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Los impresos son formularios con espacios en blanco para cumplimentarlos que se caracteri- zan por no adquirir validez comercial hasta que: -Se rellenan -Se firman -Se sellan Muchas veces, en el reverso, van las instrucciones de cumplimentación. Todo documento mercantil, representa un hecho relacionado con la administración, organiza- ción o gestión de la empresa que va a tener consecuencias jurídicas.
- Algunas normas que regulan el contrato mercantil de compraventa -Código de comercio de 22 Agosto de 1885. Norma básica de regulación de contratos mer- cantiles. Recoge las definiciones de los distintos agentes comerciales, obligaciones de los mismos, formas de pago, suspensiones de pagos y quiebras... -Ley de Ordenación del Comercio Minorista de 15 de Enero de 1996. se regulan: el concepto de comercio minorista, ventas especiales, infracciones y sanciones... -Ley de Condiciones Generales de la contratación de 13 de Abril de 1198. Protege la igual- dad de los contratantes para defender a los consumidores de posibles cláusulas abusivas. -Ley de Marcas de 7 de Diciembre de 2001. Contempla el concepto, delimitación y uso de las marcas en el comercio. -Ley de Defensa de la Competencia de 3 de Julio de 2007. Regula la libre competencia. -Ley 1/2017, de 16 de Noviembre, General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. Se definen y regulan los derechos de los consumidores, así como las infracciones y sancio- nes por vulnerar dichos derechos. -Ley 3/2004 que establece medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comer- ciales y regula los plazos de pago, intereses de demora...
•El contrato de compraventa Según el Código Civil, el contrato de compraventa es un acuerdo de voluntades entre dos partes, acuerdo que puede ser oral o escrito y por el que una de las partes se compromete a entregar una cosa o prestar un servicio, y la otra, a pagar por ello. Podemos distinguir dos tipos de contratos de compraventa: mercantiles y civiles. El artículo 325 del Código de Comercio establece que: “Será mercantil la compraventa de cosas o bienes muebles para revenderlas, bien en la misma forma en que se compraron, o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa”. Para que un contrato se considere mercantil tiene que cumplir estos requisitos: -Que el objeto de la compraventa sea un bien mueble, transformado o sin transformar. -Que exista intención de reventa con ánimo de lucro. -Que ambas partes sean empresarios o profesionales. El Código de Comercio establece ventas que nunca deben considerarse mercantiles:
- Las de productos para consumo del comprador.
- La reventa de una persona no comerciante de acopios que hizo para su consumo.
- Las que realicen los artesanos en sus talleres de objetos fabricados por ellos.
- Las que realicen los agricultores y ganaderos de sus cosechas o de su ganado. - Diferencias entre contrato mercantil y civil
•Elementos del contrato Los elementos personales del contrato son dos: el comprador y el vendedor, ambos deben tener capacidad para obrar. Para ello es necesario ser mayor de edad, o menor emancipado, y no estar incapacitado. El Código Civil prohíbe adquirir por compra: -A los jueces, magistrados y fiscales, los bienes que estén en litigio en sus tribunales. -A los funcionarios públicos, los bienes que administran. -A los albaceas respecto a los bienes confiados a su cargo.(bienes objeto de la herencia) -Al tutor, los bienes de la persona que esté bajo su tutela.
Los elementos materiales del contrato son tres:
- El precio es la cantidad económica que el comprador está obligado a pagar a cambio de la cosa recibida.
- La cosa es el bien, el derecho o la mercancía objeto de la operación comercial. La cosa tiene que cumplir tres requisitos: ser posible, lícita y determinada. Posible: implica que nunca se puede vender una cosa imposible Lícita: quiere decir que la cosa respeta el ordenamiento jurídico Determinada: debemos determinar o indicar en el contrato la cosa que se vende -Las condiciones de venta hacen referencia al plazo, lugar y forma de entrega del bien y de pago del precio estipulado.
•Contenido del contrato Existe libertad de forma en la elaboración de un contrato pero la Dirección General de los Registros y del Notariado propone unos modelos tipo. En el contrato deben recogerse los datos identificativos de las dos partes, la descripción del bien, el precio, la forma de pago, las cláusulas acordadas y las firmas. En el modelo tipo se diferencian cinco partes:
- En el encabezamiento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato.
