Scarica Guida Access per gestione database aziendali: struttura e modifica tabelle e più Slide in PDF di Informatica solo su Docsity!
Unità C
Access per la gestione
dei database aziendali
In questa unità imparerai…
➤ A utilizzare Microsoft Access ➤ A creare tabelle e relazioni ➤ A utilizzare le query sui database
1 Microsoft Access 2010
Sul mercato esistono diversi DBMS ( Data Base Management System ), ognuno caratte rizzato da potenzialità e pregi, ma anche da debolezze e difetti. Si è scelto di presen tare Microsoft Access poiché, tra i vari prodotti esistenti, è quello che più risponde ad alcuni requisiti fondamentali: grado di diffusione nell’ambiente professionale, modernità e universalità. Potente, semplice e intuitivo, Access, presente nel pacchetto Office, permette di:
- memorizzare e organizzare le informazioni; - costruire maschere personalizzate per l’immissione e la presentazione a video dei dati; - produrre report personalizzabili; - navigare tra i dati utilizzando potenti strumenti di ricerca (query). La finestra di Access (con la visualizzazione Backstage) - 1 – UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali
Per avviare Access basta selezionare il comando corrispondente dal menu di avvio del sistema operativo in uso. Microsoft Access 2010 All’avvio di Access 2010 si apre la visualizzazione Backstage di Microsoft Office 2010 (visibile nella figura a pagina precedente), dalla quale è possibile creare un nuovo database, ricevere informazioni sul database corrente, aprire un database esistente e visualizzare una selezione di contenuti dal sito Office.com. La visualizzazione Backstage contiene, inoltre, molti altri comandi che puoi utilizza re per modificare, gestire o condividere i database. È possibile passare alla visualiz zazione Backstage in qualsiasi momento facendo clic sulla scheda File. Creare un nuovo database In Access è disponibile un’ampia gamma di modelli, che consentono di velocizzare il processo di creazione dei database. Per modello si intende un database già pronto che può essere usato direttamente, oppure modificato per apportare personalizzazioni. Se fai clic sulla scheda Nuovo e, di seguito, sull’icona Modelli di esempio , puoi scegliere tra alcuni modelli predisposti: basta un clic sull’apposita icona per creare automaticamente il database. Nulla di più semplice. Vediamo, ora, come creare un database partendo da zero.
- Sempre dalla scheda Nuovo , fai clic sul pulsante Database vuoto. - Nella casella Nome file digita il nome che vuoi assegnare al database. Per cambia re il percorso del file rispetto a quello predefinito, fai clic su Selezionare il percorso per il database accanto alla casella Nome file , seleziona il nuovo percorso e quin di fai clic su OK. - Fai clic sul pulsante Crea. Il database viene memorizzato in un file con estensione. accdb. Il database verrà creato automaticamente con una tabella vuota denominata Tabel la1 , aperta in visualizzazione Foglio dati. Il cursore è posizionato nella prima cella vuota nella colonna Fare clic per aggiungere. Noi, però, non conosciamo ancora le tabelle, e non sappiamo neppure a che cosa servono! Pertanto, fai clic sul pulsante di chiusura ( ). Se sono state apportate modifiche alla tabella, verrà chiesto se desideri salvarle. Fai clic su Sì per salvare le modifiche, su No per rimuoverle oppure su Annulla per lasciare aperta la tabella. Dunque che cosa sono le tabelle? O meglio, quali sono gli oggetti su cui lavora Ac cess?
- numerazione progressiva annuale; - descrizione (anche sommaria) del prodotto/servizio ceduto; - l’imponibile, ossia l’indicazione dell’importo prima dell’applicazione dell’ali quota IVA; - l’importo dell’IVA in base all’idonea aliquota applicabile al bene oggetto di scambio, o eventuale indicazione della legge in base alla quale detto importo non è necessario; - totale dato da imponibile più IVA; - eventuali sconti; - eventuale termine di pagamento; - eventuale modalità di pagamento. La fattura immediata deve essere emessa, e consegnata o spedita al cliente (anche a mezzo di sistemi elettronici), entro lo stesso giorno di effettuazione della ven dita o prestazione del servizio. Da ciò si evince che la fattura immediata non ha carattere accompagnatorio, per cui i beni venduti possono viaggiare senza alcun documento.
