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DESCRIPCION DEL PUESTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
La Coordinación requiere que en este puesto el trabajador desempeñe diferentes actividades con la finalidad de contar con una adecuada gestión basada en la calidad y la atención a cualquier usuario.
REQUISITOS:
ESCOLARIDAD: Preparatoria terminada, o preferentemente Técnico Superior Universitario EDAD: Preferentemente de 18 a 35 años. REQUISITOS INSTITUCIONALES: Acreditar exámenes de capacitación y evaluación. RASGOS PERSONALES: Gusto por el trabajo de oficina. Disposición para atender a usuarios y público en general. EXPERIENCIA REQUERIDA: Por lo menos 1 año en actividades Generales FUNCIONES GENERALES Actividades secretariales, correspondencia y de atención al público en general. Apoyo en actividades de mensajería Dominio básico de computación, como navegación en Internet, correo electrónico, Word y Excel así como cualquier otra plataforma digital de la Universidad. Apoyo en actividades administrativas, archivonomía y de logística. Apoyo para realizar reportes, estadísticas o redacciones informativas de cualquier aspecto inherente a su área de trabajo cuando le sea solicitado. Reportar cualquier tipo de anomalía o deterioro que se identifique dentro de las instalaciones y en cualquier equipo o material de la Dependencia. Realizar cualquier otra función que le sea encomendada análoga a la naturaleza del puesto. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Apoyar para recibir, registrar, revisar, acomodar, localizar y resguardar adecuadamente cualquier documento que se encuentre bajo resguardo de la Coordinación.
Organizar la correspondencia Atender, apoyar y orientar a los usuarios en sus consultas y dudas. Apoyo en la elaboración y registro de documentos pertinentes para el área. Reproducción, creación, transcripción y edición de archivos en Word y Excel dominando las herramientas a nivel básico. Hacer uso adecuado de Internet para apoyar en la realización de sus labores. Integración general de expedientes. Hacer uso adecuado y responsable de los equipos de oficina, incluyendo y no limitando a copiadora, computadora, engargoladora, guillotina o cualquier otro que se requiere para el desempeño de sus funciones. Apoyo en actividades generales que ayuden a proporcionar un mejor servicio cualquier usuario ya sea de manera presencial o telefónica. Recepción, control y distribución de correspondencia y actualizar directorios de contactos. Apoyo en actividades logísticas de juntas, reuniones o cualquier otro evento que se requiera dentro de la Dependencia. Entregar y recoger oficios, circulares, paquetes, boletines y cualquier otro documento o material que se le solicite ya sea dentro o fuera de la Dependencia.
ESTRATEGIA PARA DIFUNDIR LA VACANTE Y LAS TÉCNICAS PARA ENCONTRAR A
LA PERSONA IDÓNEA.
El Sindicato Única de Trabajadores Administrativos de la Universidad de Guadalajara cuenta con un equipo de trabajo que se llama Comisión Mixta de Admisión, Promoción y Escalafón del Personal Administrativo (COMAPE), cuentan con una extensa bolsa de trabajo, la COMAPE se encarga del reclutamiento del personal según las características del puesto. El procedimiento cuando se tiene una vacante y se requiere contratar una persona con las características anteriormente mencionadas para el perfil de auxiliar administrativo. Se informa por medio de un sistema operativo, en el cual se registran los requisitos para el puesto. Una vez que a la Comisión se le notifica las características necesarias para cubrir la vacante, se encarga dentro de la bolsa de trabajo, buscar el posible candidato a ocupar el puesto. Al contar con el prospecto, se le informa a la dependencia quien es el elegido para ocupar el puesto. Cuando la dependencia ya cuenta con el dato del interesado, es obligatorio solicitar cita para su evaluación y entrevista. El candidato se le informa el día y la hora donde debe presentarse con la siguiente documentación: Curriculum Vitae
INTELIGENCIA EMOCIONAL
o Capacidad de utilizar técnicas o hábitos específicos para controlar las emociones y la tensión, manejando adecuadamente la frustración ante los obstáculos frecuentes o las dificultades para conseguir los objetivos. TOLERANCIA A LA PRESIÓN: o Capacidad para trabajar con determinación y firmeza alcanzando los objetivos planteados, propone procedimientos y métodos de trabajo a fin de garantizar la eficiencia y eficacia de las actividades inherente a su área, cuidando las relaciones interpersonales y prioridades INTEGRIDAD: o Capacidad para guiar sus acciones y las de otros en función de los valores morales y las buenas costumbres. Capacidad para constituirse como un ejemplo de conducta congruente con los valores institucionales. Si el resultado de la evaluación es favorable, entonces se considera viable su incorporación como trabajador universitario y se realizan los procesos de contratación.
INDUCCION
La inducción de los empleados ofrece a los nuevos trabajadores toda la información necesaria para el desempeño de sus labores, información de sus derechos y deberes como trabajador, proporcionarle todos los recursos materiales para que pueda iniciar con sus actividades, informarle su lugar de trabajo, presentación a todo su equipo de trabajo. En el caso específico del puesto de auxiliar administrativo dentro de la coordinación, la unidad de recursos humanos, le informa sus horarios de entrada, salida, horario de comedor, así como un recorrido a las instalaciones. Le proporciona su código como trabajador, lo dan de alta en el reloj checador, le proporcionan sus tarjetas de ingreso a la institución, así como de sus prestaciones económicas. En lo que respecta a su área específica, que corresponde al área de correspondencia y recepción, el encargado de esa área, le detalla sus actividades a realizar, le proporciona contraseñas de los equipos de cómputo, sistemas operativos que necesitará para el desempeño de sus labores y la presentación de sus compañeros de trabajo. Así mismo en su área de trabajo un compañero designado, le dará la capacitación correspondiente a los sistemas operativos que deberá usar, por lo general la capacitación dura aproximadamente tres horas, después de este tiempo da inicio a sus actividades, con la apertura a cualquier duda que tenga, tendrá alguien que lo pueda apoyar.
LISTA DE COTEJO
Favor de marcar con una X los campos requeridos, para la verificar el cumplimiento de inducción al trabajador
- Nombre
- Área de trabajo:
- Actividades que desempeña ACTIVIDADES GENERALES Presentarse con el Coordinador de Personal SI ( ) NO ( ) Información de la jornada laboral SI ( ) NO ( ) Especificaciones de horarios de comida SI ( ) NO ( ) Explicación de las políticas de la Coordinación, exponiendo sus derechos y obligaciones SI (^ )^ NO^ (^ ) Aclaraciones en dado de caso de incidencias SI ( ) NO ( ) Entrega de credencial de ingreso SI ( ) NO ( ) Alta en reloj checador SI ( ) NO ( ) Recorrido por las instalaciones de la dependencia SI ( ) NO ( ) Entrega de sus tarjetas ligadas a sus prestaciones económicas SI (^ )^ NO^ (^ ) Entrega de su contrato para su recabar su firma SI ( ) NO ( ) ACIVIDADES ESPECÍFICIAS Presentarse su jefe directo SI ( ) NO ( ) Explicación de sus actividades a desempeñar SI ( ) NO ( )