- Bajo el término “REUNIDOS” deben figurar los datos identificativos de las partes en el con- trato, dejando constancia de la capacidad legal para firmar el contrato. Estas personas podrán actuar en nombre propio, de una persona jurídica o en nombre de una tercera perso- na (justificando la representación)
- Con los términos “MANIFIESTAN” o “EXPONEN” se expresa el acuerdo al que llegan las partes.
- En el apartado “CLÁUSULAS” se define el bien objeto del contrato, así como el precio y todas las condiciones que las partes pacten.Hay que indicar los juzgados y tribunales a los que se someteran en caso de conflicto. En caso de omitir esta información, se entiende que se someten al juzgado con jurisdicción en el lugar de firma del contrato. Por último, indicare- mos el número de copias que se realizan del contrato y en poder de quien quedan.
- Para cerrar el contrato, las partes firmarán todas las páginas del documento.
•Obligaciones de las partes Las obligaciones del vendedor generan los derechos del comprador y viceversa. El vendedor está obligado a:
- Conservar el bien o mercancía en perfecto estado hasta entregársela al comprador.
- Entregar el bien o mercancía según las condiciones establecidas, en el lugar pactado, en la forma acordada y en la cantidad solicitada.
- Los gastos que genera la entrega, excepto los del transporte, correrán a cargo del vende- dor, salvo pacto en contrario.
- Garantizar al comprador el disfrute del producto, respondiendo legalmente de la propiedad del bien vendido.
- Proceso de compras Una buena gestión del proceso de compras implica seguir estas fases:
- Analizar las necesidades de la empresa.
- Determinar las características que deben reunir los productos.
- Búsqueda y selección de proveedores.
- Petición de ofertas.
- Valoración de las ofertas.
- Negociación comercial de las condiciones de compra
- Realización del pedido.
- Recepción de la mercancía.
- Pago del importe de la compra.
- Gestión de las posibles incidencias de la compra.
•Análisis de las necesidades Responer a las siguientes preguntas: ¿Qué comprar?, ¿cuando comprar? y ¿cuanto comprar? Empresas industriales - mejor relación calidad/precio Empresas comerciales - coste de los productos Empresas de servicios - Satisfacción del cliente El análisis de las necesidades lo llevarán a cabo los departamentos que las tengan que resolver y cuando no se puedan cubrir todas, la dirección deberá decidir a cuales se les da más prioridad. Una vez definidas las necesidades hay que definir las especificaciones del producto: -Características del producto. -Cantidad necesaria. -Plazo máximo de recepción. -Calidad del mismo. -Precio orientativo •Búsqueda de proveedores Las empresas necesitan realizar una búsqueda de proveedores en tres situaciones: -Cuando se inicia la actividad. -Cuando deseamos cambiar de proveedor por algún motivo. -Cuando queremos aumentar nuestra cartera de proveedores para incrementar nuestro poder de negociación con ellos. En primer lugar buscaremos información de los proveedores que suministren el bien que queremos adquirir en: -Cámaras de Comercio. -Asociaciones empresariales. -Internet. -Guías telefónicas. -Índices de empresas. -Ferias comerciales. -Diarios, revistas y publicaciones especializadas. Haremos una preselección de ellos para solicitarles más información y elegir la mejor opción.
•Ofertas y presupuestos Podemos ponernos en contacto con los proveedores a través de varias vías: mediante carta comercial, por teléfono, por correo electrónico... En ocasiones se utilizan impresos normaliza- dos de petición de ofertas. Una vez recibida la información, valoraremos las distintas opciones con un cuadro comparati- vo para elegir la más adecuada.
- Selección del proveedor (Factores a analizar)
- Precio de compra o coste de adquisición. El precio inicial del proveedor se incrementará con gastos accesorios de la compra (portes, seguros...) y minorado con posibles descuen- tos que nos apliquen. El IVA no se tiene en cuenta para estos cálculos.
- Calidad del producto. Conjunto de cualidades que presenta un determinado bien y que hacen que sea adecuado a su fin.
- Plazo de entrega. Tiempo que transcurre desde que se solicita el producto hasta que se recibe en las instalaciones del comprador.
- Plazo de pago. Tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se paga el importe correspondiente. Se suele empezar a contar desde la fecha de emisión de la factura. Al comprador normalmente le interesa que dicho plazo sea lo mayor posible y al vendedor todo lo contrario.
- Garantías. Permiten tener la certeza de que, en caso de defectos, los responsables se harán cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso. Existe un plazo mínimo de garantía determinado por Ley pero pueden ofrecer uno mayor.
