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Una panoramica completa del controllo manageriale, esplorando la pianificazione strategica, il controllo di gestione e il controllo operativo. Vengono analizzati i concetti di efficacia ed efficienza, le componenti di struttura e di processo del controllo di gestione, e gli strumenti utilizzati come il budgeting e l'analisi degli scostamenti. Inoltre, vengono descritte le fasi del controllo, dal controllo preventivo al controllo consuntivo, e i meccanismi di feedback e feed-forward. Infine, viene approfondito il ruolo del budget come strumento di pianificazione e controllo, evidenziando le sue caratteristiche e le funzioni che svolge all'interno dell'azienda. Questi appunti sono utili per comprendere come le aziende possono monitorare e migliorare le proprie performance attraverso una gestione strategica e operativa efficace.
Tipologia: Dispense
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Lezione 1
pianificazione strategica: definizione degli obiettivi di medio-lungo periodo (3-5 anni) e individuazione delle strategie/politiche/risorse per conseguirli (es. business plan) controllo direzionale: programmazione e verifica del raggiungimento di obiettivi di breve termine (max 1 anno). Le attività principali comprendono la predisposizione del budget e il monitoraggio della Co.Ge. e della Co.An. assicurando il conseguimento degli obiettivi fissati dalla pianificazione strategica controllo operativo: monitoraggio costante delle attività elementari per garantire il raggiungimento di obiettivi specifici. Gli obiettivi devono essere perseguiti in maniera efficace (efficacia = capacità dell’azienda di raggiungere obiettivi prefissati) ed efficiente (efficienza = rapporto tra risorse impiegate e risultati ottenuti). LA PIANIFICAZIONE STRATEGICA Input: formulazione strategia da parte del management La pianificazione strategica è il processo di decisione sugli obiettivi dell’organizzazione, che comprende la definizione e revisione degli obiettivi, la determinazione delle risorse necessarie per raggiungerli e le politiche per acquisire, utilizzare e assegnare tali risorse. Caratteristiche principali:
Il controllo di gestione è un sistema di direzione usato dai manager per misurare l’ efficienza e l’ efficacia della gestione e per valutare il raggiungimento degli obiettivi di fondo della gestione stessa, stabiliti in sede di pianificazione strategica. Prime osservazioni e caratteristiche principali: il processo è di tipo manageriale , in particolare coinvolge in primis l’alta direzione, anche se in concreto sono coinvolti i manager a vario livello, e ci sono soggetti (detti controller) preposti a una funzione di supporto nella progettazione e nel funzionamento del sistema di controllo concetto di efficienza : capacità dell’azienda o di un suo subsistema di ottimizzare la relazione tra input (risorse impiegate) e output (risultati ottenuti) concetto di efficacia : capacità dell’azienda di raggiungere gli obiettivi definiti (raggiungimento di uno scopo comune); rappresenta un confronto tra output attesi e effettivi IL CONTROLLO OPERATIVO
Il controllo operativo è un processo che assicura che compiti specifici siano portati a termine in maniera efficace ed efficiente. In generale, il controllo operativo fa riferimento a compiti o transazioni individuali , che vengono spesso controllate/monitorate in tempo reale (es. controllo pezzi difettosi, ecc.) CONFRONTO TRA PIANIFICAZIONE STRATEGICA E CONTROLLO DIREZIONALE CONFRONTO TRA CONTROLLO DIREZIONALE E CONTROLLO OPERATIVO
confronto tra risultati attesi e risultati finali effettivi I MECCANISMI DI CONTROLLO I meccanismi di controllo sono strumenti utilizzati dalle organizzazioni per monitorare e guidare le performance aziendali, assicurando che gli obiettivi strategici e operativi vengano raggiunti. Feed–back → un meccanismo di controllo che si basa sull’analisi dei risultati ottenuti a seguito di un’azione. Si utilizza per confrontare i risultati effettivi con quelli pianificati (differenza tra effettivi e pianificati = scostamenti) e per correggere eventuali discrepanze per migliorare le prestazioni. Controllo a obiettivi incrementali impliciti → è un tipo di controllo in cui gli obiettivi vengono definiti in modo progressivo e adattato in base ai risultati intermedi, senza essere rigidamente fissati all’inizio. Gli obiettivi si aggiornano continuamente in base alle condizioni di contesto e ai progressi ottenuti. Feed–forward → è un meccanismo di controllo che si concentra sulla prevenzione dei problemi e sugli interventi prima che si verifichino le deviazioni (problemi). È proattivo e anticipa le difficoltà, mirando a migliorare i processi prima che i risultati finali vengano raggiunti. Differenza tra feedback e feed-forward: feed-back : si basa su un processo retroattivo, ossia l’analisi dei risultati effettivi dopo che l’azione è stata completata. L’informazione ricevuta viene utilizzata per modificare o migliorare azioni future feed-forward : è un processo proattivo che si concentra su come prevenire i problemi. Intervenendo prima che accadano. Si basa su previsioni e dati anticipati per migliorare i processi e le performance prima che vengano misurati i risultati finali Lezione 2
Necessario affrontare il futuro in modo anticipato:
Il budget è un programma di gestione aziendale, tradotto in termini economico-finanziari , che guida e responsabilizza i manager verso obiettivi di breve periodo , definiti nell’ambito di un piano strategico di lungo periodo. Il budget è un programma che definisce:
Lezione 3
Il budget commerciale è uno documento che pianifica e prevede i ricavi e i costi legati all’attività di vendita e marketing di una azienda. Include: previsioni di vendita : quantità e valore dei prodotti e servizi da vendere in un dato periodo costi commerciali : spese per la promozione, distribuzione, pubblicità e gestione delle vendite (1) IL BUDGET DELLE VENDITE Definizione: determinazione delle quantità fisiche di produzione da collocare sul mercato.
