SEMANA 7 ADMINISTRACION, Apuntes de Logística

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ADMINISTRACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS FUNCIONES

ADMINISTRACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS

FUNCIONES

Contenido

APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA: Relacionan conceptos de Dirección y Control con procesos administrativos, considerando objetivos organizacionales.

1. ELEMENTOS DE DIRECCIÓN 1.1. Dirección: Tipos de liderazgo: Existen diferentes tipos de liderazgo en el entorno laboral, y cada uno de ellos con ventajas y desventajas. En el mundo de las organizaciones raramente existen recetas que sirvan para todos los trabajos, las empresas y los equipos por igual, dado que lo que funciona no depende en gran parte de ellos. Sin embargo, conocer estos tipos de liderazgo ayuda a orientarse en estos temas. La cultura de la empresa, los objetivos que se persiguen o la personalidad de los empleados, entre otros son factores que determinan qué estilo de liderazgo se ajusta mejor en la empresa. Dentro de algunas organizaciones, incluso, coexisten diferentes estilos de liderazgo según las tareas o los objetivos que se deben cumplir. Todo dependerá del contexto en el que nos encontremos, si queremos extraer al máximo la posibilidad de tener a un buen líder o lideresa al frente de un equipo u organización, en primer lugar, es necesario conocer los tipos de liderazgo, ya que no existe uno que sea claramente superior a los demás. ¿Cuáles son los principales? Es importante entender que el estilo o tipo de liderazgo que ejercen los supervisores o los altos cargos en la empresa siempre tendrá consecuencias con los trabajadores, aunque no nos demos cuenta o confundamos estos efectos con la personalidad intrínseca de cada persona. Tener claro esto es muy importante, ya que los líderes son agentes que, por su poder de decisión, se encuentran en una posición privilegiada a la hora de influir sobre los demás, para bien o para mal. Que llevemos muchos años en la misma organización y siempre hayamos visto a las mismas personas comportándose del mismo modo, no significa que este rango de conductas no puede ser modificado: variando el tipo de liderazgo, pueden aflorar dinámicas de trabajo y de relación muy diferentes, y en este cambio de mentalidad participará gran parte de la organización. Nos podemos encontrar con Liderazgos "buenos" y "malos". Un tipo de liderazgo positivo puede mejorar el rendimiento de los empleados, su bienestar o aumentar los benéficos de la empresa. Por el contrario, un estilo negativo o perjudicial puede

crear estrés en los subordinados, bajar su autoestima o provocar pérdidas para la empresa. Han sido muchos los investigadores que han prestado atención a este fenómeno y son muchas las teorías que hablan sobre ello. A continuación, presentamos los tipos de liderazgo más habituales: 1.1.1. Liderazgo laissez-faire: El tipo de liderazgo laissez-faire, también conocido como liderazgo delegativo, es un estilo de no intervención y falta de feedback regular. El nombre hace referencia a la palabra francesa “dejar pasar” o “dejarlo ser”. El líder laissez-faire interviene solo cuando es necesario y con la menor cantidad de control posible. Es un estilo no autoritario que se basa en la teoría de que los empleados con mucha experiencia, entrenamiento y motivación necesitan menos supervisión para ser productivos. Ya que estos trabajadores son expertos y poseen las competencias para rendir de manera independiente, son capaces de cumplir con las tareas con muy poca vigilancia. » Ventajas: Para algunos empleados, la autonomía es liberadora, mejora la creatividad y ayuda a sentirse más satisfecho con el trabajo que se realiza. Este tipo de liderazgo puede ser usado en situaciones donde los subordinados son apasionados y gozan de una alta motivación personal. Por otro lado, en ocasiones este tipo de liderazgo permite que las personas más especializadas en su trabajo o que aportan un mayor valor añadido no se vean obligadas por las formalidades y una excesiva rigidez organizativa y hagan lo que mejor saben hacer. » Desventajas: Hay que tener en cuenta que no todos los empleados poseen esas características. Este estilo no es apropiado cuando se trabaja con empleados que no poseen las competencias mencionadas anteriormente. Muchas personas no son buenas a la hora de asignarse sus propios plazos de entrega, gestionarse sus propias tareas y resolver los problemas que puedan ir surgiendo. Dicho de otro modo, tienen un estilo de trabajo mucho más pasivo en el que todo depende de que tengan instrucciones muy específicas y, en situaciones de ambigüedad, no tienen por qué aplicar el sentido común o tienden a trabajar menos a la espera de más información.