En muchas ocasiones, antes de la selección final del proveedor, se realiza una negociación comercial.
•Solicitud del pedido Escrito o comunicación mediante el cual se solicita al proveedor de manera formal la entrega de dichas mercancías, bajo unas condiciones previamente pactadas. Diferentes vías: -Mediante una nota de pedido. Impreso que contiene los datos necesarios para la compra- venta. Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, y al vendedor para preparar el pedido y para la facturación. -Por carta, fax o correo electrónico. Contrato escrito que aporta seguridad jurídica a las partes. -Solicitar mercancía a través de agente comercial. El agente suele cumplimentar el pedido a través de la propuesta de pedido, de la cual nos deja una copia tras firmarla ambas partes. -Por teléfono. Este medio se usa cuando tenemos una urgencia de mercancía. El inconve- niente es que no queda constancia por escrito. Una vez aceptado por el vendedor, el pedido es un documento con la fuerza legal de un contrato de compraventa. La parte vendedora puede aceptar el pedido de manera explícita (confirmando por escrito o verbalmente) o de manera tácita (la parte vendedora sirve el pedido sin confirmación).
•Recepción de mercancía
- Recepción del transporte. Recibir al transportista y guiarlo hasta el lugar de descarga.
- Supervisión de la descarga. inspección para verificar posibles desperfectos, separando los embalajes con algún daño. A su vez, comprobaremos si el número de bultos coincide con el indicado en el albarán.
- Identificación de la mercancía. Una vez descargada, se confirma si los bultos se correspon- den con lo estipulado. Hecho esto, firmamos el albarán que servirá como justificante de la entrega.
- Anotaciones en los registros de entrada. Realizamos anotaciones en los registros de entrada para llevar un control de stocks.
- Ubicación de la mercancía en el almacén. Seguiremos el criterio de almacenamiento que resulte más adecuado para nuestra empresa.
Será obligatoria en estas facturas:
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación, en caso de ser distinta de la de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa y NIF del vendedor y del com- prador.
- Domicilio del vendedor y del comprador. Si dispone de varios negocios deberá de indicarse la ubicación de la sede o la específica a la que se refiera la operación.
- Descripción de las operaciones con indicación de los precios unitarios sin impuesto, des- cuentos...
- Base imponible. Cuando se apliquen varios tipos de IVA, se desglosará la base imponible según el tipo de IVA que le corresponda.
- Tipo de IVA
- La cuota tributaria que se repercuta.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones o en la que se haya recibido el pago anticipado cuando se trate de una distinta a la de expedición de la factura.
- Si es el caso, indicación de que la operación está exenta del Impuesto.
- Menciones especiales, en casos de operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, factu- ración por el destinatario... •La factura Simplificada La factura simplificada, sustituye a los a los antiguos tiques. Este tipo de factura podrá emitir- se en los siguientes casos: -Cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido. -Cuando deba expedirse una factura rectificativa. -Los empresarios o profesionales podrán expedir factura simplificada cuando su importe no exceda 3.000 euros, IVA incluido, en los siguientes casos:
- Ventas al por menor
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración, así como suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
- Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos de cabinas de uso público, así como mediante tarjetas que no permi- tan la identificación.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
- Otros supuestos con autorización expresa del Departamento de Gestión Tributaria.
No se podrá expedir factura simplicadaen las siguientes operaciones: -Entregas intracomunitarias de bienes. -Ventas a distancia.
El contenido mínimo de la factura simplificada será:
- Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa. Las facturas rectificativas deberán ir en una serie diferente.
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación, de ser distinta de la fecha de expedición.
- Nombre o razón social, y NIF del vendedor
- Descripción de los bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo de IVA aplicable.
- Importe total. En caso de ser aplicable un solo tipo de IVA, no sería necesario desglosar las bases y las cuotas, añadiendo la expresión “IVA incluido”.
- Menciones especiales, en casos de operaciones exentas, regímenes especiales de IVA...
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el vendedor debe hacer constar: -NIF del destinatario. -Domicilio del destinatario. -Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada
•Casos especiales de facturación
- Factura recapitulativa: agrupa varias entregas de bienes o prestaciones de servicios de fechas diferentes para un mismo destinatario. Se permite cuando las entregas se realicen dentro del mismo mes.
- Facturación de anticipos: Cuando un cliente entrega dinero para una futura compra, el vendedor tiene la obligación de emitir factura y liquidar el IVA que corresponda.