vendita delle quantità previste
vendite, dopo aver detratto gli sconti commerciali
inferiore al budget dei ricavi teorici RIEPILOGO: (4) IL BUDGET DEI COSTI COMMERCIALI e I COSTI COMMERCIALI Definizione: pianifica e quantifica i costi associati alle attività di natura commerciale necessarie per supportare le vendite. Riguarda la determinazione dei costi di natura commerciale , quali ad esempio: stipendi e provvigioni del personale di vendita (venditori vs agenti)
Il prodotto che ha il maggiore mdc per fattore scarso è il prodotto 1 seguito dal prodotto 3 e infine 2. Nel definire il mix di vendite si decide quindi di produrre tutta la quantità vendite del prodotto 1, successivamente del prodotto 3 e infine del prodotto 2. Lezione 4
Il budget della produzione rappresenta la pianificazione delle quantità da produrre, in termini fisici, per soddisfare le vendite previste e mantenere un livello adeguato di scorte. L’obiettivo è quello di garantire che il volume di produzione sia sufficiente per rispettare il budget delle vendite e per assicurare livelli di scorte adeguati a far fronte a eventuali variazioni della domanda. (1) IL BUDGET DEI VOLUME DI PRODUZIONE Definizione: pianifica le quantità fisiche , ovvero il volume di produzione necessario per soddisfare le previsioni di vendita e le esigenze di scorte. Come il budget commerciale, può essere suddiviso secondo diverse dimensioni, tra cui:
Le variabili che influenzano il livello delle scorte sono le seguenti: DETERMINAZIONE DEL VOLUME DI PRODUZIONE La domanda fondamentale da porsi è “Quanto devo produrre?” Volume di produzione = quantità da vendere (prevista nel budget delle vendite)
dove:
Il risultato fornisce il costo totale delle risorse da includere nel budget dei costi diretti di produzione e rappresenta il consumo di risorse legato al programma di produzione. (2. 2 ) IL BUDGET DEI COSTI INDIRETTI (GENERALI) DI PRODUZIONE Il budget dei costi indiretti di produzione include i costi legati alla produzione che non sono direttamente attribuibili ai singoli prodotti, e che spesso si presentano come costi fissi o semi-variabili (cioè, con una componente fissa e una variabile). Caratteristiche principali: riguardano sia la produzione diretta sia i servizi ausiliari necessari per supportare le attività produttive hanno un impatto significativo nella gestione complessiva dei costi aziendali e richiedono un’accurata pianificazione e controllo Esempi : manodopera indiretta, stipendi tecnici, manutenzioni, ammortamenti, energia elettrica, combustibili, ecc. COSTI FISSI DI FABBRICAZIONE: DETERMINAZIONE I CF di fabbricazione sono quei costi che non variano con il volume di produzione e che devono essere coperti indipendentemente dalla quantità di beni prodotti. La loro determinazione avviene seguendo una serie di passaggi:
Esempio di budget flessibile delle spese generali di produzione: Esempio budget dei costi di produzione: (3.1) IL BUDGET DEGLI ACQUISTI DI MATERIALE (APPROVVIGIONAMENTI) Il budget degli acquisti di materie prime: CALCOLO DELLE QUANTITÀ DA ACQUISTARE: IL LOTTO ECONOMICO DI APPROVVIGIONAMENTO: è un concetto utilizzato per determinare la quantità ottimale di un prodotto da acquistare in un singolo ordine, al fine di minimizzare i costi complessivi di approvvigionamento, che includono sia i costi di acquisto che di stoccaggio. i costi di approvvigionamento sono indirettamente proporzionali alla quantità ordinata i costi di mantenimento sono direttamente proporzionali al volume di scorta media Calcolo: o Q = quantità del lotto di approvvigionamento (quantità da ordinare)
Le aree funzionali si riferiscono ai costi generali che supportano le attività aziendali e riguardano principalmente:
sono costi che dipendono dalle caratteristiche strutturali e operative dell’azienda e che generalmente non possono essere modificati facilmente nel breve periodo. Esempi: costi fissi legati alla struttura aziendale, come stipendi e spese di gestione generale.
