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TEMA 9. ENTREGA 1
En este tema veremos las regulaciones y criterios actualmente vigentes en materia de entrega de los envíos postales.
La Ley Postal regula en su artículo 24 las condiciones de distribución y entrega de los envíos postales en los siguientes términos:
El operador designado por el Estado para la prestación del servicio postal universal deberá realizar la entrega de los envíos en la dirección postal que figure en su cubierta. Asimismo, procurará la entrega de aquellos envíos postales cuya dirección aun siendo incompleta permita la identificación del destinatario.
Las entregas se practicarán, al menos, todos los días laborables, de lunes a viernes, salvo en el caso de concurrir circunstancias o condiciones geográficas especiales, conforme a lo previsto en esta ley y en su normativa de desarrollo. En particular, se realizará una entrega en instalaciones apropiadas distintas al domicilio postal, previa autorización de la Comisión Nacional del Sector Postal (que fue sustituida por la CNMC), cuando concurran las condiciones fijadas en la normativa de desarrollo de la presente ley, con arreglo a lo previsto en la Directiva 97/67/CE.
A los efectos del párrafo anterior, reglamentariamente se definirán las zonas de muy baja densidad de población, entre las que no se incluirán las zonas rurales.
Los envíos postales que deban ser distribuidos en un domicilio postal serán depositados en los casilleros instalados al efecto, que deberán reunir las condiciones previstas reglamentariamente. Entre estas condiciones deberán fijarse las relativas a la forma en que deba realizarse la reserva de uno de ellos, en cada domicilio postal, para las devoluciones de los envíos postales.
Los envíos, según el tipo de que se trate, se entregarán al destinatario o a la persona que éste autorice o serán depositados en los casilleros postales o en los buzones domiciliarios, individuales o colectivos.
Se entenderá autorizado por el destinatario para recibir los envíos en su domicilio cualquier persona que se encuentre en el mismo, haga constar su identidad y se haga cargo de ellos, excepto que haya oposición expresa del destinatario por escrito dirigida al operador designado que presta el servicio postal universal.
Cabe señalar que este artículo habla de dos conceptos que generalmente se confunden: distribución y entrega, pero que hacen referencia a tareas diferentes:
- El concepto distribución engloba todas las tareas que se llevan a cabo en la Unidad de Reparto desde la llegada de la conducción hasta la salida a reparto de los carteros.
- El concepto entrega hace referencia a la puesta a disposición de los destinatarios de sus envíos postales.
(^1) En las tarifas del 2019 aparece un nuevo producto: el Paq Ligero (cuyas características ya vimos en el capítulo de línea urgente) al no existir todavía normativa clara sobre su distribu-ción no lo incluimos en los siguientes listados (Parece ser que para clientes con contrato se va a poder entregar bajo firma). En general podríamos considerar que se equipara a la carta urgente ordinaria. Cualquier novedad en este producto u otros será publicada cuando se tenga conocimiento de ella.
La entrega de los envíos postales a sus destinatarios constituye la última fase del circuito postal. La entrega de los envíos puede realizarse en el domicilio del destinatario, en la oficina de Correos o en apartado postal electrónico.
Asimismo, el artículo 5 de la Ley Postal prevé que: “Los operadores postales deberán realizar la prestación de los servicios con plena garantía del secreto de las comunicaciones postales (…) Los operadores que presten servicios postales no facilitarán ningún dato relativo a la existencia del envío postal, a su clase, a sus circunstancias exteriores, a la identidad del remitente y del destinatario ni a sus direcciones”. En su artículo 6, señala: Los operadores postales deberán cumplir con el deber de fidelidad en la custodia y gestión de los envíos postales”. Con estos artículos, y otros, se salvaguardan los derechos de los usuarios en cuanto al secreto de las comunicaciones y la inviolabilidad de los envíos postales, así como a la protección de datos.
Cuando la entrega se realiza a domicilio, la unidad encargada de llevar a cabo esta actividad es la URO (Unidad de Reparto Ordinario) para los siguientes envíos, incluso aunque haya USE en la localidad:
- Envíos ordinarios.
- AD (avisos de servicio o PEE), carta ordinaria urgente, carta certificada, carta certificada urgente.
- Burofax Básico Plus.