Schema concettuale
Semplificando un po’ la complessa realtà aziendale, perveniamo al seguente sche ma concettuale: CodArticolo UM CodFattura Numero DataNota Prezzo Articolo NN composta Fattura 1 N Descrizione CodCondizione Mezzo N emessa contiene
Rifletti
Condizione Tempo Sconto 1 CAP Città Provincia Studiando le regole di derivazione delle relazioni dal modello ER, abbiamo imparato che ogni associazione di tipo N:N, tra le entità A e B, va sostituita con una nuova relazione R, nella quale andranno incluse le chiavi esterne delle entità A e Indirizzo Cliente PIVA CodCliente RagSociale
- 4 – B, la cui combinazione formerà la chiave primaria di R. Per semplificare ancora il nostro lavoro con Access, doteremo la nuova relazione COMPOSTA di una sua chiave primaria semplice. Ciò per evitare di lavorare con una chiave primaria composta da due campi. In definitiva la nuova relazione COMPOSTA sarà la seguente: COMPOSTA(CodComposta, CodFattura, CodArticolo, Quantità) UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali
Schema relazionale
FATTURA(CodFattura, Numero, Data, Nota, CodCliente, CodCondizione) CLIENTE(CodCliente, RagSociale, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, PIVA) ARTICOLO(CodArticolo, UM, Descrizione, Prezzo) COMPOSTA(CodFattura, CodArticolo, Quantità) CONDIZIONE(CodCondizione, Mezzo, Tempo, Sconto) 3 Le tabelle Creare una tabella Il nostro primo obiettivo è quello di creare la struttu ra delle tabelle , ossia definire i campi che andranno a comporre i record. Per fare questo, nel gruppo Ta belle della scheda Crea fai clic su Struttura tabella. Automaticamente, Access attiva la scheda Progettazione e visualizza la seguente finestra:
Lo sai che...
Se fai clic sul pulsante Tabella , una nuova tabella verrà inserita nel database, aperta in visualizzazione Foglio dati e il suo nome (inizialmente Tabella1 ) riportato su una linguetta di scheda. La visualizzazione Foglio dati , consente l’immissione di dati molto simile a quella che avviene in un foglio di lavoro di Excel. La struttura della tabella (ossia il suo record) viene creata durante l’immissione dei dati. Quando si aggiunge una nuova colonna al foglio dati, nella tabella viene definito un nuovo campo. Il tipo di dati di ogni campo viene impostato automaticamente in base ai dati immessi dall’utente. Nella parte superiore della finestra vi è la lista dei campi che costituiscono la tabel la, e per ognuno di essi, devi inserire:
- il nome della colonna (nome del campo); - il tipo del dato contenuto nella colonna (tipo di campo); - eventuali note esplicative o commenti (Descrizione). Tutti questi valori possono essere variati in seguito. Nella parte inferiore puoi in serire le proprietà dei campi. Se, per esempio, scegli il tipo Testo , in questa parte puoi inserire la sua lunghezza (per default è 50) o un valore predefinito che
Salvare una tabella Per salvare la tabella , fai clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta della sua scheda e dal menu scegli Salva. Appare una finestra di dialogo nella quale bi sogna inserire il nome della tabella. Per chiudere una tabella fai clic sul pulsante di chiusura ( ) in alto a destra. Appena chiudi la tabella il suo nome comparirà nella lista degli oggetti, all’interno della scheda Tabelle , del riquadro di spostamento. Per aprirla successivamente fai doppio clic sul nome della tabella.