sono costi che l’azienda può decidere di allocare o ridurre a seconda delle necessità, spesso legati a investimenti in attività come la ricerca e sviluppo o a iniziative di marketing. Possono essere modificati più facilmente rispetto ai costi vincolanti. Esempi: spese per la formazione, marketing e progetti di innovazione. Questa distinzione è importante per la pianificazione e il controllo dei costi all’interno delle funzioni aziendali, in quanto i costi vincolanti richiedono una gestione più rigida, mentre quelli discrezionali offrono maggiori margini di flessibilità. Tipologie di costo nelle aree funzionali: sono prevalenti i costi del personale , ossia stipendi impiegati e dirigenti le altre voci, molto varie, sono costi di funzionamento , ad esempio: spese postali e telefoniche, cancelleria, trasferte, consulenze, illuminazione, riscaldamento, ammortamenti, fitti passi, leasing, ecc. altri costi aziendali come ad esempio gli oneri finanziari Caratteristiche dei costi generali: difficoltà di rendere questi costi parametrici, sono difficili da prevedere in modo preciso poiché dipendono da variabili complesse e spesso imprevedibili esistenza di costi tendenzialmente ripetitivi e costi invece per progetti (es. R&S) meno ripetitivi (spese ricorrenti vs non ricorrenti) soggettività nella valutazione: la determinazione dei costi generali dipende da scelte aziendali e criteri di allocazione, con un certo grado di soggettività ruolo dell’esperienza passata: i costi storici vengono utilizzati come base per stimare quelli futuri, ma potrebbero non riflettere cambiamenti significativi limiti dell’utilizzo del budget tradizionale: esso può non adattarsi bene ai costi generali, soprattutto in contesti dinamici o di innovazione I BUDGET “TRADIZIONALI”
difficoltà di dimostrazione: i proponenti non riescono a giustificare in modo chiaro la necessità delle risorse richieste
o mancanza di una valutazione approfondita o non identifica attività e spese inutili o sottoutilizzo delle opportunità di miglioramento
o approccio conflittuale tra superiore e proponente (“braccio di ferro”): superiore: sovraccarico di dati, ma privo di strumenti per valutare le proposte proponente: amplia le richieste, prevedendo futuri tagli o risultato: decisioni basate su compromessi, non su efficienza o efficacia IL BUDGET A BASE ZERO (ZERO BASE BUDGET – ZBB) Il budget a base zero non si basa sui dati dall’anno precedente (come quello tradizionale), ma richiede nuove giustificazioni per tutte le spese, sia nuove che ricorrenti. Caratteristiche principali:
in passato
ragionevolezza
apportare le modifiche necessarie per migliorare
Riguarda la pianificazione e gestione del capitale necessario per finanziare il ciclo operativo aziendale, comprendono scorte, crediti commerciali e debiti verso fornitori. Obiettivo: assicurare il corretto equilibrio tra disponibilità di risorse finanziarie e operatività aziendale, riducendo al minimo immobilizzazioni di liquidità non necessarie. Osservazioni: rappresenta un fabbisogno finanziario a volte ingente (esigente di liquidità), soprattutto in settori con cicli produttivi o di vendita lunghi necessità di implementare politiche per ridurre il ciclo monetario: o politiche delle scorte: minimizzare la giacenza senza compromettere produzione e vendita o politiche di gestione del credito commerciale: ottimizzare tempi di incasso, evitando ritardi e monitorando la solvibilità dei clienti o politica di gestione dei fornitori: negoziazione di condizioni di pagamento favorevoli, mantenendo buoni rapporto con i fornitori Lezione 7
Il BDG globale rappresenta il piano economico- finanziario complessivo dell’azienda, ottenuto consolidando tutti i budget settoriali (commerciale, produzione, investimenti, aree funzionali, ecc.) Caratteristiche principali:
Il CE a ricavi-costo del venduto: Il CE a valore aggiunto: Il CE a ricavi-margine di contribuzione (prodotti): CARATTERISTICHE DEI VARI CONTI ECONOMICI: CE a ricavi-costo del venduto o evidenzia in modo chiaro le aree tipicamente produttive (industriali) rispetto alle altre o mostra sia il reddito operativo sia il reddito netto, rendendo evidente la performance complessiva CE a valore aggiunto o evidenzia il valore aggiunto, che misura il risultato al netto dei costi “esterni” (es. materie prime e servizi acquistati) o mette in risalto il MOL (Margine Operativo Lordo), indicativo della redditività operativa post costi monetari operativi