- Paq Azul, Paq Estándar y Paq Internacional Light de formato menor: que pesen menos de 1 Kg y que no sobrepasen las dimensiones de la plantilla InterConnect (353 mm x 250 mm x 30 mm) –la referencia visual para fijar el límite del formato menor es un paquete de 500 folios–. No obstante, la tendencia a futuro es que la URO reparta todos los envíos de pequeño tamaño y que la USE se ocupe del reparto de los envíos que requieren un vehículo de cuatro ruedas para su traslado a domicilio.
La USE (Unidad de Servicios Especiales) se encarga de la entrega del resto de los envíos urgentes y de paquetería.
Sin embargo, conviene tener en cuenta que sólo hay USE en las grandes poblaciones; por tanto, en las poblaciones pequeñas y medianas, las URO se encargarán de repartir todos los envíos, con independencia de que sean ordinarios o urgentes.
Las Unidades de Reparto Ordinario organizan su trabajo por distritos en las grandes ciudades (un distrito se corresponde con un código postal), y estos distritos se dividen en secciones de reparto. En las pequeñas poblaciones, las Unidades de Reparto Ordinario se organizan directamente en secciones de reparto. Una sección de reparto es un conjunto de vías públicas (calles, plazas, pasajes, etc.) o tramos de vías públicas cuyo reparto está asignado a un cartero. Las USE se organizan en sectores y zonas de reparto.
6.- ZONA DE DEVOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE ENVÍOS ORDINARIOS: Estará situada cerca de la salida de la Unidad.
7.- ZONA DE ALMACÉN DE CONTENEDORES VACÍOS Y EVACUACIÓN DE PRODUCTOS:
Estará situada dentro de la zona de descarga, o próxima a ella, si su tamaño no permite compatibilizar la descarga y la evacuación.
El jefe de Cartería tiene encargadas las tareas de dirección, planificación y control. Las funciones de control asignadas al responsable de la Unidad de Reparto son delegables, no así las de planificación y dirección.
En todo caso, es responsabilidad del jefe de Cartería: la organización del centro, la distribución del trabajo y la dotación del equipo de trabajo necesario.
9.2 La documentación y materiales de trabajo
La documentación de la Unidad es fundamental para desarrollar correctamente los procesos de trabajo. Cabe tener en cuenta que es preciso distinguir entre dos tipos de documentación: la documentación general de la Unidad y la documentación específica de cada sección de reparto.
La documentación general de la Unidad de Reparto Ordinario debe constar de:
- Plano de la localidad.
- Plano del código o códigos postales de su área de influencia.
- Plano de la planta de la Unidad, donde quedarán reflejadas las distintas zonas de trabajo.
- Cuadro de clasificación general, ordenado tanto por calles en forma alfabética como por secciones de reparto.
- Base de datos actualizada del callejero de la Unidad compatible con la información requerida por los programas de clasificación automática de los Centros de Tratamiento Automatizados en las Unidades donde se esté recibiendo correspondencia clasificada a sección.
- Cuadrante, plano y esquema del Plan de Contingencia de la Unidad (este plan indica cómo se debe actuar cuando falta personal).
La documentación individual de cada sección de reparto y del personal de ruta debe incluir:
- Cuadro de clasificación general. Es el mismo documento que hemos visto al hacer referencia a la documentación general. Estará disponible en cada sección para ser utilizado en el proceso de clasificación general de la correspondencia normalizada.
- Cuadro de la mesa de clasificación o esquema de clasificación (no es necesario en las unidades que disponen del nuevo modelo de mesa-casillero).
- Lista de embarriado.
- Plano del recorrido de la sección.
- Listado de incidencias o de observaciones. En las unidades con el nuevo modelo de mesa- casillero, el programa de rotulación de etiquetas proporciona la posibilidad de incorporar las incidencias de cada punto de entrega a las etiquetas.
- Listado de reenvíos activos y testigos de control y de embarriado.
- Ficha para recoger las incidencias que se producen durante el reparto.
- Hoja de servicios del personal de ruta.
- Guía práctica para la PDA.
Toda esta documentación estará soportada en formato electrónico. Se actualizará permanentemente, especialmente durante los periodos previos a las vacaciones del personal y a las puntas de contratación para campañas específicas.