- 6 – 4 Chiavi e indici UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali
Rifletti
Se l’utente non definisce alcuna chiave, Access suggerisce di usare come chiave un campo aggiuntivo univoco, a cui assegna automaticamente il nome ID e il tipo Numerazione automatica. Definire la chiave primaria Nella definizione della struttura di una tabella è necessario indicare quale campo avrà la funzione di chiave primaria. Per fare questo, dalla lista dei campi seleziona il campo che vuoi diventi chiave primaria; nel gruppo Strumenti della scheda File fai clic sul pulsante Chiave primaria , oppure scegli Chiave primaria dal menu di scelta rapida, attivato dal pulsante destro del mouse. Accanto al nome del campo compare il simbolo di una chiave. Se la chiave è formata da più campi , per esempio da tre, se leziona i tre campi (partendo dal selettore del primo campo trascina il mouse verso il basso fino a evidenziarli tutti e tre oppure fai clic sul selettore di riga , il rettangolo grigio sulla sinistra di ogni riga, e tenendo premuto Ctrl, fai clic sugli altri due) e fai clic sul pulsante Chiave primaria (comparirà una chiavetta accanto a ogni campo). Le proprietà di un campo Dopo aver assegnato il tipo a un campo, si può utilizzare la parte inferiore della finestra per impostare le sue proprietà. Nella tabella seguente sono elencate le pro prietà più comuni. Proprietà Descrizione Dimensione campo Consente di specificare la lunghezza massima del testo ammesso nel campo, o l’intervallo di numeri accettabile. La dimensione campo predefinita per il testo è 50, mentre per i numeri è Intero lungo. È possibile modificare queste impostazioni attraverso il comando Opzioni del menu Strumenti. Nella scheda Opzioni , fare clic sulla scheda Tabelle/ Query e modificare i valori nelle caselle del riquadro Dimensioni predefinite campi. Formato Consente di definire l’aspetto dei dati contenuti nel campo. Influenza, pertanto, solo il modo in cui i dati vengono visualizzati e non il modo in cui sono memorizzati. Le impostazioni possibili dipendono dal tipo di dato (le abbiamo già esaminate nel paragrafo sui tipi di dato), ma si possono anche definire formati personalizzati (lo vedremo nel prossimo paragrafo). Posizioni decimali Permette di specificare il numero di cifre decimali a destra del separatore decimale di un campo di tipo Numerico e Valuta. È anche possibile scegliere l’opzione Automatiche. Maschera di input Sono stringhe di caratteri, simili a quelle usate per il Formato , che determinano come verranno visualizzati i dati durante le operazioni di immissione o modifica. È possibile, per esempio, controllare l’inserimento di caratteri di tipo corretto in ogni posizione, visualizzare automaticamente caratteri alfanumerici uguali per tutti i campi, proteggere informazioni riservate e così via (pensa al Codice fiscale, all’e-mail, al CAP, alla sigla della provincia). Se si fa clic sul pulsante con i puntini sospensivi (…) per un campo di tipo Testo o Data/ora , apparirà l’ Autocomposizione Maschera di input.
Etichetta Permette la definizione di un nome alternativo per il campo da usare in Visualizzazione Foglio dati , e come etichetta nella creazione di maschere e report. Valore predefinito Consente di definire un valore che viene inserito automaticamente nel campo. Se necessario, al momento dell’immissione dei dati, l’utente può anche inserire un valore diverso. Il valore predefinito di un campo di testo è la stringa vuota; per un campo Numerico o Valuta , è zero. È anche possibile inserire un’espressione (per esempio, in un campo di tipo Data/Ora si potrebbe inserire l’espressione =Date() che imposta il campo con la data corrente). Le espressioni saranno trattate dettagliatamente nelle prossime unità; per ora è sufficiente sapere che devono sempre essere precedute dal segno di uguale (=). Valido se Consente di determinare se il valore inserito risponde ai criteri di validità di un’espressione di Access. Messaggio errore Consente di definire il testo che deve comparire, qualora il valore immesso non sia conforme ai criteri stabiliti nella proprietà Valido se. Richiesto Permette di specificare se si vuole che l’immissione dei dati in un campo sia obbligatoria. Consenti lunghezza zero Permette di accettare la stringa vuota (come tale è valida per i campi di tipo Testo e Memo ). Se impostata a Sì, il campo può accettare come dato valido una stringa vuota, anche se la proprietà Richiesto è Sì. Indicizzato Consente di creare un indice sul campo.
