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Tipo: Ejercicios
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La auditoría ambiental constituye una de las herramientas técnicas con que se cuenta para identificar las áreas ambientalmente críticas de un proceso y para formular soluciones técnicas y de gestión que sean apropiadas. La literatura especializada ha acuñado el término, bajo la siguiente definición:
Auditoría Ambiental : Herramienta de gestión que consiste en una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la efectividad de la organización, la gerencia y los equipos ambientales, para proteger el medio ambiente, mediante un mejor control de las prácticas ambientales y la evaluación del cumplimiento de las políticas ambientales de la empresa, incluyendo los requerimientos legales^9.
Luego, la auditoría ambiental es un examen metódico que implica análisis, testeos y comprobaciones de las prácticas y procedimientos ambientales de una empresa o parte de ella. En si mismo, el término “auditoría” es sinónimo de revisión y verificación de diversos aspectos de una empresa. En su expresión más moderna, la auditoría ambiental es el componente clave de un sistema de gestión ambiental (SGA).
Como resultado la auditoría ambiental permite obtener información acerca de la efectividad de la gestión de la empresa, identificar problemas asociados a su funcionamiento, identificar nuevos desafíos ambientales y proponer medidas de prevención y mitigación apropiadas.
Existen diferentes tipos de auditoría ambiental, dependiendo de las condiciones que la enmarcan, los objetivos específicos que la motivan y el nivel de desarrollo de la empresa. Aún cuando todas ellas comparten el objetivo común de entregar información documentada y validada sobre diferentes aspectos de la situación ambiental de una empresa, se pueden identificar objetivos y contenidos particulares en cada auditoría. Las auditorías ambientales utilizadas con mayor frecuencia se resumen en la Tabla Nº 5.1.
(^9) Declaración sobre Auditoría Ambiental, Internacional Chamber of Commerce, 1989. Coincide con la definición de BS7750 e ISO
14000.
TABLA Nº 5.1. TIPOS DE AUDITORÍAS AMBIENTALES.
Tal como se ilustra en el Cuadro Nº 5.1, la evolución en el tiempo de un programa de auditoría ambiental muestra crecientes niveles de sofisticación, tanto en los procedimientos metodológicos como en los niveles de información que se manejan.
diagnóstico permite identificar las principales fuentes de pérdidas y visualizar posibles alternativas de solución.
En aquellas empresas con mayor trayectoria de control ambiental, la auditoría se orienta a la identificación de opciones para la minimización de residuos, reducción de riesgos e identificación de opciones de mejoramiento continuo.
Si bien los procedimientos asociados al desarrollo de una auditoría ambiental son estandarizados, el alcance de ésta debe ser adecuado a la naturaleza y complejidad de la empresa a auditar. Luego, es fundamental identificar los objetivos y contenidos básicos requeridos en cada caso, previo al inicio de una auditoría.
En nuestro país se pueden identificar dos escenarios distintos:
? Empresas con un pobre sistema de gestión y bajo desempeño ambiental. La mayor parte de las PyMEs se encuentra en esta situación.
? Empresas que han iniciado la implementación de un sistema de gestión ambiental. Si bien este escenario se observa principalmente en grandes empresas (mineras y forestales), se ha iniciado lentamente un cambio de perspectiva empresarial, que persigue reducir costos e incrementar la eficiencia de los procesos productivos. Las nuevas estrategias se basan en un enfoque integral preventivo que pone énfasis en una mejor utilización de los recursos materiales y energéticos, incrementando simultáneamente la productividad, la competitividad y el desempeño ambiental de las empresas.
A continuación se procede a definir los alcances que debe tener una auditoría ambiental en cada caso.
? Auditorías en empresas con pobre sistema de gestión
La mayoría de las PyMEs carece de un sistema de gestión ambiental. Más aún, en muchos casos, la gestión completa de la empresa adolece de serias falencias. En ese contexto, el objetivo de una auditoría es efectuar un diagnóstico de la situación ambiental de la empresa, con vistas a establecer las bases para implementar un sistema de gestión integral, en el contexto de una política de producción limpia.