» Ventajas: Este tipo de líder se gana al equipo porque los empleados contribuyen en el proceso de decisión. Por tanto, los empleados suelen sentirse como parte de la compañía y de los cambios que puedan producirse en la organización, mejorando su afiliación y compromiso con la empresa, del mismo modo que su productividad y capacidad de innovación. De esta manera, por ejemplo, da más incentivos para quedarse en la organización, por lo que facilita la retención del talento. » Desventajas: Pese a que existe cierto consenso a la hora de afirmar que este tipo de liderazgo tiene muchas ventajas, algunos investigadores piensan que también tiene sus desventajas. Por ejemplo, muchas veces no se pueden superar los desacuerdos entre dos o más partes del grupo o el camino se hace más lento a la hora de alcanzar una meta, en comparación con otros estilos de liderazgo. Además, este tipo de liderazgo requiere que el líder posea gran habilidad para mantener la motivación y la colaboración de quienes le siguen, así como plena confianza en sí mismo. De lo contrario, el equilibrio de un conjunto de individuos se podría quebrar. 1.1.4. Liderazgo transaccional: El liderazgo transaccional se basa en transacciones, es decir, en procesos de intercambio entre los líderes y sus seguidores. Los seguidores reciben premios por su desempeño laboral y el líder se beneficia porque ellos cumplen con las tareas. » Ventajas: Es un tipo de liderazgo orientado a los objetivos y, por tanto, los seguidores son motivados con recompensas por los resultados conseguidos. El líder transaccional crea estructuras claras, donde queda bien definido lo que requiere de sus subordinados y las recompensas que van a percibir. Por eso, este tipo de liderazgo se centra en aspectos objetivos y en unidades de análisis fácilmente reconocibles, con las que es relativamente sencillo operar. » Desventajas: El perfil de seguidor del líder transaccional es un individuo racional, motivado por el dinero y otros beneficios o recompensas, cuyo comportamiento es bastante predecible. Los líderes transaccionales se centran en el presente y son muy buenos para conseguir que la organización funcione sin problemas y con eficiencia. Sin embargo, aunque el liderazgo transaccional implica seguir ciertas reglas y funciona muy bien en momentos de estabilidad, en el mundo cambiante que nos encontramos hoy en día, donde el éxito de las compañías

muchas veces depende de los cambios continuos, existen estilos de liderazgo más efectivos. 1.1.5. Liderazgo transformacional: Los líderes transformadores emplean niveles altos de comunicación para conseguir los objetivos y aportan una visión de cambio que consiguen transmitir a los empleados. Apuestan por generar una visión compartida y transversal acerca de lo que debe ser la empresa en la que se trabaja. » Ventajas: Este es uno de los tipos de liderazgo que aportan mayor flexibilidad al funcionamiento de las empresas. De esta manera, los líderes que trabajan a partir de esta filosofía motivan y aumentan la productividad y la eficiencia del grupo. Poseen una visión muy amplia del trabajo a realizar, gracias a la cual lidera el cambio dentro de la organización y son capaces de cambiar las expectativas, percepciones y motivaciones del equipo. Cuando estos líderes y sus seguidores trabajan juntos, llegan a un nivel superior de moral y motivación. La clave está en el impacto que tienen sobre los seguidores, ya que dichos líderes se ganan la confianza, respeto y admiración de los mismos. » Desventajas: El liderazgo transformacional, en lugar de analizar y controlar transacciones específicas utilizando reglas, instrucciones e incentivos, se concentra en cualidades intangibles, como la visión, los valores compartidos y las ideas, con el propósito de crear relaciones, de dotar de mayor significado a las actividades independientes y de ofrecer una visión compartida que permita funcionar conjuntamente con los seguidores en el proceso de cambio. Este énfasis en el clima laboral puede llegar a ser contraproducente en situaciones de crisis en las que hay que reaccionar rápidamente a una crisis que puede hacer colapsar a la organización a corto plazo, en cuestión de semanas. Sin embargo, a la vez, no hay muchos contextos en los que sea mejor sacrificar la prosperidad a largo plazo por la obtención de resultados a corto plazo. Eso significa que muchas empresas y organizaciones que vetan la entrada a nuevos líderes basados en el liderazgo transformacional asumen de este modo un alto costo de oportunidad: crecen menos de lo que lo podrían hacer; y esto es algo que en muchos casos ni siquiera son capaces de detectar. Fuente: https://psicologiaymente.com/coach/tipos-de-liderazgo