La documentación de la sección de reparto debe ser elaborada por cada cartero, con la colaboración del responsable. Cada sección debe disponer de una copia de su documentación, mientras que el original de la misma será custodiado por el responsable.
La lista de embarrie en una URO deberá contener.
- Una lista detallada de los diferentes puntos de entrega de la correspondencia, ordenada en la dirección de avance del reparto.
- Punto de corte habitual de los diferentes paquetes que componen la carga.
- Observaciones e incidencias que pueden afectar al reparto.
- Situación del buzón de ruta.
En el apartado de mobiliario de las Unidades de Reparto haremos referencia a los distintos tipos de casilleros que se utilizan para la clasificación de los envíos postales:
El casillero CN-50 se utiliza para la clasificación de correspondencia normalizada. Consta de dos módulos: uno de 5 x 7 casillas y el otro de 3 x 5 casillas.
El casillero CNN-50 se utiliza para la clasificación de la correspondencia no normalizada (también se utiliza para la clasificación de la correspondencia registrada, urgente e IPC). Consta de un módulo de 5 x 5 casillas.
El casillero CP8 consta de 10 baldas móviles y se utiliza para clasificar paquetes y envíos con grandes dimensiones.
El casillero CD-14 consta de 40 casillas y se utiliza para clasificar los avisos de recibo. Casillero CP8 Casillero CD-14.
La mesa-casillero está formada por 20 casillas, en 4 filas y 5 columnas, y dispone de separadores para dividir las casillas. Se usa para la clasificación general de la correspondencia normalizada, para la clasificación a sección y para el embarriado.
Para facilitar la tarea de la clasificación, Los casilleros CN-50, CNN-50 y CP-8 disponen en la parte superior de un panel de doble hoja de metacrilato transparente donde se introducen los listados de clasificación general (de la Unidad o de las secciones de un distrito).
9.3 Las operaciones que se realizan en las Unidades de Reparto
Las tareas que realiza el personal de reparto se clasifican habitualmente teniendo en cuenta dos criterios: el lugar donde se realizan y los empleados encargados de llevarlas a cabo.
El reparto de los envíos postales se realiza en el exterior de la Cartería (en la calle) y es una tarea de carácter individual (cada cartero reparte su sección). Sin embargo, los carteros realizan también actividades dentro de la Cartería, antes y después de salir al reparto.
Las actividades que realizan los carteros en Cartería se dividen en tareas colectivas, que se realizan conjuntamente por todos los empleados, e individuales, en las que cada cartero se ocupa de su propia sección.
Dentro de las actividades colectivas destacan: la descarga, la apertura, la clasificación general por distritos y por secciones, alta en Unidad de envíos registrados en SGIE y la liquidación en SGIE si se hace en ordenador (sin PDA).
Dentro de las actividades individuales destacan: el embarriado y la preparación de los reenvíos postales (antes de salir a reparto), el alta a sección de los envíos registrados con la PDA, el reparto, el tratamiento de la correspondencia no entregada, la liquidación de giros y reembolsos (después del reparto) y la liquidación en SGIE si se hace con PDA.
Correos organiza el trabajo en las Unidades de Reparto por procesos. Es decir, concreta todas las actividades que se han de llevar a cabo, el orden secuencial en el que se han de llevar a cabo y las personas asignadas para llevarlas a cabo, desde la recepción y descarga de los envíos hasta la liquidación, después del reparto. A lo largo de este capítulo estudiaremos las distintas actividades: recepción y descarga, apertura y comprobación, clasificación general y alta de los envíos registrados en SGIE, el preembarriado y embarriado, el reparto o entrega y la liquidación.
9.3.2 La apertura
La apertura se debe realizar teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridad:
- Línea urgente.
- Línea básica internacional.
- Línea básica local.
- Línea básica provincial.
- Línea básica interprovincial.
- Línea económica.
Las operaciones del proceso de apertura siguen el siguiente orden:
- Vaciar los contenedores (bandejas y carros) sobre la mesa de apertura si vienen sin clasificar o asignarlos a sección si vienen clasificados.
- Se comprobará siempre que no quedan envíos dentro de los contenedores y que el destino es correcto.
- Si se detectan envíos en los que no se han inutilizado los signos de franqueo, se procederá a matasellarlos con el sello de puntos, o con el sello de la Unidad, respaldando en este caso el envío en su reverso.
