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3.1 Solución del problema Como resultado de la evaluación se identificaron los aspectos que deben ser mejorados con la aplicación de mecanismos de control y acciones apropiadas a cada uno de ellos. Para el problema en estudio “Devolución de repuestos fuera de fecha” y habiendo identificado las causas más probables se procede a plantear las acciones de mejora para aquellas causas-raíz prioritarias. 3.1.1 Procedimiento de implementación 3.1.1.1 Esquema del Plan de Mejora El siguiente esquema muestra los pasos del proceso de mejora, desde la etapa de planificación en la que se encuentra la presente investigación hasta la etapa final de 59 verificación y estandarización siguiendo la metodología PDCA. Figura 22. Ciclo PDCA 3.1.1.2 Planes Detallados de Mejora Los siguientes cuadros muestran al detalle las acciones de mejora propuestas para cada una de las causas raíz identificadas, incluyendo objetivos, indicadores, plazos, responsables, actividades y otros datos que permitirán realizar un adecuado seguimiento. Fuente : elaboración propia •Plan de implementación de las acciones propuestas •Análisis de riesgos •Organización para la implementación •Implementación de las acciones de Mejora •Analisis de los resultados
versus los objetivos planteados •Verificación de las acciones de mejora •Validación de las hipótesis utilizadas en el análisis de causa •Mapa de Procesos •Analisis de causa raíz : 5 Por que Diagrama causa - efecto •Reporte de Averia •Identificacion de Acciones de Mejora: •Metodologia PDCA
- Establecimiento de Objetivos
•Ajuste y estandarización de los nuevos procedimientos en el Sistema de Gestión de Calidad •Evaluación de aprendizaje Actuar Planear Verificar Hacer Fuente: Elaboración propia 60 Cuadro 8. Acción de Mejora 1 Figura 23.- Ciclo PDCA Acción de Mejora 1
situacion actual del proceso de devoluciones de repuestos
- Solicitar apoyo al equipo ISO para definir objetivo, alcance, responsabilidades, definiciones,actividades del p procedimiento
- Evaluar flujograma del rocesos proceso -. Definir la frecuencia
- de medicion a traves •de Indicadores
•Actualizar la nueva forma de hacer ocurrir el proceso con las mejoras que hayan demostrado su efectividad, ajuste del procedimiento en el Sistema de Gestión de Calidad •Establecer parámetros a controlar •Difundir procedimiento Actuar Planear Verificar Hacer 61 Acción de Mejora 1
Etapa de Planear Tomando como base el conocimiento del proceso de manejo de materiales explicado detalladamente en el presente informe se propone la formación de un equipo de trabajo multidisciplinario con personal de Almacén Despachos, Planificación Logística, Mantenimiento y Sistemas a fin de reunir y revisar toda la data disponible del proceso actual para entenderlo completamente e identificar los problemas principales que se vienen dando y sus causas. En esta etapa se recomienda elaborar un diagrama de flujo del proceso a actual en el que quedara clara la relación que las áreas de Planificación, Almacenes y Mantenimiento tienen entre sí para el manejo de materiales. En base a la data disponible y a los aportes de cada uno de los miembros del equipo se definirá el objetivo, alcance, responsabilidades y actividades del procedimiento propuesto, solicitando apoyo de un miembro de Área de Aseguramiento de la Calidad (ISO) para su correcta elaboración y desarrollo. El Jefe del Almacén será el responsable de la elaboración y desarrollo del procedimiento para el manejo de materiales AA y tendrá la función de velar por el cumplimiento de su ejecución en un plazo de 1 mes. Para comprobar la efectividad del procedimiento propuesto se definirán indicadores y se establecerá la frecuencia de medición. Se proponen los siguientes indicadores: 62
- % de devoluciones fuera de fecha = Número de devoluciones efectuadas más de 7 días / Número de devoluciones efectuadas en el mes Frecuencia de medición: mensual
- Tiempo de devolución del repuesto x Supervisor = Número de días que demora el Supervisor en la devolución del repuesto Frecuencia de medición: mensual
- Monto de Compras realizadas por devolución extemporánea= Valor