- Factura de proforma: equivale a un presupuesto. Su finalidad es que el comprador disponga de información sobre la futura compra. No tiene valor contable. Suele incluir la fecha máxima de validez.
- Duplicados de facturas: deben incluir la expresión “duplicado”. Solo se podrán realizar en estos casos: -Cuando en una misma entrega hubiera varios destinatarios -Cuando se pierda el original.
- Factura electrónica: factura que ha sido expedida y recibida en formato electrónico. El destinatario tiene que dar su consentimiento. Su autenticidad, integridad y legibilidad deberá estar garantizada por: -firma electrónica avanzada -Intercambio de datos EDI -Otros medios comunicados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y aceptados. -Controles de gestión de la actividad empresarial del sujeto pasivo. Tipos de facturas electrónicas: -Factura electrónica con formato estructurado: facilita el tratamiento automatizado -Factura electrónica con formato NO estructurado
- Facturas expedidas por terceros: la obligación de facturar puede ser cumplida por el profesio- nal, por el destinatario o por terceros, pero el responsable será el profesional. Para que la obligación pueda ser cumplida por el destinatario tienen que cumplirse los siguientes requisitos: -Acuerdo entre las partes suscrito antes de las operaciones. -Aceptación por parte del profesional -El destinatario deberá remitir una copia al profesional. -Expedidas en nombre del profesional.
- Factura rectificativa
- Expedición de mercancías -Localización de la mercancía en el almacen -Embalaje: protegiendo y agrupando la mercancía. -Pesado -Etiquetado. Los paquetes deben de llevar una etiqueta que indique el contenido, datos de pedido y lugar de entrega. -Agrupación de paquetes -Preparación de documentos de control. Se elabora el albarán y la carta de portes. -Entrega al transportista, el cual firmará la hoja de portes y el listado de mercancía que se le entrega. Para el transporte de la mercancía la empresa puede usar medios propios o contra- tar otra empresa. - La factura emitida En los siguientes casos no es obligatorio emitir facturas: -operaciones realizadas por minoristas con regimen especial -operaciones exentas de IVA, excepto operaciones de servicios sanitarios y entregas de bienes inmuebles. -operaciones realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen especial simpli ficado del IVA -operaciones de profesionales acogidos al regimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA -operaciones financieras y de seguros -otros casos que autorice el Departamento de Gestión Tributaria Plazos de expedición y envío: -Si el destinatario no es empresario ni profesional, expedición y envío en el momento de la operación -Si el destinatario es empresario o profesional, la expedición de las facturas antes del 16 del mes siguiente y el envío en un mes desde la fecha de expedición. En caso de facturas recapitulativas -Si el destinatario no es empresario ni profesional, la expedición de la factura como máximo el último día natural del mes, junto con el envío. -Si el destinatario es empresario o profesional. la expedición de las facturas antes del 16 del mes siguiente y el envío un mes desde la fecha de expedición. Formas de remisión de facturas Las facturas podrán ser remitidas por cualquier medio y en particular por medios electrónicos cuando el destinatario de su autorización y garanticen la autenticidad e integridad del contenido. Plazos Los empresarios o profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes, de acuerdo con la Ley General Tributaria. No obstante, la legislación mercantil establece que "los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros - Documentos de compraventa Los más frecuentes son el pedido, el albarán y la factura. Estos documentos se expiden en este orden y están relacionados. Un error en el primero se arrastrará a los posteriores.
- El pedido La nota de pedido es un impreso a través del cual se solicita el envío de mercancía al provee- dor. El formato es libre pero tiene que tener un contenido mínimo: la identificación del com- prador, del vendedor, de la mercancía, fecha y lugar de entrega y firma. La carta de pedido es una comunicación formal. Es menos rápida pero permite concretar las condiciones de compra. Los datos mínimos son los mismos que en la nota de pedido. En ambos casos, se emitirán dos copias, una para el comprador y otra para el vendedor.
•El albarán Es el documento mercantil que acompaña al género en el momento de su entrega al compra- dor, y que incluye una relación detallada de los bienes y/o servicios entregados. Este documento es un elemento de prueba para acreditar la entrega. El formato es libre pero tiene que contener los siguientes datos mínimos: identificación de las partes, número del documento, fecha y lugar de emisión y de entrega de la mercancía, e identificación de la mercancía. Podemos distinguir dos tipos de albaranes: -Albarán valorado: especifica el precio unitario de la mercancía y a veces también se refleja en el mismo descuentos y gastos adicionales. -Albarán no valorado: solamente indica la mercancía objeto de la compraventa. Ambos deberán de ser firmados por el comprador.