- Se emparejarán y encararán los envíos, clasificados en dos grupos: normalizados y no normalizados.
- Cuando se aprecie que la carga de trabajo resultante de la apertura supera claramente la capacidad de reparto diario, se interrumpirá la apertura hasta la salida de los carteros a reparto. Posteriormente continuará.
- Se clasificarán y ordenarán por tamaños y modelos las bandejas recibidas para su retorno al Centro de Clasificación Provincial o Centro de Tratamiento Automático. Ninguna Unidad hará acopio de envases en número superior al necesario para dos días de trabajo.
La correspondencia registrada, certificada y asegurada, será objeto de especial tratamiento después de efectuarse la descarga. Como ya hemos dicho, los envíos no vendrán acompañados de ningún documento en papel. Su control se realiza al darlos de alta en SGIE (Alta en Unidad de Reparto), siendo esta aplicación la que nos indica si faltan envíos. Por tanto, deberemos realizar las siguientes operaciones por orden: recepción de contenedores, alta en unidad o asignación a sección de los envíos, comprobación de faltas.
Se levantará acta en SGIE en el mismo momento en que se detecte cualquier incidencia en la recepción, clasificación o embarriado de envíos (falta o sobra de envíos, recepción de envíos deteriorados, falta de contenido, etc.), asistiendo como testigos dos empleados con acceso a SGIE, que darán fe de la irregularidad que se pretende documentar.
La generación de actas y toda su documentación se integra plenamente en SGIE, de modo que no es necesaria su impresión ni su curso por escrito a otras unidades supervisoras. A este criterio general de no generar papel únicamente se ha establecido como excepción el expolio de valores declarados, ya que entonces sí será obligatoria la impresión del acta mediante SGIE, la firma manuscrita de dos empleados y el archivo del acta durante un año en la unidad que la genere.
Para generar un acta se accede a través del punto de menú Incidencias> Generación de Actas. Una vez cumplimentados los campos del formulario, se puede optar por pulsar uno de los siguientes botones:
- Guardar, permite guardar el acta generada en modo borrador, de forma que más adelante se podrá modificar o eliminar.
- Guardar y Confirmar, considera que el acta es definitiva, ya no se podrá modificar ni eliminar, y se comunica a la unidad de origen a través de SGIE.
Las unidades que reciban las actas generadas por otra unidad, deberán confirmar la recepción de las mismas, a través del punto de menú Incidencias> Actas Generadas a la Unidad antes de 48 horas desde la fecha de confirmación, pues, de lo contrario, se activará el correspondiente punto de control.
9.3.3 La clasificación general
Con carácter previo hemos de señalar que a lo largo de este capítulo hablaremos de la clasificación de envíos ordinarios y de la clasificación de envíos registrados, por lo que conviene aclarar a qué tipo de envíos nos estamos refiriendo en cada caso:
Dentro de los envíos ordinarios incluimos:
- Las cartas y tarjetas postales (envíos ordinarios de la línea básica).
- La correspondencia urgente ordinaria (con código de barras, pero entrega sin firma).
- Los envíos de la línea económica (publicorreo, libros, publicaciones periódicas).
- Cabe destacar las particularidades de la correspondencia IPC, que se clasifica separada, se entrega a cada cartero bajo firma y se lleva a reparto separada del resto de envíos ordinarios, aunque se deposita en casillero domiciliario sin firma.
- Las cartas ordinarias urgentes y Paq Light Internacional se clasifican con los envíos registrados, se entregan registrando la entrega en la PDA, pero se depositan en el casillero del destinatario, sin recoger su firma.
Dentro de los envíos registrados incluimos:
- Cartas certificadas, notificaciones y cartas certificadas urgentes.
- Giros y burofax básico plus.
- Paquete Azul y Paq Estándar de pequeño tamaño.
- En las poblaciones sin USE, la URO clasifica y reparte también el resto de productos registrados: Paquete Azul y Paq Estándar de cualquier peso y tamaño, Paq Premium, Paquete Internacional, Paquete EPG, telegrama, burofax y giro urgente.
La clasificación general se lleva a cabo de modo colectivo por el personal de la Unidad, después de la apertura y después de efectuar el recuento estadístico.
Se realizan las siguientes diferenciaciones:
- Por códigos postales (por distritos) 1 y por secciones.