La pirámide de Maslow, o jerarquía de las necesidades humanas, es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra, “Una teoría sobre la motivación humana” (en inglés, A Theory of Human Motivation) de 1943, que posteriormente amplió. Obtuvo una importante notoriedad, no sólo en el campo de la psicología sino en el ámbito empresarial del marketing o la publicidad. 1 Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de la pirámide). Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Pir%C3%A1mide_de_Maslow Con dicha teoría, se puede observar que las personas en una organización van satisfaciendo las necesidades del nivel inferior pero que gracias a las motivaciones y apoyos que reciban en su ambiente de trabajo, aspirará a satisfacer también las necesidades del nivel superior y de esta manera tendrá un crecimiento personal y laboral. 1.2.2. Teoría higiene de la motivación: Modificada por Frederick Herzberg, que se conoce como la de los dos factores, los satisfactores y los insatisfactores, en las necesidades encontraron políticas, relaciones interpersonales, trabajo y vida personal el cual las llamó insatisfactores no motivadoras; y a los satisfactores motivadoras las caracterizó por ser o producir deseos de trabajar y a los reconocimientos que se obtengan en el trabajo, ascensos ya que así tendrá un crecimiento laboral y personal. Los factores insatisfactores no tienen mucha validez, ya que no motivan a las personas que laboran dentro de una organización, y que los administradores deben tener muy en cuenta los factores sastifactores ya que son aquellos que generan un alto grado de satisfacción, pues se esmeraran más por hacer un buen trabajo a cambio de un reconocimiento o intensivos. Pero también es importante que funcionen ambos factores ya que, si solo funcionan los factores higiénicos o insastifactores el trabajador no estará insatisfecho, pero tampoco motivado, y si se usan los factores motivacionales o satisfactores y no los higiénicos, el trabajador estará insatisfecho; solamente habrá motivación cuando ambos factores estén funcionando perfectamente. Esta teoría es planteada por Víctor Vroom y ampliada por Poster y Lawler, es la de la expectativa, el cual dice que lo que motiva a los individuos dentro de una organización son las acciones que realizan a favor de lograr las metas propuestas mediante objetivos específicos, la combinación de los siguientes tres elementos es la que produce la motivación de acuerdo a la intensidad que se le preste: » Fuerza : preferencia y dedicación que se le preste para alcanzar la motivación;

» Valencia : intensidad de esfuerzo que se realiza para alcanzar el objetivo; y la » Expectativa : el fuerzo que se hizo lo lleve al cumplimiento del objetivo final. El cual es aplicada con la siguiente fórmula: motivación = V x E x F. con esta teoría se explica que para que una persona dentro de una organización pueda cumplir sus metas debe tener muy claros sus objetivos, y dedicarle tiempo y fuerza para así llegar a donde se espera y como se espera. 1.2.3. Teoría de la equidad: La teoría de la equidad explica el efecto que tiene la motivación que los administradores les dan a los individuos que laboran en su organización, ya que comparan su situación con otros y eso lo tomarán como referencia; en esta teoría los individuos pueden hacer comparaciones con cualquier persona ya sea de la misma organización o con otros y de acuerdo a como lo motiven, éste reaccionará. Por lo anterior, siempre se debe motivar a las personas e incentivarlas muy bien, siendo muy equitativos, ya que, por lo contrario, se podrán desanimar en su trabajo y no rendirán igual si saben que otras personas son mejor motivadas, pero si saben que la motivación es equitativa o aún mejor entonces harán más esfuerzos y rendirán mucho mejor en su trabajo. Los administradores deben premiar o incentivar por igual a los empleados y no tener preferencias ya que si son tratados por igual trabajarán y se esforzarán. 1.2.4. Teoría del establecimiento de metas: Esta teoría dice que las metas determinadas son las que llevan a un valioso trabajo. Esta teoría la sustenta Edwin Locke el cual dijo que para alcanzar un excelente trabajo se deben tener muy claras las metas ya que es una motivación en el trabajo, y actúa como un estímulo interno. Está muy bien que las metas establecidas sean difíciles, ya que las metas fáciles son más aceptables; pero, si el empleado la percibe como un reto, se esforzará y ejercitará aún más. Es decir, que para alcanzar los objetivos estos deben de ser claros, alcanzables, y verificables y que sean unos objetivos que cada vez motiven más, pero teniendo en cuenta que sean alcanzables porque no se puede aspirar a metas que no se pueden alcanzar. 1.2.5. Teoría del reforzamiento: Teoría planteada por B.F Skinner llamada teoría del reforzamiento, él dice que los administradores pueden motivar a los clientes internos, en un ambiente adecuado y un entorno de trabajo y siempre motivarlos con algún incentivo y que si tienen mal rendimiento o mal desempeño no usar el castigo ya que así se desmotivaran. Esta teoría del comportamiento se encuentra en función de los resultados conductuales, es decir que el comportamiento de las personas dentro de una organización es causado por el ambiente; la teoría no toma en cuenta el resultado