Los objetivos de la auditoría son:
? Obtener información para apoyar la implementación de un sistema de gestión. ? Definir la misión de la empresa. ? Identificar las principales fortalezas y debilidades. ? Identificar las oportunidades y amenazas.
? Definir las bases para establecer un sistema de gestión, que integre los aspectos de productividad, calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. ? Identificar el marco legal relevante y aplicable a la industria.
Las preguntas se pueden seleccionar tomando en consideración las características particulares de cada empresa, escogiendo inicialmente aquellas que no requieren de información detallada. Es importante enfatizar que los elementos necesarios para llevar a cabo una planificación estratégica deben ser abordados en estrecho contacto con los estamentos gerenciales.
Los resultados esperados de la auditoría son:
? Establecer las normas ambientales relevantes a la empresa, incluyendo seguridad y salud en el trabajo. ? Obtener un diagnóstico de la situación de la empresa en materias de medio ambiente, calidad y seguridad y salud en el trabajo. ? Evaluar las prácticas de gestión de la empresa. ? Proponer un conjunto básico de objetivos y metas para mejorar la gestión de la empresa. ? Definir la estructura orgánica más apropiada a la realidad de la empresa. ? Definir las funciones al interior de la empresa. ? Proponer responsabilidades y mecanismos de comunicación. ? Identificar los requerimientos de personal. ? Establecer los requerimientos de entrenamiento. ? Proponer mecanismos de comunicación con las partes interesadas externas (clientes, instituciones fiscalizadoras). ? Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista de la seguridad y salud en el trabajo. ? Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista ambiental. ? Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista de la calidad del producto ? Identificar las áreas de proceso, unidades o equipos críticos que afectan la eficiencia operacional y que deben ser reemplazadas o reparadas. ? Identificar las opciones obvias para reducir pérdidas de materiales y energía. Medidas concretas para la minimización de residuos (p. ej.: segregación, reuso, reutilización, tratamiento).
? Identificar las principales desviaciones operacionales y sus causas (que tengan consecuencias en la calidad del producto, la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente). ? Identificar opciones para mejorar el desempeño ambiental de la empresa, incluyendo la seguridad y la salud en trabajo. ? Proponer modificaciones en el programa ambiental
5.2 Contenidos de una auditoría
ambiental
En términos generales, las áreas temáticas abordadas por la auditoría dependerán de las condiciones específicas de cada caso y podrán incluir todos o algunos de los siguientes tópicos:
? Aspectos técnicos
? Aspectos de seguridad y salud en el trabajo
? Aspectos legales
? Aspectos económico-financieros
? Aspectos de gestión ambiental
? Caracterizar el proceso auditado: Identificar las operaciones/procesos unitarios. Elaborar el diagrama de flujo del proceso. ? Identificar y cuantificar las materias primas, insumos, combustibles y servicios. ? Elaborar un balance de materia y energía: Determinación de entradas, salidas, consumos, pérdidas y eficiencia de utilización (materias primas, insumos, agua, energía). ? Identificar, caracterizar y cuantificar los residuos sólidos, gaseosos y líquidos.
? Caracterizar el sistema de gestión, tratamiento y disposición final de los residuos de producción. ? Caracterizar el almacenamiento y gestión de materiales peligrosos. ? Determinar los niveles de ruido. ? Identificar las condiciones de operación peligrosas y ambientalmente relevantes (alta temperatura, presión, pH extremo, compuestos peligrosos). ? Identificar las áreas del proceso con mayor impacto potencial. ? Comparar con otras alternativas tecnológicas disponibles.
- Objetivo : Conocer los antecedentes que permitan identificar los riesgos asociados a los procesos productivos, de servicios, la tecnología y la organización.
? Identificar la estructura organizacional relativa a la prevención de riesgos. ? Analizar el sistema de selección y capacitación del personal. ? Verificar cumplimiento de las normas sobre prevención de riesgos profesionales. ? Analizar los programas de seguridad e higiene industrial. ? Verificar las condiciones sanitarias y ambientales en el lugar de trabajo (Decreto Supremo 594/2000 del Ministerio de Salud). ? Análisis de riesgos. ? Evaluar los planes de emergencia. ? Revisar las estadísticas de accidentes.