- Correspondencia personalizada y productos específicos (IPC, avisos de llegada de paquetería, etc.).
El personal que clasifica por códigos, al terminar, clasificará también por secciones. En cualquier caso, cada centro organizará su manera de clasificar, teniendo en cuenta sus características y la posibilidad de que el correo venga clasificado a sección desde el Centro de Tratamiento Automático. Durante el proceso de clasificación general no se efectuará la clasificación o preembarriado de la propia sección.
El tiempo dedicado a la clasificación general se adaptará a las necesidades diarias, bajo el control y supervisión del responsable de la Unidad. Como norma general, deberá clasificarse siempre la totalidad de la correspondencia de la línea básica.
En las oficinas con pocas secciones que además reciban un número reducido de envíos, no es necesario clasificar por secciones. Se puede proceder directamente al embarriado.
Con carácter general, la clasificación general a sección se realizará en el lugar que se indica en el siguiente esquema:
- Correspondencia ordinaria normalizada:
- Hasta 24 secciones en mesa casillero.
- A partir de 25 secciones en casillero CN50.
- Correspondencia ordinaria no normalizada:
- Hasta 14 secciones en mesa casillero.
- A partir de 15 secciones en casillero CNN50.
- Correspondencia IPC:
- Hasta 24 secciones en mesa casillero diferenciada.
- A partir de 25 secciones en casillero CNN50.
- Correspondencia registrada:
- Hasta 14 secciones en mesa casillero diferenciada.
- A partir de 15 secciones en casillero CNN50.
(^1) Cuando en una Unidad hay varios códigos postales y el número de secciones es elevado, se suele hacer una clasificación previa por PFD (Puntos Finales de Distribución). Un PFD es un código postal o agrupación de varios códigos con un número de secciones no muy elevado que posibilita la clasificación directa por secciones en una segunda clasificación.
En esta fase también se clasificarán los avisos de llegada M4-O correspondientes a envíos que no tienen reparto domiciliario (Paq Estándar de entrega en oficina de referencia, eurogiro, libros y publicaciones periódicas de más de 800 g 2. de peso) y han sido dados de alta en la oficina. Los avisos de llegada se imprimen en la propia URO siguiendo la ruta de SGIE: Entrada> Impresión de avisos. Una vez han sido impresos estos avisos, se clasifican por secciones, como cualquier envío ordinario.
Es conveniente disponer de estanterías o medios de almacenaje donde depositar la correspondencia ordenada por fechas y líneas de productos, de forma que rote el pendiente de acuerdo con los compromisos de entrega.
Se clasificarán en puestos diferenciados los siguientes tipos de correspondencia: urgente, básica, económica, personalizada, IPC, etc.
Cada punto de clasificación individualizada debe contar con un panel alfabético que indique los diferentes cortes de las calles por secciones.
El número de cajas (montones) que conviene abrir será aquel que evite segundas manipulaciones para un número importante de envíos. Con este criterio, se separan en clasificación general las rutas directas, apartados, entidades importantes, etc.
Se abrirán necesariamente cajas para:
- Lo “malo” con la correspondencia mal encaminada para su traslado posterior a la mesa de devoluciones.
- Las “incidencias”, que pueden presentar diversas posibilidades:
- Si corresponde a la Unidad y es posible su entrega, se encamina a la sección correspondiente.
- Si corresponde a otra Unidad se reencamina a la misma, advirtiendo del error mediante nota en el anverso o adhiriendo una etiqueta.
- Si la dirección es incorrecta y el destinatario desconocido, se devuelve a origen o, si carece de remitente, se declara sobrante y caducada en la propia oficina de destino.
- Apartados, para su posterior traslado a la oficina.
- Lista de Correos, pasando los envíos a la oficina para su entrega.
- Entrega directa, se introducen en un contenedor para su entrega a los destinatarios a través de rutas directas.
- Oficinas rurales dependientes.
La asignación del personal a la clasificación y alta de envíos en SGIE se hará de forma rotativa al ser una tarea colectiva, en la que debe participar de forma organizada todo el personal de la Unidad.
(^2) A principios de 2018 se aumentó hasta 800 g. el peso de las publicaciones periódicas que pueden llevarse a domicilio.
