Tutorial de Microsoft Excel 2007: Funciones Básicas y Avanzadas, Esquemas y mapas conceptuales de Educación Plástica, Visual y Audiovisual

¡Descarga Tutorial de Microsoft Excel 2007: Funciones Básicas y Avanzadas y más Esquemas y mapas conceptuales en PDF de Educación Plástica, Visual y Audiovisual solo en Docsity!

Docente: Kaly Marilia CHAVEZ NAJERA

INICIO DEL PROGRAMA

Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer.

1. Primero nos ubicamos en el botón Inicio , de la parte inferior izquierda de la pantalla
   2. Pulsamos la opción Todos los Programas.
   3. Buscamos el directorio Microsoft Office , donde seleccionamos Microsoft Excel 2007
   4. Ya aparecerá la pantalla de Excel lista para trabajar. Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo. EL BOTÓN OFFICE

BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RÁPIDO

Barra de Herramientas Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo. Conozcamos la Barra de Herramientas: Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio , veremos todas sus funciones.

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo. Barra de Acceso Rápido Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rápida. En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas. Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rápido (sin necesidad de ingresar a funciones o más viñetas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir. Si queremos añadir más botones de acceso rápido , podemos hacerlo. Para ello, posicionados en esta barrita, pulsamos el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú. Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se abrirá un cuadro de opciones donde podemos elegir que botones deseamos acceder de forma rápida. Por ejemplo, si deseamos agregar el botón Vista preliminar, lo seleccionamos y luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones ya aparecerá en nuestra configuración de la barra de acceso rápido esta función LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros. En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números. Columnas Filas

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta información. Sin embargo podernos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D. y nos aparecerá una especie de crucita con la cual podemos incrementar el tamaño Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que mostrará la medida del ancho de la columna Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la derecha. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado. CAMBIOS DE TAMAÑO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO Ya en la lección anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo que aumentarse su tamaño para presentar esta información. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que su ancho también puede variarse y dársele el que se desee. Para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4 Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila. Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere.

También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la página, es decir ver más columnas y filas pero en la que la letra se ve más pequeña; y otros usuarios que prefieren tener una panorámica más limitada pero que la letra y números se ven más grande. ¿Cómo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...

1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas
   2. Buscamos la opción Zoom , que se utiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo.
2. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos seleccionar el 75% ya podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los números que escribamos se verán más pequeños. LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar!! Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a través del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de desplazamiento. Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha

UNA NÓMINA SENCILLA CON EXCEL

En esta lección vamos a hacer una nómina sencilla y poner en práctica lo que llevamos aprendido hasta el momento. En este ejemplo utilizaremos una nómina compuesta por 10 empleados para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo. En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo. En las filas listaremos los empleados por orden alfabético en sus apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente información.

1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2, Cargo. Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamaño de la columna, como lo hemos aprendido.

Recordemos... nos posicionamos en el límite entre las columnas C y D, manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos hacia la derecha hasta darle a la columna C el ancho deseado. Hagamos lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente espacio para escribir la información.

2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la información de los empleados En la imagen anterior podemos ver que se están escribiendo los datos de una de las empleadas, específicamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria. En una lección anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentra una barra de fórmulas, que muestra la información o función que se está escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra: , si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria
   3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo. Veamos como estaría quedando nuestra tabla Tenemos nuestra nómina de empleados de la siguiente manera:

En la imagen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el área deseada Una vez sombreada la información hasta la celda E12, buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas. Botón Inicio: Opción Dibujar Bordes: Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuáles son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes. Ya quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados INSERTAR FILAS

En Excel resulta útil la función de insertar filas y columnas , así por ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas; y se nos ha olvidado información importante que necesitamos visualizar a través de una fila o columna, podemos recurrir a la función insertar. Insertar Fila Por ejemplo, si tomamos la pequeña nómina de personal, podría darse el caso que se nos haya olvidado ingresar los datos de una empleada más. Como se encuentran listados por orden alfabético, será necesario insertar una fila para poder introducir los datos faltantes. El nombre de la persona es: Carmen Chicas Díaz Veamos nuestra tabla para visualizar donde tendría que insertarse una fila. Debería de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la imagen. Sigamos los pasos siguientes para insertar la fila:

1. Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisiéramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes.
   2. Buscamos la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio
   3. Seleccionamos Insertar filas de hoja
   4. Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la información que falta.
   5. Escribamos la información: INSERTAR COLUMNAS Así como insertamos filas, también en Excel puedan insertarse columnas. Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevo parámetro de información sobre los empleados. Siento este la edad, por ejemplo, habrá que incluir una columna para poder ingresar estos datos. Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
2. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, así que buscamos esta opción en la barra de herramientas del botón Inicio
3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow
   4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo. Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14
   5. Ya nuestros datos tendrán el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imagen Si también queremos cambiar el color de la fuente:

a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. Veamos ELABORACION DE UN PRESUPUESTO En esta lección vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que trabajaremos en las siguientes lecciones. Practiquemos lo aprendido hasta el momento. Vamos a tomar un presupuesto pequeño, en el que solo se establecerán los datos para 5 rubros. Y se mostrará la información para los primeros cuatro meses del año

1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas que trabajaremos
2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por estos cuatro meses

, si observamos están cortados cuando introducimos información en la columna a su derecha Tendríamos dos opciones para que la información se vea: ampliar el ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una lección anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la información en forma de párrafo. ¿Cómo hacemos esto?, sencillo..

1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por ejemplo, tomemos primero Papelería y suministros de oficina.
2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botón derecho del ratón y se nos desplegará un menú
3. Seleccionamos la opción Formatos de celdas
4. Se abrirá otro menú de opciones

y seleccionamos Ajustar texto

5. Además seleccionamos en la misma pantalla de menú la Alineación del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior
6. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna, con el alto de la fila requerido para que toda la información sea visualizada
7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las demás celdas cortadas al tamaño de la columna. FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO Ya hemos realizado más cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda la información escrita en cada una de las celdas. Formato de Tabla Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentación. Practiquemos nuevamente este proceso.