- 7 – UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali Gli indici Un indice è un elenco delle chiavi associate a ciascun record. Tale elenco è man tenuto ordinato, secondo i valori crescenti delle chiavi, per rendere più veloci le successive operazioni di ricerca di un record. In Access gli indici di una tabella vengono utilizzati come gli indici di un libro: per trovare i dati, il programma ri cerca la relativa posizione nell’indice. È possibile indicizzare un campo selezionando Sì ( Duplicati ammessi ), oppure No ( Duplicati non ammessi ) nella riga corrispondente alla proprietà Indicizzato. È pos sibile creare indici basati su uno o più campi e anche su campi non chiave. Gli in dici multicampo, che si possono creare con il pulsante Indici presente nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione , permettono di tenere distinti i record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stesso valore. In genere, si indicizza no i campi in cui vengono effettuate le ricerche. La chiave primaria di una tabella viene indicizzata automaticamente. Per gli altri campi è consigliabile l’indicizza zione se si verificano le condizioni riportate di seguito : - il tipo di dati del campo è Testo , Numerico , Valuta o Data/ora ; - si prevede di dover ricercare i valori memorizzati nel campo; - si prevede di dover ordinare i valori memorizzati nel campo; - si prevede di dover memorizzare molti valori diversi nel campo. Se molti valori nel campo sono identici, è possibile che l’indice non renda molto più veloce l’e secuzione delle query. La Guida di Access Non sai gestire gli indici? Hai problemi sulle chiavi pri marie? Vuoi informazioni su Access e su come funzio na? Come tutti i programmi della famiglia Office, an
Etichetta Partita IVA Il tipo di dato Numerazione automatica consente di assegnare un numero progressivo univoco , incrementato automatica mente di un’unità ogni volta che viene aggiunta una nuova riga nella tabella (cioè un nuovo record). TABELLA FATTURA Nome campo Tipo dati Chiav e primar ia Proprietà campo Proprietà Valore CodFattura Numeraz ione automati ca Sì Indicizzato Sì (Duplicati non ammessi) Numero Numeric o Dimensione campo Intero Etichetta Numero fattura Data Data/ora Formato Data in cifre Etichetta Data fattura Nota Sì/No Valore predefinito No CodCliente Numeric o Dimensione campo Intero lungo Visualizza controllo (scheda Ricerca) Casella combinata Origine riga (scheda Ricerca) Cliente Colonna associata (scheda Ricerca) 1 Numero colonne (scheda Ricerca) 5 Larghezza colonne (scheda Ricerca) 0;4;0;0; Larghezza elenco (scheda Ricerca) 6 CodCondizi one Numeric o Dimensione campo Intero lungo Visualizza controllo (scheda Ricerca) Casella combinata Origine riga (scheda Ricerca) Condizione Colonna associata (scheda Ricerca) 1 Numero colonne (scheda Ricerca) 4 Larghezza colonne (scheda Ricerca) 0;3;1; Larghezza elenco (scheda Ricerca) 5
- 9 – UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali
TABELLA ARTICOLO Nome campo Tipo dati Chiav e primari a Proprietà campo Proprietà Valore CodArticol o Numeraz ione automati ca Sì Indicizzato Sì (Duplicati non ammessi) UM Testo Dimensione campo 10 Etichetta Unità di misura Descrizion e Testo Dimensione campo 100 Prezzo Numerico Dimensione campo Precisione singola Posizioni decimali 2 TABELLA COMPOSTA Nome campo Tipo dati Chiav e primar ia Proprietà campo Proprietà Valore CodCompo sta Numeraz ione automati ca Sì Indicizzato Sì (Duplicati non ammessi) CodFattura Numeric o Dimensione campo Intero lungo Indicizzato Sì (Duplicati ammessi) CodArticol o Numeric o Dimensione campo Intero lungo Indicizzato Sì (Duplicati ammessi) Visualizza controllo (scheda Ricerca) Casella combinata Origine riga (scheda Ricerca) Articolo Colonna associata (scheda Ricerca) 1 Numero colonne (scheda Ricerca) 3 Larghezza colonne (scheda Ricerca) 0;0; Larghezza elenco (scheda Ricerca) 4 Quantità Numeric o Dimensione campo Precisione singola Posizioni decimali 2 Etichetta Quantità