9.3.3.1 La clasificación de los envíos registrados y su grabación en SGIE
Los envíos registrados se deben grabar en SGIE en Entrada> Alta en Unidad a su llegada. De este modo se acredita que dichos envíos han tenido entrada en la Unidad. El alta se llevará a cabo en las URO en los siguientes términos:
- Se dan de alta en Unidad en SGIE de manera individualizada:
- Productos urgentes.
- Todo tipo de paquetería.
- Envíos con importes asociados.
- Todos los envíos registrados, con la excepción de las notificaciones en cualquier formato y los certificados en formato carta normalizada.
- Envíos internacionales.
- Las cartas certificadas en formato de carta normalizada y las notificaciones no se dan de alta en Unidad en SGIE. Se introducen en SGIE por primera vez cuando se asignan a sección posteriormente.
- Hay que tener presente el nuevo servicio Correos MODIFY. Este servicio incorporado en 2019 es un valor añadido que proporciona al cliente la opción de modificar datos, (a través de una WebAPP), en cuanto a la recepción de su envío, ahora mismo sólo para Paq Premium y Paq Estándar. Estos se podrán modificar hasta que se haya recepcionado en SGIE como alta en la unidad. Por el momento, las funcionalidades disponibles son que el producto sea entregado en un CityPaq, en una oficina, a elegir, o modificar la dirección de entrega del envío dentro del ámbito provincial. Previamente el cliente habrá recibido un SMS/email de Correos con la información de su envío. Cuando realice alguno de los cambios permitidos, SGIE, bien en el alta en la unidad, bien en la asignación a sección, pedirá mediante una ventana emergente que se reetiquete el envío. De esta forma todas las modificaciones quedarán reflejadas en la nueva etiqueta del envío.
En la clasificación de los envíos y en su registro en SGIE participará toda la plantilla, de manera rotatoria, pues, como hemos visto, es una tarea colectiva.
Cuando la correspondencia registrada está clasificada por secciones, cada cartero debe revisar y ordenar los envíos que corresponden a su sección de reparto, siguiendo la lista de embarrie. En ese momento, debe verificar que los envíos pertenecen a su sección y debe separar los envíos registrados con código de barras de aquellos que han llegado sin código (que deberían ser muy pocos). A estos envíos que han llegado sin código se les adhiere una etiqueta blanca con código de barras.
Además, se debe registrar también en SGIE el nombre y dirección del destinatario, así como el origen y número de origen de estos envíos, para asegurar la trazabilidad.
El cartero podrá también separar en atados los envíos registrados dirigidos a un destinatario habitual (que está registrado en SGIE como tal), para que se incluyan en una relación de entrega. Se estima que es conveniente cuando el número de envíos para un mismo destinatario habitual es superior a 4. También permite SGIE confeccionar relaciones para entrega múltiple, cuando de forma puntual llega un volumen importante de envíos para un destinatario común, que no forma parte de los habituales de la Unidad. Estas relaciones se realizan por clientes, no por puntos de entrega. Una vez realizadas estas operaciones, el cartero devolverá al centro de grabación los envíos clasificados en el orden que marca la lista de embarrie de su sección en las Unidades que trabajan sin PDA.
Las grandes remesas de envíos certificados de un solo remitente (habitualmente serán notificaciones) se clasificarán a sección. El cartero, bajo supervisión del jefe, seleccionará el número de envíos que asumirá cada día. La custodia de las remesas la realizará el jefe de la Unidad, evitando los depósitos de envíos registrados en la mesa del cartero.
Los envíos registrados ya clasificados a sección que finalmente vayan a quedar sin repartir por falta de capacidad se darán de alta en unidad en SGIE para tenerlos controlados.
Las nuevas libranzas de giros SEDI llegan a la unidad procedentes de la Oficina dependiente incluidos en sobres cerrados de envío de dinero, con la cuantía en metálico o cheque, en su caso, sin que se abra en dicha Unidad. Solamente la Oficina y el destinatario ven el dinero.
Los giros internacionales UPU se pagan en oficina. La orden de pago vendrá en modelo TFP1. Por tanto, a la Unidad de Reparto solo llegan con respecto a estos envíos los M4-O que avisan al destinatario para que pase a recoger en oficina un eurogiro.
