Tablas de Retención Documental: Un Instrumento Esencial para la Gestión Documental, Resúmenes de Tecnologías de la Información y la Comunicación

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JUANITA ARCE MEDINA

CURSO:

ORGANIZACON DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DOCENTE:

WILLIAM GARCIA GIRALDO

¿Qué es una Tabla de Retención Documental? Las tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos de documentos, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Según la ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de retención: será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. La administración Central. Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Los entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimiento públicos, Empresas Social del Estado, industriales y comerciales del Estado, Empresas de Economía mixta, Entidades descentralizadas indirectas y unidades administrativas especiales. E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas, Corregimientos. Los cuerpos o instituciones Legislativas: Senado de la Republica, Cámara de Representantes, Asambleas Departamentales, Concejos municipales. Los Organismos de Control: Personería, Contraloría, Procuraduría, Veedurías Los Organismos de administración de Justicia: Cortes, Consejo de la Adjudicatura, Fiscalía y Juzgados Los T.R.D. se basa en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series y subseries. Los periodos de retención en cada fase de archivo. La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización. VENTAJAS: facilitan el manejo de la información, Racionalizan la producción documental, permiten brindar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los documentos, garantizan conservación de documentos históricos, regulan transferencias primarias y secundarias, racionalizan procesos administrativos y archivísticamente facilitan todos los procesos.