Para todos los administradores, es importante tener en cuenta las teorías anteriormente nombradas, ya que así conocerán mucho mejor que es lo que realmente motiva a los clientes internos dentro de una organización, ya que si éstos son motivados e incentivados como se lo merecen cada vez trataran de rendir y mejorar; es importante que los administradores o los superiores conozcan las metas de sus subordinados para así saber cómo lo puede motivar y ayudar a realizar sus deseos y necesidades y este subordinado al sentirse realizado tratara cada vez de mejorar tanto su vida laboral como personal. Toda persona necesita ser motivada, y algo o alguien que lo esté apoyando para alcanzar su meta de una mejor manera; la motivación también es importante para alcanzar el éxito de las empresas, y de esto depende la precisión de los objetivos y la consecución, también como hay empresas que motivan a sus empleados hay otras que no tiene en cuenta el factor humano y no motivan a nadie por eso es más delicado alcanzar las metas de la empresa. Hay que tener en cuenta que para tener buena motivación, es también importante una excelente comunicación, ya que hay jefes que saben que la motivación es un factor elemental, pero por falta de comunicación tampoco podrán superarse como empresa; ya que no trasmite la motivación adecuadamente y por eso pierden su eficiencia y eficacia. También hay que tener en cuenta que la persona que sepa motivar es un líder, ya que saben que la motivación es importante en una empresa de igual manera de la capacidad de innovar, emprender, y de conocer estrategias de mercado, ya que si es muy buen administrador y cumple muy bien con el proceso administrativo; pero no sabe motivar a su grupo de trabajo en la organización le será más complicado cumplir la meta como empresa. Fuente: https://www.gestiopolis.com/la-motivacion-en-la-administracion/

2. NIVELES DIRECTIVOS DE UNA ORGANIZACIÓN 2.1. Niveles directivos: Los niveles directivos aparecen debido al diseño de una organización, que por lo general presenta forma piramidal. Por tanto, a medida que el directivo se va especializando, se crean nuevos puestos de trabajo en la empresa, y éste tiene como objetivo coordinar a las personas de niveles inferiores o subordinados. De esta forma, siempre habrá trabajadores que estén a las órdenes de un supervisor o directivo de primera línea, el cual estará sometido a las órdenes de otro directivo, en este caso de nivel medio, y así sucesivamente en la estructura piramidal hasta que las decisiones de toda la empresa recaigan sobre una única persona o grupo de personas. Los niveles directivos son:
   • Alta dirección
   • Directivos de nivel medio
   • Directivos de primera línea
   • Trabajadores En función de la estructura jerárquica de la empresa, distinguimos tres niveles directivos:
   • Alta Dirección: Encargada de fijar los objetivos y las estrategias de la empresa a largo plazo.
   • Directivos de primera línea: Están en contacto directo con los trabajadores, vigilando que no existan problemas en el proceso de producción. Se encargan de tomar decisiones rutinarias y repetitivas.
   • Directivos de nivel medio: Son los encargados de que la información en la empresa llegue hasta la alta dirección, así como a los directivos de primera línea. En función de la cantidad de actividades que realicen los directivos, encontramos:
   • Directivos generales: son los directivos encargados de dirigir toda la organización y por tanto responsables de ésta.
   • Directivos funcionales: son los directivos que se encargan de dirigir una parte especializada de la empresa, como el departamento de finanzas, marketing, etc.