? Identificar las normas y estándares ambientales relevantes locales, nacionales, e internacionales.
? Identificar las fuentes de financiamiento preferencial de apoyo al control ambiental.
- Objetivo : Evaluar la efectividad del sistema de gestión ambiental de la empresa. - Actividades:
? Organigrama de la empresa: jerarquías, funciones y responsabilidades ambientales. ? Recursos financieros asignados a la gestión ambiental. ? Mecanismos de comunicación: dentro de la empresa, hacia la comunidad e instituciones ambientales. ? Imagen externa: comunidad, clientes, proveedores, instituciones. ? Mantención, control y accesibilidad de la documentación de relevancia ambiental. ? Programas de entrenamiento en materia de gestión ambiental. ? Niveles de sensibilidad y conciencia ambiental. ? Verificar el cumplimiento de los objetivos y planes de gestión ambiental.
5.3 Metodología de auditoría
ambiental
La metodología para realizar una auditoría ambiental depende de las circunstancias específicas de cada empresa. Sin embargo, existen ciertos procedimientos y actividades comunes a todas ellas, que pueden agruparse de acuerdo al instante en que éstas se llevan a cabo: actividades previas, actividades en terreno y actividades finales (elaboración de informe). En el Cuadro Nº 5.2 se presentan sintetizadamente las actividades de cada una de estas etapas.
La planificación de la auditoría se realiza antes de que se lleve a cabo la auditoría en terreno. Incluye la determinación de los objetivos y alcances de la auditoría, la selección del equipo auditor, la selección de los lugares donde se realizará y el cronograma de las actividades a desarrollar. Implica,
además, recopilar y analizar información preliminar acerca de los procesos a auditar.
a) Definición de objetivos : Tal como se observa en la Tabla Nº 5.2, existe un amplio rango de objetivos potencialmente cubiertos por una auditoría ambiental. El objetivo común en todos los casos es identificar y documentar el comportamiento ambiental de la empresa o actividad auditada. En el contexto de este manual, interesa la auditoría como herramienta de diagnóstico preliminar, y como herramienta de gestión en el seguimiento y mejoramiento continuo.
b) Definición de alcances : En concordancia con los objetivos de la auditoría, se deben definir los niveles de profundidad y detalle, y los límites en términos espaciales, temporales y funcionales. Generalmente, la definición del alcance de la auditoría es un proceso iterativo, dejando espacio para reformulaciones posteriores, en la medida que se gana mayor experiencia respecto a la realidad de la empresa. Se recomienda comenzar por lo más conocido, simple y de menor tamaño, reduciendo a un mínimo el número de áreas funcionales, unidades y procesos a auditar y el número de parámetros a evaluar. Esto no es trivial, ya que toda empresa posee una amplia variedad de operaciones y unidades: selección y adquisición de materias primas, insumos y energía; almacenamiento y manejo de materiales; procesos de transformación, ensamblaje y embalaje; almacenamiento y manejo de residuos; tratamiento y disposición de residuos de producción; almacenamiento, transporte y distribución de productos y residuos; laboratorios de control de calidad e investigación. Una auditoría puede estar enfocada a una o más de estas actividades.
c) Selección del equipo de auditoría y recursos necesarios : El equipo de auditores deberá ser seleccionado de acuerdo a la envergadura y naturaleza de la empresa. Una auditoría simple requerirá, al menos, de dos profesionales con experiencia y conocimientos en aquellos aspectos relevantes, tanto ambientales (legislación ambiental, impactos ambientales) como de procesos de las actividades específicas a auditar.
CUADRO Nº 5.2. ESQUEMA BÁSICO DE UNA AUDITORÍA
? Calendario de actividades : Se debe definir la duración prevista para cada etapa y actividad, y recursos humanos y materiales involucrados.
? Obtención y análisis de la información preliminar requerida: Se requiere información preliminar sobre los procesos, procedimientos, legislación vigente, estándares ambientales, y otros datos, que permitan evaluar el desempeño ambiental de la actividad auditada (ver Cuadro Nº 5.3). Las fuentes de información incluyen archivos legales, documentos contables, expedientes de personal, registros de accidentes, planes de emergencia y de seguridad e higiene ambiental, registros de proveedores y materias primas, diagramas de procesos, bases de datos abiertas (p. ej.: las disponibles en internet), etc. Una parte importante de dicha información debe ser entregada por la empresa auditada, en forma previa a la realización de las actividades en terreno.