Per cancellare un campo : seleziona la riga interessata facendo clic sul selettore di riga , il rettangolo grigio sulla sinistra di ogni riga; ora puoi premere il tasto Canc della tastiera o usare il pulsante Elimina righe del gruppo Strumenti dal menu di scel ta rapida. Per spostare un campo : seleziona il campo interessato facendo clic sul selettore di righe, rilascia il mouse e di nuovo fai clic nello stesso punto, trascina la barra oriz zontale, che intanto è comparsa, sino al punto in cui vuoi spostare il campo e rila scia il mouse. Per modificare l’ampiezza di un campo : sposta il puntatore del mouse sul bordo destro del selettore di colonna , la barra orizzontale lungo il lato superiore di una colonna, relativo alla colonna interessata, fino a quando non si trasforma in una freccia a due punte. Per stringere la colonna trascina il bordo verso sinistra. Per allargare la colonna, trascina il bordo verso destra. Per eliminare gli effetti di un comando fai clic sull’icona Annulla nella barra di accesso rapido. Per cancellare un’intera tabella , selezionala dal riquadro di spostamento e premi il tasto Canc. Poiché è un’operazione “delicata” Access ti chiederà una conferma. Una volta terminata la creazione delle tabelle puoi iniziare a inserire dati al loro interno. Come già sappiamo, ogni tabella, appena creata, sarà visualizzata nella finestra database. Per modificare la struttura di una tabella già creata, devi selezio nare la tabella nel riquadro di spostamento e selezionare Visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.
- 11 – UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali Visualizzare il foglio dati Per inserire i dati in una tabella vai alla scheda Tabelle del riquadro di spostamento, e fai doppio clic sul nome della tabella. La tabella viene aperta in modalità Visualiz zazione Foglio dati , come riportato nella figura seguente. Fai clic qui per selezionare tutti i record Selettore di riga Vai al primo record Fai clic qui per selezionare una colonna
Aggiungi un record vuoto in coda Vai al precedent e record Numero d’ordine del record corrente Vai al successiv o record Vai all’ultimo record
Lo sai che...
Nei campi di tipo Numerazione automatica non puoi inserire alcun valore. Tali campi vengono incrementati automaticamente dal sistema quando passi alla riga sottostante, per la registrazione di un nuovo record.
Lo sai che...
Quando elimini un dato da un record, se il dato è richiesto, non puoi chiudere la tabella senza prima aver inserito un altro dato al posto di quello cancellato. Inserire, modificare ed eliminare i dati di una riga Per aggiungere un nuovo record (una riga in ciascuna tabella) fai clic sul pulsante Nuovo record vuoto sulla barra di stato, oppure fai clic sul pulsante Nuovo del gruppo Record della scheda Home. Digita i dati e premi Tab per passare al campo successivo. Alla fine del record premi Tab per passare al record successivo. Usa i ta sti freccia a sinistra ← e freccia a destra → per spostarti da una colonna all’altra , e i tasti freccia verso l’alto ↑ e freccia verso il basso ↓ per spostarti da una riga all’altra. Puoi spostarti anche con il tasto Invio. Puoi inserire record in qualsiasi momento tu lo desideri. Per inserire o modificare i dati di un campo , seleziona il campo e quindi digita i dati desiderati. Per eliminare il valore di un campo , fai doppio clic su di esso (o, comunque, selezio na il suo contenuto), quindi premi il tasto Canc della tastiera. Per eliminare un’intera riga dalla tabella , seleziona la riga facendo clic sul selettore di riga relativo a quel record (quadratino grigio a inizio riga). Premi il tasto Canc e poi OK sulla richiesta di conferma della cancellazione. Puoi anche servirti del pul sante Elimina del gruppo Record nella scheda Home. 6 Definire le relazioni tra tabelle Access chiama relazioni quelle che, nel modello Entità-Associazioni, sono state chiamate associazioni. Esse definiscono, infatti, i legami logici che esistono tra le varie tabelle e, come abbiamo visto, possono essere del tipo uno a uno (1:1), uno a molti (1:N), molti a molti (N:N).