motivados e identificados con la labor que desempeñan, por ello los sistemas de recompensas y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo. 2.1.4. Control: Por último, el control como función directiva. El control debe existir, pues es necesaria una supervisión de las actuaciones de la empresa. Sólo así, será posible corregir posibles desviaciones, de las marcadas en la estrategia y objetivos generales. Un directivo hará una buena función directiva si reúne estas tres destrezas :

1. Destrezas técnicas (análisis de inversiones, análisis de la producción, interpretaciones de balance)
2. Destrezas humanas (habilidad para comunicarse con el resto de personal de la organización, así como motivarles)
3. Destrezas conceptuales (el directivo debe tener una visión de la empresa como unidad, y debe resolver los problemas que se presenten) Fuente: http://www.queeseconomia.com/2011/05/funcion-directiva/ 2.3. Dirección Operativa o Nivel Operativo: Si consideramos a la empresa como un sistema, donde todas las partes están interrelacionadas y son interdependientes, de tal modo que lo que sucede en una, afecta el desempeño de las otras, se requiere una estructura y una organización de las funciones y actividades que permita el mejor desempeño de las competencias individuales en beneficio de la colectividad. No importa si una empresa maneja el modelo de los equipos autodirigidos de alto desempeño y se organiza de manera holística, en relaciones interdependientes e interconectadas, o sigue el modelo tradicional piramidal, de líneas de mando y dependencias directas, de acuerdo a niveles jerárquicos. Así como hay que planear, ejecutar y revisar un proceso, también se dirige, se supervisa y se ejecuta el trabajo. Unos son los que dirigen, otros los que coordinan el trabajo de los equipos o grupos de operación y unos más, que deben ser la mayoría, los que ejecutan. Esta estructura permite aprovechar al máximo las capacidades y los talentos de cada persona. Aunque los modelos de dirección van transformándose para romper con el paradigma piramidal, con líneas de mando directas y subordinadas, hacia una organización holística, interconectada y versátil, la organización de las cargas de

trabajo requiere una estructura que se puede representar, teóricamente, como una pirámide donde el nivel más alto está en la cima, los mandos medios en el centro y la parte operativa en la base y la toma de decisiones se aplica en cada uno de ellos, de acuerdo a las responsabilidades y las competencias reconocidas, compartidas y aceptadas.

• Nivel de la alta dirección: Su competencia principal radica en su visión y liderazgo, para infundir a toda la organización el espíritu y el clima laboral. Su función principal es la planeación estratégica, es quién tiene la visión del negocio, establece la misión o razón de ser y los objetivos estratégicos a largo plazo. Junto con los niveles medios y con apoyo de la base operativa, realiza el análisis del entorno para determinar las acciones a realizar como equipo, dentro de la organización.
• Nivel de los mandos medios: En la estructura organizacional son los niveles como gerencias, jefaturas y supervisión. A este nivel le corresponden la planeación táctica, es decir, bajar a nivel de planes y programas las estrategias. Este nivel es responsable del Desarrollo Organizacional, es “el jamón del sándwich”. En gran parte depende de este nivel la creación del clima laboral y la relación que establece el nudo de comunicación entre la base operativa y la Alta Dirección.
• Nivel operativo: Es la parte más numerosa de personas. Los remeros en el barco. Quienes ejecutan las operaciones. Llevan a la práctica y realizan las acciones que corresponden a los procesos del sistema para convertir los insumos en productos o servicios. Y es en este nivel donde se debe trabajar intensamente a fin de lograr el clima de satisfacción, responsabilidad y participación, que incremente la productividad de la empresa. Lo ideal es que se incremente el nivel de satisfacción, se faculte a los niveles operativos para que se sientan “dueños” de su puesto como si fuera su propio negocio y obtengan los mayores índices de productividad y satisfacción, se alcancen los objetivos personales e institucionales, y reditúen beneficios para las partes del proceso productivo. Fuente: https://blog.xochitla.org.mx/2017/11/29/tres-niveles-en-la-organizacion-de-la-empresa-alta- direccion-mandos-medios-nivel-operativo/