Permitir al pesonal tecnico de mantenimiento que realiza la reserva identificar los repuestos AA Permitir al despachador del Almacen identificar los respuestos AA antes del despacho RESPONSABLE Jefe de Planificacón PLAZO 15 días INVERSION Ninguna relevante VINCULACION CON PLAN Mejorar productividad de procesos ESTRATEGICO INDICADOR % DE REPUESTOS AA NO INDENTIFICADOS ACCION DE MEJORA 2 Definir lista de Repuestos de recambio, considerados dentro de la categoría de alta rotación y alto valor (AA) cuya condición es no reparable 64 Acción de Mejora 2 Etapa de Planear En esta etapa se realiza el análisis de los repuestos que el Área de Mantenimiento retira del Almacén para realizar los mantenimientos programados o no programados en un periodo de un año, la información se baja del sistema SAP. •Elaborar lista de repuestos AA de recambio •Enviar información a Mantenimiento para su revision y validación •Mantener actualizada la lista de repuestos AA •Implementar indicador propuesto •Verificar la actualizacion de la lista de repuestos AA de
recambio •Efectuar seguimiento y analizar indicadores •Realizar analisis y diagrama de pareto de los repuestos
- Clasificar los respuestos AA
- Definir repuestos de recambio
- Realizar la definición formal del indicador •Realizar ajustes •Estandarizar cambios y establecer control •Evaluación Actuar Planear Verificar Hacer Figura 24. Ciclo PDCA Acción de Mejora 2 Fuente: Elaboración propia 65 Utilizar el Diagrama de Pareto como herramienta de representación para visualizar e identificar los repuestos que más peso e importancia tienen dentro del grupo, según el valor de compra de cada uno. Se clasifican los repuestos dentro de la categoría de alta rotación y alto valor (AA) a fin de definir los repuestos de recambio. Se realiza la definición del indicador, con el cual se hará el seguimiento de los repuestos AA. Se propone como indicador: % de repuestos no identificados por los usuarios Etapa de Hacer El Planificador de Logística elabora la lista de repuestos AA que serán definidos como de recambio, es decir aquellos repuestos que el usuario deberá
ACCION DE MEJORA 3
Implementación de un sistema de alertas en el SAP para repuestos AA que incluya:
- Alerta de canje visualizada por el personal técnico de Mantenimiento
- Alerta de canje visualizada por el despachador del almacén
- Realizar implementacion de alertas en el sistema que incluya alertas de canje visualizadas por Mantenimiento y Almacen
- Designar usuarios del sistema
- Realizar prueba piloto en las areas involucradas
- Implementar indicador propuesto •Evaluar resultados de la prueba piloto •Verificación de las acciones de mejora •Definir personal que realizara la implementación de un sistema de alertas en el SAP para respuestos AA. •Evaluar procesos y operaciones actuales. •Identificar usuarios que visualiaran alertas.
- Evaluar interaccion con otros procesos •D. Definir diseño y configuración
•Defini
-. Definir indicador
•Realizar ajustes e implementar sistema en las areas involucradas •Estandarizar y establecer control Actuar Planear Verificar Hacer Fuente: Elaboración propia 67 Acción de Mejora 3 Etapa de Planear El Jefe de Sistemas será el responsable de la implementación de alertas en el sistema para los usuarios de las Áreas de Almacén Despachos y Mantenimiento y designara personal de su equipo para su ejecución en un lapso de 2 meses. Las alertas permitirán al personal técnico de Mantenimiento identificar los materiales AA que requieren canje al momento de realizar sus reservas. Asimismo el Despachador del Almacén podrá identificar los materiales AA antes de su despacho y según el procedimiento solicitaran el material usado. En esta etapa se evalúan los procesos y operaciones actuales y su interacción con otros procesos. Se identifican los usuarios claves de cada una de las áreas que visualizaran las alertas. Se define el diseño y configuración de las alertas en base a los requerimientos de las áreas involucradas. Se define el indicador y la frecuencia de medición. Se propone
ACCION DE MEJORA 4
Realizar capacitación del sistema de alertas a los usuarios 69 Figura 26. Ciclo PDCA Acción de Mejora 4 Acción de Mejora 4 Etapa de Planear En esta etapa se desarrolla el plan de capacitación interna que garantice el correcto uso del sistema de alertas implementado y estará a cargo del Gerente de Sistemas con apoyo del Gerente de RRHH. El plan de capacitación debe incluir los siguientes elementos:
- Definir el objetivo de la capacitación. Fuente : elaboración propia
- Ejectutar la capacitación
- Realizar evaluacion
- Controlar asistencia
•Realizar encuesta de satisfacción del personal •Verificar resultados de la capacitación •Verificar Asistencia y puntualidad •Analizar resultados de la encuesta