- seleziona con il mouse il campo chiave CodCliente della tabella Cliente (quella a cui corrisponde l’“uno”), ed effettua un trascinamento sul medesimo campo della tabella Fattura (quella a cui corrisponde il “molti”) con cui deve essere po sto in relazione. Se vuoi trascinare più campi, devi tenere premuto il tasto Ctrl durante la selezione. I campi in relazione devono essere dello stesso tipo. Solo il campo Numerazione automatica deve essere associato a un campo Numerico di dimensione Intero lungo. Quando ri lasci il mouse compare la finestra di dialogo Modifica relazioni , in cui sono riportati i campi delle due tabelle coinvolte nella relazione e, se vuoi, puoi fare delle modifiche. - 13 – UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali Fai clic sul pulsante Crea. La finestra si chiude e la relazione è visualizzata nella finestra Relazioni. Il tipo di relazione creata dipende dai campi interessati. Si genera una relazione uno a molti se uno dei campi correlati rappresenta una chiave primaria, uno a uno se entrambi i campi correlati rappresentano chiavi primarie.
Continuiamo a creare le relazioni procedendo nel seguente modo.
- Seleziona con il mouse il campo chiave CodCondizione della tabella Condizione , ed
Lo sai che...
Riguardo alla relazione molti a molti tra due tabelle T1 e T2, abbiamo detto che si realizza con una tabella separata T3. Questa nuova tabella deve essere collegata attraverso due relazioni uno a molti alle altre due tabelle T1 e T2. effettua un trascinamento sull’omonimo campo presente nella tabella Fattura. Al rilascio del mouse comparirà nuovamente la finestra Modifica relazioni , nella quale devi fare clic sul pulsante Crea. Abbiamo creato una nuova relazione di tipo uno a molti.
- Ora proviamo a creare l’associazione di tipo molti a molti. Seleziona con il mou se il campo chiave CodFattura della tabella Fattura , ed effettua un trascinamento sull’omonimo campo presente nella tabella Composta. Fai clic sul pulsante Crea della finestra Modifica relazioni. Ora seleziona con il mouse il campo chiave Co dArticolo della tabella Articolo , ed effettua un trascinamento sull’omonimo campo presente nella tabella Composta. Fai clic sul pulsante Crea della finestra Modifica relazioni. - Le relazioni sono state create, ma la finestra potrebbe apparirti confusa. Trasci na le varie tabelle all’interno della finestra in modo che la loro disposizione ti ri sulti più chiara. In figura è riportato un esempio. Quando hai terminato, chiudi la finestra: Access ti inviterà a salvare il lavoro appena fatto. - 14 – UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali Modificare o eliminare una relazione Seleziona la relazione interessata facendo clic, con il pulsante destro del mouse, sul segmento (chiamato tecnicamente linea di join ) che la rappresenta nel layout vi sualizzato nella finestra Relazioni. Nel menu di scelta rapida, vi è l’opzione Modifica relazione che riapre la finestra di dialogo corrispondente. Se, invece,
UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali L’integrità referenziale controlla, durante l’inserimento di un nuovo libro, che l’au tore del libro sia presente nella tabella Autori : pertanto, prima si deve inserire il record dell’autore nella tabella Autori , e solo successivamente è possibile inserire il libro dello stesso autore. Quando si seleziona la casella di controllo Applica integrità referenziale si rendono disponibili altre due proprietà.