CUADRO Nº 5.3: INFORMACIÓN REQUERIDA EN LA FASE DE PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA.
? Comunicación con la empresa para lograr un clima de cooperación : La colaboración activa de todos los funcionarios de la empresa auditada es una condición fundamental para el éxito de la auditoría. Para ello, es necesario que el responsable ambiental de la empresa explique claramente los objetivos que se persiguen con la auditoría y los pasos a seguir, evitando que ésta sea vista como una amenaza. La comunicación entre el equipo auditor y el interlocutor interno deberá ser fluida y expedita, de modo que cada acción
del equipo auditor se lleve a cabo luego de que ésta ha sido aceptada y comprendida por los responsables de la empresa.
? Distribución de tareas en el equipo auditor : La evaluación de la información preliminar obtenida permitirá establecer con mayor precisión el plan de trabajo, así como las prioridades.
? Análisis preliminar de las actividades a auditar : La información preliminar deberá ser analizada en profundidad, en conjunto con los factores del entorno que pueden ser afectados por las actividades de la empresa, para identificar y evaluar las relaciones entre ellos. Ello permitirá apoyar el establecimiento de prioridades previo al programa en terreno.
? Identificación de los estándares para evaluar el comportamiento ambiental : Este aspecto es importante, particularmente en aquellas auditorías que impliquen verificación del comportamiento ambiental. Los estándares son valores que fijan mínimos de calidad ambiental o máximos para las emisiones. Los estándares pueden ser internos (establecidos por las políticas ambientales de la empresa) o externos (establecidos por la legislación o normas sectoriales). Es importante acordar desde un comienzo cuales estándares serán utilizados, existiendo un consenso al respecto entre el equipo auditor y la empresa auditada.
? Definición de los métodos y procedimientos a utilizar en el trabajo en terreno : Los procedimientos de muestreo y análisis serán especificados en esta etapa. Ellos permitirán llevar a cabo el trabajo en terreno para comprobar el grado de veracidad de la información disponible.
? Preparación de las herramientas de auditoría : Las herramientas básicas para obtener información en terreno son: los documentos de trabajo, las reuniones, y los análisis u observaciones técnicas. Es fundamental contar con documentos de trabajo que permitan abordar en forma estructurada la auditoría. Las entrevistas deben realizarse personalmente, para así poder apreciar las reacciones del entrevistado y darle mayor interacción a la comunicación. Los cuestionarios sirven para darle una mayor orientación a la entrevista, estableciendo criterios previamente definidos, permitiendo además generar un documento de trabajo (ver cuestionario presentado en el Anexo Nº2). Los resultados de los análisis y observaciones técnicas efectuadas en terreno, deben ser comparados con los estándares correspondientes.
Las actividades específicas a realizar en terreno dependen del tipo de auditoría ambiental, aún cuando ellas tienen una base común: la búsqueda y verificación de información en terreno.
proceso (p. ej.: venteos, derrames, pérdidas). Se recomienda efectuar estas inspecciones en las primeras etapas de la auditoría, para lograr una adecuada familiaridad con los procesos a auditar. Se deben privilegiar inspecciones en condiciones críticas (p. ej.: cambios de turnos, puesta en marcha o parada de equipos claves, vaciado o llenado de estanques y reactores, etc.). Es importante que el auditor tenga algún registro físico de sus observaciones (p. ej.: videos, fotografía, dibujos). ? Verificación de datos (muestreos y análisis, revisión de cálculos y registros): Aquí se incluyen: tomas de muestra de efluentes, verificación de registros de residuos, validación de análisis de laboratorio, etc. Es importante identificar las deficiencias por ausencia de registros, incumplimiento de los procedimientos establecidos, fallas en los sistemas de control, etc.
d) Evaluación de los resultados: Las evidencias y documentación obtenidas anteriormente deberán ser exhaustivamente evaluadas, en el contexto de los objetivos de la auditoría. Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales del sistema de gestión. Además, se debe analizar su nivel de importancia. Los aspectos más importantes a evaluar son:
? Verificar cumplimiento con la legislación ambiental. ? Verificar la efectividad de acciones correctivas. ? Identificar potenciales mejoras. ? Formular recomendaciones.
e) Reunión de cierre: Los resultados de las acciones de auditoría son comunicados a la empresa a medida que progresa la auditoría. Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y empresa, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier error o ambigüedad antes de elaborar el informe final.
