con quién estás trabajando d) Los usuarios de PC igualmente pueden unirse e) Opciones especiales.- Por medio de esta aplicación los usuarios logran desbloquear las hojas de cálculo con un toque. f) Domina los conceptos básicos.- Los usuarios logran estar familiarizados con Microsoft Excel, pero es viable que no sepan dónde localizar las principales funciones de acceso en los numbers de Apple. B.3. LOTUS 1- 2 - 3 : Lotus 1- 2 - 3 fue un programa de hoja de cálculo desarrollado por la hoy desaparecida empresa estadounidense Lotus Development Corporation, que fue adquirida por IBM en 1996. Fue la primera killer application (“aplicación matadora”) para la plataforma IBM PC. La inmensa popularidad que logró alcanzar a mediados de la década de 1980 contribuyó significativamente a afianzar el éxito de las PC dentro del ambiente corporativo. Características de Lotus 1- 2 - 3
a) Ofrece a los usuarios herramientas que les permiten alcanzar el trabajo realizado rápidamente y eficiencia. b) AutoTotal permite sumar una serie de números con sólo tipear la palabra "Total", automáticamente se abre la más amplia función de planilla de cálculo. c) Lotus InfoBox es una herramienta de tarea sensitiva que ofrece a los usuarios información sobre cualquier selección de objeto y les permite fácil y rápidamente cambiar la selección de propiedades. Toda la edición es dinámica para brindar a los usuarios una respuesta intantánea de sus elecciones. d) Impresión dinámica previa permite a los usuarios editar simultáneamente y pre-ver sus hojas de trabajo. e) Outlining ofrece la opción de realizar rápidamente un sumario de los datos de la hoja de trabajo dentro del formato outline. f) Lotus Chart simplifica la creación de los más complejos cuadros. Debido a que éste es un componente compartido en SmartSuite. g) Títulos de hojas de trabajo pueden ahora ser seteadas a través de un paso rápido. B.4. QUATTRO PRO : Programa de hoja de cálculo desplegado por Borland, luego comprado y mercantilizado por la sociedad Corel Corporation como fragmento de su suite de WordPerfect Office. Aunque el programa de Excel de Microsoft es el más recalcado de todos los programas basados en las hojas de cálculo disponibles en la actualidad, Quattro Pro fue uno de los mejores predecesores con más sentido, el cual brindó las mejores características del mercado tecnológico. Figura 7. Hoja de cálculo Quattro Pro Características de Quattro Pro a) Establecer propio diseño sobre una hoja de cálculo que pasar horas examinando documentos ya prediseñados Mejores plantillas de Quattro Pro. b) Gran cantidad de elecciones de gráficos disponibles, c) Opción del botón del asesor, encomendará qué tipo de gráfico utilizar. d) Compatible es QPX4 con otros programas de software como Open Office.
Cuestionario
Funciones de Base de Datos: P ermiten trabajar con una base de datos, propiamente dicho, es decir, que sirven para manipular gran número de registros de datos. Se pueden realizar operaciones básicas como suma, promedio, recuento, etc,. Funciones de Búsqueda y Referencia: Estas funciones te ayudarán a trabajar con matrices de datos, incluyen funciones que buscan y devuelven la ubicación valor dado. Funciones de Complementos y Automatización: Permiten manejar datos de tablas dinámicas o vínculos dinámicos. Funciones de Cubo: Utilizadas para el análisis avanzado en cubos de información. Funciones de Fecha y Hora: Estas funciones sirven para trabajar con fechas y horas de Excel. Funciones de Información: Estas funciones proporcionan principalmente información sobre el contenido de celdas, tales como el tipo y las propiedades de los datos. También hay funciones que proporcionan información sobre el formato o ubicación de una celda y el entorno operativo actual. Funciones de Texto: Las funciones de texto permiten manipular cadenas de caracteres como nombres de clientes, direcciones de calles y descripciones de productos. La funcion LARGO() devuelve el número de caracteres en un fragmento de texto. La función MAYUS() devuelve el texto en mayúsculas. CONCATENAR () combina múltiples cadenas de texto como una sola cadena. Funciones Estadísticas: Excel tiene una variedad de funciones que pueden utilizarse para obtener estadísticas de un rango de valores. Una función común es PROMEDIO(), que calcula el valor medio de varios valores. Las funciones MAX() y MIN() se utilizan para obtener los valores máximo y mínimo dentro de un rango. Funciones avanzadas permiten obtener medias armónicas y geométricos, varianza. Funciones Financieras: Las funciones financieras en Excel permiten obtener cálculos complejos como anualidad, bonos, hipotecas, etc. La función PAGO (), por ejemplo, calcula un pago de préstamo, dado el número de pagos, la tasa de interés y la cantidad principal. Funciones de Ingeniería: Llamadas también funciones científicas son utilizadas por los ingenieros y científicos en el campo de la trigonometría y logaritmos. Excel tiene una gama completa de funciones trigonométricas, como SIN(), COS() y TAN(), así como sus inversos, ASIN (), ACOS () y ATAN. Funciones logarítmicas incluyen logaritmos naturales y comunes como LN(), LOG10 () y LOG Funciones Lógicas: Permiten realizar cálculos sofisticados poniendo a prueba el valor de una celda para poder realizar operaciones dependiendo del resultado. La función SI() devuelve un valor verdadero o falso dependiendo si se cumple o no una condición. Funciones Matemáticas y Trigonométricas: Son las funciones más útiles y utilizadas en Excel. Las Funciones Matemáticas y Trigonométricas permiten sumar un rango de valores con la función SUM(), contar valores con COUNT().