Los envíos de cada sección se graban en SGIE en el orden de embarriado en las Unidades que carecen de PDA. Hay que tener en cuenta que los giros vienen todos con el código de barras impreso en la libranza, si en algún caso el lector no lo capturase, es obligatorio introducir a mano los 23 caracteres.
La aplicación informática SGIE nos muestran las secciones en colores distintos dependiendo del estado en que se encuentren:
- Color Rojo : Significa que todavía no se ha realizado ningún tipo de operación sobre ella (alta de envíos, embarriado, etc.) Las secciones no tienen ningún envío grabado. - Color Naranja : Los envíos están dados de alta pero no se ha generado la relación de reparto. - Color Verde : La sección tiene todos los envíos en reparto (están generadas las relaciones de reparto).
SGIE permite imprimir individualmente las Hojas de Reparto de cada sección inmediatamente después de finalizar la asignación de envíos a la misma, pero podemos agilizar y optimizar la impresión de Hojas de Reparto imprimiendo simultáneamente las Hojas de Reparto pendientes de un mismo grupo de secciones (las que nos aparecen en color naranja).
Finalmente, el cartero recibirá los envíos y los importes asociados en un solo punto (certificados, valores, giros y reembolsos). Si aún trabaja en una Unidad con papel, recibirá también la Hoja de Reparto (si la sección tiene envíos asociados a Destinatarios Habituales se imprime también una hoja por cada relación de envíos asignado a cada Destinatario, indicando en el cuadro correspondiente al orden en la Hoja de Reparto la indicación “Relación”) en la que están relacionados los envíos grabados en SGIE.
Posteriormente se imprime la Hoja de Firmas. Para poder hacerlo es necesario que todas las secciones de reparto se encuentren en color verde (cerradas y listas para reparto). La impresión de la Hoja de Firmas supone el bloqueo de todas las secciones, impidiendo realizar cambios en los envíos registrados asociados a cada sección en ese turno y esa salida. Por último, los carteros firmarán en la Hoja de Firmas la reproducción exacta que figura en el resumen de la Hoja de Reparto, acreditando que se hacen cargo de los envíos registrados y del dinero.
Ejemplo de Hoja de Firmas
9.3.3.2 La aplicación SGIE en los servicios rurales
El modo de trabajar con SGIE en los servicios rurales varía en función del tipo de relación que tiene cada servicio rural con la Unidad que le entrega los envíos y en función de dónde quedan avisados los envíos no entregados. Teniendo en cuenta estos criterios, podemos distinguir:
- Tipo 1 (Rural Integrado). Son los servicios rurales que liquidan el mismo día y en la misma Unidad que graba los envíos en SGIE, pasando los envíos avisados a una Oficina Técnica.
- Tipo 2 (Rural Integrado con Lista Propia). Son los servicios rurales que liquidan el mismo día y en la misma Unidad que graba los envíos en SGIE, pero cuentan con Lista propia de servicio rural.
- Tipo 3 (Rural con liquidación diferida). Son los servicios rurales que no liquidan en el mismo día que reciben los envíos registrados.
A cada uno de los tres tipos mencionados se les entrega la siguiente documentación:
- Tipo 1 (Rural Integrado). Recibirá cada día únicamente su PDA u Hoja de Reparto, junto con las entregas por relación para un mismo destinatario que tenga. La grabación y posterior liquidación de envíos registrados no difiere por tanto de un cartero urbano.
- Tipo 2 (Rural Integrado con Lista Propia). Recibirá cada día su PDA u Hoja de Reparto y las entregas por relación que tenga. Los envíos avisados pasan a su propia Lista.
- Tipo 3 (Rural con liquidación diferida). A través de otro enlace rural, o de la propia conducción que transporta el correo, recibirá diariamente tantos Talones de Retorno como envíos registrados saque a reparto.
9.3.3.3 El tratamiento de envíos con importes a cobrar que presentan incidencias
Los envíos con importes a cobrar que llegan a las Unidades de reparto (URO o USE) pueden tener tres orígenes distintos:
- Envíos admitidos en oficina.
- Envíos admitidos en centros de admisión masiva.
- Envíos internacionales.
Todos l os envíos admitidos por la red de oficinas deberán llevar adherida una etiqueta generada por IRIS, en la que consta el tipo de producto, el número de envío y el importe, entre otros elementos. El importe suele estar impreso en el margen derecho de la etiqueta.