Los informes de auditoría ambiental son el resultado final de la ejecución de todos los pasos estipulados en el plan de auditoría. La estructura y contenido son específicas a cada tipología de auditoría. La Cuadro Nº 5.5 muestra un ejemplo típico de la estructura de un informe final.
Las recomendaciones deberán incluir un Plan de Acción para asegurar el cumplimiento de las medidas destinadas a corregir las deficiencias del sistema de gestión ambiental. El seguimiento del plan de acción permitirá garantizar el cumplimiento de los procedimientos y plazos establecidos.
CUADRO Nº 5.5: CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE AUDITORÍA.
5.4 Consideraciones metodológicas
según el tipo de auditoría
Es importante señalar que las auditorías para identificar opciones de minimización de residuos siguen un procedimiento similar al descrito anteriormente. En este caso, el análisis de los balances de materia y energía constituye uno de los pilares de este tipo de auditorías, ya que permite evaluar los flujos de recursos a través del proceso e identificar aquellas actividades que presentan mayor potencial de pérdidas.
Para llevar a cabo esta auditoría, es conveniente comenzar considerando la globalidad de la planta, definiendo claramente las corrientes de entrada y salida:
Las corrientes de entrada incluyen:
? Materias primas. ? Insumos.
alternativas para minimizar tales pérdidas y, por consiguiente, reducir el impacto ambiental. Estos conceptos se ilustran en el Cuadro Nº 5.6.
CUADRO Nº 5.6: ACTIVIDADES TÍPICAS DE UNA AUDITORÍA DE RESIDUOS.
PREPARACION DE LA AUDITORIA
ENTRADAS
SALIDAS
BALANCE DE MATERIA Y ENERGIA
IDENTIFICAR OPCIONES DE REDUCCION DE RESIDUOS
EVALUAR LAS OPCIONES DE REDUCCION DE RESIDUOS
ELABORAR PLAN DE ACCION PARA REDUCIR LOS RESIDUOS
En este caso, es fundamental precisar las normas o estándares sobre los cuales se va a realizar la verificación de cumplimiento. Generalmente, se requiere verificar, entre otros:
? El cumplimiento con las normas que regulan los residuos líquidos, sólidos y gaseosos. ? El cumplimiento de las normas legales sobre radicación industrial ? El cumplimiento de las normas sobre condiciones sanitarias y ambientales en los lugares de trabajo ? El cumplimiento de normas sobre prevención de accidentes del trabajo ? El cumplimiento de las disposiciones incluidas en las Resoluciones de Calificación Ambiental de los proyectos sometidos al Sistema de Evaluación de Impacto Ambiental. ? El cumplimiento con disposiciones ambientales sectoriales.
Estas auditorías pueden ser requeridas por las autoridades ambientales, por clientes, o por la misma empresa.
En el caso de las auditorías de verificación del sistema de gestión ambiental, se debe evaluar la eficacia de los controles internos y los efectos de su posible falla. Se deberán verificar los siguientes aspectos claves:
? Nivel de preparación y experiencia del personal. ? Responsabilidades claramente definidas y asignadas. ? Controles internos adecuados. ? Existencia de sistemas de autorización. ? Existencia de procedimientos internos de verificación de cumplimiento. ? Existencia de medidas de protección (p. ej.: sistemas de seguridad, alarmas). ? Procedimientos y resultados claramente documentados.
Es muy importante incluir aquí, aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo y el aseguramiento de calidad. Para tales efectos, se debe verificar la efectividad del sistema de aseguramiento de calidad (si existe) y los procedimientos asociados a la prevención de riesgos. En caso de no existir, dichos aspectos deben ser abordados por el auditor, quién deberá recomendar la implementación de las medidas apropiadas.