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Tablas Dinámicas
Informática Aplicada
Índice
- Introducción
- Objetivos
- Concepto de Tabla Dinámica
- Creación de una Tabla Dinámica
- Preparar los datos
- Procedimiento de creación
- Edición de una Tabla Dinámica
- Añadir, mover, eliminar campos
- Funciones resumen
- Cálculos adicionales
- Filtros
- Mostrar detalles
- Ficha Analizar
- Agrupar fechas
- Insertar segmentación de datos
- Añadir campo calculado
- Actualizar Datos
- Gráficos dinámicos
- Formato de Tablas Dinámicas
- Estilos de Tablas dinámicas
- Subtotales
- Diseño de informe
- Bibliografía
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Introducción
- Cuando se trabaja con grandes cantidades de datos en Excel, sean estos de tipo estadístico, financiero, comercial, de servicios, etc. Las Tablas Dinámicas pueden ayudar a revisar, analizar, monitorear y generar informes resumidos de manera más rápida y confiable que utilizando fórmulas y funciones tradicionales.
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Objetivos
- Crear tablas dinámicas.
- Personalizar el diseño de las tablas dinámicas.
- Dar formato a las tablas dinámicas.
- Generar gráficos dinámicos.
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Datos de origen
En el siguiente ejemplo se muestra parte del registro de ventas de una Librería. Utilizando tablas dinámicas podremos ver que Región presenta más ventas; ver que producto tiene mayor venta; o ver la tendencia por años de las ventas.
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Tablas dinámicas: Casos
Vamos a crear una tabla dinámica para cada uno de estos casos:
- Total de ventas por región
- Cantidad por categoría y producto
- % de ventas que representa cada ciudad filtrado por región
- Tendencia de ventas por años
- Abra el archivo Unidad09.xlsx hoja Libreria
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Creación de una tabla
dinámica: Caso
Caso1: Total de ventas por región Paso
- Vayamos a la ficha Insertar
- Seleccionemos la opción Tabla dinámica
- Nueva hoja de cálculo y Aceptar
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Creación de una tabla
dinámica: Caso
Paso 2
- Seleccionar solo los valores que se desean mostrar.
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El Panel derecho superior contiene los campos de la tabla.
Las áreas de la tabla dinámica que podremos operar según los requerimientos.
1. Filtros: Dato de mayor nivel que se quiere analizar. 2. Columna: Muestra los datos en columnas. 3. Fila: Muestra los datos en Filas 4. Valores: los datos con que se harán los cálculos: contar, sumar, promediar, etc.
Edición de la Tabla Dinámica:
Caso
Caso2: Cantidad por categoría y producto
Realizaremos una copia de la hoja TablaD1 y la modificaremos para que muestre lo solicitado, le colocaremos el nombre TablaD2.
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¿Y si no quisiéramos ver la suma,
si no el promedio, el mayor o el
menor valor?
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Edición: Cambio de función resumen
- Por defecto, las cantidades numéricas son sumadas. Pero esta función puede modificarse.
- Haga clic derecho sobre una celda que contenga valores y elegir una de estas dos opciones: - La opción Resumir datos por permite elegir otras funciones. - La opción Configuración de campo de valor muestra el diálogo con las funciones disponibles: Cuenta , Promedio , Máx , Mín , Producto , etc.
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Funciones resumen
disponibles
Función: Descripción Suma Suma todos los datos Cuenta Cuenta números, textos, y errores Promedio Suma de los datos dividida por la cantidad de valores Máx Muestra el valor más alto Mín (^) Muestra el valor más bajo Producto (^) Multiplica todos los datos Contar números Cuenta solo números Desvest (^) Calcula la desviación estándar de una muestra Desvestp Calcula la desviación estándar de la población Var Calcula la varianza de un muestra Varp Calcula la varianza de la población
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Caso1: Resumir por más de
una función
Seleccionaremos la función Max
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Edición: Cálculos adicionales
- Existen otros cálculos que permiten comparar valores, con otros de la misma Tabla dinámica.