- Aggiorna campi correlati a catena : fa in modo che, quando si modifica il valore nel campo chiave primaria, venga automaticamente aggiornato il valore corrispon dente nella chiave esterna. Un esempio (non proponibile nella realtà): se l’autore Petrarca cambiasse CodAutore nella tabella Autori , sarebbe modificato automa ticamente anche il valore del campo CodAutore nella tabella Libri. Solitamente,
Lo sai che...
Ricorda che una modifica che potrebbe sembrare semplicissima, come quella di selezionare o meno una di queste opzioni, potrebbe imporre la modifica dell’intera struttura della base di dati. In generale, ribadiamo ancora che una relazione in Access ha sempre l’integrità referenziale. Sono rare le relazioni senza integrità, e sono costruite appositamente per scopi particolari. questa proprietà è molto utile nella maggior parte
delle situazioni. • Elimina campi correlati a catena :
quando si eliminano uno o più record nel lato “uno“ della relazione, automaticamente sono eliminati tutti i record del lato “molti” con la chiave esterna corrispondente. Per esempio, se si elimina un auto re nella tabella Autori , vengono eliminati anche tutti i suoi libri. Prima di rendere attiva questa proprietà si deve analizzare in dettaglio la situazione, in quanto è pericolosa: potrebbe accadere di eliminare record contenenti informazioni im portanti. Fai un clic sul pulsante OK : si chiude la finestra Modifica relazioni e si ritorna alla finestra Relazioni con la relazione appena creata che, questa volta, presenta i simboli 1 e ∞, a conferma dell’avvenuta applicazione dell’integrità referenziale. In partico lare, il simbolo “1” al di sopra della linea di congiunzione tra le due tabelle indica il lato “uno” di una relazione uno a molti; il simbolo ∞ indica il lato “molti”. Ora applica l’integrità referenziale a tutte le relazioni imponendo anche Aggiorna campi correlati a catena.
- 16 –
UNITÀ C5 – Access per la gestione dei database aziendali 8 Le maschere Finora abbiamo inserito i dati di una tabella semplicemente sfruttando la modalità Foglio dati. Per quanto semplice e intuitiva, questa modalità non è certo la migliore per un utente non esperto e non è assolutamente accattivante. Inoltre potrebbe essere complicato se non si ha una buona dimestichezza nell’uso di questo software. Access dà la possibilità di migliorare la modalità di fornire input e di visualizzare gli output attraverso l’oggetto Maschera. Per la creazione delle maschere si può lavorare a diver si livelli di difficoltà. Generalmente ai livelli più bassi corrispondono anche risultati meno personalizzabili. Il livello più semplice è quello di sfruttare le maschere che Ac cess mette a disposizione. Una volta creata una maschera si può salvarla, assegnandole un nome, in modo da utilizzarla al momento opportuno. Le maschere esistenti sono disponibili selezionando l’oggetto Maschere nella finestra database. Maschere standard Supponiamo di voler creare una maschera per la visualizzazione dei record della tabella Cliente e per aggiungerne altri:
- nel riquadro di spostamento fai clic sulla tabella Cliente ; - nel gruppo Maschere della scheda Crea fai clic su Maschera. Viene creata automaticamente una maschera e mostrata in visualizzazione Layout , dove puoi apportare modifiche alla struttura della maschera mentre i dati sono visualizzati. Per esempio, puoi modificare le dimensioni delle caselle di testo in modo da adattarle ai dati, se necessario. Come puoi vedere dalla figura, sotto la finestra è stato aggiunto automaticamente un foglio dati relativo alla tabella Fattura. Ciò perché la tabella Cliente era stata posta in relazione uno a molti con la tabella Fattura. Puoi eliminare il foglio dati dalla maschera, se ritieni che non sia necessario: basta selezionarlo e premere il tasto Canc. Se sono presenti più tabelle con una relazione uno a molti con la tabella utilizzata per creare la maschera, non verrà aggiunto automaticamente alcun foglio dati alla maschera. - 17 –