- Definir el plan de capacitación •Elegir el metodo de capacitación •Definir recursos para la capacitacion •Definir personal que sera capacitado -. Evaluar disponibilidad de tiempo -. Determinar el lugar para efectua la capacitación -.. Establecer el tiempo de a de la de la capacitación -. Determinar metodo de evaluacion •Análisis del desempeño profesional del personal capacitado. Actuar Planear Verificar Hacer 70 Asegurar el correcto uso del sistema de alertas
Fuente: RRHH Gloria S.A. Controlar la asistencia mediante una hoja de firmas. Realizar la evaluación para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados. Realizar encuesta de satisfacción para evaluar el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del instructor, instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido, el lugar en el que se impartió, etc. 72 Etapa de Verificar La etapa final de la capacitación es la evaluación de los resultados obtenidos. Es necesario evaluar la eficacia del programa de capacitación, verificando sus resultados. Además es necesario determinar si las técnicas de capacitación empleadas son efectivas. Etapa de Actuar Analizar el desempeño del personal capacitado, si el trabajador logra emplear los conocimientos adquiridos en su lugar de trabajo, entonces el programa logró sus objetivos. Cuadro 12. Acción de Mejora 5 OBJETIVO Lograr el compromiso de los colaboradores para el cumplimiento de procedimientos RESPONSABLE Jefe de Mantenimiento Jefe de Almacen PLAZO Permanente INVERSION Ninguna relevante VINCULACION CON PLAN Mejorar productividad de procesos ESTRATEGICO
INDICADOR Numero de veces que el colaborador aparece como responsable del gasto Evaluacion de desempeño Retroalimentacion permanente al personal por parte de las jefaturas sobre la importancia ACCION DE MEJORA 5 del cumplimiento de procedimientos 73 Figura 28. Ciclo PDCA Acción de Mejora 5 Fuente: Elaboración propia Acción de Mejora 5 Etapa de Planear En esta etapa se programan charlas de 5 minutos a fin de retroalimentar al personal sobre la importancia del cumplimiento de procedimientos y lograr su compromiso.
- Ejecutar las charlas
- Implementar indicadores propuestos
- Realizar evaluación de desempeño •Verificar resultados de la evaluación de desempeño •Analizar resultados de indicadores
- Programar charlas de 5 minutos para retroalimentación •Determinar frecuencia de las charlas •Definir personal que dara las charlas -. Definir personal que recibira las c charlas •D. Definir indicadores
Etapa de Verificar En esta etapa se verifica los resultados de la evaluación de desempeño que se realiza anualmente, asimismo se analiza los resultados del indicador propuesto. Etapa de Actuar Analizar resultados de la evaluación de desempeño anual y compararlos con la evaluación anterior si en cumplimiento de procedimientos el colaborador ha mejorado entonces la mejora implementada habrá sido efectiva. Reconocer al personal que ha demostrado una mejora en su desempeño. Cuadro 13. Acción de Mejora 6 OBJETIVO Reforzar el comportamiento positivo en los colaboradores y que vivan y apliquen los valores en su desempeño Impulsar a los colaboradores a ser eficientes y administrar racionalmente los recursos asignados RESPONSABLE Jefe de RR.HH. PLAZO 3 Meses INVERSION Ninguna relevante VINCULACION Merjorar productividad de procesos CON PLAN Mejorar competencias del Personal ESTRATEGICO Mejorar clima laboral INDICADOR Numero de talleres mensuales Evaluacion de desempeño ACCION DE MEJORA 6 Difundir al personal los valores que la organización ha definido como pilares para el logro de su Misión y Visión mediante reuniones y dinamicas de equipo 76 Fuente: Elaboración propia Acción de Mejora 6
Etapa de Planear Todos los miembros de la organización tienen que conocer y aplicar los valores de la organización a su trabajo cotidiano, la manera de interiorizarlos será a partir de desarrollar un trabajo conjunto y de su evaluación constante, para lo cual se propone programar talleres y dinámicas de equipo, así como espacios de conversación en los que se discuten aquellos comportamientos no ajustados a los valores, analizando hechos concretos que estén sucediendo y como
- Ejecutar las charlas , dinamicas de equipo y espacios de conversación
- Difusion y sensibilizacion de la campaña
- Realizar evaluación de desempeño
- Verificar ejecución de charlas •Verificar ejecución de campaña de difusion de