7. Las hojas de Excel donde están contenidas?
Una hoja de trabajo en Excel, es parte de un libro de trabajo, el contenido de las hojas de trabajo se guarda, almacena o salva en el disco duro del computador o almacenamiento externo. Al almacenarse, el libro de trabajo toma la forma de un archivo con extensión Excel. Cada libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas de cálculo (hojas de trabajo), dependiendo de la necesidad, la persona puede agregar más hojas.
8. Cuánto es el ancho máximo de una columna en Excel? En Excel la anchura máxima de una columna es de 255 caracteres. 9. Al poner un nombre a una celda, el primer carácter de que tipo debe ser? El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un subrayado (_) o una barra invertida. El resto de caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. 10. Cuál es el máximo de Hojas de Trabajo que se puede insertar en un Libro en Excel? Limitado a la memoria disponible (el valor predeterminado es 1 hoja) 11. Cuál es el número máximo de Filas y Columnas en una Hoja de Cálculo? 1.048.576 filas 16.384 columnas 12. Para qué sirve la opción “ajustar texto”? Microsoft Excel puede ajustar el texto para que aparezca en varias líneas dentro de una celda. Puede aplicar formato a la celda para que el texto se ajuste automáticamente, o insertar un salto de línea manual. Ayuda a ajustar el texto de una o varias celdas, esto depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido. Reducir hasta ajustar, ayuda a reducir el tamaño de los caracteres de la fuente de manera que los textos de la celda o celdas seleccionadas se ajusten a la columna que pertenecen. 13. ¿Cuál es el propósito de Ordenar y Filtrar datos? Para mostrar los datos que desea y ocultar el resto. Una vez que filtre los datos en un rango de celdas o una tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos. Un filtro es una orden que damos a Excel para que extraiga de una lista de datos, aquellos que cumplan una o unas condiciones determinadas. 14. Que es un Smart Art? Herramienta a partir del Office 2007, permite presentar ideas o conceptos de forma atractiva, donde tanto el gráfico como el texto contribuyen con la comunicación del mensaje que se intenta transmitir por medio de este gráfico. Es una representación visual de su información e ideas. Para crear elementos gráficos SmartArt, elegir entre varias distribuciones para comunicar de forma rápida, fácil y eficaz. 15. Cuál es la función de Word Art? WordArt es una forma rápida de conseguir que el texto destaque con efectos especiales .Permite crear textos estilizados con varios efectos especiales, tales como texturas, contornos y otras manipulaciones que no están disponibles a través del formato de fuente o del gráfico SmartArt. Por ejemplo, se pueden crear sombras, rotar, doblar, cambiar el ancho, el color y estirar la forma del texto.
Bibliografía
Menú Archivo
- Crea un libro de trabajo.
- Abre un libro de trabajo que fue previamente creado en Microsoft Excel.
- Guarda el libro de trabajo activo o sobre el cual se esta trabajando.
- Permite guardar los cambios del libro de trabajo con diferentes características, por ejemplo: con otro nombre.
- Configura las propiedades del libro de trabajo: márgenes, orientación, escala de impresión, etc.
- Delimita la área de impresión, en caso de querer imprimir sólo una rango de celdas de la hoja de Excel.
- Muestra en pantalla como se vera el documento en papel.
- Imprime el documento en la impresora que esta dada de alta en la computadora, además permite definir: el número de copias, sección de hojas a imprimir, etc.
- Cierra la aplicación Microsoft Excel. Menú Edición
- Deshace la última operación o comando aplicado al libro de trabajo.
- Repite la última operación o comando aplicado al libro de trabajo.
- Corta la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo.
- Copia la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo.
- Pega la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo activo o en otra aplicación, en la posición donde se encuentre la celda activa.
- Rellena las celdas seleccionadas con el contenido de la primera celda.
- Borra la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo actual.
- Busca en el contenido de las celdas del libro de trabajo la información definida en la búsqueda.
- Reemplaza el contenido de las celdas en el libro de trabajo con la información que se desea reemplazar. Menú Ver
- Presentación de la información contenida en la hoja de Excel en forma de matriz (filas y columnas). Vista predefinida para trabajar.
- Presentación de la información contenida en la hoja de Excel por tamaño de página.
- Comando utilizado para definir el encabezado y pie de página del libro de trabajo. Menú Insertar
- Inserta cedas en la dirección deseada según la localización de la celda activa.
- Inserta filas completas hacia arriba a partir de la localización de la celda activa.
- Inserta columnas completas hacia la izquierda a partir de la localización de la celda activa. Observación : los comandos ubicados en el menú Insertar, como su nombre lo indica insertan la información seleccionada, por ejemplo: el comando Objeto … inserta en el libro de trabajo un objeto. Menú Formato