- El diálogo Configuración de campo valor , mostrado antes, tiene la ficha Mostrar valores como , con las opciones: - % del total general - Diferencia de - % de - % de la diferencia de - Total en - % del total de filas - % del total de columnas - Índice
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Cálculos adicionales Caso 3
Caso3: % de ventas que representa cada ciudad filtrado por región.
- Insertaremos una tabla dinámica que muestre Ciudades y el Total Final con un filtro por región.
- En Filtro seleccionaremos Lima
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Cálculos adicionales Caso 3
- Ingrese a Configuración de Campo de valor.
- Seleccione Mostrar valores como.
- % del total general.
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Usted podrá modificar el nombre de la columna
Filtrar datos: Ejemplo
- Insertaremos un filtros para que se muestren la Cuenta de los totales finales mayores a 15
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Filtrar datos: Ejemplo
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Ciudades que empiezan con C
Cuenta de total final mayor a 15
Mostrar detalles
- Una vez creada la Tabla Dinámica, puede ser necesario mostrar los datos que originan cada valor mostrado.
- Para ello haga clic derecho sobre al valor que desea detallar: - Use la opción Mostrar detalles - Los datos originales se mostrarán en una nueva Hoja
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Tabla Dinámica Ficha
Analizar
- Al insertar una tabla dinámica se mostrarán dos fichas nuevas Analizar y Diseño.
- En la ficha Analizar encontraremos herramientas que nos permitirán agrupar, insertar segmentación de datos y escalas de tiempo.
- Además podremos actualizar o modificar los datos de origen, crear un campo calculado e insertar un gráfico dinámico.
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Agrupar Campos: Caso 4
- Elimine el campo Fecha y agregue el campo Total Final en el área Valores.
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Insertar segmentación de
datos
- Otra forma de filtrar los datos es utilizando Segmentación de Datos.
- Por ejemplo en la hoja TablaD1, agreguemos una segmentación por Categoría.
- Haga clic en la Ficha Analizar, Insertar Segmentación de Datos.
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Campo Calculado
- Esta herramienta nos permite agregar un nuevo campo, las cuales son columnas nuevas que obtienen su valor a partir de una operación realizada entre las columnas existentes. Ejemplo : Agregue una tabla dinámica que muestre las regiones, la suma de las cantidades y el total final.
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Campo Calculado
- En la ficha Analizar, grupo Cálculos, despliegue la opción Campos, elementos y conjuntos. Seleccione la opción Campo Calculado.
- Crearemos un Descuento2, este será del 5% del Total Final, si la suma de la cantidad es mayor a 1000, en caso contrario será 0.
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Gráfico dinámico
- Un gráfico dinámico se basa en los datos de una Tabla dinámica.
- Para crear un gráfico dinámico puede utilizar el grupo Herramientas de la ficha Opciones de la Herramientas de tabla dinámica.
- Las facilidades para elegir el tipo de gráfico y darle formato son similares a las de los gráficos convencionales.
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Gráfico dinámico
- Excel mostrará dentro del Gráfico Dinámico opciones para poder aplicar los filtros que se requieran.
- Tenga presente que el Gráfico dinámico y la Tabla dinámica están vinculados:
- Los cambios en la estructura o en los filtros de uno se reflejarán en el otro. Sin embargo, si se elimina uno de ellos, el otro permanecerá.
- Se pueden crear varios gráficos dinámicos de la misma Tabla dinámica, y ubicarlos y formatearlos independientemente.
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Formato de Tabla Dinámica
- Adicionalmente, la ficha Diseño presenta los grupos Estilos y Opciones de estilos para mejorar la presentación de la Tabla Dinámica.
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Diseño: Ubicación de
subtotales
- Los subtotales pueden ocultarse, o mostrarse por encima o por debajo de las filas que representan.
- Su ubicación se puede establecer mediante el botón Subtotales del grupo Diseño de la ficha Diseño de las Herramientas de Tabla dinámica.
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