•La factura Los datos para hacer la factura se obtienen del albarán que habrá sido firmado por el cliente. El primer paso consiste en calcular el importe bruto, que se obtiene multiplicando el precio unitario del producto por el número de unidades adquiridas. Posteriormente se aplicarán los descuentos acordados y los gastos adicionales (obteniendo el importe neto o base imponi- ble). Por último, añadiremos la cuota de IVA. Los gastos tributan al mismo tipo de IVA que las mercancías a las que van asociadas.
•La factura rectificativa Documento que se emite para la corrección de una factura original. Se expedirá en los siguientes casos: -Cuando la factura no cumple los contenidos mínimos. -Cuando alguna circunstancia da lugar a la modificación de la base imponible del IVA. -Cuando las cuotas de IVA sean incorrectas. Cuando la modificación se deba a la devolución de mercancías, relativa a envases o embala- jes, no es necesario hacer una factura rectificativa y se puede compensar en la siguiente factura siempre que tenga el mismo destinatario. La rectificación se efectuará cuando el obligado a expedirla tenga constancia, siempre que no hayan transcurrido 4 años. Deberán de contener los mismos datos que las facturas y hay que tener en cuenta: -Deberán de emitirse en una serie diferente -Deberá indicarse que es una factura rectificativa -Indicar la causa de la rectificación -Identificar la factura rectificada (número y fecha) -Se pueden rectificar varias facturas en un único documento, siempre que se identifi- quen todas las facturas rectificadas.
•Aplicaciones informáticas de facturación -Aplicaciones informáticas de propósito general: OpenOffice o Microsoft Office. Suelen incluir procesador de textos, hoja de cálculo, bases de datos y programa de presentaciones. Este tipo de aplicaciones están indicadas para pequeñas empresas comerciales. Sus ventajas son: bajo coste, facilidad de manejo, y gran capacidad de adaptación a las necesidades del usuario. -Aplicaciones específicas de gestión: Se suelen denominar programas de facturación y son paquetes informáticos que desarrollan todo el proceso de gestión de la compraventa de forma automática a partir de los datos iniciales de clientes, proveedores, productos y condi- ciones de compraventa. Podemos encontrar desde paquetes económicos y sencillos (para microempresas), hasta paquetes complejos (destinados a grandes empresas). -Aplicaciones específicas diseñadas a medida: permiten controlar la gestión integral de la empresa. Suelen ser soluciones modulares, siendo uno de los módulos que la componen el de gestión de la compraventa. Su ventaja es la capacidad para gestionar todos los ámbitos de la empresa. Su inconveniente es el elevado coste.
•Gestión de clientes y proveedores Es fundamental para la supervivencia y el crecimiento de la empresa. Consiste en obtener la máxima información sobre su comportamiento y necesidades. Algunos métodos de recogida de información son los siguientes: -Trabajo de campo: recogida de información directa, facilitada por el cliente o proveedor en los procesos de negociación. -Empresas que recogen información del Registro Mercantil y la cruzan con bases de datos -Entidades financieras: tienen acceso a bases de datos. Además, suelen disponer de información por experiencia propia, o a través de terceros. -Internet: fuente de información gratuita y que puede proporcionar datos valiosos. El tratamiento de la información se puede llevar a cabo a través de los paquetes informáticos de gestión, las bases de datos y las fichas en papel de clientes y proveedores.
•La ficha de clientes El formato de la ficha de clientes es libre. Cuanta más información mejor, pero los datos mínimos son: -Datos fiscales y de contacto. -Artículos que suele pedir y características deseadas. -Condiciones particulares acordadas en la negociación (descuentos, gastos, forma de pago, plazos de entrega...). -En "observaciones" indicaremos la información adicional que pueda ayudar a favorecer nuestra relación con el cliente. Es importante la Ley Orgánica de Protección de Datos para proteger los datos de tus clientes.
•La ficha de proveedores Debemos crear una base de datos de nuestros proveedores, identificándolos por su mejor producto y cualidad. Esto nos permitirá seleccionar al más adecuado. Es muy importante evaluar continuamente nuestra relación con cada proveedor, y actualizar la información. La ficha de proveedores tendrá un formato libre
